Świadczenie usług w zakresie porządkowania i przechowywania akt.

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej pod adresem:

https://platformazakupowa.pl/transakcja/1378480

Szczegółowa instrukcja użytkownika znajduje się pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje

2. Komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami, w tym przekazywanie wszelkich oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji odbywać się będzie w formie elektronicznej. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij”.

3. Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust.1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy

Pzp, zwane dalej „zobowiązaniem podmiotu udostępniającego zasoby”, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy Pzp, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art.18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2025 r. poz. 1703).

4. Szczegółowe wymagania techniczne dla dokumentów elektronicznych oraz wymagania techniczne i organizacyjne użycia środków komunikacji elektronicznej służących do odbioru dokumentów elektronicznych zostały określone w Rozporządzeniu Prezesa Rady

Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. 2020 r., poz. 2452).

5. Zamawiający informuje, że odbiorcą danych osobowych wskazanych w dokumentacji postępowania będą upoważnieni pracownicy

Centrum Projektów Polska Cyfrowa oraz właściciel platformy zakupowej firma Open Nexus Sp. z.o.o. Szczegółowe zapisy dot.

ochrony danych osobowych zawarte są w załączniku nr 4 do SWZ.

6. Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 2 Mbit/s,

2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

3) zainstalowana przeglądarka internetowa obsługująca Javascript np.: EDGE, Chrome, Fire Fox, w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptująca pliki typu „cookies” lub możliwością korzystania z lokalnej pamięci przeglądarki,

4) komunikacja z platformazakupowa.pl jest szyfrowana z wykorzystaniem protokołu TLS 1.3,

5) czas odbioru danych przez platformę zakupową jest zsynchronizowany z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce wyznaczonym przez serwery czasu Głównego Urzędu Miar z użyciem protokołu NTP.

7. Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego przy komunikacji poprzez przycisk “Wyślij wiadomość do zamawiającego” to 500 MB.

8. Maksymalna ilość plików przesyłanych przy komunikacji w formularzu “Wyślij wiadomość do zamawiającego” to 10 szt. na raz, przy czym możliwe jest ponowne kliknięcie ikony załączników i dodanie kolejnych plików. Przesłanie wiadomości do zamawiającego następuje po kliknięciu przycisku “Wyślij”.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług archiwizacyjnych w zakresie przechowywania, transportu i porządkowania dokumentacji dla Centrum Projektów Polska Cyfrowa (CPPC).

2. Opis przedmiotu zamówienia (dalej: „OPZ") znajduje się w załączniku nr 1 do SWZ.

1. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie poniższych kryteriów:

1. Cena (C) - 60 % 2 Skrócenie terminu przekazania skanów zamówionych dokumentów (Ts) - 20 % 3 Skrócenie terminu odbioru dokumentacji z siedziby CPPC, w tym plombowania pudeł (To) - 20 %

2. Zamawiający wymaga wykazania przez Wykonawców spełnienia warunków określonych w art. 112 ust. 2 ustawy Pzp, dotyczących: posiadania uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej: Zamawiający wymaga, aby Wykonawca:

a) był wpisany do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, o którym mowa w art. 51a ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, albo posiadał uprawnienie do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zgodnie z art. 51 ust. 2 tej ustawy. W zakresie zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:

a) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał lub wykonuje co najmniej trzy usługi, z których każda obejmowała przechowywanie dokumentacji oraz jej porządkowanie (archiwizację), w zakresie co najmniej 100 m.b. materiałów archiwalnych i 1000 m.b. dokumentacji niearchiwalnej;

b) dysponuje co najmniej 2 osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia, z zastrzeżeniem, że każda z tych osób spełnia wymagania zawarte w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców;

c) posiada certyfikowany system zarządzania jakością zgodny z normą ISO 9001, przy czym zakres certyfikacji obejmuje działalność związaną ze świadczeniem usług archiwizacyjnych, w szczególności przechowywaniem i porządkowaniem dokumentacji, albo posiadał dokument równoważny potwierdzający spełnianie równoważnych wymagań. Oceniając zdolność techniczną lub zawodową, Zamawiający może, na każdym etapie postępowania uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.

1. Odpis lub informacja z

Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzona nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

2. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast:

1) dokumentów wymienionych w rozdziale IX ust. 1 pkt 2) lit. a) SWZ składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on winnej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. Dokumenty powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.

3. Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów o których mowa w rozdziale IX ust. 1 pkt 2) lit. a) SWZ, zastępuje się je dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy.

a)Oświadczenie potwierdzające wpis Wykonawcy do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, o którym mowa w art. 51a ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, albo dokument potwierdzający uprawnienie do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zgodnie z art. 51 ust. 2 tej ustawy, zgodnie z załącznikiem nr 9 do SWZ,

b) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych – wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu (w tym zakresu), dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, zgodnie z załącznikiem nr 8 do SWZ.

- Do wykazu, o którym mowa powyżej, należy załączyć dowody określające, czy usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

- Dowodami, o których mowa w zdaniu poprzednim, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na którego rzecz usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane.

- Jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów, dowodem, o którym mowa powyżej, może być oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.

W celu przeliczenia na PLN wszystkich wartości i danych finansowych podanych w wykazie usług lub dowodach, o których mowa powyżej, w innych walutach niż złoty polski, Zamawiający zastosuje średni kurs Narodowego Banku Polskiego aktualny na dzień publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych (dalej: „BZP”);

c) wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, wykształcenia i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, zgodnie z załącznikiem nr 7 do SWZ,

d) oświadczenie Wykonawcy potwierdzające spełnianie wymagania dotyczącego posiadania wdrożonego systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001, obejmującego swoim zakresem działalność związaną ze świadczeniem usług archiwizacyjnych, w szczególności przechowywaniem i porządkowaniem dokumentacji, albo spełniania wymagań równoważnych, zgodnie z załącznikiem nr 10 do SWZ.

1. Zgodnie z przepisami ustawy Pzp oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii, z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od Wykonawcy (Dz. U. z 2020 r. poz. 2415) zmienionego Rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 3 sierpnia 2023 r. (Dz. U. z 2023 r. poz. 1824) Wykonawca musi złożyć następujące dokumenty:

1. W terminie wyznaczonym do składania ofert w przedmiotowym postępowaniu, Wykonawca zobowiązany jest złożyć:

a) formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 2 do SWZ,

b) aktualne na dzień składania ofert, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiące załącznik nr 3 do SWZ, tymczasowo zastępujące wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe,

c) pełnomocnictwo lub inny dokument, z którego wynika prawo do podpisania oferty oraz innych dokumentów składanych wraz z ofertą/reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o ile uprawnienie do reprezentacji nie wynika z dokumentów, które Zamawiający może uzyskać za pomocą bezpłatnych i d) zobowiązanie innego podmiotu, o którym mowa w rozdziale VI pkt 5 SWZ (jeżeli dotyczy) – Załącznik nr 9 do SWZ,

e) w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w pkt. 2, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji,

f) w przypadku o którym mowa w art. 117 ust. 2 i 3 ustawy Pzp., wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają odpowiednio do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy zgodnie z treścią załącznika nr 5 (jeżeli dotyczy),

g) w przypadku, polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, wykonawca przedstawia wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 2, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu. Uwaga: Powyższe dokumenty należy złożyć w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

2. Zamawiający, zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia, w terminie 5 dni od daty wezwania, wskazanych w rozdziale IX ust. 1 pkt 2 SWZ, podmiotowych środków dowodowych.

2. Zgodnie z art. 274 ust. 4 ustawy Pzp, Zamawiający nie będzie wzywał do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile wykonawca wskazał w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1, dane umożliwiające dostęp do tych środków.

3. Szczegółowa forma złożenia dokumentów została wskazana w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, (Dz. U. z 2020 r. poz. 2415) oraz Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. 2020 r., poz. 2452)

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 1 pkt 1) lit. b) SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenie te potwierdza brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

3) Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

4) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy, o ile Zamawiający wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

5) W przypadku o którym mowa w art. 117 ust. 2 i 3 ustawy Pzp., wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają odpowiednio do wniosku/oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy zgodnie z treścią załącznika nr 5 do SWZ (jeżeli dotyczy).