Obsługa logistyczna dwudniowego wyjazdowego posiedzenia Wojewódzkiego Zespołu Koordynacji ds. polityki umiejętności Województwa Małopolskiego na terenie województwa małopolskiego

1. Komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu:

Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl

2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-

Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin dostępny na stronie https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

3. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).

1. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesyłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).

2. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy”na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.

3. Szczegółowe informacje dot. środków komunikacji elektronicznej zostały zawarte w pkt 9) Specyfikacji Warunków Zamówienia.

1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa logistyczna dwudniowego wyjazdowego posiedzenia Wojewódzkiego Zespołu Koordynacji ds. polityki umiejętności Województwa Małopolskiego dla minimalnie 25 a maksymalnie 40 osób na terenie województwa małopolskiego w odległości minimalnie 10 km od administracyjnych granic Krakowa.

2. W ramach zamówienia Wykonawca zapewni:

1) nocleg i wyżywienie dla minimum 25 a maksymalnie 40 osób w trakcie wyjazdowego posiedzenia;

2) salę konferencyjną dostępną w każdym dniu wyjazdu wraz z odpowiednim wyposażeniem technicznym;

3) salę/wydzielone miejsca gdzie stale dostępny będzie w trakcie posiedzenia serwis kawowy;

4) komplet materiałów, obejmujący materiały w wersji drukowanej oraz materiały biurowe dla każdego uczestnika;

5) miejsca postojowe;

6) osobę ze strony Wykonawcy sprawującą nadzór nad realizacją przedmiotu zamówienia.

3. Warunki realizacji oraz szczegółowy opis zamówienia zawarte są w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy – wzorze umowy i stanowią załącznik nr 1 C do swz (zwane są dalej wzorem umowy).

4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) stanowi załącznik nr 1 D do swz, będzie on wprowadzony jako załącznik nr 1 do umowy w sprawie zamówienia publicznego.

5. Zamawiający stosownie do dyspozycji wynikającej z art. 95 ustawy określa, że nie wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia.

1. Ocena ofert w kryterium „Cena brutto wykonania przedmiotu zamówienia” zostanie dokonana według wzoru: "Cena =[(Najniższa cena brutto wykonania przedmiotu zamówienia spośród ofert niepodlegających odrzuceniu)/(Cena brutto wykonania przedmiotu zamówienia oferty ocenianej)] x60pkt.

2. Ocena ofert w kryterium „Termin na zgłoszenie przez Zamawiającego ostatecznej liczby uczestników posiedzenia”, zostanie dokonana według następujących zasad:

Jeśli wykonawca zaoferuje termin na zgłoszenie przez Zamawiającego ostatecznej liczby uczestników przed planowanym terminem posiedzenia, wynoszący:

- do 2 dni roboczych – oferta otrzyma 20 pkt.

- do 5 dni roboczych – oferta otrzyma 10 pkt

- do 14 dni roboczych – oferta otrzyma 0 pkt. Jeśli Wykonawca nie wskaże żadnego terminu oferta otrzyma 0 pkt, a termin na zgłoszenie przez Zamawiającego ostatecznej liczby uczestników posiedzenia będzie wynosił do 14 dni roboczych. W przypadku podania niejednoznacznego terminu, np. zaznaczenie kilku możliwych terminów lub wpisania innego terminu niż wskazane, Zamawiający uzna, że Wykonawca zaoferował najdłuższy z podanych terminów na zgłoszenie przez Zamawiającego ostatecznej liczby uczestników posiedzenia i jego oferta otrzyma liczbę punktów odpowiadającą temu terminowi.

Jeżeli wykonawca zaoferuje termin dłuższy niż 14 dni roboczych na zgłoszenie przez Zamawiającego ostatecznej liczby uczestników posiedzenia jego oferta zostanie odrzucona.

Przez dni robocze Zamawiający rozumie dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

3. Ocena ofert w kryterium „Zapewnienie noclegów w hotelu co najmniej 4-gwiazdkowym” zostanie dokonana według następujących zasad:

- jeżeli w Formularzu oferty Wykonawca zaznaczy odpowiedź TAK (co będzie oznaczało że Wykonawca zapewni jeden nocleg (w pokojach jednoosobowych) dla wszystkich uczestników posiedzenia w jednym hotelu o standardzie minimum czterogwiazdkowym, zgodnie z Ewidencją Obiektów Hotelarskich prowadzoną przez Marszałka Województwa Małopolskiego (stan na dzień składania ofert) oraz wyżywienie)– oferta otrzyma 20 pkt;

- jeżeli w Formularzu oferty Wykonawca zaznaczy odpowiedź NIE (co będzie oznaczało że Wykonawca zapewni jeden nocleg (w pokojach jednoosobowych) dla wszystkich uczestników posiedzenia w jednym hotelu o standardzie minimum trzygwiazdkowym, zgodnie z Ewidencją Obiektów Hotelarskich prowadzoną przez Marszałka Województwa Małopolskiego (stan na dzień składania ofert) oraz wyżywienie) a jego oferta otrzyma 0 pkt;

- w przypadku braku zaznaczenia w Formularzu oferty odpowiedzi lub zaznaczenia obu odpowiedzi lub podania innej informacji, Zamawiający przyjmie, iż Wykonawca zapewni jeden nocleg (w pokojach jednoosobowych) dla wszystkich uczestników posiedzenia w jednym hotelu o standardzie minimum trzygwiazdkowym, zgodnie z Ewidencją Obiektów Hotelarskich prowadzoną przez Marszałka Województwa Małopolskiego (stan na dzień składania ofert) oraz wyżywienie, a oferta otrzyma w tym kryterium 0 pkt. Hotel musi być zlokalizowany na terenie Województwa Małopolskiego w odległości minimalnej 10 km od granic administracyjnych Krakowa (mierzonej z użyciem aplikacji – maps.google.pl, przy czym odległość będzie liczona wzdłuż tras drogowych, a nie w linii prostej).

Obiekt musi być położony poza miastem, w cichej i ustronnej lokalizacji, sprzyjającej skupieniu i efektywnemu przeprowadzeniu posiedzenia.

Wykonawca przedstawi Zamawiającemu, nie później niż na 5 dni roboczych od zawarcia Umowy wykaz 3 hoteli spełniających wymagania, z których Zamawiający wybierze w terminie do 5 dni roboczych 1 hotel do realizacji posiedzenia. Wykaz powinien zawierać nazwę oraz adres hotelu. Wykonawca przekaże Zamawiającemu wykaz w formie elektronicznej, na adres e-mail pracownika wskazany w Umowie.

Pozostałe wymagania opisane w pkt 16 SWZ.

Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia:

1. Na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu:

1) w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:

a) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

Wykaz usług wykonanych stanowi załącznik nr 4 do swz.

• Okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa powyżej, liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert w postępowaniu.

• Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz usług wykonanych, o którym mowa powyżej dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy;

2. Wykonawca zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych wymaganych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu może złożyć certyfikat wykonawcy zamówień publicznych, o którym mowa w art. 124 ust. 2 ustawy Pzp, potwierdzający udzielenie certyfikacji w zakresie zdolności do należytego wykonania zamówienia.

3. W oświadczeniu składanym wraz z ofertą (o którym mowa w pkt. 8.1 ust. 1 swz), wykonawca wskazuje, czy będzie posługiwał się certyfikatem, o którym mowa w art. 124 ust. 2 ustawy Pzp (zaznaczając właściwe np. x). W przypadku gdy wykonawca będzie posługiwał się tym certyfikatem, w oświadczeniu podaje numer i oznaczenie tego certyfikatu, nazwę podmiotu certyfikującego, który wydał ten certyfikat, okres ważności certyfikacji wykonawcy zamówienia publicznego oraz wskazuje, w zakresie których warunków udziału w postępowaniu będzie posługiwał się tym certyfikatem

4. Certyfikat zastępuje odpowiednie podmiotowe środki dowodowe wyłącznie w zakresie, w jakim z jego treści wynika potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu wymaganych przez Zamawiającego w niniejszym postępowaniu. Jeżeli certyfikat obejmuje wyłącznie część warunków udziału w postępowaniu, wykonawca jest obowiązany wykazać pozostały zakres zgodnie z wymaganiami określonymi w swz.

5. Zamawiający oceni czy przedstawiony certyfikat potwierdza spełnianie wymagań określonych w niniejszej swz, uwzględniając zakres certyfikacji, okres jej ważności, status certyfikacji ujawniony w bazie certyfikacji oraz zgodność certyfikatu z wymaganiami określonymi w niniejszej swz.

Pozostałe zapisy w pkt 8.2 SWZ.

1. Wykonawca dołącza do oferty składanej w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do swz.

2. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, tymczasowo zastępuje wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.

3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy, o którym mowa w pkt. 7 ust. 4 swz.

5. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w ust. 1, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 A do swz.

6. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy składa wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Zamawiający zaleca złożenie zobowiązania wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 B do swz.

7. W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, Zamawiający wymaga od wykonawcy złożenia wraz z ofertą odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru.

8. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w ust. 7, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.

9. Jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w ust. 7, Zamawiający żąda od wykonawcy pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania wykonawcy.

10. Zapis ust. 9 stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego.

11. Zapis ust. 7 – 9 stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy.

12. Wszelkie pełnomocnictwa winny być załączone do oferty w formie oryginału lub urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa (notarialnie – art. 96 ustawy z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie /tekst jednolity Dz. U. z 2026 poz. 614/), z zastrzeżeniem innych zasad opisanych w niniejszej swz lub wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

1. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy.

2. W odniesieniu do warunku dotyczącego doświadczenia, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 A do swz).

4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (do oferty należy załączyć odpowiednie pełnomocnictwo) chyba, że w przypadku spółki cywilnej, z umowy tej spółki wynika sposób jej reprezentowania (do stwierdzenia, czego niezbędne jest załączenie do oferty umowy spółki cywilnej). Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z podmiotem występującym, jako pełnomocnik pozostałych. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkie podmioty występujące wspólnie. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.

1. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy – wzór umowy, zawarte są w załączniku nr 1 C do swz.

2. Zamawiający może dokonać zmian umowy bez przeprowadzania nowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie przesłanek, o których mowa w art. 455 ustawy i ponadto dopuszcza zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, na zasadach określonych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 1 C do swz.