PrzetargHubZakup systemu do obsługi akt elektronicznych
Najważniejsze informacje
Zamawiający Gdyńskie Centrum Informatyki (Gdynia, woj. pomorskie) opublikował 08.10.2026 ogłoszenie o zamówieniu na dostawy.
W skrócie
Zamówienie obejmuje roczną subskrypcję usługi SaaS do obsługi akt elektronicznych z funkcjami przechowywania, archiwizacji dokumentacji pracowniczej i podpisywania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią lub podpisem dokumentowym. System musi być w pełni funkcjonalny od pierwszego dnia umowy.
- Postępowanie prowadzone jest w trybie podstawowym (art. 275 pkt 2 Pzp), z możliwością negocjacji.
- Kryteria oceny ofert: cena 60%, termin wdrożenia 40%; termin realizacji: do 31.12.2027.
Kluczowe wymagania
- Obsługa przechowywania i archiwizacji dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej
- Możliwość podpisywania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym
- Możliwość podpisywania dokumentów kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną
- Możliwość podpisywania dokumentów podpisem dokumentowym
- Model świadczenia usługi SaaS
Wyłuskane z treści ogłoszenia — pełne i wiążące warunki znajdziesz w dokumentacji (SWZ).
Warunki postępowania
- Tryb postępowania
- Tryb podstawowy z możliwością negocjacji (art. 275 pkt 2 Pzp)
- Rodzaj zamawiającego
- Jednostka budżetowa
- Kryteria oceny ofert
- Cena 60%, termin wdrożenia 40%
- Podział na części
- Bez podziału na części
- Termin realizacji
- do 31.12.2027
- Zabezpieczenie należytego wykonania umowy
- Nie
- Zaliczki
- Nie przewidziano
- Warunki udziału
- Nie określono
- Finansowanie z UE
- Tak — „Transformacja środowiska pracy w Urzędzie Miasta Gdyni” realizowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego…
- Dokumenty i składanie ofert
- Platforma Zakupowa Open Nexus (platformazakupowa.pl)
- Numer referencyjny
- GCI.DOZP.261.2.22.2026.KM
Na podstawie treści ogłoszenia. Wiążące są zapisy ogłoszenia i dokumentacji zamówienia (SWZ).
Harmonogram postępowania
- Publikacja ogłoszenia — etap zakończony08.10.2026
- Termin składania ofert16.10.2026 12:00następny krok
- Otwarcie ofert — etap planowany16.10.2026 12:05
- Związanie ofertą — etap planowanydo 14.11.2026
- Przewidywany wynik — etap planowanyok. 07.11.2026 – 24.11.2026szacunek na podstawie 11 wcześniejszych postępowań tego zamawiającego
- Realizacja zamówienia — etap planowanydo 31.12.2027
Zapytaj o ten przetarg
Masz pytanie o warunki udziału, terminy albo wymagania? Zadaj je własnymi słowami — odpowiemy na podstawie treści tego ogłoszenia. Za darmo.
Informacje o zamówieniu
Zamawiający
Lokalizacja zamawiającego
Przybliżona lokalizacja miejscowości zamawiającego (Gdynia). Dane: GeoNames, OpenStreetMap.
Szczegóły zamówienia
Analiza rynkowa i konkurencja
Historia zamawiającego
W ciągu ostatnich 2 lat ten zamawiający ogłosił 16 przetargów i opublikował 37 ogłoszeń o wyniku. Wykonawcy składali u niego średnio 2,1 oferty na postępowanie; jedną ofertę otrzymało 43% postępowań. Wynik ogłasza zwykle 35 dni po terminie składania ofert (mediana z 11 postępowań).
Najczęściej wybierani wykonawcy w branży „Oprogramowanie”
- : Antywirus.com Jolanta Pilarz-Markowska2 wygrane
- Asseco Data Systems S.A.1 wygrana
- MScloud sp. z o.o.1 wygrana
- Sprint S.A.1 wygrana
- Vecto sp. z o.o.1 wygrana
Konkurencja i ceny
Branża „Oprogramowanie”: woj. pomorskie na tle całej Polski.
| Wskaźnik | woj. pomorskie | Polska |
|---|---|---|
| Średnia liczba ofert | 1,9 | 2,1 |
| Postępowania z jedną ofertą | 55% | 54% |
| Mediana wartości umów | 280 tys. zł | 281 tys. zł |
| Połowa umów w przedziale | 123 tys.–539 tys. zł | 128 tys.–560 tys. zł |
Średnia liczba ofert w branży „Oprogramowanie” w woj. pomorskim jest zbliżona do ogólnopolskiej. W postępowaniach tego zamawiającego z tej branży składano średnio 4 oferty — więcej niż zwykle w regionie.
Województwo: rozstrzygnięcia z ostatnich 2 lat (301). Polska: wszystkie rozstrzygnięcia w tej branży w bazie PrzetargHub (12 038). Wartości umów podają zamawiający w ogłoszeniach o wyniku. Przetargi w branży Oprogramowanie.
Sprawdź opłacalność startu
Podaj koszt przygotowania oferty i swoją marżę, a my oszacujemy oczekiwaną wartość finansową udziału w tym postępowaniu na podstawie danych z tej kategorii i regionu.
Podobne przetargi z cenami
Przedmiot zamówienia
Opis zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest usługa subskrypcji dostępu do systemu umożliwiającego przechowywanie i archiwizację dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej oraz podpisywania dokumentów (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią, podpisem dokumentowym) świadczona w modelu Saa S w okresie od
01.01.2027 r. do
31.12.2027 r. – dalej „systemu”. Z dniem
01.01.2027 System musi zapewniać pełną funkcjonalność przewidzianą w SWZ.
Termin realizacji: do 2027-12-31
Treść ogłoszenia
1Zamawiający
- Rola zamawiającego
- Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
- Nazwa zamawiającego
- Gdyńskie Centrum Informatyki
- Krajowy Numer Identyfikacyjny
- REGON 387844850
- Ulica
- ul. Śląska 35/37
- Miejscowość
- Gdynia
- Kod pocztowy
- 81-310
- Województwo
- pomorskie
- Kraj
- Polska
- Lokalizacja NUTS 3
- PL633 - Trójmiejski
- Adres poczty elektronicznej
- gci@gci.gdynia.pl
- Adres strony internetowej zamawiającego
- https://gci.gdynia.pl/
- Rodzaj zamawiającego
- Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa
- Przedmiot działalności zamawiającego
- Inna działalność
2Informacje podstawowe
- Ogłoszenie dotyczy
- Zamówienia publicznego
- Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług
- Nie
- Nazwa zamówienia albo umowy ramowej
- Zakup systemu do obsługi akt elektronicznych
- Identyfikator postępowania
- ocds-148610-b8b12e42-2cfb-4c9c-bd19-3366c06bd21d
- Numer ogłoszenia
- 2026/BZP 00478784
- Wersja ogłoszenia
- 01
- Data ogłoszenia
- 2026-10-08
- Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań
- Tak
- Numer planu postępowań w BZP
- 2026/BZP 00051098/03/P
- Identyfikator pozycji planu postępowań
- 1.2.7 Zakup systemu do obsługi akt elektronicznych
- O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy
- Nie
- Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej
- Tak
- Nazwa projektu lub programu
- „Transformacja środowiska pracy w Urzędzie Miasta Gdyni” realizowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+) w ramach programu Fundusze Europejskie dla Pomorza 2021 – 2027, Priorytet 5 Fundusze europejskie dla silnego społecznie Pomorza, Działanie 5.6. Adaptacyjność pracowników i pracodawców, Umowa o dofinansowanie o numerze FEPM. 05.06-IZ.00-0037/25-00”.
- Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
- Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy
3Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja
- Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
- https://platformazakupowa.pl/transakcja/1357566
- Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia
- Nie
- Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej
- Tak
- Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej
- https://platformazakupowa.pl
- Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej
- : Postępowanie prowadzone jest w języku polskim za pośrednictwem platformazakupowa.pl pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/gci/proceedings. Szczegóły wymagań technicznych i organizacyjnych dot. korespondencji elektronicznej zostały opisane w Rozdziale VII SWZ.
- Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne
- Nie
- Oferta - katalog elektroniczny
- Nie dotyczy
- Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu
- polski
- RODO (obowiązek informacyjny)
- Zgodnie z Rozdziałem XXIII SWZ
4Przedmiot zamówienia
- Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe
- Nie
- Numer referencyjny
- GCI. DOZP. 261.2.22.2026. KM
- Rodzaj zamówienia
- Dostawy
- Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania
- Nie
- Możliwe jest składanie ofert częściowych
- Nie
- Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia
- Nie
- Krótki opis przedmiotu zamówienia
- Przedmiotem zamówienia jest usługa subskrypcji dostępu do systemu umożliwiającego przechowywanie i archiwizację dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej oraz podpisywania dokumentów (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią, podpisem dokumentowym) świadczona w modelu Saa S w okresie od 01.01.2027 r. do 31.12.2027 r. – dalej „systemu”. Z dniem 01.01.2027 System musi zapewniać pełną funkcjonalność przewidzianą w SWZ.
- Główny kod CPV
- 48311100-2 - System zarządzania dokumentacją
- Zamówienie obejmuje opcje
- Nie
- Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej
- do 2027-12-31
- Zamawiający przewiduje wznowienia
- Nie
- Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert
- Procentowo
- Stosowane kryteria oceny ofert
- Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
- Nazwa kryterium
- Cena
- Waga
- 60
- Rodzaj kryterium
- serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.
- Nazwa kryterium
- Termin wdrożenia
- Waga
- 40
- Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert
- Nie
5Kwalifikacja wykonawców
- Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia
- Nie
- Warunki udziału w postępowaniu
- Nie
- Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy
- Tak
- Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu
- Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji.
6Warunki zamówienia
- Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe
- Nie
- Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną
- Nie
- Zamawiający wymaga wadium
- Tak
- Informacje dotyczące wadium
- Zgodnie z rozdziałem XIX
- Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy
- Nie
- Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane
- Tak
7Projektowane postanowienia umowy
- Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek
- Nie
- Zamawiający przewiduje zmiany umowy
- Tak
- Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia
- Strony dopuszczają możliwość dokonywania zmian umowy w okolicznościach przewidzianych ustawą Pzp oraz wskazanym w załączniku nr 3 do SWZ.
- Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia
- Nie
8Procedura
- Termin składania ofert
- 2026-10-16 12:00
- Miejsce składania ofert
- Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy umieścić na platformazakupowa.pl pod adresem: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1357566 na stronie prowadzonego postępowania.
- Termin otwarcia ofert
- 2026-10-16 12:05
- Termin związania ofertą
- do 2026-11-14
- Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji
- Tak
Warunki i informacje dodatkowe
Informacje dodatkowe
Najczęściej zadawane pytania
Kiedy można spodziewać się wyniku przetargu?
Na podstawie historii 11 postępowań tego zamawiającego mediana czasu od terminu składania ofert do ogłoszenia wyniku wynosi 35 dni. Szacowana data wyniku: 20.11.2026. To szacunek, nie termin wiążący.
Ile ofert zwykle wpływa w podobnych przetargach?
Dla branży „Oprogramowanie” w województwie pomorskim średnia liczba ofert to 1,9, a 55% przetargów kończy się złożeniem tylko jednej oferty.
Kto najczęściej wygrywa przetargi tego zamawiającego?
W przetargach tego zamawiającego z branży „Oprogramowanie” najczęściej wygrywa: : Antywirus.com Jolanta Pilarz-Markowska (2 wygrane).
Gdzie złożyć ofertę?
Ofertę składa się elektronicznie na platformie Open Nexus (platformazakupowa.pl). Tam znajdziesz też dokumentację zamówienia i odpowiedzi zamawiającego na pytania wykonawców.
Jak otrzymywać powiadomienia o zmianach w tym przetargu?
Kliknij „Obserwuj” przy tytule. Wystarczy darmowe konto. Wyślemy e-mail, gdy zamawiający zmieni termin składania ofert lub treść ogłoszenia/SWZ, i przypomnienie 3 dni przed terminem ofert. Obserwację możesz wyłączyć w każdej chwili.
Podobne przetargi
Znajdź aktywne przetargi podobne do tego — analiza znaczeniowa i alert na kolejne