Digitalizacja teczek osobowych ZASP z zasobów Instytutu Teatralnego im. Zbigniewa Raszewskiego w Warszawie
Informacje o zamówieniu
Zamawiający
Lokalizacja zamawiającego
Przybliżona lokalizacja miejscowości zamawiającego (Warszawa). Dane: GeoNames, OpenStreetMap.
Szczegóły zamówienia
Kody CPV
Analiza rynkowa i konkurencja
W skrócie
Zamówienie obejmuje cyfrowe odwzorowanie archiwalnych dokumentów analogowych dotyczących członków Związku Artystów Scen Polskich — aktorów, reżyserów, śpiewaków, tancerzy i choreografów. Zasoby zawierają unikalne materiały z działalności artystycznej i związkowej, sięgające lat 40. XX wieku. Prace obejmują skanowanie dokumentów drukowanych i rękopiśmiennych.
Kluczowe wymagania
- Doświadczenie w digitalizacji i archiwizacji zasobów historycznych oraz archiwalnych
- Zdolność obsługi wrażliwych dokumentów zabytkowych z zachowaniem ich integralności
- Profesjonalny sprzęt skanujący umożliwiający przetwarzanie różnych formatów i materiałów
- System katalogowania i indeksowania dokumentów cyfrowych
- Gwarancja jakości skanów spełniająca standardy archiwalne i konserwatorskie
Wyłuskane z treści ogłoszenia — pełne i wiążące warunki znajdziesz w dokumentacji (SWZ).
Zapytaj o ten przetarg
Masz pytanie o warunki udziału, terminy albo wymagania? Zadaj je własnymi słowami — odpowiemy na podstawie treści tego ogłoszenia. Za darmo.
Konkurencja i ceny — Usługi biznesowe i prawne
W kategorii Usługi biznesowe i prawne rozstrzygnięte postępowania otrzymują średnio 3,9 oferty (konkurencja średnia); 73% ma co najmniej dwie oferty. Mediana wartości udzielonych zamówień to 249 489,45 PLN, a typowy przedział cen wynosi od 93 578,40 PLN do 571 704,00 PLN.
Na podstawie 20 917 rozstrzygnięć z BZP w tej kategorii. Zobacz wszystkie przetargi: Usługi biznesowe i prawne.
Sprawdź opłacalność startu
Podaj koszt przygotowania oferty i swoją marżę, a my oszacujemy oczekiwaną wartość finansową udziału w tym postępowaniu na podstawie danych z tej kategorii i regionu.
Analiza rynkowa
Przedmiot zamówienia
Opis zamówienia
1. Przedmiotem zamówieni pod nazwą „Digitalizacja teczek osobowych ZASP z zasobów Instytutu Teatralnego im. Zbigniewa Raszewskiego w Warszawie” jest odwzorowanie cyfrowedokumentów analogowych, drukowanych lub rękopiśmiennych dotyczących członków Związku Artystów Scen Polskich. To całkowicie nieodtwarzalny zasób zawierający dokumenty związanez działalnością artystyczną i związkową kilku tysięcy twórców polskiego teatru – aktorów,reżyserów, śpiewaków, tancerzy, choreografów. Najstarsze dokumenty pochodzą z lat 40. XXwieku. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, znajduje się w załącznika do SWZ: Opis Przedmiotu Zamówienia oraz w projektowanych postanowieniach umowy.
Termin realizacji: do 2026-12-08
Treść ogłoszenia
1Zamawiający
- Rola zamawiającego
- Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
- Nazwa zamawiającego
- Instytut Teatralny im. Zbigniewa Raszewskiego
- Krajowy Numer Identyfikacyjny
- REGON 015508468
- Ulica
- Jazdów 1
- Miejscowość
- Warszawa
- Kod pocztowy
- 00-467
- Województwo
- mazowieckie
- Kraj
- Polska
- Lokalizacja NUTS 3
- PL911 - Miasto Warszawa
- Adres poczty elektronicznej
- zp@instytut-teatralny.pl
- Adres strony internetowej zamawiającego
- https://www.instytut-teatralny.pl
- Rodzaj zamawiającego
- Zamawiający publiczny - inny zamawiający
- Przedmiot działalności zamawiającego
- Rekreacja, kultura i religia
2Informacje podstawowe
- Ogłoszenie dotyczy
- Zamówienia publicznego
- Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług
- Nie
- Nazwa zamówienia albo umowy ramowej
- Digitalizacja teczek osobowych ZASP z zasobów Instytutu Teatralnego im. Zbigniewa Raszewskiego w Warszawie
- Identyfikator postępowania
- ocds-148610-fd09db67-612d-4eb1-a165-7fef9b35e99d
- Numer ogłoszenia
- 2026/BZP 00450965
- Wersja ogłoszenia
- 01
- Data ogłoszenia
- 2026-09-22
- Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań
- Nie
- O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy
- Nie
- Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej
- Nie
- Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
- Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
3Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja
- Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
- https://instytutteatralny.eb2b.com.pl
- Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia
- Nie
- Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej
- Tak
- Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej
- https://instytutteatralny.eb2b.com.pl
- Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej
- 2. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie rodzajów podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.5. Wykonawca przystępując do postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując, w przypadku posiadania konta w Platformie Zakupowej, akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://instytutteatralny.eb2b.com.pl, oraz uznaje go za wiążący. Zamawiający poniżej określa instrukcję korzystania z Platformy Zakupowej w niniejszym postępowaniu: a) w zakładce „Postępowania”, dalej „Lista postępowań otwartych” wykonawca wybiera niniejsze postępowanie oraz korzystając z polecenia „Zgłoś się do udziału w postępowaniu”, przechodzi odpowiednio do Formularza rejestracyjnego - w przypadku, kiedy wykonawca nie posiada konta na Platformie, lub panelu logowania użytkownika na Platformie w przypadku posiadania konta na Platformie;b) po wypełnieniu formularza rejestracyjnego wykonawca otrzymuje wiadomość elektroniczną (e-mail) informującą, że może dokonać pierwszego logowania do Platformy. UWAGA: Rejestracja nowego konta podlega weryfikacji i akceptacji Operatora, która może potrwać do 24h (8h roboczych);c) zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania wykonawcy do Platformy. Po wprowadzeniu danych użytkownika tj. adresu e-mail oraz hasła zgłoszenie jest automatycznie akceptowane przez Platformę;d) w przypadku składania oferty i innych dokumentów wymaganych w Ogłoszeniu o zamówieniu oraz SWZ wformie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym odbywa się to za pośrednictwem Platformy Zakupowej, poprzez wybranie polecenia „Dodaj załącznik” i wybranie docelowego pliku, który ma zostać wczytany. Wykonawca opisuje załącznik nazwą umożliwiającą jego identyfikację. W przypadku zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa w treści dokumentu, wykonawca zaznacza polecenie „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”. Wczytanie załącznika następuje poprzez polecenie „Zapisz”. Potwierdzeniem prawidłowo złożonych dokumentów jest komunikat systemowy „Plik został wczytany”;e) w przypadku oferty wykonawca składa dokumenty w formie zaszyfrowanej, dlatego też dokumenty złożone przez Platformę nie są widoczne do momentu odszyfrowania dokumentów przez Zamawiającego, który następuje po terminie składania ofert;f) wykonawca może także samodzielnie wycofać złożone przez siebie dokumenty. W tym celu w zakładce„Załączniki” należy skorzystać z polecenia „Usuń”, uprzednio wybrany przez siebie plik z dokumentem/dokumentami;g) wykonawca po upływie terminu składania ofert nie może skutecznie dokonać zmiany ani wycofać złożonych dokumentów6. Zamawiający, zgodnie z § 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452; dalej jako „Rozporządzenie”) określa dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego jako:1) dokumenty w formacie „pdf’ należy podpisywać formatem PAd ES;2) Zamawiający dopuszcza podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf”, wtedy należy użyć formatu XAd ES.
- Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne
- Nie
- Oferta - katalog elektroniczny
- Nie dotyczy
- Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu
- polski
4Przedmiot zamówienia
- Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe
- Nie
- Numer referencyjny
- IT/1/2026
- Rodzaj zamówienia
- Usługi
- Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania
- Nie
- Możliwe jest składanie ofert częściowych
- Nie
- Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia
- Nie
- Krótki opis przedmiotu zamówienia
- 1. Przedmiotem zamówieni pod nazwą „Digitalizacja teczek osobowych ZASP z zasobów Instytutu Teatralnego im. Zbigniewa Raszewskiego w Warszawie” jest odwzorowanie cyfrowedokumentów analogowych, drukowanych lub rękopiśmiennych dotyczących członków Związku Artystów Scen Polskich. To całkowicie nieodtwarzalny zasób zawierający dokumenty związanez działalnością artystyczną i związkową kilku tysięcy twórców polskiego teatru – aktorów,reżyserów, śpiewaków, tancerzy, choreografów. Najstarsze dokumenty pochodzą z lat 40. XXwieku. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, znajduje się w załącznika do SWZ: Opis Przedmiotu Zamówienia oraz w projektowanych postanowieniach umowy.
- Główny kod CPV
- 79999100-4 - Usługi skanowania
- Zamówienie obejmuje opcje
- Nie
- Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej
- do 2026-12-08
- Zamawiający przewiduje wznowienia
- Nie
- Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane
- Nie
- Sposób oceny ofert
- Cena 100%
- Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert
- Procentowo
- Stosowane kryteria oceny ofert
- Wyłącznie kryterium ceny
- Nazwa kryterium
- Cena
- Waga
- 100
- Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert
- Nie
5Kwalifikacja wykonawców
- Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia
- Nie
- Warunki udziału w postępowaniu
- Tak
- Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
- 1. O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: 1) nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 i art. 109 ust. 1 pkt 3) i 4) Ustawy oraz nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 5k ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r., oraz na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. 2) spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności do występowania w obrocie gospodarczym. Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. 3) spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące uprawnień do wykonywania określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wnika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. 4) spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące sytuacji ekonomicznej lub finansowej. Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. 5) spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej: DOŚWIADCZENIE Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, co najmniej 3 (trzy) zamówienia 11 (rozumiane jako trzy odrębne umowy) polegające na usłudze digitalizacji (skanowania), o wartości nie mniejszej niż 250 000 zł brutto każda z nich. UWAGA W przypadku wykazania się przez Wykonawcę doświadczeniem w zakresie usługi wykonywanej (będącej w trakcie realizacji), Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli do upływu terminu składania ofert usługa została wykonana na kwotę nie mniejszą niż określona w warunku. CERTYFIKATY Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej, jeżeli wykaże, że posiada wdrożone i stosowane systemy zarządzania: - system zarządzania jakością zgodny z normą ISO 9001:2015; - system zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodny z normą ISO/IEC 27001:2022; - system zarządzania środowiskowego zgodny z normą ISO 14001:2015. ZAMAWIAJĄCY WYMAGA PODANIA W OFERCIE nazwę oprogramowania posiadającego certyfikat zgodności z normą ISO 15408, które zostanie użyte do usunięcia danych należy dołączyć do oferty.
- Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy
- Tak
- Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu
- 2. DOKUMENTY SKŁADANE NA WEZWANIE (WYKAZ PODMIOTOWYCH ŚRODKÓWDOWODOWYCH)a) wykaz usług – wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłychrównież wykonywanych, w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeliokres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ichwartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostaływykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługizostały wykonane lub są wykonywane należycie – załącznik nr 5 do SWZ - dowodami, októrych mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzeczktórego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lubciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest18w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeńpowtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumentypotwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich3 miesięcy;- dowody, o których mowa w zdaniu poprzednim muszą zostać złożone w oryginale lubkopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę (osobę/osobyupoważnioną/ upoważnione do reprezentowania Wykonawcy).b) certyfikaty wydane przez akredytowaną jednostkę certyfikującą, potwierdzającychzgodność stosowanego przez Wykonawcę systemu zarządzania z wymaganiamiwłaściwej normy, przy czym certyfikaty muszą być ważne na dzień składania ofert. Wprzypadku gdy zakres certyfikacji nie obejmuje całości działalności Wykonawcy, zcertyfikatu musi wynikać, że system zarządzania obejmuje działalność odpowiadającąprzedmiotowi niniejszego zamówienia. Zamawiający dopuszcza wykazanie spełnianiawarunku za pomocą równoważnych środków dowodowych, jeżeli Wykonawca z przyczynod niego niezależnych nie ma możliwości uzyskania odpowiednich certyfikatów lub niema możliwości ich uzyskania w odpowiednim terminie, pod warunkiem że przedstawioneśrodki dowodowe potwierdzają, że stosowany przez Wykonawcę system zarządzaniaspełnia wymagania właściwej normy.;
- Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu
- 2. DOKUMENTY SKŁADANE NA WEZWANIE (WYKAZ PODMIOTOWYCH ŚRODKÓWDOWODOWYCH)a) wykaz usług – wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłychrównież wykonywanych, w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeliokres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ichwartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostaływykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługizostały wykonane lub są wykonywane należycie – załącznik nr 5 do SWZ - dowodami, októrych mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzeczktórego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lubciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest18w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeńpowtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumentypotwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich3 miesięcy;- dowody, o których mowa w zdaniu poprzednim muszą zostać złożone w oryginale lubkopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę (osobę/osobyupoważnioną/ upoważnione do reprezentowania Wykonawcy).b) certyfikaty wydane przez akredytowaną jednostkę certyfikującą, potwierdzającychzgodność stosowanego przez Wykonawcę systemu zarządzania z wymaganiamiwłaściwej normy, przy czym certyfikaty muszą być ważne na dzień składania ofert. Wprzypadku gdy zakres certyfikacji nie obejmuje całości działalności Wykonawcy, zcertyfikatu musi wynikać, że system zarządzania obejmuje działalność odpowiadającąprzedmiotowi niniejszego zamówienia. Zamawiający dopuszcza wykazanie spełnianiawarunku za pomocą równoważnych środków dowodowych, jeżeli Wykonawca z przyczynod niego niezależnych nie ma możliwości uzyskania odpowiednich certyfikatów lub niema możliwości ich uzyskania w odpowiednim terminie, pod warunkiem że przedstawioneśrodki dowodowe potwierdzają, że stosowany przez Wykonawcę system zarządzaniaspełnia wymagania właściwej normy.;
- Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów
- W związku z ograniczoną ilością miejsc, Zamawiający wskazuje, że wszelkie informacje zawarte są w SWZ
6Warunki zamówienia
- Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe
- Nie
- Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną
- Nie
- Zamawiający wymaga wadium
- Nie
- Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy
- Nie
- Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane
- Nie
7Projektowane postanowienia umowy
- Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek
- Nie
- Zamawiający przewiduje zmiany umowy
- Tak
- Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia
- W związku z ograniczona ilością miejsc, Zamawiający wskazuje, że rodzaj, zmiany i zakres umowy znajduje się w PPU.
- Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia
- Nie
8Procedura
- Termin składania ofert
- 2026-09-30 10:00
- Miejsce składania ofert
- https://instytutteatralny.eb2b.com.pl
- Termin otwarcia ofert
- 2026-09-30 11:00
- Termin związania ofertą
- 30 dni
Warunki i informacje dodatkowe
Informacje dodatkowe
Najczęściej zadawane pytania
Jaki jest termin składania ofert?
Termin składania ofert upływa 30.09.2026 10:00. Pozostało 8 dni.
Kto jest zamawiającym?
Zamawiającym jest Instytut Teatralny im. Zbigniewa Raszewskiego z siedzibą w Warszawa.
Do jakiej branży należy to zamówienie?
Zamówienie należy do branży: Usługi biznesowe i prawne (CPV: 79999100-4).
Gdzie znaleźć pełną dokumentację?
Pełna dokumentacja jest dostępna na platformie BZP. Przejdź do ogłoszenia →
Znajdź aktywne przetargi podobne do tego — analiza znaczeniowa i alert na kolejne