Aktualizacja eksploatowanego (posiadanego) systemu ERP MACROLOGIC (obecnie Asseco Xpertis ERP) do wersji Merit ERP wraz z migracją danych historycznych, pełnym zakresem prac wdrożeniowych oraz świadczeniem usług serwisowych i utrzymaniowych (WR 2/26)

Uzasadnienie prawne: Zgodnie z art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a) i lit b) ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (dalej Pzp) zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn:

a) technicznych o obiektywnym charakterze,

b) związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów - jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia Przesłanki zastosowania trybu z wolnej ręki mają charakter wyjątkowy i wymagają ścisłej wykładni oraz udokumentowania w odniesieniu do rzeczywiście planowanego przedmiotu zamówienia. Z oświadczeń Asseco Business Solutions S. A. z 17 lipca 2026 r. oraz 31 sierpnia 2026 r. wynika, że producentowi przysługują wyłączne autorskie prawa majątkowe do programów Xpertis ERP i Merit ERP oraz że jest on jedynym podmiotem uprawnionym do udzielania licencji na korzystanie z tych programów. Oświadczenie potwierdza także, że Portal HR i Businesslink są usługami Saa S świadczonymi bezpośrednio przez Asseco Business Solutions S. A., a podmiotom trzecim nie udzielono uprawnień umożliwiających ich samodzielne świadczenie w zakresie odpowiadającym usługom producenta. W konsekwencji, w zakresie udzielenia licencji na korzystanie z Merit ERP oraz zapewnienia usług Saa S Portal HR i Businesslink zachodzi przesłanka związana z ochroną praw wyłącznych, o której mowa w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b Pzp. Umowy w tym zakresie zawierane są bezpośrednio z producentem. Niezależnie od przesłanki związanej z ochroną praw wyłącznych, w sprawie zachodzi również przesłanka techniczna o obiektywnym charakterze, określona w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a Pzp. Przedmiotem zamówienia nie jest dostawa dowolnego systemu klasy ERP ani wdrożenie nowego rozwiązania informatycznego, lecz aktualizacja eksploatowanego przez Zamawiającego środowiska Xpertis ERP do kolejnej wersji rozwojowej – Merit ERP. Merit ERP stanowi bezpośrednią kontynuację i kolejną wersję rozwojową systemu Xpertis ERP, opartą na tej samej platformie technologicznej i wspólnym modelu danych. Przejście do Merit ERP następuje w drodze aktualizacji eksploatowanego środowiska, obejmującej migrację danych Zamawiającego do nowej struktury danych oraz zachowanie ciągłości funkcjonalnej użytkowanych modułów. Planowany zakres obejmuje pełną migrację danych historycznych gromadzonych od 1995 r., dostosowanie i konfigurację użytkowanych obszarów, zachowanie wymaganej funkcjonalności, odtworzenie i dostosowanie integracji, migracje próbne i produkcyjną, testy, szkolenia oraz jednorazowe uruchomienie produkcyjne wszystkich użytkowanych modułów. Dotyczy to w szczególności procesów finansowo-księgowych, kadrowo-płacowych, gospodarki magazynowej i zakupowej, środków trwałych, sprzedaży i BHP, a także integracji z HIS Eskulap, KSe F/Businesslink, systemami bankowymi, IT-CUBE, NEXAR Planowanie Pracy, Portalem HR oraz Active Directory. Wskazane elementy są technicznie współzależne, wykorzystują te same dane, konfiguracje i interfejsy oraz prowadzą do jednego rezultatu – uruchomienia spójnego środowiska Merit ERP jako kontynuacji dotychczas użytkowanego Xpertis ERP. Rozdzielenie aktualizacji, migracji, konfiguracji, integracji, testów i uruchomienia pomiędzy niezależne podmioty zwiększałoby ryzyko niespójności danych i konfiguracji, problemów na styku odpowiedzialności, zakłócenia procesów oraz nieprawidłowego odtworzenia integracji. Okoliczności te wynikają z obiektywnych cech istniejącego środowiska, a nie z preferencji Zamawiającego wobec określonego wykonawcy. Spełniony został również wymóg zbadania rozsądnego rozwiązania alternatywnego lub zastępczego. Analiza potrzeb i wymagań, uwzględniająca informacje uzyskane w toku Wstępnych Konsultacji Rynkowych WKR 1/25 oraz rozeznania rynku, potwierdziła, że na rynku funkcjonują systemy ERP innych producentów. Ich zastosowanie oznaczałoby jednak realizację jakościowo odmiennego przedsięwzięcia – pełne wdrożenie nowego systemu, obejmujące ponowne odwzorowanie procesów, konfigurację środowiska od podstaw, przebudowę istniejących integracji, migrację pomiędzy systemami różnych producentów oraz szersze szkolenia użytkowników. Rozwiązanie takie nie jest równoważne z aktualizacją Xpertis ERP do Merit ERP. Nie zapewnia bowiem realizacji potrzeby Zamawiającego polegającej na zachowaniu pełnej historii danych gromadzonych od 1995 r. w jednym środowisku, przy zachowaniu ciągłości procesów i integracji. W rozwiązaniach polegających na wdrożeniu systemu innego producenta migracja służy zasadniczo uruchomieniu nowego systemu, a część danych historycznych może pozostać w dotychczasowym systemie lub odrębnym archiwum. Nie jest to rozwiązanie zastępcze wobec aktualizacji istniejącej linii produktowej. Brak konkurencji nie jest zatem wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia. Zamawiający uprzednio rozważał konkurencyjny wariant zakupu i wdrożenia całkowicie nowego systemu ERP oraz przeprowadził Wstępne Konsultacje Rynkowe (WKR – 01/25). Dopiero analiza zakresu przedsięwzięcia, uwarunkowań technicznych, ryzyk migracyjnych oraz możliwości finansowych doprowadziła do wyboru aktualizacji posiadanego systemu do jego aktualnej wersji rozwojowej. Podsumowując, wobec przedstawionych okoliczności faktycznych, ustaleń analizy potrzeb i wymagań, informacji uzyskanych w ramach Wstępnych Konsultacji Rynkowych WKR 01/25, analizy porównawczej podobnych postępowań oraz oświadczeń Asseco Business Solutions S. A., należy uznać, że zachodzą łącznie przesłanki określone w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a i lit. b Pzp.

Rozdział I. Termin negocjacji 1. Negocjacje zostaną przeprowadzone w terminie uzgodnionym z Wykonawcą, nie wcześniej niż po upływie 10 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy, o którym mowa w art. 213 ust. 2 ustawy Pzp. Stosowne Ogłoszenie zostanie opublikowane na profilu Zamawiającego.

2. Po upływie wskazanego w pkt 1 terminu, Zamawiający i Wykonawca niezwłocznie ustalą termin przeprowadzenia negocjacji. Rozdział II. Zakres i przedmiot negocjacji 1. Przedmiotem negocjacji będą warunki realizacji zamówienia określone w niniejszym Zaproszeniu, Opisie Przedmiotu Zamówienia (załącznik nr .. do niniejszego Zaproszenia) oraz projekcie umowy.

2. OPZ stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego oraz projekt umowy stanowiący złącznik nr 5 do zaproszenia określają wymagania i ramy negocjacji.

3. Negocjacje mogą służyć doprecyzowaniu sposobu realizacji zamówienia, nie mogą natomiast prowadzić do zmiany jego zasadniczego przedmiotu lub celu.

4. Z zastrzeżeniem pkt 3 powyżej - negocjacje obejmować będą w szczególności:

1) cenę wykonania zamówienia, w tym sposób kalkulacji wynagrodzenia oraz ceny jednostkowe, o ile mają zastosowanie;

2) warunki realizacji zamówienia, w tym w szczególności terminy, zasady rozliczeń, gwarancji, serwisu, odbiorów i odpowiedzialności Stron;

3) projektowane postanowienia umowy, odpowiednio do zakresu ustaleń między stronami; Rozdział III. Sposób przeprowadzenia negocjacji 1. Podstawowym sposobem komunikacji w toku negocjacji jest Platforma Zakupowa, za pośrednictwem której Strony przekazują korespondencję, dokumenty, propozycje, wyjaśnienia oraz potwierdzenia dokonanych ustaleń, przy wykorzystaniu formularza „Wyślij wiadomość”, zgodnie z Częścią III niniejszego zaproszenia.

2. W zakresie wymagającym bezpośredniego omówienia Strony mogą prowadzić negocjacje ustnie, w szczególności telefonicznie lub zdalnie np. w postaci videokonferencji lub poprzez wizytę Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego.

3. Ustalenia ustnie na żądanie każdej ze Stron, zostaną potwierdzone w postaci dokumentowej za pośrednictwem Platformy Zakupowej.

4. W przypadku przekazywania w toku negocjacji informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawca zobowiązany jest do ich odpowiedniego zastrzeżenia i oznaczenia, zgodnie z zasadami określonymi w Części III Rozdział IV Zaproszenia.

5. W negocjacjach ze strony Zamawiającego uczestniczy Komisja powołana do przeprowadzenia postępowania oraz, w razie potrzeby, inne osoby posiadające odpowiednią wiedzę merytoryczną lub techniczną.

6. Wykonawca zapewni udział osób posiadających odpowiednie umocowanie oraz wiedzę techniczną, organizacyjną lub handlową niezbędną do prowadzenia negocjacji.

7. Negocjacje mogą być prowadzone w jednym lub kilku etapach, jeżeli będzie to uzasadnione zakresem spraw wymagających dalszego uzgodnienia.

8. Zgłaszanie przez którąkolwiek ze Stron uwag, kontrpropozycji lub propozycji zmian stanowi element negocjacji i samo w sobie nie oznacza odmowy zawarcia umowy ani odstąpienia od negocjacji. W kwestiach nieuzgodnionych Strony deklarują gotowość do dalszych negocjacji, w granicach wymagań i ram określonych w Zaproszeniu i jego załącznikach. 9. Negocjacje zostaną zakończone po uzgodnieniu przez Strony wszystkich warunków niezbędnych do zawarcia umowy. Jeżeli Strony nie uzgodnią warunków niezbędnych do zawarcia umowy, postępowanie zostanie unieważnione zgodnie z art. 255 pkt 8 ustawy Pzp Rozdział IV: Wymagane dokumenty do dnia negocjacji 1. Najpóźniej do dnia rozpoczęcia negocjacji Wykonawca przekazuje Zamawiającemu za pośrednictwem Platformy Zakupowej, przy użyciu formularza „Wyślij wiadomość”:

1) wstępną ofertę cenową wraz z wypełnioną tabelą cenową sporządzoną zgodnie z załacznikiem nr 2 do niniejszego Zaproszenia;

2) OPZ sporządzony zgodnie z załacznikiem nr 1 do niniejszego Zaproszenia, z ewentualnymi uwagami, propozycjami zmian lub doprecyzowaniami, z jednoznacznym oznaczeniem proponowanych zmian;

3) Projekt umowy zgodne z załącznikiem nr 5 do niniejszego Zaproszenia, z ewentualnymi uwagami, propozycjami zmian lub doprecyzowaniami, z jednoznacznym oznaczeniem proponowanych zmian;

4) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, w celu potwierdzenia umocowania osób działających w imieniu Wykonawcy, chyba że Zamawiający może uzyskać te dokumenty samodzielnie z bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, na co Wykonawca, przystępując do negocjacji, wyraża zgodę;

5) pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy i dokonywania w jego imieniu ustaleń w toku negocjacji – jeżeli umocowanie osoby uczestniczącej w negocjacjach nie wynika z dokumentów rejestrowych;