Organizacja wizyty studyjnej w Tarnowie i Krośnie w dniach 5–6 listopada 2026 r. dla koordynatorów dostępności i innych pracowników JST zajmujących się dostępnością

Przedmiotem zamówienia jest organizacja wizyty studyjnej w Tarnowie i Krośnie w dniach 5–6 listopada 2026 r. (wraz z noclegiem w przeddzień wizyty, tj. 4 listopada 2026 r.) dla koordynatorów dostępności i innych pracowników JST zajmujących się dostępnością, której celem jest zapoznanie się uczestników z ciekawymi rozwiązaniami z zakresu zapewnienia dostępności realizowanymi przez jednostki samorządu terytorialnego.

1. Opis usługi: Elementy wizyty: Dzień 0 (4 listopada 2026 r.): nocleg w Tarnowie (hotel musi znajdować się na terenie miasta Tarnów) Dzień 1 (5 listopada 2026 r.): a) śniadanie w hotelub) wizyta w 4–5 lokalizacjach na terenie Tarnowa (Tarnowskie Centrum Dialogu, Centrum Nauki i Techniki – Pasaż Odkryć, Centrum Usług Społecznych, ZAZ Słoneczne wzgórze, Dom Kultury Westerplatte)c) przerwa kawowad) obiad (w restauracji znajdującej się na trasie pomiędzy poszczególnymi zwiedzanymi obiektami lub w ich bezpośrednim sąsiedztwie)e) przejazd do Krosnaf) kolacjag) nocleg (hotel musi znajdować się na terenie miasta Krosno)Dzień 2 (6 listopada 2026 r.): a) śniadanie w hotelub) wizyta w 2 lokalizacjach na terenie Krosna (Inkubator Przedsiębiorczości, Szkoła Podstawowa z Oddziałami Sportowymi i Integracyjnymi nr 14 im. Polskich Olimpijczyków)c) obiad (w restauracji znajdującej się na trasie wizyty studyjnej)d) zakończenie wizyty, powrót do Tarnowa

2. Całość zamówienia musi zostać wykonana zgodnie ze Standardami Dostępności w Samorządzie – publikacją wypracowaną w ramach projektu „Dostępny samorząd 2.0”. Publikacja dostępna jest pod linkiem Standardy Dostępności w Samorządzie - Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji - Portal Gov.pl.

3. Zamawiający przekaże Wykonawcy informacje o obiektach/lokalizacjach, które odwiedzą uczestnicy, a także wszelkie informacje konieczne do zorganizowania i odbycia wizyty we wskazanych miejscach, w tym kontakty do osób reprezentujących samorządy – gospodarzy wizyt.

4. Godzinowy program wizyty, w tym kolejność zwiedzania poszczególnych lokalizacji oraz korzystania z przerwy kawowej i obiadowej, zostanie uzgodniony w toku roboczych kontaktów pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, z zachowaniem ram określonych w OPZ (liczba lokalizacji, czas trwania, zakres świadczeń). Ostateczna wersja programu zostanie zatwierdzona przez Zamawiającego w formie pisemnej.

5. Uczestnicy dotrą na miejsce noclegu w przeddzień wydarzenia oraz wrócą do miejsca zamieszkania po zakończeniu wizyty we własnym zakresie.

6. Program wizyty obejmie nie więcej niż 8 wizytowanych lokalizacji związanych z dostępnością, przy czym jednego dnia uczestnicy odwiedzą nie więcej niż 5 z nich. Czas trwania wizyty drugiego dnia wynosić będzie nie dłużej niż 8 godzin, z wyłączeniem podróży powrotnej do Tarnowa.

7. Wykonawca będzie na bieżąco informował Zamawiającego o proponowanych obiektach, w których uczestnicy skorzystają z posiłków i zakwaterowania, a nie później niż 5 dni przed terminem pierwszego noclegu pisemnie potwierdzi dokonanie rezerwacji noclegów, wyżywienia oraz rezerwacji wstępu do wszystkich obiektów przewidzianych w ramach wizyty, jeśli taka rezerwacja jest wymagana. Zamawiający ma prawo odmówić akceptacji proponowanego hotelu, restauracji lub innego obiektu, jeżeli nie spełnia on wymagań określonych w SWZ lub opisie przedmiotu zamówienia. W takim przypadku Wykonawca przedstawi nową propozycję w terminie wskazanym przez Zamawiającego.

8. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia uzasadnionej zmiany w programie wizyty, w tym dodanie jednej lokalizacji, przy czym nowa lokalizacja będzie się znajdować na terenie wizytowanych miast. Ewentualna zmiana w programie nie wpłynie na termin realizacji wizyty, nie będzie wiązać się z zakupem dodatkowych biletów i nie będzie generować przejazdów powyżej 20 km. Wszelkie ewentualne zmiany nie będą prowadzić do zmiany charakteru zamówienia ani obniżenia standardu usługi.

9. Uczestnicy wizyty: 9.

1. Łączna liczba uczestników nie będzie mniejsza niż 30 uczestników i nie większa niż 50 uczestników (w tym co najmniej 1 przedstawiciel Zamawiającego). Ostateczną liczbę osób biorących udział w wizycie Zamawiający poda najpóźniej 5 dni przed planowanym wyjazdem. 9.

2. Uczestnikami wizyty będą pracownicy urzędów miast, gmin i starostw powiatowych – uczestnicy projektu „Dostępny samorząd 2.0”, w szczególności koordynatorzy i zastępcy koordynatorów ds. dostępności. 9.

3. Za rekrutację uczestników odpowiada Zamawiający. 9.

4. Zamawiający przekaże Wykonawcy niezbędne dane do ubezpieczenia oraz zakwaterowania, w tym informacje o osobach ze szczególnymi potrzebami uczestniczących w wizycie. 9.

5. W wizycie mogą wziąć udział osoby ze szczególnymi potrzebami (niepełnosprawne oraz z ograniczoną zdolnością ruchową), którym Wykonawca musi zapewnić dostęp do transportu, obiektu hotelowego, w tym sali konferencyjnej, pomieszczeń restauracyjnych, pokoi z wymaganą przestrzenią manewrową i dostępną łazienką, parkingów z co najmniej 1 stanowiskiem dla osoby na wózku, pętli indukcyjnej.

10. Realizacja zadania będzie wymagała podpisania z Wykonawcą umowy powierzenia danych osobowych do przetwarzania. Wzór umowy stanowi załącznik nr 5 do SWZ.

11. Wykonawca jest zobowiązany do uzgodnienia z Zamawiającym i/lub osobami reprezentującymi samorządy (gospodarzami wizyt) szczegółów organizacyjnych dotyczących poszczególnych spotkań w ramach wizyty, w tym zapewnienia serwisu kawowego oraz odpowiedniego sprzętu na potrzeby prezentacji (komputer, projektor multimedialny, ekran, prezenter), jeśli będzie to konieczne do realizacji spotkania.c.d. w rodziale II SWZ

Termin realizacji: do 2026-11-25