Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów w ramach organizacji wydarzeń Programu polskiej energetyki jądrowej na rzecz Ministerstwa Energii, na terenie Rzeczypospolitej Polskiej lub poza jej granicami

1) Przedmiotem umowy ramowej jest określenie ramowych warunków udzielenia i realizacji zamówień wykonawczych, jakie mogą zostać złożone przez Zamawiającego w trakcie jej obowiązywania.

2) Zamawiający może udzielać zamówień wykonawczych, których przedmiot dotyczy organizowania wystaw, targów i kongresów w ramach organizacji wydarzeń Programu polskiej energetyki jądrowej na rzecz Ministerstwa Energii, na terenie Rzeczypospolitej Polskiej lub poza jej granicami, a w szczególności: seminariów, konferencji, spotkań, szkoleń, konferencji internetowych oraz wizyt plenarnych i studyjnych, a także wystaw, stoisk informacyjnych i edukacyjnych, wydarzeń plenerowych itp.

Organizacja Wydarzenia obejmować będzie w szczególności usługi:

I. rezerwacja i najem sal konferencyjnych;

II. aranżacja i zapewnienie wyposażenia sal konferencyjnych;

III. zapewnienie wyżywienia dla uczestników Wydarzenia;

IV. zapewnienie materiałów edukacyjno-informacyjnych;

V. zapewnienie zakwaterowania dla uczestników Wydarzenia;

VI. prowadzenie sekretariatu konkursu;

VII. organizacja spotkań w trybie konferencji stacjonarnych, internetowych lub hybrydowych, w tym m.in. usługa streamingu;

VIII. zapewnienie promocji Wydarzenia poprzez m.in. plakat/baner elektroniczny, mailing, media spo-łecznościowe, internet, film w formie zaproszenia na Wydarzenie, film podsumowujący Wydarze-nie;

IX. zapewnienie transportu osobowego oraz dostawczego;

X. zabezpieczenia Wydarzenia od strony formalno-prawnej, przeciwpożarowej oraz bezpieczeństwa uczestników Wydarzenia i porządku w trakcie wydarzenia (ochrona osób);

XI. zapewnienie obsługi Wydarzenia, w tym wyznaczenie osoby/osób do kompleksowej obsługi pod względem prawidłowego jego przebiegu od momentu rozpoczęcia realizacji umowy wykonawczej do je zakończenia w celu prawidłowej realizacji Wydarzenia;

XII. zapewnienie usługi koordynacji w miejscu Wydarzenia;

XIII. zapewnienie innych usług, w tym m.in. konferansjera, animatora, hostessy, przewodnika itp.

3) Podstawowe wymagania dotyczące realizacji poszczególnych usług w ramach organizacji Wydarzeń zawiera projekt Umowy Ramowej.