Obsługa filmowa bieżących wydarzeń realizowanych przez Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych do utworów, które powstaną w ramach realizacji zamówienia

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim za pośrednictwem platformy zakupowej pod adresem: https://polin.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet

2. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przekazywanej przy ich użyciu opisane zostały w Regulaminie korzystania z platformy zakupowej Zamawiającego Market Planet pod adresem https://oneplace.marketplanet.pl/reulamin

3. Sposób komunikacji Zamawiającego z Wykonawcami został określony szczegółowo w Rozdziale XII Specyfikacji Warunków Zamówienia.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE

L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zm.), dalej „RODO”, informujemy, że:

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN z siedzibą w Warszawie (00-157) ul. Anielewicza 6. Z Administratorem może się Pani/Pan skontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej pisząc na adres naszej siedziby;

2) Inspektor Ochrony Danych powołany przez Administratora nadzoruje prawidłowość przetwarzania danych osobowych. Z

Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się za pomocą poczty tradycyjnej pisząc na adres: ul. Anielewicza 6, 00-157

Warszawa, za pośrednictwem adresu e-mail: iod@polin.pl lub telefonicznie tel. 22 471 03 41;

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia, w trybie podstawowym bez negocjacji, przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięcia, jak również zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jej realizacji, a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego archiwizacji;

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Prawo zamówień publicznych,

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. Okres przechowywania liczony jest od dnia zdania dokumentacji do archiwum zakładowego. Po upływie okresu przechowywania dokumentacja niearchiwalna podlega, po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, brakowaniu;

6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Prawo zamówień publicznych;

7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

UWAGA: pozostałe punkty klauzuli informacyjnej zostały dodane w informacjach dodatkowych

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa obsługi filmowej bieżących wydarzeń realizowanych przez Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych do filmów, które powstaną w ramach realizacji zamówienia, wraz z dokonaniem ich transkrypcji i sprawdzeniem transkrypcji w języku oryginału lub wgraniem lektora oraz wykonaniem transkrypcji w języku oryginału, jak również dostarczeniem filmów w odpowiednich formatach plików w okresie 36 miesięcy od podpisania umowy lub do wyczerpania maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy, określonego w umowie, w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi pierwsze.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz opis sposobu wykonania zamówienia zawiera Opis Przedmiotu Zamówienia (dalej: „OPZ”), stanowiący załącznik nr 1 do SWZ.

1. Zamawiający będzie oceniał oferty, które nie zostały odrzucone, według następujących kryteriów

Cena [C] - 52 pkt

Jakość (J) - 48 pkt

2. Za najkorzystniejszą uznana zostanie ta z ocenianych ofert, która uzyska najwyższą ocenę punktową.

3. Ocena w zakresie kryterium „Cena” będzie dokonywana na podst. podanej przez Wykonawcę w ofercie łącznej ceny brutto za jeden dzień zdjęciowy, zgodnie z poniższym wzorem:

C = (Cn/Cb) × 52 pkt gdzie: C – ilość punktów za kryterium „Cena”

Cn –najniższa cena ofertowa spośród ofert nieodrzuconych

Cb – cena badanej oferty

4. Kryterium „Jakość (J)” zostanie ocenione na podst. dołączonej do oferty próbki - „Portoflio”, na którą składać się będzie komplet materiałów wideo zrealizowanych przez Wykonawcę lub osobę skierowaną do realizacji umowy (osoby odpowiedzialne za techniczną rejestrację filmów oraz ich montaż).

Ocena poziomu (jakości) próbek zostanie dokonana w oparciu o następujące podkryteria:

I. Jakość techniczna utworów audiowizualnych, przy czym w tym podkryterium 0,5 pkt. uzyska każdy utwór spełnieniający poszczególne wymogi w tym podkryterium, zaś 0 pkt. otrzyma każdy utwór niespełnieniający tychże wymogów.

Max 28 pkt będących sumą pozycji od 1) do 7)

1) odpowiednie naświetlenie

2) właściwa ostrość filmów

3) brak wyraźnych szumów (ziarna)

4) odpowiedni balans bieli i kolorystyka

5) stabilność obrazu

6) jakość realizacji dźwięku

7) synchronizacja obrazu i dźwięku

II. Estetyka wykonania utworów audiowizualnych, przy czym w tym podkyterium 0,75 pkt. uzyska każdy utwór spełniający poszczególne wymogi w tym w podkryterium, zaś 0 pkt. uzyska każdy utwór niespełnieniający tychże wymogów.

Max 12 pkt będących sumą pozycji od 8) do 9)

8) kompozycja filmów

9) odpowiednie kadrowane filmów

III. Dynamika prezentacji i spójność koncepcji utworów audiowizualnych, przy czym w tym podkyterium 0,5 uzyska każdy utwór spełniający poszczególne wymogi w tym w podkryterium, zaś 0 pkt. uzyska każdy utwór niespełnieniający tychże wymogów.

Max 8 pkt będących sumą pozycji od 10) do 11)

10) dynamika prezentacji filmów

11) spójność koncepcji filmów

Łącznie wykonawca może otrzymać max 48 pkt za Portfolio.

Punkty przyznane w ww. podkryteriach zostaną zsumowane, zgodnie z poniższym wzorem:

J = JT + EW + DP gdzie:

J – liczba punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium „jakość”

JT – liczba punktów przyznanych badanej ofercie w ramach podkryteriów „Jakość techniczna utworów audiowizualnych”

EW – liczba punktów przyznanych badanej ofercie w ramach podkryteriów „Estetyka wykonania utworów audiowizualnych”

DP – liczba punktów przyznanych badanej ofercie w ramach podkryteriów „Dynamika prezentacji i spójność koncepcji utworów audiowizualnych”

5. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana ta oferta, która po zsumowaniu liczby punktów uzyskanych we wskazanych wyżej kryteriach „Ceny” i „Jakość” uzyska największą liczbę punktów, według wzoru:

P = C + J

6. Szczegółowy opis kryteriów oceny ofert znajduje się w Rozdziale XIX SWZ.

1) oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2025 poz. 1714), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – Załącznik nr 6 do SWZ;

2) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji (jeżeli wykonawca wskaże w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp dane umożliwiające dostęp do tych środków, zamawiający samodzielnie pobierze odpis z ogólnodostępnych rejestrów);

3) oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w:

 art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp  art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp, dotyczącą wydania prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

 art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,  art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp,  art. 109 ust. 1 pkt 5, 6, 7 ustawy Pzp,  art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. 2025 poz. 514) – Załącznik 7 do SWZ.

- wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. W przypadku usług będących w trakcie wykonywania, wymagania w zakresie wartości i terminu wykonywania danej usługi, dotyczą części umowy już zrealizowanej (tj. od dnia rozpoczęcia wykonywania usługi do upływu terminu składania ofert) i te parametry (wartość i termin) wykonywania usługi Wykonawca obowiązany jest podać w wykazie usług - Załącznik nr 8 do SWZ.

Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz, o którym mowa powyżej dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.

WYKONAWCA WRAZ Z OFERTĄ BĘDZIE ZOBOWIĄZANY DO ZŁOŻENIA PORTFOLIA SPEŁNIAJĄCEGO NASTĘPUJĄCE WYMOGI:

1. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia „Portfolio” obejmującego łącznie 8 utworów audiowizualnych wykonanych przez Wykonawcę lub osobę skierowaną do realizacji umowy (osoby odpowiedzialnej za techniczną rejestrację filmów oraz ich montaż).spełniających wymogi określone szczegółowo w ust. 5 Rozdziału III SWZ.

2. Portfolio z utworami audiowizualnymi w formie elektronicznej (na pendrive lub przenośnym dysku) w formacie pliku wideo (np. mp4) zostanie dołączone do oferty.

3. UWAGA: niżej opisany sposób przekazania dotyczy tylko i wyłącznie probki - Portfolio. Zamawiający odstępuje od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej w zakresie przekazania przedmiotowego środka dowodowego, tj. portfolio. Pendrive (lub przenośny dysk) z portfolio należy złożyć w zaklejonym, nienaruszonym opakowaniu w sekretariacie Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN, ul. Anielewicza 6, 00-157 Warszawa (III piętro) osobiście lub za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366) lub za pośrednictwem posłańca. Opakowanie winno być wyraźnie oznaczone: „PORTFOLIO W POSTĘPOWANIU – Usługa obsługi filmowej bieżących wydarzeń realizowanych przez Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych do utworów, które powstaną w ramach realizacji zamówienia, ZNAK: DPr. 271.38.2026”. Portfolio należy złożyć do dnia i godziny określonej w ust. 1 Rozdziału XVIII SWZ pn. SPOSÓB I TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIE OFERT. Na opakowaniu z portfolio dostarczonym Zamawiającemu do sekretariatu zostanie oznaczona data i godzina jej złożenia. Portfolio złożone po terminie, o którym mowa powyżej, jak i brak złożenia portfolia, złożenie przez tego samego Wykonawcę więcej, niż jednego portfolia skutkuje odrzuceniem oferty Wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy. Portfolio jest wymagane w celu oceny złożonej oferty w ramach kryteriów oceny ofert, zgodnie z Rozdziałem XIX SWZ. Próbka nie będzie podlegała uzupełnieniu. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za otwarcie przesyłki z próbką w przypadku nieprawidłowego jej oznaczenia.

Wraz z ofertą Wykonawca składa następujące oświadczenia i dokumenty:

1) oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 1 SWZ załącznik nr 3 do SWZ (w tym również oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w ust. 9 Rozdziału X SWZ – jeżeli dotyczy)

2) zobowiązanie innego podmiotu, o którym mowa w Rozdziale X ust. 4 (jeżeli dotyczy) załącznik nr 4 do SWZ 3) oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale XI ust. 4 (jeżeli dotyczy) załącznik nr 5 do SWZ 4) dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty, w tym odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy), 5) Portfolio

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

3. W odniesieniu do warunków dotyczących doświadczenia, o których mowa w ust. 2 pkt 2.4 Rozdziału VII SWZ, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 powyżej, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. Oświadczenie należy złożyć wg wymogów Załącznika nr 5 do SWZ. Oświadczenie to jest podmiotowym środkiem dowodowym.

5. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany Umowy w zakresie wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany:

- stawki podatku od towarów i usług,

- wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,

- zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,

- zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.

2. Wynagrodzenie Wykonawcy podlegać będzie waloryzacji prowadzącej do dokonywania zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w przypadku zmiany ceny dających się wyodrębnić i ustalić materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia.

3. Postanowienia dotyczące waloryzacji oraz zasad wprowadzenia zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy zawarte zostały w § 8 oraz w § 9 projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego, stanowiących załącznik nr 9 do SWZ.