Świadczenie usług grupowego ubezpieczenia na życie pracowników oraz członków rodzin pracowników Urzędu Miasta Piekary Śląskie

1. Zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, a wykonawcy zobowiązani są do komunikowania się z zamawiającym za pomocą platformy przetargowej dostępnej pod adresem: https://josephine.proebiz.com/pl/

2. Zamawiający dopuszcza również wzajemną komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres bzp@piekary.pl oraz adresy poczty elektronicznej wskazane w ofertach (inne niż adresy zarejestrowane na platformie przetargowej), przy czym zaleca, aby komunikacja odbywała się za pomocą platformy przetargowej.

PLATFORMA PRZETARGOWA

1. Korzystanie z platformy wymaga rejestracji w systemie. W tym celu należy wypełnić formularz rejestracyjny na domenie https://josephine.proebiz.com/pl/ postępując w sposób określony w formularzu.

2. Szczegółowe informacje dotyczące wymagań technicznych, w tym informacja o maksymalnej pojemności przesyłanych danych, znajdują się pod adresem: https://store.proebiz.com/docs/josephine/pl/Wymagania_techniczne_sw_JOSEPHINE.pdf

3. Wykonawca przygotowuje ofertę w środowisku swojego komputera. Oferta nie jest przygotowywana na serwerze usługodawcy systemu. Oferta jest wysyłana za pomocą przycisku wyślij w formacie binarnym, zabezpieczona za pomocą protokołu SSL na serwer usługodawcy systemu. Protokół SSL zabezpiecza komunikację szyfrowaniem i autentyfikacją komunikujących się stron.

4. Złożenie oferty w terminie składania ofert oznacza dostarczenie oferty na czas. Najmniejsza możliwa jednostka czasu w systemie to sekunda. System uniemożliwia dostęp do zawartości oferty przed upływem terminu składania ofert.

5. Dostarczenie wiadomości elektronicznych za pośrednictwem platformy oznacza moment otrzymania wiadomości zawierających dane na adres elektroniczny odbiorcy (odbiorców) w systemie. System dokonuje zapisu przebiegu komunikacji elektronicznej.

6. Jeżeli nadawcą wiadomości jest zamawiający wykonawca zostanie poinformowany, że otrzymał wiadomość z danymi do danego zamówienia na kontaktowy adres e-mail określony przez wykonawcę w trakcie rejestracji do systemu. Po zalogowaniu do systemu treść wiadomości będzie widoczna w module komunikacyjnym zamówienia.

7. Po rejestracji i zalogowaniu do systemu wykonawca może wysyłać wiadomości ze środowiska systemu. Może również przeglądać całą historię swojej komunikacji z zamawiającym.

8. Jeżeli wykonawca jest zainteresowany otrzymywaniem powiadomień na wskazany adres e-mail do zamówienia, zamawiający zaleca kliknięcie przycisku interesuje mnie to (w prawym górnym rogu ekranu).

9. Wycofanie oferty jest możliwe przed upływem terminu składania ofert poprzez kliknięcie ikony kosza. Zmiana oferty jest możliwa przed upływem terminu składania ofert poprzez usunięcie pierwotnej oferty i wprowadzenie nowej. Złożenie lub wycofanie oferty zawsze oznacza pracę z całą ofertą. Zmiany poszczególnych dokumentów nie mogą być wykonywane w systemie.

POCZTA ELEKTRONICZNA

10. Maksymalna wielkość jednej wiadomości (wiadomość + załączniki) możliwej do odebrania przez zamawiającego to 150 MB.

11. Wszelkie wiadomości odbierane i wysyłane za pomocą poczty elektronicznej są oznaczane w czasie z dokładnością co do sekundy w oparciu o informację z serwera pocztowego zamawiającego. W związku z tym należy podczas wysyłania terminowych wiadomości uwzględnić ewentualne opóźnienia, które mogą wystąpić w systemach teleinformatycznych nienależących do zamawiającego (kolejki pocztowe lub skanowania) oraz inne przeszkody, na które zamawiający nie ma wypływu.

WYMAGANIA DOTYCZĄCE KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ

12. Wykonawca sporządza:

1) ofertę,

2) oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp,

3) podmiotowe środki dowodowe,

4) przedmiotowe środki dowodowe,

5) oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia,

6) pełnomocnictwo, w postaci elektronicznej w formatach danych określonych w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, dalej rozporządzenie w sprawie KRI, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych. Zamawiający oprócz formatów danych wymienionych w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie KRI dopuszcza również format rar.

cd. w informacjach dodatkowych.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, zamawiający informuje, że:

1) Administratorem danych osobowych jest Gmina Piekary Śląskie, reprezentowana przez Prezydenta Miasta Piekary Śląskie, z siedzibą przy ul. Bytomskiej 84, 41-940 Piekary Śląskie tel. 32 393 94 11, e-mail um@piekary.pl.

2) Wyznaczony został Inspektor ochrony danych osobowych, z którym można się skontaktować w sprawie ochrony swoich danych pod adresem e-mail: dane.osobowe@piekary.pl lub na adres siedziby administratora wskazany powyżej.

3) Celem zbierania danych jest:

a) realizacja obowiązków prawnych związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (a w przypadku dokonania wyboru złożonej oferty jako najkorzystniejszej i zawarciu umowy, także w celu związanym z realizacją zamówienia) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z postanowieniami działu II i III ustawy Pzp,

b) wykonywania ustawowych obowiązków w zakresie udostępniania i aktualizacji w Centralnym Rejestrze Umów informacji o umowach zawartych przez jednostkę sektora finansów publicznych. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) w związku z art. 34a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

4) Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanych z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości wzięcia udziału w postępowaniu.

5) Z poszanowaniem poufnego charakteru Pani/Pana danych, w tym stosując mechanizmy minimalizujące liczbę przekazywanych danych oraz ograniczając możliwość przekazywania danych o charakterze wrażliwym, Pani/Pana dane mogą być ujawniane podmiotom i osobom upoważnionym na podstawie przepisów prawa, operatorom pocztowym lub kurierom w przypadku korespondencji papierowej, wszystkim zainteresowanym, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp, a także podmiotom przetwarzającym, w tym w szczególności:

a) LTC sp. z o.o., ul. Pabianicka 159/161, 93-490 Łódź, której powierzono dane w związku z asystą techniczną elektronicznego systemu obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta Piekary Śląskie,

b) NAR marketing s.r.o., Masarykovo namesti 52/33 CZ -702 00 Ostrava – Moravska Ostrava.

c) OTAGO sp.z o.o., ul. Heweliusza 11, 80-890 Gdańsk, która przetwarza dane w związku z rejestracją umów.

d) Ministrowi Finansów (jako organowi prowadzącemu Centralny Rejestr Umów). Ponadto, z uwagi na publiczny i jawny charakter Centralnego Rejestru Umów, dane w nim zawarte będą ujawniane każdemu zainteresowanemu.

6) Posiada Pani/Pan:

a) prawo dostępu do Pani/Pana danych osobowych,

b) prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników,

c) prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, przy czym prawo to nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, cd. w informacjach dodatkowych

1. Przedmiotem zamówienia jest grupowe ubezpieczenie na życie pracowników oraz członków rodzin pracowników, które obejmować będzie 3 warianty ubezpieczenia. Będą do niego mogli przystąpić pracownicy zamawiającego oraz członkowie ich rodzin, którzy w dniu składania deklaracji przystąpienia ukończyli 18 rok życia i nie ukończyli 69 roku życia. Osoby, które przekroczyły wiek 69 lat będą mogły przystąpić pod warunkiem, że są związane umową z zamawiającym oraz, że byli objęci ochroną ubezpieczeniową. Do ubezpieczenia będą mogli przystąpić również partnerzy życiowi pracowników zamawiającego.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik 5 do SWZ (opis przedmiotu zamówienia).

3. Zamawiający odstąpił od podziału niniejszego zamówienia na części z uwagi na cel zamówienia, w którym zebranie pracowników w większą grupę pozwala na uzyskanie korzystnych warunków ubezpieczenia

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu: UPRAWNIENIA DO PROWADZENIA OKREŚLONEJ DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ LUB ZAWODOWEJ, O ILE WYNIKA TO Z ODRĘBNYCH PRZEPISÓW Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że posiada zezwolenie na wykonywanie działalności ubezpieczeniowej w zakresie ubezpieczenia na życie, o którym mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej. WYKONAWCY WSPÓLNIE UBIEGAJĄCY SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA 2. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1) warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt 2, jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane,

2) w przypadku, o którym mowa w ppkt 1, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. PODWYKONAWCY 3. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy.

4. Zamawiający żąda, aby przed przystąpieniem do wykonania zamówienia wykonawca podał nazwy, dane kontaktowe oraz przedstawicieli, podwykonawców zaangażowanych w wykonanie zamówienia (jeżeli są już znani).

5. Powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie tego zamówienia. INFORMACJE O OBOWIĄZKU OSOBISTEGO WYKONANIA PRZEZ WYKONAWCĘ KLUCZOWYCH ZADAŃ 6. Zamawiający, w związku z warunkiem posiadania uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej zastrzega:

1) obowiązek osobistego wykonania przez wykonawcę udzielenia ochrony ubezpieczeniowej zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej,

2) w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – obowiązek osobistego wykonania przez wykonawcę udzielenia ochrony ubezpieczeniowej zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej przez tych wykonawców, którzy wykazują spełnienie warunku udziału w postępowaniu dotyczącego posiadanych uprawnień.

1. Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona zostanie wezwany, na podstawie art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:

w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu

UPRAWNIENIA DO PROWADZENIA OKREŚLONEJ DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ LUB ZAWODOWEJ, O ILE WYNIKA TO Z ODRĘBNYCH PRZEPISÓW zezwolenie, licencja, koncesja lub wpis do rejestru działalności regulowanej w celu potwierdzenia spełnienia warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w rozdziale IX pkt 1 specyfikacji.

POZOSTAŁE POSTANOWIENIA

2. Podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w powyższych punktach wykonawca składa w sposób opisany w dalszej części SWZ.

3. Zamawiający nie będzie wzywał do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile wykonawca wskazał w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1, dane umożliwiające dostęp do tych środków.

CERTYFIKACJA

4. W celu potwierdzenia spełnienia warunków w postępowaniu wykonawca zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych może złożyć certyfikat potwierdzający udzielenie certyfikacji wykonawców zamówień publicznych w zakresie, o którym mowa w art. 3 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych

1. Zamawiający wymaga złożenia przez wykonawców wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie, że oferowane usługi spełniają określone przez zamawiającego wymagania.

2. Wykonawca zobowiązany jest złożyć komplet dokumentów tworzących Ogólne Warunki Ubezpieczenia (OWU), o których mowa w art. 16 ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, na które składają się w szczególności:

1) Ogólne Warunki Grupowego Ubezpieczenia na Życie;

2) Ogólne Warunki Grupowych Ubezpieczeń Dodatkowych;

3) Ogólne Warunki indywidualnej kontynuacji ubezpieczenia;

4) Ogólne Warunki operacji chirurgicznych (katalog operacji chirurgicznych);

5) Tabela Uszczerbków na Zdrowiu (Tabela Świadczeń Procentowych)

6) Karta produktu ubezpieczenia – dokument zawierający informacje o produkcie ubezpieczeniowym;

7) Aneks/postanowienia dodatkowe, zmieniające nazwy stanów chorobowych, zabiegów, procedur medycznych na zgodne z OPZ, w przypadku stosowania w OWU wykonawcy innych nazw niż wymienionych w OPZ (nie dotyczy to sytuacji, w której dane postanowienia OPZ dopuszcza definicję własną wykonawcy) – o ile dotyczy; lub odpowiadające im dokumenty.

1. Jeżeli wykonawca nie złoży przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne, zamawiający wezwie wykonawcę do złożenia lub uzupełnienia ich w wyznaczonym terminie, wynoszącym co najmniej 2 dni robocze.

2. Zastosowanie pkt 1 nie będzie miało miejsca w sytuacji gdy pomimo złożenia przedmiotowych środków dowodowych, oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

3. Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych.

1. Na ofertę i załączniki do oferty powinny składać się następujące pliki:

1) wypełniony formularz oferty (załącznik nr 1 do SWZ),

2) przedmiotowe środki dowodowe, o których mowa w rozdziale XI SWZ,

3) oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (załącznik nr 2 do SWZ),

4) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, potwierdzająca, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania – o ile ofertę składa osoba prowadząca działalność gospodarczą lub podmiot wpisany do ww. rejestrów. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentu, jeżeli zamawiający może go uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskaże dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów, oraz jeżeli dotyczy 5) pełnomocnictwo do działania w imieniu wykonawcy, jeżeli do reprezentowania wykonawcy wskazano inną osobą niż upoważnioną w dokumencie potwierdzającym umocowanie do reprezentowania wykonawcy,

6) w przypadku składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – dokument potwierdzający ustanowienie pełnomocnika zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy Pzp,

7) w przypadku składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, (załącznik nr 3 do SWZ).

2. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia postanowienia pkt 1 ppkt 2, 3, 4 i 5 stosuje się odpowiednio.

3. Po wyborze najkorzystniejszej oferty, w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, wykonawca zobowiązany będzie do:

1) podania danych niezbędnych do przygotowania umowy,

2) wyboru formy podpisania umowy: tradycyjna forma pisemna lub forma elektroniczna (z kwalifikowanym podpisem elektronicznym),

3) przekazania pełnomocnictwa dla osoby zawierającej umowę w imieniu wykonawcy (w przypadku gdy osoba ta nie jest upoważniona do reprezentowania wykonawcy z mocy prawa lub pełnomocnictwo do podpisania umowy w imieniu wykonawcy nie zostało wcześniej złożone w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia),

4) w przypadku dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty złożonej przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, złożenia umowy regulującej współpracę tych podmiotów (np. umowa konsorcjum, umowa spółki cywilnej),

1. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – każdy z wykonawców składa wraz z ofertą:

1) oświadczenie o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu,

2) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru potwierdzające, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania – o ile ofertę składa osoba prowadząca działalność gospodarczą lub podmiot wpisany do ww. rejestrów. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentu, jeżeli zamawiający może go uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskaże dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów

2. Ponadto, Wykonawca składa wraz z ofertą:

1) oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynika, które roboty wykonają poszczególni wykonawcy,

2) dokument potwierdzający ustanowienie pełnomocnika zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy Pzp.