Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Miasta Gdyni w 2027 roku (wysyłka korespondencji)

Informacje szczegółowe są zawarte w rozdziale VII SWZ.

Przedmiotowe postępowanie jest prowadzone przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia (https://ezamowienia.gov.pl/pl/). Komunikacja w postępowaniu odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi.

Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie [dalej rozporządzenie ws.

komunikacji elektronicznej] opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem typu zewnętrznego lub wewnętrznego. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny). Możliwość korzystania w postępowaniu z

„Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.

1. Stosownie do art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że administratorem danych osobowych Wykonawcy oraz osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio Wykonawca pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu [dalej jako „dane osobowe”], jest Gmina Miasta Gdyni reprezentowana przez Prezydenta Miasta Gdyni, Gdynia 81-382, Aleja Marszałka Piłsudskiego 52/54, umgdynia@gdynia.pl , tel.: +48 58 626 26 26.

2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, można kontaktować się z Inspektorem ochrony danych za pośrednictwem adresu: e-mail: iod@gdynia.pl lub adresu do korespondencji: 81-382 Gdynia, Aleja Marszałka Piłsudskiego 52/54.

3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie podstawowym, podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 275 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej jako „ustawa Pzp”).

4. Odbiorcami danych osobowych mogą być: podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, w tym podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp, podmioty realizujące audyt i kontrole w ramach ww. Programu, firmy świadczące usługi z zakresu serwisu i asysty technicznej systemów informatycznych i programów dziedzinowych w Urzędzie Miasta Gdyni oraz operator pocztowy, z którym zawarta została umowa na świadczenie usług pocztowych i kurierskich.

Odbiorcą danych osobowych w zakresie określonym przepisami prawa (w szczególności imię i nazwisko, przedmiot umowy, wartość, data zawarcia, okres na jaki została zawarta) będzie Minister Finansów jako prowadzący publicznie dostępny Centralny Rejestr Umów (CRU JSFP) na mocy art. 34a i art. 34b ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Dane te będą publicznie dostępne dla każdego obywatela za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Wykonawca zobowiązuje się do poinformowania w imieniu Zamawiającego wszystkich osób fizycznych skierowanych do realizacji zamówienia (np. pracowników, podwykonawców), których dane zostaną przekazane Zamawiającemu, o fakcie i zakresie publicznego udostępnienia ich danych w CRU JSFP. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych po zawarciu umowy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, wynikającego z art. 34a-34b ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Gmina jest administratorem danych wprowadzającym merytorycznie właściwe dane do systemu zgodnie z przepisami i ustalonymi w jednostce procedurami oraz z użyciem odpowiednich narzędzi (i w miarę możliwości zintegrowanych systemów) – w zakresie, jaki jest niezbędny do osiągnięcia efektów zamierzonych przez ustawodawcę.

5. Dane osobowe będą przechowywane zgodnie z wymaganiami określonymi przepisami ustawy Pzp (art. 78-80) oraz odpowiednimi rozporządzeniami wydanymi w tym zakresie. Zamawiający przechowuje protokół postępowania wraz z załącznikami, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy, jej rozliczenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń z niej wynikających przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy, jej rozliczenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń z niej wynikających.

1. Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp. Niepodanie danych osobowych może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz zdolności Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, co skutkować może wykluczeniem Wykonawcy z postępowania lub odrzuceniem jego oferty.

2. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

3. Osoby, których dane osobowe dotyczą, posiadają:

1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych,

2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych,

3) na podstawie art.18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,

4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

4. Osobom, których dane osobowe dotyczą, nie przysługuje:

1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

5. W odniesieniu do danych osobowych przekazywanych Zamawiającemu a nie dotyczących bezpośrednio Wykonawcy (np. danych osobowych jego pracowników, reprezentantów, współpracowników, podwykonawców, osób, którymi posługuje się przy realizacji zamówienia, osób, które udostępniają mu zasoby na potrzeby udziału w postępowaniu itp.) Wykonawca zobowiązany jest do dopełnienia obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 13 lub 14 RODO, w tym do przekazania im informacji odnośnie administrowania ich danymi przez Zamawiającego.

64120000-3 - Usługi kurierskie

64110000-0 - Usługi pocztowe

64112000-4 - Usługi pocztowe dotyczące listów

64113000-1 - Usługi pocztowe dotyczące paczek

Zgodnie z Rozdz. IX SWZ

I. Z ofertą:

1) Oświadczenia lub dokumenty, o których mowa w pkt 9.4 SWZ (jeżeli dotyczy).

II. Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia, o których mowa w Rozdziale IX SWZ:

1) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej (wzór stanowi załącznik nr 5 do SWZ);

2) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wskazanych przez Zamawiającego (wzór stanowi załącznik nr 6 do SWZ).

I. Z ofertą:

1) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 11.2.3 SWZ, stanowiące załącznik nr 4 do SWZ (jeżeli dotyczy);

2) Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, stanowiące załącznik nr 7 do SWZ (jeżeli dotyczy);

II. Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt 8.1.3 SWZ:

1) Aktualnego zaświadczenia o wpisie do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej i wydanego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, z którego wynika, iż obszar, na którym będzie wykonywana działalność pocztowa obejmuje obszar Rzeczpospolitej Polskiej oraz zagranicę.

Zgodnie z rozdziałem XXI SWZ:

1. Zamawiający wymaga od wybranego Wykonawcy zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w Projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących załącznik nr 8 do SWZ, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy.

2. Projektowane postanowienia umowy przed zawarciem umowy zostaną uzupełnione o niezbędne informacje dotyczące w szczególności: dane Wykonawcy, wysokość wynagrodzenia Wykonawcy oraz inne niezbędne do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

3. Strony dopuszczają możliwość dokonywania zmian umowy w okolicznościach przewidzianych ustawą Pzp, a także zmian przewidzianych w projektowanych postanowieniach umowy - stanowiących załącznik nr 8 do SWZ. Zmiany zostały szczegółowo opisane w 9 paragrafie Projektowanych postanowień umowy stanowiących załącznik nr 8 do SWZ.