Administrowanie i utrzymanie Cmentarza Komunalnego w Dzierżoniowie przy ul. Wrocławskiej

1. Opis przedmiotu zamówienia:

1.1 Zamawiający powierzy a Wykonawca przyjmie do wykonania w sposób nieprzerwany i ciągły usługę administrowania i utrzymania Cmentarza Komunalnego w Dzierżoniowie przy ul. Wrocławskiej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w szczególności:1) ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 1590);2) rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków (Dz. U. z 2008 r., nr 48, poz. 284);3) rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2023 r. w sprawie wzoru karty zgonu (Dz. U. z 2023 r., poz. 2734);4) rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2001 r. w sprawie postępowania ze zwłokami i szczątkami ludzkimi (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1910);5) rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001 r., nr 90, poz. 1013 ze zm.);6) rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 grudnia 2001 r. w sprawie wykazu chorób zakaźnych, w przypadku których stwierdzenie zgonu wymaga szczególnego postępowania ze zwłokami osób zmarłych na te choroby (Dz. U. z 2001 r., nr 152, poz. 1742);7) uchwały nr XLVII/431/22 Rady Miejskiej Dzierżoniowa z dnia 28 listopada 2022 r. w sprawie regulaminu Cmentarza Komunalnego w Dzierżoniowie;zarządzenia nr 633/2022 Burmistrza Dzierżoniowa z dnia 1 grudnia 2022 r. w sprawie określenia opłat na Cmentarzu Komunalnym w Dzierżoniowie.

1.2 Przedmiot zamówienia obejmuje:- W zakresie administrowania i utrzymania Cmentarza Komunalnego w szczególności następujące obowiązki:1) prowadzenie biura Cmentarza Komunalnego zlokalizowanego na terenie Cmentarza od poniedziałku do piątku w godzinach od

8.00 do 16.00, w sobotę w godzinach zadeklarowanych przez wykonawcę w złożonej ofercie;2) prowadzenie ewidencji grobów w wersji papierowej i elektronicznej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów oraz innej koniecznej dokumentacji związanej z administrowaniem i utrzymaniem cmentarza;3) prowadzenie bazy danych w programie komputerowym „Interaktywny Administrator Cmentarzy – Grobonet” oraz jego bieżąca obsługa i aktualizacja, niezwłoczne informowanie Zamawiającego oraz producenta programu „Interaktywny Administrator Cmentarzy – Grobonet” o wszelkich nieprawidłowościach w funkcjonowaniu programu lub innych sytuacjach uniemożliwiających lub utrudniających pełne wykorzystanie programu; Zamawiający udostępni program komputerowy Wykonawcy;4) prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi zgodnie z planem Cmentarza Komunalnego;5) wyznaczanie miejsc pochówku;6) umożliwienie wjazdu na cmentarz: a) karawanom dowożącym zmarłych,b) pojazdom świadczącym usługę religijną w czasie ceremoniału pogrzebowego,c) pojazdom posiadającym zgodę administratora;7) wydawanie zgody oraz umożliwienie wjazdu na cmentarz pojazdom dowożącym osoby niepełnosprawne od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-15:00, w sobotę w godz. zadeklarowanych przez Wykonawcę w złożonej ofercie;8) wydawanie pozwolenia na: a) ustawianie ławek, płotów, gazonów i innych urządzeń na terenie cmentarza,b) wykonywanie prac kamieniarskich i budowlanych,c) nasadzenia roślin,d) wjazd pojazdów na teren cmentarza;9) nadzorowanie budowy grobowców i nagrobków pod kątem ich zgodności z udzielonym pozwoleniem i bezpieczeństwem sąsiednich grobów;10) oznaczenie na cmentarzu grobów, które nie zostały prolongowane po 20 latach;11) zamieszczanie na tablicy informacyjnej oraz w programie, o którym mowa w § 1 ust. 1 pkt 3 projektu umowy (załącznik nr 11 do SWZ) , informacji o grobach przeznaczonych do likwidacji;12) przeprowadzenie wg uzgodnionej z Zamawiającym procedury likwidacji grobów;13) przedstawienie sprawozdania dotyczącego ilości grobów, za które nie została wniesiona opłata prolongacyjna po upływie 20 lat w terminie na dzień 31 grudnia 2027 r. w terminie do 15 stycznia 2028 r. lub na żądanie Zamawiającego;14) prowadzenie ewidencji pobranych opłat cmentarnych zgodnie z Zarządzeniem Burmistrza Dzierżoniowa w sprawie określenia opłat na Cmentarzu Komunalnym w Dzierżoniowiei udzielonych pozwoleń w formie papierowej i elektronicznej oraz ich przedkładanie Zamawiającemu co miesiąc wraz z wystawioną przez Wykonawcę fakturą;15) obieranie opłat cmentarnych na podstawie zarządzenia Burmistrza Dzierżoniowa w sprawie określenia opłat na Cmentarzu Komunalnym w Dzierżoniowie, stanowiącego załącznik nr 13 do SWZ, oraz przekazywanie ich co miesiąc na konto Zamawiającego;16) prowadzenie Domu Pogrzebowego w tym w szczególności: a) utrzymanie obiektu w sposób nie powodujący jego dewastacji, w tym należyte utrzymanie wyposażenia i urządzeń takich jak: chłodnia, sanitariaty, urządzenia wodnokanalizacyjne, urządzenia elektryczne (oświetlenie, nagłośnienie, system alarmowy),b) wyposażenie Domu Pogrzebowego w akcesoria niezbędne do przeprowadzenia ceremonii pogrzebowych (katafalk, oświetlenie, wystrój ołtarza, organy, akcesoria do odprawiania mszy świętej),c) utrzymanie czystości i porządku Domu Pogrzebowego,d) ponoszenie opłat za media dostarczane do Domu Pogrzebowego;17) przyjmowanie do Domu Pogrzebowego przed ceremonią pogrzebową zwłok i ich wydawanie;18) koordynowanie ceremonii pogrzebowych w zakresie terminu i czasu ich trwania; Wykonawca jest zobowiązany do umożliwienia przeprowadzenia pogrzebów w dniach od poniedziałku do soboty;19) eksploatacja instalacji wodnej, oraz punktów czerpalnych wody;20) eksploatacja oczyszczalni ścieków, w tym opróżnianie oczyszczalni z osadów, utrzymanie drożności studzienek kanalizacyjnych i odstojników a także prowadzenie przeglądów i badań jakości ścieków;21) bieżące utrzymanie i naprawa ogrodzenia;22) bieżące utrzymanie i naprawa dróg, chodników i ścieżek na terenie całego Cmentarza Komunalnego (z wyłączeniem nowej części cmentarza);23) przeprowadzanie przeglądów technicznych obiektów i urządzeń na terenie całego Cmentarza Komunalnego.

1.3 Przedmiot zamówienia: - W zakresie utrzymania czystości i porządku oraz utrzymania zieleni w szczególności obejmuje:1) utrzymanie czystości, porządku i estetyki na terenie całego Cmentarza Komunalnego poprzez codzienne zbieranie nieczystości i sprzątanie alejek;2) koszenie traw, zapewnienie ich wysokości nie większej niż 25 cm;3) koszenie zewnętrznego terenu przyległego do ogrodzenia (na szerokości 40-50 cm);4) odśnieżanie dróg, chodników i alejek oraz usuwanie śliskości (gołoledź, szron, szadź, lodowica): a) w przypadku wystąpienia opadów śniegu lub śliskości w porze nocnej, Wykonawca jest zobowiązany do rozpoczęcia prac bezpośrednio po otwarciu cmentarza, tj. od godziny 7:00 rano,b) w przypadku wystąpienia opadów śniegu lub śliskości w godzinach otwarcia cmentarza, Wykonawca ma obowiązek rozpocząć prace nie później niż w ciągu 2 godzin od wystąpienia zjawiska.1) dokonywanie przeglądów drzew i krzewów oraz niezwłoczne zawiadamianie Zamawiającego o zagrożeniach;2) usuwanie drzew i krzewów nie wymagających zezwolenia na usunięcie, tj. art. 83f ust. 1 i 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 13 ze zm.);3) usuwanie złomów i wywrotów drzew, po wcześniejszym powiadomieniu Zamawiającego;4) usuwanie suchych i wiszących gałęzi zagrażających bezpieczeństwu;5) usuwanie odrostów drzew do 3,0m rosnących przy głównych alejach;6) wyposażenie cmentarza w co najmniej 8 sztuk kontenerów na odpady o pojemności minimum 8m³. Kontenery te muszą być w odpowiednim stanie technicznym, estetycznym i sanitarnym. Odpady należy usuwać sukcesywnie, tak aby kontenery nie były przepełnione. Wykonawca ponosi także opłaty za ich odbiór i utylizację. Należy pamiętać, że Wykonawca jest wytwórcą odpadów w rozumieniu ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1587 ze zm.), co oznacza, że ciążą na nim wszystkie obowiązki określone w tej ustawie;7) sprzątanie przy kolumbariach po ceremoniach pogrzebowych w ciągu 48 godzin od pogrzebu;8) odchwaszczanie chodników i miejsc utwardzonych;9) udostępnianie toalety znajdującej się w budynku Domu Pogrzebowego w godzinach pracy biura cmentarza; Wykonawca zapewni należyty stan sanitarny, czystość oraz dostępność pomieszczenia toalety w tym czasie;10) w przypadku nieczynności toalet w Domu Pogrzebowym, wyposażenie Cmentarza Komunalnego w przenośną (mobilną) kabinę WC i należyte jej utrzymywanie pod względem sanitarnym i technicznym (kabina powinna być zlokalizowana w pobliżu Domu Pogrzebowego, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego);11) prowadzenie przeglądów terenu Cmentarza Komunalnego pod kątem zagrożenia dla mienia i osób przebywających na terenie Cmentarza Komunalnego. W przypadku wystąpienia zagrożenia niezwłoczne zabezpieczenie miejsca i poinformowanie o tym fakcie Zamawiającego.

1.4. Wykonawca zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania postanowień Regulaminu Cmentarza Komunalnego w Dzierżoniowie, który stanowi załącznik nr 12 do SWZ, oraz do nadzoru nad jego przestrzeganiem przez osoby przebywające na terenie cmentarza.

1.5. Gmina Miejska Dzierżoniów jest właścicielem urządzeń systemu sygnalizacji włamania zamontowanego w Domu Pogrzebowym na terenie Cmentarza Komunalnego. Wykonawca zawrze umowę z firmą ochrony w zakresie monitoringu i obsługi systemu.

1.6. Realizacja zamówienia wiąże się z koniecznością przetwarzania danych osobowych i wymaga zawarcia odrębnej umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych – projekt umowy znajduje się w załączniku nr 14 do SWZ. Odnośnie Certyfikacji Wykonawców zamówień publicznych - Wykonawca może zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych złożyć certyfikat wykonawcy zamówieńpublicznych , jeżeli certyfikat ten potwierdza udzielenie certyfikacji w zakresie niepodlegania wykluczeniu albo zdolnościwykonawcy do należytego wykonania zamówienia.

Termin realizacji: 18 miesiące