Usługa kompleksowego sprzątania w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Warszawie przy ul. Chłodnej 52, 00-872 Warszawa

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej, o której mowa w § 1 SWZ i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego” dostępnego na stronie Platformy dotyczącej danego postępowania. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem Platformy Zakupowej poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego.

2. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje w postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej. Informacje dotyczące przedmiotowego postępowania zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana w postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej do konkretnego wykonawcy. Wykonawca w trakcie toczącego się postępowania powinien sprawdzać komunikaty i wiadomości przesłane przez zamawiającego bezpośrednio na Platformie Zakupowej, gdyż system powiadomień Platformy może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.

3. Zamawiający, zgodnie z art. 67 u Pzp, określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej, tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 2 Mbit/s;

2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje;

3) zainstalowana przeglądarka internetowa obsługująca Javascript np.: EDGE, Chrome, Fire Fox, w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptująca pliki typu „cookies” lub możliwością korzystania z lokalnej pamięci przeglądarki;

4) komunikacja z platformazakupowa.pl jest szyfrowana z wykorzystaniem protokołu TLS 1.3.;

5) czas odbioru danych przez platformę zakupową jest zsynchronizowany z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce wyznaczonym przez serwery czasu Głównego Urzędu Miar z użyciem protokołu NTP.

4. Wykonawca za pośrednictwem Platformy Zakupowej składa ofertę, przygotowaną w języku polskim, sporządzoną pod rygorem nieważności w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO) poniżej przekazuję następujące informacje:

Administrator Danych Osobowych Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie, ul. Chłodna 52, 00-872 Warszawa, z którym można się skontaktować poprzez adres mailowy: wup@wup.mazowsze.pl, telefonicznie (22) 578 44 00 lub pisemnie na w/w adres siedziby administratora.

Inspektor Ochrony Danych We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych może się Pani/Pan skontaktować poprzez adres mailowy: iod@wup.mazowsze.pl

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:

a) udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie podstawowym bez negocjacji.

b) zawarcia, wykonania i rozliczenia wykonania umowy w przypadku wybrania Pani/Pana oferty jako Wykonawcy zamówienia publicznego.

Podstawami prawnych przetwarzania Pani/Pana danych osobowych są:

1) art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem.

art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, który wynika z ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

Okres przechowywania danych osobowych Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

Okresy wskazane powyżej mogą zostać przedłużone do czasu, upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń, jeśli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne do dochodzenia lub obrony przed takimi roszczeniami lub jeżeli przetwarzanie jest niezbędne na podstawie innych przepisów prawa.

Ponadto dane osobowe będą przechowywane w archiwum zakładowym zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt, który stosowany jest w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Warszawie na mocy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przez okres 5 lat licząc od dnia 1 stycznia roku następującego od daty zakończenia sprawy.

W przypadku zamówień współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego okresy przechowywania dokumentacji wynikają dodatkowo z wytycznych/instrukcji dotyczących realizacji poszczególnych programów operacyjnych.

Odbiorcy danych osobowych Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o jawność postępowania (m.in. art. 18, art. 74, art. 118, art. 252 art. 260 ustawy PZP).

Prawa osób, których dane dotyczą W granicach i na zasadach opisanych w przepisach prawa przysługuje Pani/Panu prawo żądania od administratora:

1) dostępu do swoich danych osobowych;

2) sprostowania danych osobowych (korzystanie z tego prawa nie będzie skutkowało zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego),

3) usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych.

Przysługuje również Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych

Osobowych (szczegóły na stronie internetowej https://uodo.gov.pl/).

Informacje o zbieranych danych osobowych Podanie danych osobowych w związku prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego jest niezbędne, aby wziąć w nim udział. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu:

1) W zakresie uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej: Zamawiający nie wyznaczył warunku w tym zakresie.

2) W zakresie sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Wymaganym jest by Wykonawca posiadał polisę lub inny dokument ubezpieczenia potwierdzający, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, w wysokości min. 500 000,00 złotych (słownie: pięćset tysięcy złotych), w okresie realizacji zamówienia, a w przypadku krótszego okresu ubezpieczenia, zobowiąże się do jego przedłużenia.

3) W zakresie zdolności technicznej lub zawodowej:

a) Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada wdrożony i certyfikowany system zarządzania jakością zgodny z normą PN-EN ISO 9001 (lub równoważną) w zakresie objętym przedmiotem zamówienia (tj. w zakresie świadczenia usług sprzątania lub usług utrzymania czystości)

b) W celu wykazania niezbędnej wiedzy i doświadczenia wykonawcy przystępujący do postępowania przetargowego winni wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonali lub wykonują min. 3 zamówienia dotyczące usługi sprzątania w obiektach użyteczności publicznej o powierzchni min. 4500 m2 i o wartości min. 300 000,- zł (słownie: trzysta tysięcy złotych) rocznie każde zamówienie. Zamawiający przyjął, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie, że przez budynek użyteczności publicznej należy rozumieć budynek przeznaczony na potrzeby administracji publicznej, wymiaru sprawiedliwości, kultury, kultu religijnego, oświaty, szkolnictwa wyższego, nauki, wychowania, opieki zdrowotnej, społecznej lub socjalnej, obsługi bankowej, handlu, gastronomii, usług, w tym usług pocztowych lub telekomunikacyjnych, turystyki, sportu, obsługi pasażerów w transporcie kolejowym, drogowym, lotniczym, morskim lub wodnym śródlądowym, oraz inny budynek przeznaczony do wykonywania podobnych funkcji; za budynek użyteczności publicznej uznaje się także budynek biurowy lub socjalny) UWAGA: W przypadku wykazania się przez Wykonawcę doświadczeniem w zakresie usługi wykonywanej (będącej w trakcie realizacji), Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli do upływu terminu składania ofert usługa została wykonana na kwotę nie mniejszą niż określona w warunku, a jej realizacja do tego momentu trwała co najmniej 12 miesięcy.

W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 108 ust.1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 1 i 4 u Pzp Zamawiający będzie żądał złożenia:

1) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 u Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej.

2) oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 u Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego, o których mowa w:

a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 u Pzp;

b) art. 108 ust. 1 pkt 3 u Pzp,

c) art. 108 ust. 1 pkt 4 u Pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,

d) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji;

e) art. 108 ust. 1 pkt 6 u Pzp;

f) w zakresie wskazanym w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514).

3) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 u Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w przypadku braku wskazania, w oświadczeniu o którym mowa w art. 125 ust. 1 u Pzp, danych umożliwiających dostęp do tych środków.

4) Zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, lub innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem podatkowym w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu

5) Zaświadczenia właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego albo innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, lub innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.

W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału zamawiający będzie wymagał złożenia:

a) W zakresie sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Wykonawca przedłoży polisę/ubezpieczenie lub oświadczenie (Załącznik 2a do SWZ), że będzie posiadał polisę /ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia, na sumę gwarancyjną min. 500.000,00 złotych (słownie: pięćset tysięcy złotych), w czasie realizacji zamówienia. Zamawiający przed podpisaniem umowy wezwie wykonawcę do złożenia dokumentu polisy/ ubezpieczenia (jeśli na badania ofert Wykonawca przedłożył jedynie oświadczenie) na potwierdzenie, że wykonawca posiada polisę lub jest ubezpieczony na okres realizacji umowy.

b) W zakresie zdolności technicznej lub zawodowej: Wykaz usług na potwierdzenie, że w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wykonawca wykonał lub wykonuje min. 3 zamówienia dotyczące usługi sprzątania w obiektach użyteczności publicznej o powierzchni min. 4500 m2 i o wartości min. 300 000,- zł (słownie: trzysta tysięcy złotych) rocznie każde zamówienie.

Wykonawca do wykazu załączy dowody określające, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy. Wzór wykazów stanowi załącznik nr 2b do SWZ.

c) W zakresie zdolności technicznej lub zawodowej: Na potwierdzenie spełniania powyższego warunku Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć aktualny certyfikat potwierdzający zgodność wdrożonego systemu zarządzania jakością z normą ISO 9001 (lub równoważny) w zakresie usług sprzątania lub utrzymania czystości, wydany przez jednostkę certyfikującą posiadającą odpowiednie uprawnienia do prowadzenia certyfikacji.

Certyfikat powinien być ważny na dzień składania ofert oraz przez okres realizacji zamówienia.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

3. Zamawiający nie wymaga od Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiadania określonej formy prawnej w celu złożenia oferty w postępowaniu.

4. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 u Pzp, składa każdy z Wykonawców.

5. W przypadku oferty składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oferta musi być opatrzona nazwami wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia.

1. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego stanowią załącznik nr 3 do SWZ.

2. Okoliczności uzasadniające zmiany umowy, zostały określone we wzorze ogólnych warunków umowy