Organizacja i obsługa w Warszawie 2-dniowej konferencji międzynarodowej dla 100 osób

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa w Warszawie 2-dniowej konferencji międzynarodowej dla 100 osób.

Zamówienie realizowane jest w ramach projektu: Odwrócona Piramida Świadczeń współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+) w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego.

2. Szczegóły dotyczące zamówienia

2.

1. Zamawiający zleci usługę organizacji i obsługi w Warszawie 2-dniowej konferencji międzynarodowej dla 100 osób.

Zamawiający zastrzega zmniejszenie liczby uczestników maksymalnie o 40 osób, o czym zawiadomi Wykonawcę tj. w konferencji weźmie udział minimalnie 60, a maksymalnie 100 osób.

2.

2. Lokalizacja: Hotel o standardzie co najmniej 4 gwiazdek, w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2017 r., poz. 2166) z odpowiednim zapleczem i infrastrukturą, położony w Warszawie w odległości maksymalnie 4 km od ul. Miodowej 15, 00-952 Warszawa (trasa liczona jako najkrótsza dojazdem samochodowym pomiędzy dwoma punktami, drogą publiczną według narzędzia mapy Google).

2.

3. Zamówienie obejmuje:

a) Zapewnienie sali konferencyjnej i sal warsztatowych.

b) Oznaczenie miejsca wydarzenia i sal warsztatowych.

c) Zapewnienie miejsca na recepcję i jej obsługa.

d) Druk koszulek dla osób obsługujących.

e) Zapewnienie przerw kawowych ciągłych podczas wydarzenia.

f) Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali cateringowej wraz z odpowiednim wyposażeniem w ramach świadczenia tej usługi.

g) Zapewnienie bezpłatnej szatni dla uczestników konferencji.

h) Zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników konferencji.

i) Zapewnienie noclegów dla 20 uczestników konferencji oraz prowadzenie rezerwacji miejsc w wybranym hotelu dla pozostałych uczestników.

j) Transport materiałów na miejsce konferencji i transport materiałów pozostałych po konferencji do siedziby Zamawiającego.

k) Zapewnienie osób do wsparcia przy obsłudze organizacyjno-technicznej konferencji.

l) Transport uczestników konferencji oraz zapewnienie przewodnika.

m) Obsługa on-line wydarzenia.

3. Opis przedmiotu zamówienia (dalej OPZ), zawierający wszystkie wymagania i warunki realizacji zamówienia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej SWZ.

4. Zgodnie z art. 257 oraz 310 ustawy Pzp. Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli środki, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.

5. Zamówienie musi być zrealizowane zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszej SWZ oraz Projektowanych postanowieniach umowy (dalej PPU).