Obsługa serwisowa urządzeń wielofunkcyjnych będących w użytkowaniu Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie wraz z możliwością dzierżawy urządzeń
Zamawiający
Szczegóły zamówienia
Kody CPV
Przebieg postępowania
-
Ogłoszenie o zamówieniu (ta strona) 05.05.2026
-
Wynik postępowania 01.06.2026
Analiza rynkowa
Opis zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest objęcie 285 szt. urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie, Delegaturach w Tarnowie oraz w Nowym Sączu kompleksową obsługą serwisową obejmującą naprawy, przeglądy techniczne, konserwację, wymianę uszkodzonych oraz zużytych podzespołów, a także nieodpłatną dostawę tonerów i pozostałych materiałów eksploatacyjnych wraz z prowadzeniem ich ewidencji, w celu zapewnienia ciągłej gotowości do pracy oraz utrzymania pełnej sprawności technicznej urządzeń wielofunkcyjnych. Szacunkowa ilość kopii czarno-białych dla zamówienia na 15 miesięcy – 6 432 500.Szacunkowa ilość kopii kolorowych dla zamówienia na 15 miesięcy – 1 485 000.W ramach usługi Wykonawca dostarczy Zamawiającemu i zainstaluje we wskazanych lokalizacjach – w razie potrzeby – do 30 sztuk nowych, kolorowych urządzeń wielofunkcyjnych A3, o parametrach określonych w zał. nr 6 do swz – specyfikacja techniczna dzierżawionego urządzenia, w okresie trwania umowy i na czas określony przez Zamawiającego.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki realizacji zamówienia zostały określone w załącznikach: – zał. nr 1 do swz – projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy (wzór umowy),– zał. nr 5 do swz – opis przedmiotu zamówienia – wykaz urządzeń wielofunkcyjnych,– zał. nr 6 do swz – specyfikacja techniczna dzierżawionego urządzenia.
Termin realizacji: 15 miesiące
Treść ogłoszenia
1 Zamawiający
| 1.1.) Rola zamawiającego | Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego |
|---|---|
| 1.2.) Nazwa zamawiającego | Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie |
| 1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny | REGON 000514176 |
| 1.5) Adres zamawiającego | — |
| 1.5.1.) Ulica | Basztowa 22 |
| 1.5.2.) Miejscowość | Kraków |
| 1.5.3.) Kod pocztowy | 31-156 |
| 1.5.4.) Województwo | małopolskie |
| 1.5.5.) Kraj | Polska |
| 1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3 | PL213 - Miasto Kraków |
| 1.5.9.) Adres poczty elektronicznej | zamowienia.publiczne@malopolska.uw.gov.pl |
| 1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego | www.malopolska.uw.gov.pl |
| 1.6.) Rodzaj zamawiającego | Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej) |
| 1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego | Ogólne usługi publiczne |
2 Informacje podstawowe
| 2.1.) Ogłoszenie dotyczy | Zamówienia publicznego |
|---|---|
| 2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług | Nie |
| 2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej | Obsługa serwisowa urządzeń wielofunkcyjnych będących w użytkowaniu Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie wraz z możliwością dzierżawy urządzeń |
| 2.4.) Identyfikator postępowania | ocds-148610-7239451a-de48-434b-a8f2-68e844398e86 |
| 2.5.) Numer ogłoszenia | 2026/BZP 00229280 |
| 2.6.) Wersja ogłoszenia | 01 |
| 2.7.) Data ogłoszenia | 2026-05-05 |
| 2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań | Tak |
| 2.9.) Numer planu postępowań w BZP | 2026/BZP 00117855/02/P |
| 2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań | 2.3.2 Obsługa serwisowa urządzeń wielofunkcyjnych będących w użytkowaniu Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie wraz z możliwością dzierżawy urządzeń |
| 2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy | Nie |
| 2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej | Nie |
| 2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną | Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy |
3 Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja
| 3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania | https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-7239451a-de48-434b-a8f2-68e844398e86 |
|---|---|
| 3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia | Nie |
| 3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej | Tak |
| 3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej | Środki komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będziekomunikował się z wykonawcami oraz wymagania techniczne dla Dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacjielektronicznej, zostały określone w punkcie 3 swz.Adres strony internetowej prowadzonego postępowania (link prowadzący bezpośrednio do widoku postępowania na Platformie e-Zamówienia): https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-7239451a-de48-434b-a8f2-68e844398e86 |
| 3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej | Do podpisania oferty konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego lub podpisu zaufanego. Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej zostały określone wpunkcie 3 i 7 swz. |
| 3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne | Nie |
| 3.12.) Oferta - katalog elektroniczny | Nie dotyczy |
| 3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu | polski |
| 3.15.) RODO (obowiązek informacyjny) | Klauzula informacyjna RODO znajduje się w pkt 23 swz. |
4 Przedmiot zamówienia
| 4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. | — |
|---|---|
| 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe | Nie |
| 4.1.2.) Numer referencyjny | WL-IV.272.27.2026 |
| 4.1.3.) Rodzaj zamówienia | Usługi |
| 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania | Nie |
| 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych | Nie |
| 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia | Nie |
| 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia | — |
| 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia | 1. Przedmiotem zamówienia jest objęcie 285 szt. urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie, Delegaturach w Tarnowie oraz w Nowym Sączu kompleksową obsługą serwisową obejmującą naprawy, przeglądy techniczne, konserwację, wymianę uszkodzonych oraz zużytych podzespołów, a także nieodpłatną dostawę tonerów i pozostałych materiałów eksploatacyjnych wraz z prowadzeniem ich ewidencji, w celu zapewnienia ciągłej gotowości do pracy oraz utrzymania pełnej sprawności technicznej urządzeń wielofunkcyjnych. Szacunkowa ilość kopii czarno-białych dla zamówienia na 15 miesięcy – 6 432 500.Szacunkowa ilość kopii kolorowych dla zamówienia na 15 miesięcy – 1 485 000.W ramach usługi Wykonawca dostarczy Zamawiającemu i zainstaluje we wskazanych lokalizacjach – w razie potrzeby – do 30 sztuk nowych, kolorowych urządzeń wielofunkcyjnych A3, o parametrach określonych w zał. nr 6 do swz – specyfikacja techniczna dzierżawionego urządzenia, w okresie trwania umowy i na czas określony przez Zamawiającego.2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki realizacji zamówienia zostały określone w załącznikach: – zał. nr 1 do swz – projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy (wzór umowy),– zał. nr 5 do swz – opis przedmiotu zamówienia – wykaz urządzeń wielofunkcyjnych,– zał. nr 6 do swz – specyfikacja techniczna dzierżawionego urządzenia. |
| 4.2.6.) Główny kod CPV | 50313000-2 - Konserwacja i naprawa maszyn reprograficznych |
| 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV | 50313100-3 - Usługi w zakresie naprawy fotokopiarek 50313200-4 - Usługi w zakresie konserwacji fotokopiarek 30125000-1 - Części i akcesoria do aparatów fotokopiujących 30125120-8 - Toner do fotokopiarek |
| 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje | Nie |
| 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej | 15 miesiące |
| 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia | Nie |
| 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane | Nie |
| 4.3.) Kryteria oceny ofert | — |
| 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert | Punktowo |
| 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert | Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe |
| Kryterium 1 | — |
| 4.3.5.) Nazwa kryterium | Cena |
| 4.3.6.) Waga | 60 |
| Kryterium 2 | — |
| 4.3.4.) Rodzaj kryterium | serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji. |
| 4.3.5.) Nazwa kryterium | Czas przywrócenia pełnej funkcjonalności urządzenia wielofunkcyjnego |
| 4.3.6.) Waga | 25 |
| Kryterium 3 | — |
| 4.3.4.) Rodzaj kryterium | inne. |
| 4.3.5.) Nazwa kryterium | Dostarczenie oryginalnych tonerów |
| 4.3.6.) Waga | 10 |
| Kryterium 4 | — |
| 4.3.4.) Rodzaj kryterium | inne. |
| 4.3.5.) Nazwa kryterium | Posiadanie certyfikatu ISO 9001:2015 |
| 4.3.6.) Waga | 5 |
| 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert | Nie |
5 Kwalifikacja wykonawców
| 5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia | Tak |
|---|---|
| 5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia | Art. 109 ust. 1 pkt 4 Art. 109 ust. 1 pkt 7 |
| 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu | Tak |
| 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. | O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące: 1) zdolności technicznej lub zawodowej, tj.: Wykonawca musi wykazać, że w ciągu ostatnich 3 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonał lub wykonuje co najmniej jedną usługę serwisu wraz z dostawą i wymianą materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych dla minimum 250 urządzeń kopiująco-drukujących, trwającą nieprzerwanie minimum 1 rok. 2) sytuacji ekonomicznej lub finansowej, tj.: Wykonawca musi posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę minimalną 200 000 zł (dwieście tysięcy złotych). |
| 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy | Tak |
| 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu | Wykonawca, którego oferta zostanie oceniona najwyżej zostanie wezwany do złożenia przed udzieleniem zamówienia - w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 5 dni – podmiotowych środków dowodowych, tj. aktualnych na dzień złożenia oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu i brak podstaw do wykluczenia z postępowania, tj.: oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu/ach, o którym/ych mowa w pkt 6.1.4), 6.1.6), 6.8.3) oraz 6.8.5) lit. d) swz, składanym/ych na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy – w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego w pkt 5.3 swz – odpowiednio: a) Wykonawcy lub każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia; b) podmiotu/ów, na którego/ych zdolnościach technicznych lub zawodowych polega Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu – jeżeli dotyczy. |
| 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu | Wykonawca, którego oferta zostanie oceniona najwyżej zostanie wezwany do złożenia przed udzieleniem zamówienia - w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 5 dni – podmiotowych środków dowodowych, tj. aktualnych na dzień złożenia oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, tj.:1) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane – na potwierdzenie spełniania warunku udziału określonego w pkt. 5.1.1) swz.UWAGA! Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, składany „wykaz usług” dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.2) dowodów dotyczących usług wykazanych w wykazie usług o którym mowa w ppkt. 1, określających, czy usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy.UWAGA! W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.3) dokumentów potwierdzających, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia – na potwierdzenie spełniania warunku udziału określonego w pkt. 5.1.2) swz. |
6 Warunki zamówienia
| 6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe | Nie |
|---|---|
| 6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną | Nie |
| 6.4.) Zamawiający wymaga wadium | Tak |
| 6.4.1) Informacje dotyczące wadium | 1. Wykonawca przystępujący do postępowania jest zobowiązany wnieść wadium w wysokości: 7 500,00 zł (słownie: siedem tysięcy pięćset złotych). 2. Wadium może być wniesione w jednej lub kilku z poniższych form: 1) pieniądzu na konto bankowe wskazane w pkt. 9.4., 2) gwarancjach bankowych, 3) gwarancjach ubezpieczeniowych, 4) poręczeniach udzielonych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. 3. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert. 4. W przypadku wnoszenia wadium w pieniądzu, ustaloną kwotę należy wnieść przelewem na rachunek depozytowy Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: Narodowy Bank Polski nr 94 1010 1270 0051 2213 9120 0000 z dopiskiem „WL-IV.272.27.2026 wadium – serwis urządzeń wielofunkcyjnych”. 5. Za termin wniesienia wadium w pieniądzu przyjmuje się termin uznania rachunku Zamawiającego. 6. Wadium w formie innej niż w pieniądzu, Wykonawca wnosi w postaci elektronicznej poprzez zamieszczenie na platformie zakupowej oryginału dokumentu wadialnego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym osób upoważnionych do jego wystawienia tj. przez Gwaranta – wystawcę tego dokumentu. Beneficjentem wadium jest Zamawiający. 7. Dokument wadium wniesiony w formie gwarancji/poręczenia powinien zawierać klauzulę o gwarantowaniu wypłaty należności w sposób nieodwołalny, bezwarunkowy i na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego. Tak wnoszone wadium powinno zabezpieczać złożoną ofertę na cały okres związania ofertą, poczynając od dnia składania ofert. Spory pomiędzy Zamawiającym a wystawcą gwarancji/poręczenia, wynikające z udzielonej gwarancji/ poręczenia, rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 8. W przypadku wniesienia wadium w formie określonej w ppkt 2.2)-4), Zamawiający wymaga, aby z treści gwarancji lub poręczenia wynikało czyjej oferty ta gwarancja/to poręczenie dotyczy. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wymagane jest, aby wymienieni zostali wszyscy wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, którzy złożyli daną ofertę. |
| 6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy | Tak |
| 6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia | zostały określone w pkt 6.8 swz. |
| 6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane | Nie |
7 Projektowane postanowienia umowy
| 7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek | Nie |
|---|---|
| 7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy | Tak |
| 7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia | 1. Zasady zmian zawartej umowy w sprawie zamówienia publicznego określone zostały w art. 455 ustawy. 2. Dopuszczalne zmiany treści zawartej umowy na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy oraz rodzaj, zakres i warunki dokonania takich zmian zostały określone we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 1 do swz. |
| 7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia | Tak |
| 7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia | w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy |
8 Procedura
| 8.1.) Termin składania ofert | 2026-05-14 08:00 |
|---|---|
| 8.2.) Miejsce składania ofert | Otwarcie ofert następuje przy wykorzystaniu Platformy e-Zamówienia: https://ezamowienia.gov.pl |
| 8.3.) Termin otwarcia ofert | 2026-05-14 08:30 |
| 8.4.) Termin związania ofertą | do 2026-06-12 |
Wadium
Informacje dodatkowe
Najczęściej zadawane pytania
Jaki jest termin składania ofert?
Termin składania ofert upływa 14.05.2026 08:00. Termin już minął.
Kto jest zamawiającym?
Zamawiającym jest Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie z siedzibą w Kraków.
Czy przetarg wymaga wadium?
Tak, zamawiający wymaga wniesienia wadium w kwocie 7 500,00 PLN.
Do jakiej branży należy to zamówienie?
Zamówienie należy do branży: Naprawy i konserwacja (CPV: 50313000-2).
Gdzie znaleźć pełną dokumentację?
Pełna dokumentacja jest dostępna na platformie BZP. Przejdź do ogłoszenia →