Świadczenie usług hotelowych i towarzyszących na potrzeby organizowanej przez Zamawiającego czterodniowej konferencji naukowej pn. „XIXth International Conference on Electron Microscopy EM’2027

Informacje o zamówieniu

Zamawiający

Nazwa ZACHODNIOPOMORSKI UNIWERSYTET TECHNOLOGICZNY W SZCZECINIE

Miasto Szczecin

Województwo Zachodniopomorskie

NIP 8522545056

Adres al. Piastów 17, 70-310 Szczecin

Email dzp@zut.edu.pl

Strona WWW www.zut.edu.pl

Lokalizacja zamawiającego

Przybliżona lokalizacja miejscowości zamawiającego (Szczecin). Dane: GeoNames, OpenStreetMap.

Szczegóły zamówienia

Rodzaj Usługi

Branża (CPV) 55100000-1 — Usługi hotelarskie

Numer ogłoszenia 2026/BZP 00312103

Data publikacji 29.06.2026 10:47

Kody CPV

55100000-1 Usługi hotelarskie

Analiza rynkowa i konkurencja

W skrócie

Szukamy hotelu do realizacji czterodniowej konferencji naukowej z planowaną liczbą 120 uczestników, z możliwością elastycznego zwiększenia do 150 osób. Hotel powinien zapewnić noclegi, sale konferencyjne oraz usługi towarzyszące. Wymagana profesjonalna obsługa wydarzenia naukowego na poziomie międzynarodowym.

Kluczowe wymagania

• Minimum 120 pokoi hotelowych z elastycznością do 150 miejsc noclegowych
• Sale konferencyjne o łącznej powierzchni umożliwiającej jednoczesny pobyt 120-150 osób
• Doświadczenie w organizacji konferencji naukowych i międzynarodowych
• Dostęp do zaplecza catering, gastronomii oraz infrastruktury AV
• Lokalizacja w Szczecinie z dobrą dostępnością dla uczestników
• Profesjonalna obsługa w języku angielskim
• Możliwość świadczenia usług dodatkowych: transfery, sale breakout, wifi, parking

Wyłuskane z treści ogłoszenia — pełne i wiążące warunki znajdziesz w dokumentacji (SWZ).

Konkurencja i ceny — Hotelarstwo i gastronomia

W kategorii Hotelarstwo i gastronomia rozstrzygnięte postępowania otrzymują średnio 2,5 oferty (konkurencja średnia); 64% ma co najmniej dwie oferty. Mediana wartości udzielonych zamówień to 195 920,00 PLN, a typowy przedział cen wynosi od 59 274,00 PLN do 456 300,00 PLN.

Na podstawie 13 683 rozstrzygnięć z BZP w tej kategorii. Zobacz wszystkie przetargi: Hotelarstwo i gastronomia.

Sprawdź opłacalność startu

Podaj koszt przygotowania oferty i swoją marżę, a my oszacujemy oczekiwaną wartość finansową udziału w tym postępowaniu na podstawie danych z tej kategorii i regionu.

Koszt przygotowania oferty (zł)

zł

Twoja marża (%)

%

Zobacz pełny kalkulator i scenariusze konkurencji.

Załóż darmowe konto, by otrzymywać alerty

Analiza rynkowa

Przedmiot zamówienia

Opis zamówienia

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług hotelowych i towarzyszących na potrzeby organizowanej przez Zamawiającego czterodniowej (w dniach od 06.

06.2027 r. do 09.

06.2027 r.) konferencji naukowej pn. „XI Xth International Conference on Electron Microscopy EM’2027” (zwanej dalej „Konferencją”). Planowana liczba uczestników konferencji to 120 osób. Jednakże Hotel musi mieć potencjalną możliwość zwiększenia liczby uczestników Konferencji do 120 osób +/- 30. Ramowy program Konferencji podaje załącznik nr 2 SWZ.

Termin realizacji: od 2027-06-06 do 2027-06-09

Treść ogłoszenia

1 Zamawiający

Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

Nazwa zamawiającego

ZACHODNIOPOMORSKI UNIWERSYTET TECHNOLOGICZNY W SZCZECINIE

Krajowy Numer Identyfikacyjny

REGON 320588161

Ulica

al. Piastów 17

Miejscowość

Szczecin

Kod pocztowy

70-310

Województwo

zachodniopomorskie

Kraj

Polska

Lokalizacja NUTS 3

PL424 - Miasto Szczecin

Adres poczty elektronicznej

dzp@zut.edu.pl

Adres strony internetowej zamawiającego

www.zut.edu.pl

Rodzaj zamawiającego

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

Przedmiot działalności zamawiającego

Inna działalność

2 Informacje podstawowe

Ogłoszenie dotyczy

Zamówienia publicznego

Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług

Nie

Nazwa zamówienia albo umowy ramowej

Świadczenie usług hotelowych i towarzyszących na potrzeby organizowanej przez Zamawiającego czterodniowej konferencji naukowej pn. „XI Xth International Conference on Electron Microscopy EM’2027”

Identyfikator postępowania

ocds-148610-57e460d6-b3fc-4f12-aa9a-74d213b9c873

Numer ogłoszenia

2026/BZP 00312103

Wersja ogłoszenia

01

Data ogłoszenia

2026-06-29

Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań

Nie

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy

Nie

Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Nie

Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3 Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja

Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-57e460d6-b3fc-4f12-aa9a-74d213b9c873

Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia

Nie

Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej

Tak

Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej

1. Składanie Zamawiającemu oferty (a także jej wycofanie) odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl (zakładka „Oferty/wnioski”).2. Maksymalny łączny rozmiar plików stanowiących ofertę lub składanych wraz z ofertą to 250 MB.3. Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą w postępowaniu, w sprawach innych niż składanie oferty np. składanie Zamawiającemu wniosków o wyjaśnienie SWZ odbywać się będzie drogą elektroniczną przy użyciu:1) Platformy e-Zamówienia, za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”) lub2) poczty elektronicznej: starnawski@zut.edu.pl.4. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji”, o których mowa w ust 3 pkt 1 powyżej, wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza). Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej to 100 MB

Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej

1. Wykonawca chcący wziąć udział postępowaniu, musi posiadać konto podmiotu Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl. 2. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.3. Sposób sporządzenia i przekazania ofert, innych oświadczeń i dokumentów wymaganych w niniejszym postępowaniu na podstawie SWZ musi być zgody z wymaganiami określonymi w:1) rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dn. 30. 12.2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020r. poz. 2452), zw. dalej „rozporządzeniem w spr. wymagań dla dokumentów elektronicznych”,2) rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dn. 23. 12.2020r.w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 r. poz. 2415).4. Ofertę oraz inne oświadczenia i dokumenty, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia w spr. wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12. 04.2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.5. Ofertę oraz inne oświadczenia i dokumenty, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych składa się, pod rygorem nieważności w formie elektronicznej (tj. przy użyciu kwalifikowanego podpisu, elektronicznego) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.6. Dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia w spr. wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej:1) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik) lub2) jako tekst wpisany bezpośrednio w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”. 7. Jeżeli przekazywane dokumenty elektroniczne, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16. 04.1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je wwydzielonym i odpowiednio oznaczanym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicęprzedsiębiorstwa”.8. Formularze do komunikacji (na Platformie e-Zamówienia) umożliwiają dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).9. Możliwość korzystania z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści SWZ wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.10. Wskazana w sekcji III. 3.5) ogłoszenia poczta e-mail po stronie Zamawiającego jest standardową pocztą elektroniczną (Office365 lub też znana pn. Microsoft365).11. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e–Zamówienia.12. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia możliwe jest po zaakceptowaniu Regulaminu.

Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne

Nie

Oferta - katalog elektroniczny

Nie dotyczy

Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu

polski

RODO (obowiązek informacyjny)

Klauzula informacyjna RODO została podana w załączniku nr 1 SWZ (zob. również dział II SWZ)

RODO (ograniczenia stosowania)

Zgodnie z klauzulą informacyjną RODO (załącznik nr 1 SWZ)

4 Przedmiot zamówienia

Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe

Nie

Numer referencyjny

ZP/WI Mi M/692/2026

Rodzaj zamówienia

Usługi

Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania

Nie

Możliwe jest składanie ofert częściowych

Nie

Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia

Nie

Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług hotelowych i towarzyszących na potrzeby organizowanej przez Zamawiającego czterodniowej (w dniach od 06. 06.2027 r. do 09. 06.2027 r.) konferencji naukowej pn. „XI Xth International Conference on Electron Microscopy EM’2027” (zwanej dalej „Konferencją”). Planowana liczba uczestników konferencji to 120 osób. Jednakże Hotel musi mieć potencjalną możliwość zwiększenia liczby uczestników Konferencji do 120 osób +/- 30. Ramowy program Konferencji podaje załącznik nr 2 SWZ.

Główny kod CPV

55100000-1 - Usługi hotelarskie

Zamówienie obejmuje opcje

Tak

Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji

1. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość jednostronnego zmniejszenia liczby pokoi wykorzystanych na potrzeby uczestników Konferencji, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 4) Umowy, połączone z odpowiednim zmniejszeniem Wynagrodzenia Zleceniobiorcy, stosownie do § 7 ust. 2 Umowy, na co Zleceniobiorca wyraża zgodę, pod warunkiem, że o skorzystaniu z prawa do pomniejszenia liczby, o którym mowa powyżej Zleceniodawca powiadomi Zleceniobiorcę a pomniejszenie nie będzie obejmować więcej niż: 1) 10 pokoi z 95 pokoi, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 1) Umowy – w przypadku, kiedy powiadomienie o pomniejszeniu zostanie doręczone Zleceniobiorcy nie później niż w dniu 10. 05.2027 r. 2) 5 pokoi z 95 pokoi, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 1) Umowy – w przypadku, kiedy powiadomienie o pomniejszeniu zostanie doręczone Zleceniobiorcy, po dniu wskazanym w pkt 1) powyżej, przy czym nie później niż w dniu 25. 05.2027 r.

Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej

od 2027-06-06 do 2027-06-09

Zamawiający przewiduje wznowienia

Nie

Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane

Nie

Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert

Procentowo

Stosowane kryteria oceny ofert

Wyłącznie kryterium ceny

Nazwa kryterium

Cena

Waga

100

Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert

Nie

5 Kwalifikacja wykonawców

Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia

Nie

Warunki udziału w postępowaniu

Nie

Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy

Tak

Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu

Dowody na okoliczność, że Wykonawca spełnił łącznie przesłanki, o których mowa w art. 110 ust. 2 ustawy PZP – przy czym tylko w przypadku, gdy w odniesieniu do Wykonawcy składającego ofertę (a w przypadku Oferty wspólnej składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, w odniesieniu do tego Wykonawcy, do którego) ma miejsce sytuacja, o której mowa w art. 110 ust. 2ustawy PZP w zakresie podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 5 ustawy PZP

Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów

W postępowaniu wymagane będzie przedłożenie: 1) Oświadczenie Wykonawcy, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy PZP (a w przypadku oferty składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, oświadczenie takie każdego z nich), w tym oświadczenie w zakresie dotyczącym braku podstaw wykluczenia na podstawie (z przyczyn wskazanych w) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13. 04.2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2022 poz. 835 ze zm.). 2) Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub innego właściwego rejestru – przy czym Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia takich dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych a Wykonawca wskazał Zamawiającemu dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów. W przypadku Wykonawców wpisanych do wyżej wskazanego KRS lub CEi DG Zamawiający uzna, że ma miejsce ww. wskazanie mu danych umożliwiających dostęp do odpowiednio KRS czy CEi DG w szczególności w sytuacji, kiedy Wykonawca poda w ofercie lub składanym oświadczeniu, o którym mowa w pkt. 1) powyżej swój nr NIP, REGON lub KRS (przynajmniej jeden z tych numerów). 3) Pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Wykonawcy – przy czym tylko w przypadku i w zakresie, w jakim w imieniu Wykonawcy działa osoba/osoby, których umocowanie do reprezentowania Wykonawca nie wynika Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru; 4) Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawców wspólnie występujących w niniejszym postępowaniu albo do reprezentowania w tym postepowaniu oraz zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego – przy czym w tylko w przypadku oferty wspólnej składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie; 5) Tłumaczenie składanych oświadczeń i dokumentów na język polski – przy czym tylko w przypadku w zakresie, jakim dane oświadczenie/dokument jest składany w języku obcym.

6 Warunki zamówienia

Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe

Nie

Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną

Nie

Zamawiający wymaga wadium

Nie

Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Nie

Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia

Stosownie do art. 58 ust. 2 ustawy PZP, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie (składający Ofertę wspólną) ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo do reprezentowania w niniejszym postępowaniu i zawarcia Umowy o zamówienie. Inne wymagania związane z faktem złożenia oferty wspólnej (Wykonawców wspólnie ubiegających sie o zamówienie) podane są w sekcji V. 5.11 ogłoszenia (i ich odpowiednikach w tym zakresie w SWZ.

Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane

Tak

7 Projektowane postanowienia umowy

Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek

Tak

Informacje na temat zaliczek

1. Na poczet realizacji Umowy Zleceniodawca zapłaci Zleceniobiorcy zaliczkę w kwocie określonej przez Zleceniobiorcę, przy czym będzie to kwota nie wyższa niż 20% ceny za zamówienie. Szczegóły w tym zakresie podaje & 8a Wzoru Umowy.

Zamawiający przewiduje zmiany umowy

Nie

Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia

Nie

8 Procedura

Termin składania ofert

2026-07-07 09:00

Miejsce składania ofert

Składanie ofert odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, dostępnej pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl (zakładka „Oferty/Wnioski”).

Termin otwarcia ofert

2026-07-07 09:30

Termin związania ofertą

do 2026-07-31

Warunki i informacje dodatkowe

Informacje dodatkowe

Rodzaj zamówienia Zamówienie klasyczne

Próg unijny Poniżej progu

ID postępowania ocds-148610-57e460d6-b3fc-4f12-aa9a-74d213b9c873