Kompleksowa organizacja uroczystej Gali (Gala Dinner) dla uczestników 11-tej edycji międzynarodowej konferencji naukowej EUROSTEEL 2026

Zamawiający

Nazwa Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki

Miasto Kraków

Województwo Małopolskie

NIP 6750006257

Adres ul. Warszawska 24, 31-155 Kraków

Email zampub@pk.edu.pl

Strona WWW www.pk.edu.pl

Lokalizacja zamawiającego

Przybliżona lokalizacja miejscowości zamawiającego (Kraków). Dane: GeoNames, OpenStreetMap.

Szczegóły zamówienia

Rodzaj Usługi

Branża (CPV) 55300000-3 — Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

Numer ogłoszenia 2026/BZP 00215121

Data publikacji 24.04.2026 12:29

Kody CPV

55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

79952000-2 Usługi w zakresie organizacji imprez

Analiza rynkowa

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej usługi związanej z organizacją uroczystej gali (Gala Dinne

r) dla uczestników konferencji naukowej EUROSTEEL 2026 wraz z osobami towarzyszącymi (zwanej dalej „Gala Dinner”), w Krakowie dla 400 osób, w dniu 17.09.2026 r.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SWZ oraz projekt umowy stanowiący załącznik nr 5 do SWZ

Termin realizacji: do 2026-09-18

Treść ogłoszenia

1 Zamawiający

1.1.) Rola zamawiającego	Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego	Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki
1.3.) Oddział zamawiającego	Dział Zamówień Publicznych
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny	REGON 000001560
1.5) Adres zamawiającego	—
1.5.1.) Ulica	ul. Warszawska 24
1.5.2.) Miejscowość	Kraków
1.5.3.) Kod pocztowy	31-155
1.5.4.) Województwo	małopolskie
1.5.5.) Kraj	Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3	PL213 - Miasto Kraków
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej	zampub@pk.edu.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego	www.pk.edu.pl
1.6.) Rodzaj zamawiającego	Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego	Edukacja

2 Informacje podstawowe

2.1.) Ogłoszenie dotyczy	Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług	Tak
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej	Kompleksowa organizacja uroczystej Gali (Gala Dinner) dla uczestników 11-tej edycji międzynarodowej konferencji naukowej EUROSTEEL 2026
2.4.) Identyfikator postępowania	ocds-148610-f16163fa-52b0-4604-9dce-cc12fa36d07b
2.5.) Numer ogłoszenia	2026/BZP 00215121
2.6.) Wersja ogłoszenia	01
2.7.) Data ogłoszenia	2026-04-24
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań	Nie
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy	Nie
2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne	Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej	Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną	Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3 Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania	https://pk.ezamawiajacy.pl/pn/PK/demand/277124/notice/public/details
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia	Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej	Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej	https://pk.ezamawiajacy.pl
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej	1. W niniejszym postępowaniu komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy on-line działającej pod adresem https://pk.ezamawiajacy.pl 2. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.3. Na Platformie postępowanie prowadzone jest pod nazwą: „Kompleksowa organizacja uroczystej gali (Gala Dinner) dla uczestników 11-tej edycji międzynarodowej konferencji naukowej EUROSTEEL 2026”– znak sprawy: KZKN-2/028/2026.4. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://oneplace.marketplanet.pl/regulamin oraz uznaje go za wiążący.5. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto na Platformie.6. Do złożenia oferty konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy ważnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.7. Ilekroć w niniejszej SWZ jest mowa o:a) podpisie zaufanym – należy przez to rozumieć podpis, o którym mowa art. 3 pkt 14a ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j Dz.U. z 2023 r. poz. 57);b) podpisie osobistym – należy przez to rozumieć podpis, o którym mowa w art. z art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (t.j Dz.U. z 2022 r. poz. 67).8. Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:a) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie .pdf zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie PAdES;b) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie innym niż .pdf (np.: .doc, .docx, .xlsx, .xml) zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie XAdES;c) do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego zaleca się stosowanie algorytmu SHA-2 (lub wyższego).Szczegóły w pkt. 13 SWZ.
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne	Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny	Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu	polski

4 Przedmiot zamówienia

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.	—
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe	Nie
4.1.2.) Numer referencyjny	KZKN-2/028/2026
4.1.3.) Rodzaj zamówienia	Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania	Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych	Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia	Tak
4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia	Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia	—
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia	1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej usługi związanej z organizacją uroczystej gali (Gala Dinner) dla uczestników konferencji naukowej EUROSTEEL 2026 wraz z osobami towarzyszącymi (zwanej dalej „Gala Dinner”), w Krakowie dla 400 osób, w dniu 17.09.2026 r.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SWZ oraz projekt umowy stanowiący załącznik nr 5 do SWZ
4.2.6.) Główny kod CPV	55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
4.2.7.) Dodatkowy kod CPV	79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje	Tak
4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji	1. Zamawiający zastrzega, że przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji i zwiększenia ilości osób dla zamawianego cateringu, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt c) projektu umowy maksymalnie o 100 osób i odpowiadającej tej zmianie odpowiedniej korekty zakresu świadczonych usług gastronomicznych bez ponoszenia jakichkolwiek dodatkowych opłat za wyjątkiem odpowiedniego zwiększenia wynagrodzenia tytułem usług gastronomicznych, o których mowa w par. w § 1 ust. 3 pkt c) projektu umowy (zamówienie objęte Prawem Opcji). 2. O skorzystaniu z Prawa Opcji Zamawiający zawiadomi Wykonawcę pisemnie (oświadczenie o uruchomieniu opcji), najpóźniej na 14 dni przed planowaną datą Gali Dinner i wskaże ostateczną liczbę uczestników uroczystej kolacji. 7. Skorzystanie z Prawa Opcji stanowi uprawnienie Zamawiającego i uzależnione będzie wyłącznie od jego potrzeb, a nieskorzystanie z tego uprawnienia lub niewykorzystania pełnego zakresu zamówienia w ramach Prawa Opcji, nie powoduje żadnych roszczeń po stronie Wykonawcy. Zamawiający nie jest zobowiązany do pełnego wykorzystania zakresu zamówienia w ramach Prawa Opcji. Ostateczna liczba uczestników Konferencji zostanie podana Wykonawcy najpóźniej na 14 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji usługi. 3. Gwarantowany minimalny zakres zamówienia publicznego, którego dotyczy przedmiot zamówienia wynosi: minimum 300 osób zatem Zamawiający zastrzega sobie możliwość niezrealizowania pozostałej części zakresu zamówienia podstawowego bez ponoszenia konsekwencji finansowych, na co Wykonawca wyraża zgodę.
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej	do 2026-09-18
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia	Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane	Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert	—
4.3.1.) Sposób oceny ofert	Cena brutto razem - Waga 80 %Liczba punktów = (A min/A of) * 100 * waga gdzie: - A min - najniższa cena spośród wszystkich ofert ocenianych - A of - cena podana w ofercie ocenianejCena brutto za jednego uczestnika konferencji z tytułu wykonania usług cateringowych - waga 20%Liczba punktów = (B min/B of) * 100 * waga gdzie: - B min – najniższa cena brutto za jednego uczestnika konferencji z tytułu wykonania usług cateringowych – B of – oferowana cena brutto za jednego uczestnika konferencji z tytułu wykonania usług cateringowych
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert	Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert	Wyłącznie kryterium ceny
Kryterium 1	—
4.3.5.) Nazwa kryterium	Cena
4.3.6.) Waga	100
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert	Nie

5 Kwalifikacja wykonawców

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia	Nie
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu	Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.	1. Zdolność do występowania w obrocie gospodarczym Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca ma wykazać w sposób szczególny. 2. Uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca ma wykazać w sposób szczególny. 3. Sytuacja ekonomiczna lub finansowa Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca ma wykazać w sposób szczególny. 4. Zdolność techniczna lub zawodowa Wykonawca winien wykazać, że posiada wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia. Warunek będzie spełniony, jeżeli Wykonawca zrealizował z należytą starannością w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje) należycie co najmniej 4 (cztery) usługi odpowiadające swoim rodzajem i wartością usługom polegającym na kompleksowej organizacji wydarzeń typu uroczysta kolacja lub innych wydarzeń towarzyszących konferencjom naukowym lub branżowym o podobnym charakterze dla minimum 100 osób, przy czym wartość każdego z zamówień musi stanowić kwotę co najmniej 100.000,00 zł brutto (słownie: sto tysięcy złotych brutto).
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy	Tak
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu	1. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych: 1) W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu:1. Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.Edytowalny wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 6 do SWZ.
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów	Oferta powinna być sporządzona przez Wykonawcę według treści postanowień niniejszej SWZ oraz według treści formularza ofertowego, stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej SWZ, w szczególności oferta winna zawierać: a) wypełniony formularz ofertowy– załącznik nr 2 do SWZ b) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w zakresie wskazanym przez Zamawiającego - załącznik nr 3 do SWZ c) jeśli dotyczy – zobowiązanie podmiotu trzeciego do udostępnienia zasobów (załącznik nr 4 do SWZ) d) jeśli dotyczy – oświadczenie podmiotu trzeciego o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w zakresie wskazanym przez Zamawiającego - załącznik nr 3A do SWZ e) jeśli dotyczy – oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – wzór stanowi załącznik nr 7 do SWZ f) jeśli dotyczy – pełnomocnictwo lub inny dokument, z którego wynika prawo do podpisania oferty oraz innych dokumentów składanych wraz z ofertą , a w przypadku podmiotów występujących wspólnie, pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu, winno być podpisane przez upoważnionych przedstawicieli każdego z podmiotów występujących wspólnie.

6 Warunki zamówienia

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe	Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną	Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium	Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy	Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia	1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 2. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty i powinno ono zawierać w szczególności wskazanie: 1) postępowania o udzielenie zamówienie publicznego, którego dotyczy; 2) wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia; 3) ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania. 3. W odniesieniu do warunków określonych w pkt 6, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi do realizacji których te zdolności są wymagane. Warunek udziału w postępowaniu musi spełniać samodzielnie co najmniej 1 Wykonawca. 4. W przypadku, o którym mowa w pkt 3, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do SWZ), z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. 5. W przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia zamawiający bada, czy nie zachodzą podstawy wykluczenia wobec każdego z tych wykonawców. 6. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, dokument ”Oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału”, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane	Nie

7 Projektowane postanowienia umowy

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek	Tak
7.2.) Informacje na temat zaliczek	Sposób zapłaty i rozliczenia za realizację zamówienia określone zostały w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 5 do SWZ.
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy	Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia	Szczegółowy zakres zmian umowy w tym rodzaj zmian i zakres zmian oraz warunki ich wprowadzania określa załącznik nr 5 do SWZ - Projekt umowy.
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia	Tak
7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia	obejmujące, zgodnie z art. 96 ustawy: - aspekty społeczne

8 Procedura

8.1.) Termin składania ofert	2026-05-05 10:00
8.2.) Miejsce składania ofert	Drogą elektroniczną za pośrednictwem Platformy: https://pk.ezamawiajacy.pl
8.3.) Termin otwarcia ofert	2026-05-05 10:30
8.4.) Termin związania ofertą	do 2026-06-03

Informacje dodatkowe

Rodzaj zamówienia Zamówienie klasyczne

Próg unijny Poniżej progu

ID postępowania ocds-148610-f16163fa-52b0-4604-9dce-cc12fa36d07b