Dostawa licencji oraz usługa migracji i aktualizacji infrastruktury poczty elektronicznej Microsoft Exchange Server

W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem dedykowanego formularza „Formularz do komunikacji” dostępnego na Platformie e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl/. We wszelkiej korespondencji związanej z przedmiotowym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem postępowania wskazanym w SWZ.

Zamawiający może również kontaktować się z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej (e-mail sekretariat@radio.bialystok.pl) z zastrzeżeniem, że złożenie oferty jest możliwe wyłącznie za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia oraz że dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia wymienione w SWZ należy złożyć w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego lub w elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia poświadczonej za zgodność z oryginałem.

Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” dostępnych na Platformie e-Zamówienia wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e- Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu 22 458 77 99 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

Za datę przekazania dokumentów, informacji i oświadczeń oraz ich cyfrowych odwzorowań przyjmuje się datę i czas ich wpływu na Platformę e-Zamówienia lub datę i czas wpływu na serwer pocztowy Zamawiającego.

Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452) oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 poz. 2415).

Ofertę, oświadczenia oraz środki dowodowe przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym.

1. Administratorem danych osobowych jest Polskie Radio-Rozgłośnia Regionalna w Białymstoku "Radio Białystok" Spółka Akcyjna w likwidacji (dalej: „Administrator”), z siedzibą ul. Świerkowa 1, 15-328 Białystok. Z Administratorem można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul. Świerkowa 1, 15-328 Białystok lub drogą mailową: iod@radio.bialystok.pl.

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem mailowym: iod@radio.bialystok.pl.

3. Dane osobowe są przetwarzane na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

4. Przetwarzanie odbywa się w celu:

a) zawarcia i realizacji umowy oraz nawiązania niezbędnego kontaktu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO – dane osobowe będą przechowywane przez Administratora do czasu wygaśnięcia obowiązku przechowywania tych danych wynikających z zawartej umowy oraz z przepisów prawa, co najmniej przez 5 lat od zakończenia trwania umowy;

b) wypełnienia obowiązków prawnych, które ciążą na Administratorze tj. m.in. obowiązek podatkowy, obowiązek archiwizacyjny – art. 6 ust. 1 lit. c RODO – dane będą przetwarzane przez Administratora przez 5 lat licząc od początku roku następującego po roku, w którym wystawiono dokumenty księgowe;

c) egzekucji roszczeń, prowadzenia postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO – dane będą przechowywane 3 lata od dnia zakończenia umowy;

5. Dane osobowe pochodzą od podmiotu, z którym Administrator nawiązał współpracę.

6. Administrator nie zamierza przekazywać danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

7. Administrator będzie przekazywał dane osobowe w zakresie realizowanych obowiązków w związku z umową, podmiotom przetwarzającym na podstawie zawartych umów powierzenia danych osobowych oraz innym podmiotom uprawnionym do pozyskania tych danych na podstawie przepisów prawa.

8. Osoba, której dane dotyczą posiada prawo do:

a) żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania;

b) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych;

c) wniesienia skargi na działania Administratora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Podanie danych osobowych jest wymogiem do wykonania obowiązków Administratora.

10. Administrator nie przewiduje zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone oraz dokona wyboru oferty najkorzystniejszej, spośród ofert spełniających wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ – „Opis przedmiotu zamówienia”, w oparciu o następujące kryteria i ich wagi:

Łączna cena oferty – 100 pkt

Kryterium „Łączna cena oferty”

Ocena punktowa każdej oferty w kryterium „Łączna cena oferty” dokonana zostanie zgodnie z formułą:

liczba punktów = Cmin/Co x 100 gdzie:

Cmin – najniższa łączna cena ofertowa brutto spośród złożonych ofert,

Co – cena brutto oferty ocenianej,

Punktacja przyznawana oferentom w będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Najwyższa liczba punktów wyznaczy najkorzystniejszą ofertę.

Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone oraz dokona wyboru oferty najkorzystniejszej, spośród ofert spełniających wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ – „Opis przedmiotu zamówienia”, w oparciu o następujące kryteria i ich wagi:

Łączna cena oferty – 100 pkt

Kryterium „Łączna cena oferty”

Ocena punktowa każdej oferty w kryterium „Łączna cena oferty” dokonana zostanie zgodnie z formułą:

liczba punktów = Cmin/Co x 100 gdzie:

Cmin – najniższa łączna cena ofertowa brutto spośród złożonych ofert,

Co – cena brutto oferty ocenianej,

Punktacja przyznawana oferentom w będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Najwyższa liczba punktów wyznaczy najkorzystniejszą ofertę.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:

1.1. nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 i art. 109 ust. 1 pkt 4, 5, 7 ustawy pzp;

1.2. spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w art. 112 ust. 2 ustawy pzp: a) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym – Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie b) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów – Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie c) sytuacji ekonomicznej lub finansowej – Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie d) zdolności technicznej lub zawodowej – Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie 1.3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający wymaga, aby warunki określone w ust. 1 pkt 1.1 oraz pkt 1.2 ppkt a)-d) spełniał każdy z Wykonawców oddzielnie.

1.4. W przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia Zamawiający bada, czy nie zachodzą podstawy wykluczenia wobec każdego z tych wykonawców.

1.5. Oceniając zdolność techniczną lub zawodową, Zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.

1.6. Z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wyklucza się Wykonawców wskazanych w art. 7 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2024.507 t.j. z dnia 2024.04.04).

1.7. Wykonawca nie podlega wykluczeniu w sytuacji, o której mowa w art. 110 ust. 2 ustawy PZP, z zastrzeżeniem art. 110 ust. 3.

1.8. Zamawiający odrzuci ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 17 ustawy Pzp, jeżeli obejmuje ona produkt ICT, usługę ICT lub proces ICT wskazane w rekomendacji, o której mowa w art. 33 ust. 4 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, stwierdzającej ich negatywny wpływ na podstawowy interes bezpieczeństwa państwa. Zamawiający odrzuci ofertę również na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 19 ustawy Pzp, jeżeli obejmuje ona produkt ICT, którego typ został określony w decyzji w sprawie uznania dostawcy za dostawcę wysokiego ryzyka, o której mowa w art. 67b ust. 15 tej ustawy, albo usługę ICT lub proces ICT określone w tej decyzji.

Zamawiający przed udzieleniem zamówienia wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia w terminie nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:

1. oświadczenia wykonawcy, w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy o braku przynależności z innym wykonawcą, który złożył ofertę w niniejszym postępowaniu, do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. 2025.1714 t.j. z dnia 2025.12.05), a w przypadku zaistnienia ww. okoliczności – oświadczenia o przynależności z innym wykonawcą, który złożył ofertę w niniejszym postępowaniu, do tej samej grupy kapitałowej i dokumentów lub informacji potwierdzających przygotowanie oferty niezależnie od ww. innego wykonawcy. Wzór oświadczeń zawiera załącznik nr 3b do SWZ; Wykonawcy wraz ze złożeniem przedmiotowego oświadczenia, mogą przedstawić dowody, że powiązania z innym wykonawcą nie prowadzą do zakłóceń konkurencyjności w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia.

2. Zamawiający może nie wzywać do złożenia oświadczenia o braku przynależności z innym wykonawcą, który złożył ofertę w niniejszym postępowaniu, do tej samej grupy kapitałowej, jeżeli w postępowaniu w danej części złożono tylko 1 ofertę.

3. Dokumenty podmiotów zagranicznych:

- dokument potwierdzający, że nie otwarto likwidacji Wykonawcy,

- informacja z odpowiedniego rejestru lub inny równoważny dokument.

Zasady udziału w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pisemne pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie zamówienia.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania od Wykonawców składających ofertę wspólną, aby przed zawarciem umowy złożyli Zamawiającemu umowę określającą wzajemne ich relacje.

4. Przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający rozumie również Wykonawców będących wspólnikami spółki cywilnej.

5. Wykonawca nie jest obowiązany do złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających brak podstaw wykluczenia, jeżeli Zamawiający posiada oświadczenia lub dokumenty dotyczące tego Wykonawcy lub może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne /Dz. U. 2024.1557 t.j. z dnia 2024.10.2/. W tym celu Wykonawca zobowiązany jest do wskazania w złożonej ofercie jednoznacznie i wyczerpująco źródła (adresu) bazy danych lub postępowania, w którym u Zamawiającego znajdują się odpowiednie oświadczenia lub dokumenty.

6. Jeżeli wykonawca nie złoży oświadczeń i dokumentów, o których mowa w pkt. IX niniejszej SWZ, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy, Zamawiający wezwie do ich złożenia, uzupełnienia, poprawienia w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlegałaby odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie czy poprawienie albo zajdą przesłanki unieważnienie postępowania.