Kompleksowa obsługa księgowo - płacowa na potrzeby SPZOZ w Puławach.

1. Przedmiotem zamówienia jest Kompleksowa obsługa księgowo - płacowa na potrzeby SPZOZ w Puławach wg specyfikacji zawartej w zestawieniu rzeczowo – ilościowym stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.

2. Nomenklatura wg (CPV): 79211000-6 – Usługi księgowe.

3. Zakres obowiązków obejmuje: bieżące księgowanie wyciągów bankowych. dekretacja faktur NFZ oraz uzgadnianie sald z NFZ. comiesięczne przygotowywanie danych do RZIS i BILANSU. comiesięczne przygotowanie danych do zestawień Zobowiązań i Należności. kwartalne sporządzanie sprawozdań do Starostwa i Ministerstwa. przygotowywanie kompletu dokumentacji dot. PFRON. wystawianie faktur za badania kliniczne oraz dla Fresenius. księgowanie faktur projektowych. dodawanie kont księgowych. dodawanie nowych kont bankowych na potrzeby kolejnych projektów. naliczanie podatków CIT, VAT. współpraca z biegłym rewidentem. wystawianie przelewów bankowych do kontrahentów. planowanie płatności. pilnowanie terminowości spłat pożyczek i podatków. uzgadnianie płatności za faktury projektowe. bieżąca współpraca z zespołem księgowo - kadrowym (wsparcie na poziomie kompleksowej obsługi księgowej). weryfikacja i księgowanie not odsetkowych. prowadzenie rozliczeń międzyokresowych. pilnowanie aktualnych wskaźników podziału kosztów. ustalanie sald z kontrahentami, weryfikacja należności. weryfikacja zamkniętego roku w celu sprawdzenia rzetelności ksiąg rachunkowych. wypełnianie wszelkich wniosków uwzględniających dane księgowe. obsługa rejestrów sprzedaży Somed. obsługa rozliczeń NFZ. bieżąca obsługa stanu zobowiązań. obsługa programów firmy Kamsoft. udzielanie odpowiedzi dotyczących kwestii księgowych na pisma instytucji zewnętrznych.

4. Wykonawca zobowiązany będzie uwzględnić w realizacji zamówienia specyfikę działalności SPZOZ, w szczególności: finansowanie działalności ze środków pochodzących z różnych źródeł, rozliczenia z Narodowym Funduszem Zdrowia,  zatrudnianie personelu medycznego i niemedycznego,  pracę w systemach czasu pracy właściwych dla podmiotów leczniczych,  występowanie dyżurów medycznych, pracy w porze nocnej, w niedziele i święta oraz godzin nadliczbowych,  rozliczanie świadczeń pracowniczych wynikających z przepisów prawa pracy i przepisów dotyczących podmiotów leczniczych,  obowiązki sprawozdawcze właściwe dla SPZOZ.

5. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z:1) ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w szczególności w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, zasad ewidencji operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, sporządzania sprawozdań finansowych oraz przechowywania dokumentacji księgowej;2) ustawą z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, w zakresie dotyczącym funkcjonowania i gospodarki finansowej samodzielnego publicznego zakładu opieki zdrowotnej;3) ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w zakresie mającym zastosowanie do gospodarki finansowej SPZOZ oraz gospodarowania środkami publicznymi;4) ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, czasu pracy, wynagrodzeń, urlopów, świadczeń pracowniczych oraz innych obowiązków pracodawcy; aktualny tekst jednolity Kodeksu pracy został ogłoszony w Dz. U. 2025 poz. 277.5) rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, określającym m.in. zakres, sposób i warunki prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej; aktualny tekst przepisów jest uwzględniony w ISAP.6) ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w zakresie zgłaszania do ubezpieczeń, rozliczania i opłacania składek oraz sporządzania dokumentów ubezpieczeniowych; w 2026 r. ogłoszono nowy tekst jednolity tej ustawy – Dz. U. 2026 poz. 199.7) ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w zakresie dotyczącym rozliczania podatku VAT, prowadzenia ewidencji oraz sporządzania i przekazywania wymaganych deklaracji i informacji; ustawa pozostaje obowiązującym aktem prawnym.8) ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności w zakresie naliczania i poboru zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników oraz należności z tytułu umów cywilnoprawnych;9) ustawą z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, w zakresie dotyczącym rozliczeń podatkowych Zamawiającego;10) ustawą z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, w zakresie obowiązków identyfikacyjnych i ewidencyjnych Zamawiającego;11) ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, w zakresie obowiązków podatkowych Zamawiającego;12) ustawą z dnia 9 listopada 2018 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej – jeżeli przepisy tej ustawy lub innych ustaw okołobudżetowych mają zastosowanie do Zamawiającego;13) przepisami dotyczącymi sprawozdawczości statystycznej, w zakresie obowiązków Zamawiającego pozostających w związku z przedmiotem zamówienia;14) rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz przepisami krajowymi dotyczącymi ochrony danych osobowych, w szczególności w zakresie przetwarzania danych pracowników i innych osób, których dane są przetwarzane w związku z realizacją umowy;15) innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego mającymi zastosowanie do prowadzenia gospodarki finansowej, rachunkowości, kadr, płac i rozliczeń publicznoprawnych SPZOZ.

6. Wykonawca zapewni dostępność stacjonarną min. 3 osób przez min. 4 godziny dziennie we wszystkie dni robocze.

7. Wykonawca zapewni dostępność zdalną przez 7 dni w tygodniu godzinach 06:00 – 18: 00.

8. Wykonawca zobowiązany będzie do podjęcia czynności podczas dostępności zdalnej w czasie maksymalnie 2 godzin od momentu zgłoszenia zaistniałego problemu.

9. Wykonawca zobowiązany jest do bieżącej współpracy z kierownictwem oraz pracownikami Zamawiającego.

10. Wykonawca zapewni możliwość konsultacji telefonicznych i elektronicznych w sprawach związanych z realizacją przedmiotu zamówienia również poza godzinami dostępności.

11. W przypadku wystąpienia zmian w przepisach mających wpływ na sposób prowadzenia księgowości, kadr lub płac Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany będzie do poinformowania Zamawiającego o tych zmianach oraz uwzględnienia ich w realizacji usługi.

12. Wykonawca będzie zobowiązany do niezwłocznego informowania Zamawiającego o stwierdzonych nieprawidłowościach mogących mieć wpływ na sytuację finansową, podatkową lub pracowniczą Zamawiającego.

13. Na podstawie art. 121 pkt 1 ustawy Pzp Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych zadań wchodzących w zakres przedmiotu zamówienia.

14. Do kluczowych zadań zalicza się dostępność, o której mowa ust. 6.

15. Miejsce wykonywania usługi: Ul. Bema 1, 24-100 Puławy.

Termin realizacji: 16 miesiące