Dostawa skanera dziełowego w ramach zadania: „Zakupy inwestycyjne na potrzeby jednostek organizacyjnych Akademii nieposiadających osobowości prawnej”.

1. Wykonawca zamierzający złożyć ofertę wyłącznie poprzez Platformę przetargową – zobowiązany jest zapoznać się z instrukcjami użytkowników Platformy przetargowej - dostępnymi pod adresem https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html oraz zaakceptować regulamin korzystania z Platformy przetargowej dostępny pod adresem: https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

2. Złożenie oferty poprzez Platformę przetargową oznacza akceptację regulaminu, o którym mowa w ust. 1 niniejszego rozdziału SWZ.

3. Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy przetargowej – wskazane są na stronie internetowej Platformy przetargowej - pod adresem: https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

4. Wsparcia technicznego w zakresie działania Platformy przetargowej udziela jej dostawca, tj. Logintrade SA ul. Legnicka 57 D, lokal B/J, 54-203 Wrocław, nr tel. 71 787 35 34, e-mail: helpdesk@logintrade.net od poniedziałku do piątku (dni robocze) w godz. 800 - 1600.

5. Sposoby złożenia oferty za pośrednictwem Platformy przetargowej oraz potwierdzenia złożenia oferty (w zależności od wyboru opcji z logowaniem lub bez logowania), zostały opisane w Instrukcjach użytkowników Platformy przetargowej.

5. Oferta wraz z załącznikami musi być złożona za pośrednictwem Platformy przetargowej. Zamawiający zaleca, aby oferta została utworzona w formacie .pdf oraz podpisana wewnętrznym podpisem elektronicznym – zgodnie z rozdz. X ust. 2 niniejszego SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 ze zm.), dalej „RODO”, informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Polska Akademia Nauk, pl. Defilad 1, 00-901 Warszawa, PKi N, zp@pan.pl.

2. Kontakt do inspektora ochrony danych w Polskiej Akademii Nauk: iod@pan.pl

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Dostawa skanera dziełowego w ramach zadania: „Zakupy inwestycyjne na potrzeby jednostek organizacyjnych Akademii nieposiadających osobowości prawnej””, znak sprawy nr I/3118/2/2026 , prowadzonym w trybie podstawowym, a w przypadku danych osobowych przekazanych przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana - także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w celu zawarcia i realizacji umowy o zamówienie publiczne.

4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp lub ustawę z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej lub inne przepisy prawa lub umowy zawarte przez Zamawiającego. Ponadto dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom świadczącym obsługę administracyjno-organizacyjną administratora.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia (a jeżeli czas trwania umowy przekracza cztery lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy) oraz przez okres archiwizacji dokumentów wynikający z przepisów wewnętrznych administratora danych.

6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących, jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku danych osobowych przekazanych przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana - także z zawarciem i realizacją umowy; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

8. Posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1 A, 00-014 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

9. Nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (a w przypadku Wykonawcy, którego oferta została wybrana i z którym Zamawiający zawarł umowę - także art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

− zgodnie z art. 75 ustawy Pzp - w przypadku korzystania przez osobę z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1 - 3 RODO Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem, nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

− zgodnie z art. 19 ust. 2 i art. 76 ustawy Pzp skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 RODO nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp, ani naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników;

− zgodnie z art. 19 ust. 3 i art. 74 ust. 3 ustawy Pzp, wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu. W przypadku gdy wniesienie takiego żądania spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

− w myśl art. 74 ust. 4 ustawy Pzp zasada jawności, o której mowa w art. 74 ust. 1 ustawy Pzp, ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Ograniczenia zasady jawności, o których mowa w art. 74 ust. 3 i art. 18 ust. 3-6 ustawy Pzp stosuje się odpowiednio:

• w odniesieniu do danych osobowych przekazywanych Zamawiającemu a nie dotyczących bezpośrednio Wykonawcy (np. danych osobowych jego pracowników, reprezentantów, współpracowników, podwykonawców, osób, którymi posługuje się przy realizacji zamówienia, osób, które udostępniają mu zasoby na potrzeby udziału w postępowaniu itp.).

10. Wykonawca zobowiązany jest do dopełnienia obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 13 lub 14 RODO, w tym do przekazania im informacji odnośnie do administrowania ich danymi przez Zamawiającego oraz do złożenia wraz z ofertą oświadczenia o ich dopełnieniu pod rygorem odpowiedzialności odszkodowawczej wobec Zamawiającego.

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa skanera dziełowego formatu A1 odpowiedniego do pracy z historycznymi, wrażliwymi na ciepło i światło materiałami, przeznaczonego do digitalizacji materiałów archiwalnych, w szczególności głęboko zszytych ksiąg, poszytów, dokumentacji fotograficznej, dokumentów pergaminowych, map, planów, rycin i grafik oraz pieczęci.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w SWZ, Opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ oraz w Projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących Załącznik nr 7 do SWZ.

3. Dostawa urządzenia obejmuje m.in. koszty transportu, ubezpieczenie, jej dostawę, wniesienie i instalację w miejscu jej użytkowania, konfigurację, pierwsze uruchomienie, sprawdzenie poprawności działania oraz przeprowadzenie szkolenia w zakresie obsługi. Wykonawca powinien zapewnić takie opakowanie urządzenia, aby nie dopuścić do jego uszkodzenia lub pogorszenia jakości podczas transportu.

4. Do dostarczonego urządzenia Wykonawca dołączy instrukcje użytkowania, kartę gwarancyjną, dokumenty techniczne i inne niezbędne dokumenty w języku polskim, wydane przez producenta lub Wykonawcę, przy czym wskazane dokumenty nie będą wiążące dla Zamawiającego w zakresie w jakim będą sprzeczne z SWZ lub załącznikami do SWZ.

5. W ramach zamówienia Wykonawca zapewni serwis gwarancyjny zakupionego urządzenia przez okres 24 miesięcy uwzględniając warunki opisane w Załączniku nr 1 do SWZ. W przypadku braku możliwości dokonania naprawy w siedzibie Zamawiającego, transport urządzenia do serwisu i z powrotem odbywa się na koszt i ryzyko Wykonawcy.

6. Odbiór dostarczonego przedmiotu zamówienia nastąpi w formie protokołu odbioru, po uprzednim stwierdzeniu jego zgodności z warunkami zamówienia.

7. Miejscem realizacji przedmiotu zamówienia jest budynek Polskiej Akademii Nauk Biblioteka Gdańska, ul. Wałowa 15, 80-858 Gdańsk.

1) w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu Zamawiający żąda:

a) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

1) w celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu Zamawiający żąda:

a) wykaz dostaw wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, przedmiotu, dat i miejsce wykonania oraz podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty. Na potwierdzenie spełniania warunku określonego w Rozdziale VI ust. 1 pkt 1 lit. a) SWZ Wykonawca składa wypełniony i podpisany Załącznik Nr 4 do SWZ;

1. W celu potwierdzenia, że oferowane urządzenie spełnia określone przez Zamawiającego wymagania oraz cechy zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 1 do SWZ), Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą następujących przedmiotowych środków dowodowych:

1) Raport z badań jakości obrazowania potwierdzający zgodność oferowanego urządzenia z normą ISO 19264-1:2021 lub „normą równoważną”. Raport powinien być sporządzony przez producenta urządzenia, niezależne laboratorium badawcze lub inny podmiot posiadający kompetencje do przeprowadzania badań zgodnie z metodyką określoną w normie. Zamawiający wymaga, aby oferowany system digitalizacji osiągał co najmniej poziom jakości A dla rozdzielczości 600 ppi na całej powierzchni A1, zgodnie z klasyfikacją określoną w normie ISO 19264-1:2021, co musi wynikać bezpośrednio z załączonego raportu.

2) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia Wykonawcy potwierdzającego, że serwis gwarancyjny oferowanego urządzenia będzie realizowany przez producenta lub autoryzowanego partnera serwisowego producenta urządzenia.

4. Jeżeli Wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, Zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie - podlegają uzupełnieniu w trybie przepisu art. 107 ust. 2 ustawy Pzp.

5. Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych.

1. Wykonawca zobowiązany jest w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego wraz z ofertą (Formularzem ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 2 do SWZ) złożyć:

1) oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale VIII lit. A ust. 1pkt 1 SWZ, stanowiące Załącznik nr 3 A do SWZ;

2) oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale VIII lit. A ust. 1 pkt 2 SWZ, stanowiące Załącznik nr 3 B do SWZ (jeżeli dotyczy);

3) w przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, dokument ustanawiający pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 5 SWZ;

4) dokumenty, o których mowa w Rozdziale XII ust. 11 SWZ;

5) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy (jeżeli umocowanie do reprezentowania nie wynika z dokumentu rejestrowego KRS, CEi DG);

6) w przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, oświadczenie z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 7 pkt 2 SWZ;

7) zobowiązanie innego podmiotu – jeżeli Wykonawca polega na zdolnościach innego podmiotu na zasadach określonych w przepisie art. 118 ust. 3 ustawy Pzp;

8) uzasadnienie Wykonawcy, że informacje wskazane w ust. 9 Załącznika nr 2 do SWZ – Formularz ofertowy, stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji – jeżeli dotyczy;

9) przedmiotowe środki dowodowe wskazane w Rozdziale VIII SWZ;

10) dowód wniesienia wadium, o którym mowa w Rozdziale XIV SWZ.

W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego:

1) oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 1 SWZ składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;

2) w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają dostawy, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które dostawy wykonają poszczególni wykonawcy (art. 117 ust. 4 ustawy Pzp);

3) dokumenty, których mowa w Rozdziale VIII lit A ust. 3 pkt 1 lit. a) SWZ składa dowolny wykonawca/dowolni wykonawcy wykazujących spełnienie warunków udziału w postępowaniu, spośród Wykonawców wspólnie składających ofertę;

4) dokument, o których mowa w Rozdziale VIII lit A ust. 3 pkt 2 lit. a) składa każdy z Wykonawców składających wspólnie ofertę;

5) dokument, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 2 SWZ składa dowolny wykonawca /dowolni wykonawcy, spośród Wykonawców wspólnie składających ofertę.

3. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany Umowy w następujących przypadkach:

1) wystąpienia konieczności wprowadzenia zmian, bez których nie byłoby możliwe prawidłowe wykonanie przedmiotu Umowy;

2) wystąpienia konieczności wprowadzenia zmian doprecyzowujących treści Umowy, jeżeli potrzeba ich wprowadzenia wynika z rozbieżności lub niejasności w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień;

3) w razie wystąpienia okoliczności niezależnych od Stron lub których Strony przy zachowaniu należytej staranności nie były w stanie uniknąć lub przewidzieć;

4) zmiany przepisów prawa powszechnie obowiązującego mających wpływ na realizację przedmiotu Umowy, w tym w szczególności zmiany stawki podatku VAT – w zakresie dostosowania wynagrodzenia do obowiązujących przepisów;

5) zmiany miejsca użytkowania urządzenia w obrębie jednostek organizacyjnych Zamawiającego, bez zmiany wynagrodzenia Wykonawcy;

6) zmiany sposobu rozliczania Umowy lub zasad płatności wynikającej ze zmiany zasad finansowania projektu, w ramach którego realizowana jest Umowa, w szczególności w przypadku zmiany Umowy o dofinansowanie;

7) konieczności zrealizowania przedmiotu Umowy przy zastosowaniu innych rozwiązań technicznych lub technologicznych niż wskazane w ofercie Wykonawcy w sytuacji, gdyby zastosowanie przewidzianych rozwiązań groziłoby niewykonaniem lub wadliwym wykonaniem przedmiotu Umowy;

8) zmiany dotyczącej przedmiotu Umowy, w szczególności w przypadku:

a) niedostępności na rynku urządzenia wskazanego w ofercie, spowodowanej zaprzestaniem jego produkcji lub wycofaniem z obrotu – dopuszcza się dostawę urządzenia o parametrach technicznych i funkcjonalnych nie gorszych niż określone w SWZ i ofercie, bez zwiększenia wynagrodzenia Wykonawcy;

b) pojawienia się na rynku rozwiązań nowszej generacji umożliwiających poprawę jakości, funkcjonalności lub bezpieczeństwa użytkowania – dopuszcza się dostawę urządzenia o parametrach zmodyfikowanych w stosunku do oferty, pod warunkiem zachowania co najmniej równoważnych parametrów technicznych, z ewentualnym odpowiednim obniżeniem wynagrodzenia;

c) konieczności wprowadzenia zmian o charakterze technicznym, wynikających z zaleceń producenta lub zmian w zakresie kompatybilności z infrastrukturą Zamawiającego – bez zmiany wynagrodzenia, o ile zmiany te nie powodują zwiększenia zakresu świadczenia;

9) zmiany zakresu, sposobu lub terminu realizacji przedmiotu Umowy, w zakresie niezbędnym do zapewnienia zgodności realizacji Umowy z przepisami o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, w tym w celu wykonania polecenia zabezpieczającego wydanego na podstawie art. 67g ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (Dz. U. z 2026 r. poz. 20) albo dostosowania realizacji Umowy do rekomendacji, o której mowa w art. 33 ust. 4, lub decyzji, o której mowa w art. 67b ust. 15 tej ustawy.

4. Zmiany, o których mowa w ust. 3, nie mogą prowadzić do zmiany charakteru Umowy ani naruszać zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

5. Strona wnioskująca o zmianę Umowy zobowiązana jest przedłożyć drugiej Stronie pisemny wniosek zawierający uzasadnienie oraz wskazanie zakresu proponowanych zmian. Zmiana Umowy następuje po akceptacji drugiej Strony w formie aneksu.

6. Nie stanowią zmiany Umowy następujące przypadki (wymagają jedynie poinformowania drugiej Strony w formie pisemnej z 3 (trzy) dniowym wyprzedzeniem):

a) zmiana osób, o których mowa w § 14 Umowy;

b) zmiana danych teleadresowych Stron;

c) zmiana sposobu prowadzenia korespondencji pomiędzy Stronami.