usługa kompleksowej obsługi księgowej i kadrowo-płacowej

Zamawiający

Nazwa Ensemble3

Miasto Warszawa

Województwo Mazowieckie

NIP 1182211096

Adres Wólczyńska 133, 01-919 Warszawa

Email przetargi@ensemble3.eu

Strona WWW ensemble3.eu

Szczegóły zamówienia

Rodzaj Usługi

Branża (CPV) 79200000-6 — Usługi biznesowe i prawne

Numer ogłoszenia 2026/BZP 00232872

Data publikacji 07.05.2026 11:28

Kody CPV

79200000-6 Usługi biznesowe

Analiza rynkowa

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej obsługi księgowej i kadrowo-płacowej

Termin realizacji: 24 miesiące

Treść ogłoszenia

1 Zamawiający

1.1.) Rola zamawiającego	Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego	Ensemble3
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny	REGON 386406355
1.5) Adres zamawiającego	—
1.5.1.) Ulica	Wólczyńska 133
1.5.2.) Miejscowość	Warszawa
1.5.3.) Kod pocztowy	01-919
1.5.4.) Województwo	mazowieckie
1.5.5.) Kraj	Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3	PL911 - Miasto Warszawa
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej	przetargi@ensemble3.eu
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego	https://ensemble3.eu
1.6.) Rodzaj zamawiającego	Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego	Inna działalność

2 Informacje podstawowe

2.1.) Ogłoszenie dotyczy	Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług	Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej	usługa kompleksowej obsługi księgowej i kadrowo-płacowej
2.4.) Identyfikator postępowania	ocds-148610-9cbeef7d-add3-491c-be8f-c982a56dadac
2.5.) Numer ogłoszenia	2026/BZP 00232872
2.6.) Wersja ogłoszenia	01
2.7.) Data ogłoszenia	2026-05-07
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań	Nie
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy	Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej	Tak
2.15.) Nazwa projektu lub programu	The project has received funding from the European Union’s Horizon 2020 research and innovation programme under grant agreement No 857543
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną	Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3 Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania	https://platformazakupowa.pl/pn/ensemble3
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia	Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej	Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej	https://platformazakupowa.pl/pn/ensemble3
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej	Postępowanie prowadzone w formieelektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/ensemble3
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne	Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny	Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu	polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny)	Klauzula informacyjna na temat uprawnień wynikających z rozporządzenia RODO zostałazawarta w załączniku nr 5 do SWZ.

4 Przedmiot zamówienia

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.	—
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe	Nie
4.1.2.) Numer referencyjny	1/TPBN/2026
4.1.3.) Rodzaj zamówienia	Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania	Tak
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych	Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia	Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia	—
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia	Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej obsługi księgowej i kadrowo-płacowej
4.2.6.) Główny kod CPV	79200000-6 - Usługi księgowe, audytorskie i podatkowe
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje	Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej	24 miesiące
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia	Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane	Tak
4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane	Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy PZP w zakresie odpowiadającym zamówieniu podstawowemu to jest kompleksowej obsłudze księgowej i kadrowo-płacowej. Zamówienie podobne będzie udzielone na okres maksymalnie 24 miesięcy lub do wykorzystania kwoty 544 520,90 zł brutto (słownie: pięćset czterdzieści cztery tysiące pięćset dwadzieścia złotych i 90/100), w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi wcześniej
4.3.) Kryteria oceny ofert	—
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert	Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert	Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1	—
4.3.5.) Nazwa kryterium	Cena
4.3.6.) Waga	70
Kryterium 2	—
4.3.4.) Rodzaj kryterium	organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia
4.3.5.) Nazwa kryterium	Kwalifikacje specjalisty ds. finansowo-księgowych
4.3.6.) Waga	15
Kryterium 3	—
4.3.4.) Rodzaj kryterium	organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia
4.3.5.) Nazwa kryterium	Kwalifikacje specjalisty ds. kadrowo płacowych
4.3.6.) Waga	15
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert	Nie

5 Kwalifikacja wykonawców

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia	Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia	Art. 109 ust. 1 pkt 4 Art. 109 ust. 1 pkt 7 Art. 109 ust. 1 pkt 8
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu	Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.	O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy: 1 Posiadają zdolność do występowania w obrocie gospodarczym; Zamawiający nie precyzuje warunku w tym zakresie. 2 Posiadają uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej o ile wynika to z odrębnych przepisów. Zamawiający nie precyzuje warunku w tym zakresie. 3 Posiadają zdolność ekonomiczną i finansową niezbędną do realizacji zamówienia. Zamawiający nie precyzuje warunku w tym zakresie. 4 Posiadają zdolności techniczne lub zawodowe do realizacji zamówienia. 4.1 Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu do składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał lub wykonuje w sposób należyty co najmniej 2 usługi, z których: a) każda usługa o wartości co najmniej 100.000,00 PLN brutto realizowana była / jest w sposób nieprzerwany przez okres co najmniej 12 miesięcy; b) co najmniej jedna polegała/polega na świadczeniu usług obsługi księgowej, c) co najmniej jedna polegała/polega na świadczeniu usług obsługi kadrowo-płacowej; Uwaga: • Pod pojęciem usługi Zamawiający rozumie jedną umowę zawartą z jednym podmiotem; • Zamawiający dopuszcza sytuację, iż w ramach jednej umowy realizowane były/są obydwie usługi, w takiej sytuacja wartość każdej z usług musi wynosić co najmniej 100.000,00 PLN brutto; • Pod pojęciem usługi wykonanej należy rozumieć usługę zrealizowaną (zakończoną); • Pod pojęciem usługi wykonywanej należy rozumieć usługę będącą w trakcie realizacji (usługę aktualnie wykonywaną), przy czym jeśli Wykonawca powoła się na usługę realizowaną, musi wykazać, że jej już zrealizowana część spełnia ww. wymagania; • Wykonawca może wykazać się usługą o szerszym zakresie niż wskazany w warunku zamówienia, jednak usługa ta musi spełniać wymagania minimalne określone w niniejszym SWZ. W wykazie usług należy wskazać zarówno wartość całej usługi, jak również podać wartość usługi dotyczącej określonej w niniejszym warunku; • W przypadku oferty składanej przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o wykonanie zamówienia wystarczy, że powyższy warunek spełni jeden z nich samodzielnie; Wykonawcy mogą spełnić warunek łącznie; • Zamawiający nie dopuszcza możliwości sumowania usług z różnych kontraktów w celu uzyskania ww. wartości minimalnej. 4.2 W zakresie potencjału kadrowego Wykonawca: a) będzie dysponował do realizacji przedmiotu umowy min. 1 osobą - specjalistą ds. finansowo-księgowych, która posiada minimum 24 miesięczne (przepracowane niezależnie od formy zatrudnienia pełne miesiące) doświadczenie w zakresie obsługi finansowo – księgowej oraz posiada wyższe wykształcenie ekonomiczne (II stopnia – magister). Wykazywane doświadczenie musi być zdobyte w okresie ostatnich 4 lat przed wszczęciem postępowania; b) będzie dysponował do realizacji przedmiotu umowy min. 1 osobą - specjalistą ds. kadrowo-płacowych, która posiada minimum 24 miesięczne (przepracowane niezależnie od formy zatrudnienia pełne miesiące) doświadczenie w zakresie obsługi kadrowo-płacowej oraz posiada wyższe wykształcenie ekonomiczne (II stopnia – magister). Wykazywane doświadczenie musi być zdobyte w okresie ostatnich 4 lat przed wszczęciem postępowania; c) będzie dysponował do realizacji przedmiotu umowy min. 1 osobą – koordynatorem umowy, który posiada minimum 24 miesięczne (przepracowane niezależnie od formy zatrudnienia pełne miesiące) doświadczenie na stanowisku kierowniczym/zarządczym/właścicielskim, która odpowiadała za koordynowanie realizacji umów. Wykazywane doświadczenie musi być zdobyte w okresie ostatnich 4 lat przed wszczęciem postępowania. Zamawiający nie dopuszcza, łączenia funkcji, o których mowa w pkt. a) oraz b) powyżej. Wykonawca, skieruje ww. osoby do realizacji przedmiotu Umowy.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy	Tak
5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu	1) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.2) Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamiast: odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.3) Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w § 4 ust.1 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 30 grudnia 2020 roku w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. poz. 2415 z 2020 roku), lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2, 4, art. 109 ust. 1 pkt1, 2 lit. a i b oraz pkt 3 ustawy PZP, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczeniem wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczeniem osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięga, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy.
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu	1) Wykazu usług, wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy – zgodnie z załącznikiem nr 7 do SWZ2) Wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami które będą uczestniczyć w wykonywaniu Zamówienia – zgodnie z Załącznikiem nr 8 do SWZ.

6 Warunki zamówienia

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe	Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną	Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium	Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy	Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia	Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane	Nie

7 Projektowane postanowienia umowy

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek	Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy	Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia	1. Na podstawie art. 455 ust. 1 pkt. 1) Pzp, Strony przewidują możliwość dokonania zmiany Umowy, jeżeli wystąpi co najmniej jedna z niżej wymienionych okoliczności: a. nastąpi zmiana wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w wyniku zmiany stawki podatku od towarów i usług, b. wystąpią niezależne od Stron okoliczności, związane z koniecznością zmiany okresu realizacji Umowy, i których przy dołożeniu należytej staranności Strony na dzień podpisania Umowy przewidzieć nie mogły, a wynikają one ze zmian przepisów prawa, które nastąpiły w czasie realizacji Umowy lub wystąpią zdarzenia związane z siłą wyższą, c. w sytuacji zmiany obowiązujących przepisów prawa, jeżeli zgodnie z nimi konieczne będzie dostosowanie treści Umowy do aktualnego stanu prawnego, d. w wypadku zmian mających na celu polepszenie jakości świadczonych Usług (bez możliwości zmiany wysokości wynagrodzenia Wykonawcy) lub obniżenia wynagrodzenia Wykonawcy za świadczone przez Wykonawcę Usługi, e. w przypadku zmiany Wykonawcy, Podwykonawcy lub rezygnacji z udziału Podwykonawcy przy świadczeniu Usług. Jeżeli zmiana dotyczy Wykonawcy lub podmiotu trzeciego, na zasobach którego Wykonawca opierał się wykazując spełnienie warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający dopuści zmianę pod warunkiem, że nowy Wykonawca lub Podwykonawca wykaże spełnienie warunków w zakresie nie mniejszym niż wskazane na etapie postępowania o udzielenie zamówienia przez dotychczasowego Wykonawcę lub Podwykonawcę, a w przypadku Wykonawcy dodatkowo, że nie podlega wykluczeniu z postępowania na warunkach określnych przez Zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia, które doprowadziło do zawarcia Umowy, f. zmiana osób wchodzących w skład Zespołu osób świadczących Usługi, wskazanych w Załączniku nr 5 do Umowy, może nastąpić wyłącznie na osoby, które posiadają kwalifikacje i doświadczenie nie niższe od tych, które były podstawą oceny warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert (uzyskanie nie mniejszej oceny), w przypadku: i. wystąpienia Zamawiającego z uzasadnionym wnioskiem na piśmie o zmianę którejkolwiek osoby, jeżeli w jego opinii osoba ta jest nieefektywna, świadczy Usługi w sposób nienależyty lub nie wywiązuje się ze swoich obowiązków wynikających z Umowy. Wniosek ten jest dla Wykonawcy wiążący. Termin wyznaczony przez Zamawiającego będzie nie krótszy niż 30 dni kalendarzowych, ii. W przypadku rozszerzenia składu Zespołu osób świadczących Usługi, nowy członek Zespołu posiadał będzie doświadczenie nie niższe od tego, jakie było wymagane przez Zamawiającego w celu spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert (uzyskanie nie mniejszej oceny) oraz nie będzie to sprzeczne z innymi zapisami SWZ i Umowy, iii. gdy członek Zespołu zakończył współpracę z Wykonawcą lub jest niezdolny do świadczenia Usług, zmarł, został aresztowany lub skazany prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub na mocy którego został orzeczony zakaz zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej – Wykonawca niezwłocznie zawiadomi o tym fakcie Zamawiającego w formie pisemnej lub elektronicznej, jednocześnie przedstawiając Zamawiającemu do akceptacji inną osobę o co najmniej takich samych kwalifikacjach i doświadczeniu, jakie były podstawą jego oceny w ramach warunków udziału w postępowaniu oraz kryterium oceny ofert. Zamawiający zaakceptuje lub odmówi zmiany członka Zespołu w formie pisemnej lub dokumentowej, g. na podstawie ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tj. Dz.U. z 2024 r. poz. 340), h. w przypadku, jeśli zmiana nie jest istotna w rozumieniu art. 454 ust. 2 Pzp. Pozostałe zapisy dotyczące zakresu zmian umowy określono w sekcji Pozostałe Informacje niniejszego ogłoszenia.
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia	Tak
7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia	w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

8 Procedura

8.1.) Termin składania ofert	2026-05-18 10:00
8.2.) Miejsce składania ofert	https://platformazakupowa.pl/pn/ensemble3
8.3.) Termin otwarcia ofert	2026-05-18 10:15
8.4.) Termin związania ofertą	do 2026-06-16

Informacje dodatkowe

Rodzaj zamówienia Zamówienie klasyczne

Próg unijny Poniżej progu

ID postępowania ocds-148610-9cbeef7d-add3-491c-be8f-c982a56dadac