Kompleksowa organizacja i obsługa Konferencji IV Kongres Statystyki Polskiej dla maksymalnie 350 osób w Warszawie

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa Konferencji IV Kongres Statystyki dla maksymalnie 350 osób w Warszawie.

Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie 3 Zadań:

1. Zadanie I - Zapewnienie miejsca, sal i przestrzeni, w których odbywać się będzie Konferencja, w tym:

1) zapewnienie sali konferencyjnej dla maksymalnie 350 uczestników w dniach 2-4 lipca 2024 r. podczas sesji plenarnych;

2) zapewnienie w dniach 2-4 lipca 2024 r. trzech sal z wyposażeniem, każda dla co najmniej 120 uczestników, w których odbywać się będą sesje panelowe; Zamawiający zastrzega sobie bezkosztową możliwość rezygnacji z jednej z sal;

3) zapewnienie sali technicznej dla co najmniej 10 osób w dniach 2-4 lipca 2024 r.;

4) zapewnienie dostępu do ww. sal konferencyjnych oraz sali technicznej w dniu poprzedzającym konferencję od godz.

14.30 do godz. 18:30 i aranżacja ww. przestrzeni zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym;

5) zapewnienie odpowiedniej przestrzeni na posiłki, przerwy kawowe, networking w przerwach pomiędzy sesjami;

6) zapewnienie zaplecza higieniczno-sanitarnego;

7) zapewnienie przestrzeni na organizację 6 stoisk produktowych;

8) zapewnienie wyłączności korzystania z ww. przestrzeni.

2. Zadanie II - Zapewnienie obsługi Konferencji, w tym:

1) zapewnienie obsługi organizacyjnej Konferencji, w tym:

a) wskazanie koordynatora, który będzie sprawował nadzór nad pracą osób zaangażowanych przez Wykonawcę w organizację Konferencji i realizacją zadań,

b) przygotowanie i ustawienie niezbędnych elementów wyposażenia i sprzętu we wszystkich przestrzeniach, na których zorganizowana zostanie Konferencja,

c) zapewnienie przestrzeni do zorganizowania recepcji Konferencji,

d) przygotowanie i ustawienie 6 stoisk produktowych,

e) obsługa recepcji Konferencji,

f) oznakowania miejsca organizacji Konferencji,

g) zapewnienie w dniach 2-4 lipca 2024 r. konferansjera,

h) posprzątanie przestrzeni po Konferencji i odwiezienie sprzętu/przedmiotów Zamawiającego w ciągu 3 dni roboczych od zakończenia Konferencji;

2) zapewnienie obsługi medialnej Konferencji:

a) zapewnienie nagrania audio-video Konferencji oraz przygotowanie 2-minutowego filmu podsumowującego Konferencję,

b) zapewnienie serwisu fotograficznego;

3) zapewnienie materiałów konferencyjnych i promocyjnych oraz ich konfekcjonowanie:

a) opracowanie, dostarczenie, konfekcjonowanie i dystrybucja materiałów konferencyjnych i promocyjnych.

3. Zadanie III - Zapewnienie wyżywienia dla uczestników Konferencji, w tym:

1) zapewnienie uroczystej serwowanej kolacji dla maksymalnie 300 uczestników w dniu 2 lipca 2024 r.;

2) zapewnienie obiadów oraz serwisów (przerw) kawowo-kanapkowych dla maksymalnie 350 uczestników, każdego dnia Konferencji, tj. w dniach 2-4 lipca 2024 r.

Przedmiot zamówienia będzie realizowany zgodnie z postanowieniami SWZ, a w szczególności z:

1) Opisem Przedmiotu Zamówienia – zwanym dalej OPZ, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ;

2) Ofertą wykonawcy;

3) Umową, której wzór stanowi odpowiednio Załącznik 6 do SWZ.