Remont i przebudowa pomieszczeń biurowych na potrzeby Wydziału Spraw Cudzoziemców w budynku Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie

1. Zamawiający określa dopuszczalny format podpisu elektronicznego jako:

1) dokumenty w formacie „pdf” zaleca się podpisywać formatem PAd ES,

2) dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf”, wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym wykonawca będzie zobowiązany załączyć, prócz podpisanego dokumentu, oddzielny plik z podpisem.

2. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo – aplikacyjne umożliwiające pracę na platformie zakupowej, tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych: MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux lub ich nowsze wersje,

3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, inna niż Internet Explorer,

4) włączona obsługa Java Script,

5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie „pdf”,

6) szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.

3. Formaty plików wykorzystywane przez wykonawców muszą być zgodne z formatami plików określonymi w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r. poz.773).

4. Za datę wpływu zapytań do treści SWZ, oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich złożenia/wysłania na platformie zakupowej.

5. Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany według czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

6. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452) oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 r. poz. 2415 z późn. zm.).

7. Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany według czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

8. Szczegółowe informacje dotyczące korespondencji elektronicznej znajdują się w SWZ.

1. Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), zwanym dalej RODO, Administratorem Danych Osobowych przetwarzanych w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz późniejszej realizacji umowy jest Wojewoda Warmińsko-Mazurski, Al. Marszałka J. Piłsudskiego 7/9, 10-575 Olsztyn.

2. Jako właściciel platformy zakupowej, na której zamawiający prowadzi przedmiotowe postępowanie, działającą pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/uw-warminsko-mazurski, odbiorcą danych osobowych jest także Open Nexus Sp. z o.o. 61-144 Poznań, ul. Bolesława Krzywoustego 3, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000335959, REGON 301196705, NIP 7792363577.

3. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych na adres email: iod@uw.olsztyn.pl.

4. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przeprowadzeniem przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, późniejszą realizacją umowy oraz w celu realizacji obowiązku prawnego związanego z udostępnianiem informacji o zawartej umowie w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1483 z późn. zm.).

5. Odbiorcami danych osobowych będą:

1) osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania na podstawie przepisów Pzp,

2) osoby lub podmioty, którym w przypadkach przewidzianych przepisami prawa udostępniona zostanie umowa,

3) podmioty zapewniające zamawiającemu komunikację elektroniczną,

4) banki podczas wykonywania transakcji rozliczeniowych,

5) osoby lub podmioty uzyskujące dostęp do informacji o zawartej umowie zamieszczonych w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych,

6) dostawcy wykorzystywanych przez zamawiającego systemów informatycznych – w celu zapewnienia stałego dostępu do danych osobowych, ich skutecznego, bezbłędnego i bezpiecznego przetwarzania, rozwoju i utrzymania systemów informatycznych.

6. W przypadku korzystania przez wykonawców z prawa do środków ochrony prawnej określonych w Dziale IX Pzp, mogą być udostępniane informacje o wyrokach skazujących, naruszeniach prawa i powiązanych z tym środkach bezpieczeństwa (o których mowa w art. 10 RODO).

7. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku umowy przez okres 10 lat. Okres przechowywania umowy obejmuje czas niezbędny do umożliwienia dochodzenia roszczeń przez strony.

8. Obowiązek podania przez wykonawcę danych osobowych jest wymogiem wynikającym z przepisów Pzp, związanym z udziałem wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Niepodanie przez wykonawcę danych osobowych uniemożliwi zamawiającemu wykonanie czynności związanych z badaniem i oceną oferty oraz ewentualne zawarcie umowy.

9. Każdy wykonawca udostępniający dane osobowe posiada prawo:

1) dostępu do swoich danych osobowych,

2) do sprostowania swoich danych osobowych,

3) żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,

4) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących wykonawcy narusza przepisy RODO.

1. Przedmiotem zamówienia jest remont i przebudowa pomieszczeń biurowych nr 1 i 2, wydzielenie pomieszczenia do obsługi klienta (boksu) oraz instalacji niskoprądowych i elektrycznych na potrzeby Wydziału Spraw Cudzoziemców w budynku Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie przy Al. Marszałka J. Piłsudskiego 7/9, polegające w szczególności na:

1) wykonaniu dwóch otworów drzwiowych w ścianach konstrukcyjnych,

2) obrobieniu ościeży wykonanych otworów,

3) demontażu posadzki z paneli podłogowych,

4) wykonaniu posadzki z paneli PVC,

5) montażu drzwi przesuwnych – szklanych,

6) malowaniu ścian,

7) wykonaniu szklanej przegrody parawanowej o konstrukcji aluminiowej z drzwiami przesuwnymi na parterze budynku w korytarzu głównym,

8) demontażu wyposażenia i instalacji,

9) rozbudowie istniejącego systemu SKD w pomieszczeniach biurowych nr 1 i 2 oraz wyodrębnionym pomieszczeniu do obsługi klienta (boksu),

10) rozbudowie istniejącego systemu SS Wi N w pomieszczeniach biurowych nr 1 i 2,

11) rozbudowie istniejącego systemu SSP w pomieszczeniach biurowych nr 1 i 2,

12) wykonaniu instalacji elektrycznych dla jednego stanowiska komputerowego oraz drukarki (zasilanie, sieć) w wyodrębnionym pomieszczeniu do obsługi klienta (boksie),

13) przebudowie instalacji elektrycznej i teletechnicznej w pomieszczeniach biurowych nr 1 i 2.

2. Szczegółowy opis i zakres przedmiotu zamówienia zawarty jest w dokumentacji projektowej oraz specyfikacjach technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych – załącznikach nr 6.1 – 7.2 do specyfikacji warunków zamówienia, zwanej dalej SWZ. Przedmiary robót stanowiące załączniki nr 8.1 – 8.2 do SWZ traktowane są jedynie jako materiał poglądowy i nie stanowią opisu przedmiotu zamówienia w rozumieniu art. 103 Pzp.

3. Dokumentacja projektowa, specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót budowlanych lub przedmiary robót mogą wskazywać dla niektórych materiałów lub elementów wyposażenia znaki towarowe lub pochodzenie. Zamawiający dopuszcza oferowanie materiałów lub elementów wyposażenia równoważnych w stosunku do wskazanych w dokumentacji projektowej, specyfikacjach technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych lub przedmiarach robót pod warunkiem, że zapewnią one uzyskanie parametrów co najmniej na takim samym poziomie jak założone w dokumentacji projektowej, specyfikacjach technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych lub przedmiarach robót oraz będą nie gorsze pod względem:

1) charakteru użytkowego rozumianego jako tożsamość funkcji,

2) parametrów technicznych rozumianych jako wytrzymałość i trwałość,

3) parametrów bezpieczeństwa użytkowania.

4. W każdym przypadku, gdy zamawiający w SWZ powołuje się na normy, oceny techniczne, specyfikacje techniczne i systemy referencji technicznych, dopuszcza się rozwiązania równoważne opisywanym i zastosowanie mają wyrazy „lub równoważne”.

5. Wszystkie zastosowane podczas realizacji przedmiotu zamówienia materiały i wyroby muszą być nowe oraz spełniać wymogi oznakowań i oceny zgodności wymienione w ustawie z dnia 16 kwietnia 2004 r. o wyrobach budowlanych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1213).

6. Dostarczone przez wykonawcę w ramach realizacji przedmiotu zamówienia materiały i elementy wyposażenia muszą być fabrycznie nowe, wolne od wad technicznych, dopuszczone do obrotu i stosowania, zgodne z wymaganiami określonymi w SWZ.

7. Przedmiot zamówienia wykonywany będzie przez wykonawcę na czynnym obiekcie, w związku z czym sposób jego realizacji wymaga uzgodnienia z zamawiającym w celu zapewnienia w tym okresie prawidłowego funkcjonowania Urzędu. Prace związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia charakteryzujące się szczególną uciążliwością dla pracowników oraz petentów Urzędu (prace o dużym natężeniu hałasu) muszą być wykonywane w godzinach 17:00 – 6:00 w dni powszednie oraz całą dobę w dni wolne od pracy.

8. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania porządku i ostrożności podczas wykonywania przedmiotu zamówienia i po jego zakończeniu, dlatego też będzie musiał dołożyć wszelkich starań w celu zabezpieczenia przed zniszczeniem, zabrudzeniem czy uszkodzeniem elementów stałych, ruchomych, wszelkiego wyposażenia budynku, jak też poszczególnych pomieszczeń.

9. Wykonawca w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia zobowiązany jest do sprzątania na bieżąco przyległych do remontowanych pomieszczeń ciągów komunikacyjnych oraz do sprzątnięcia pomieszczeń bezpośrednio przed ich przekazaniem zamawiającemu.

10. Zgodnie z art. 100 ust. 1 Pzp zamawiający wymaga, aby zamówienie zrealizowane zostało z uwzględnieniem wymagań w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych i wszystkich użytkowników.

11. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w obszarze i zakresie objętym zamówieniem z uwzględnieniem minimalnych wymagań wskazanych w art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2024 r. poz. 1411), zgodnie z dokumentacją projektową oraz specyfikacjami technicznymi wykonania i odbioru robót budowlanych.

12. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji zamówienia zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy technicznej, obowiązującymi przepisami, normami i normatywami.

13. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji zamówienia zgodnie z poszanowaniem zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

14. W przypadku rozbieżności interpretacyjnych pomiędzy postanowieniami SWZ i projektowanymi postanowieniami umowy, a treścią pozostałych załączników do SWZ, pierwszeństwo mają postanowienia SWZ oraz projektowanych postanowień umowy.

45111300-1 - Roboty rozbiórkowe

45311000-0 - Roboty w zakresie okablowania oraz instalacji elektrycznych

42961100-1 - System kontroli dostępu

45400000-1 - Roboty wykończeniowe w zakresie obiektów budowlanych

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej, tj. wykonali nie wcześniej niż w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej dwa zamówienia polegające na remoncie (budowie, przebudowie, rozbudowie, modernizacji) budynku w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2026 r. poz. 524 z późn. zm.), z których wartość każdej była nie mniejsza niż 200 000,00 zł brutto w ramach jednej umowy (kontraktu).

2. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby.

Oferta musi zawierać:

1) wypełniony formularz oferty – załącznik nr 1 do SWZ,

2) wypełnione oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 2 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu składa każdy z wykonawców. W przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, wykonawca dołącza do oferty także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby,

3) wypełnione oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 Pzp, z którego musi wynikać, które roboty budowlane wykonają poszczególni wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia – załącznik nr 3 do SWZ – w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców,

4) zobowiązanie innych podmiotów do oddania wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia – załącznik nr 4 do SWZ – lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów – w przypadku, gdy wykonawca będzie polegał na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów,

5) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego – w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców,

6) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy w przedmiotowym postępowaniu – w przypadku podpisania oferty przez osobę niewymienioną w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) wykonawcy,

7) dokument gwarancji/poręczenia stanowiący wadium wnoszone w formie niepieniężnej przekazany w oryginale w postaci elektronicznej, tj. opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym osób upoważnionych do jego wystawienia.

1. Zamawiający żąda wniesienia przed upływem terminu składania ofert wadium w wysokości 4 000,00 zł.

2. Wadium może być wniesione w:

1) pieniądzu,

2) gwarancjach bankowych,

3) gwarancjach ubezpieczeniowych,

4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2025 r. poz. 98).

3. W przypadku wyboru pieniądza jako formy wadium, środki wpłacić należy przelewem na następujący rachunek bankowy zamawiającego: NBP O/Olsztyn 93 1010 1397 0020 2013 9120 0000.

4. Wadium wnoszone w formie niepieniężnej w postaci dokumentu gwarancji/poręczenia należy przekazać zamawiającemu wraz z ofertą w oryginale w postaci elektronicznej, tj. opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym osób upoważnionych do jego wystawienia. Wadium musi zabezpieczać ofertę przez cały okres związania ofertą.

5. Z treści wadium wnoszonego w formie niepieniężnej w postaci dokumentu gwarancji/poręczenia musi wynikać bezwarunkowe, na pierwsze pisemne żądanie zgłoszone przez zamawiającego w terminie związania ofertą, zobowiązanie gwaranta do wypłaty zamawiającemu pełnej kwoty wadium w okolicznościach określonych w art. 98 ust. 6 Pzp.

6. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wniesienie wadium w formie niepieniężnej w postaci dokumentu gwarancji/poręczenia wystawionego na jednego z tych wykonawców, będzie wystarczające dla skutecznego zabezpieczenia oferty wadium.

W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1) przy ocenie spełniania warunków udziału w postępowaniu zamawiający będzie brał pod uwagę łączny potencjał wykonawców z zastrzeżeniem, że w przypadku warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej zamawiający wymaga, aby co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia spełniał wymagania określone w Rozdziale XVI pkt 1 SWZ,

2) wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego,

3) wypełnione oświadczenie dotyczące niepodlegania wykluczeniu oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu – zgodnie z załącznikiem nr 2 do SWZ – składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie,

4) do oferty należy dołączyć wypełnione oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 Pzp, z którego musi wynikać, które roboty budowlane wykonają poszczególni wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia – zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ.

1. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty wykonawcy, które nie są zmianami istotnymi w rozumieniu art. 454 ust. 2 Pzp.

2. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania istotnych zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty wykonawcy w zakresie i przypadkach, a także zgodnie z warunkami ich wprowadzenia, opisanymi w projektowanych postanowieniach umowy – załączniku do SWZ.

3. Inicjatorem zmian może być zamawiający lub wykonawca poprzez wystąpienie w formie pisemnej lub elektronicznej w okresie obowiązywania umowy zawierające opis proponowanych zmian oraz ich uzasadnienie.

4. Strona występująca o zmianę postanowień umowy zobowiązana jest do udokumentowania zaistnienia okoliczności opisanych w projektowanych postanowieniach umowy – załączniku do SWZ.

5. Warunkiem wprowadzenia zmian zawartej umowy jest sporządzenie podpisanego przez strony protokołu zmiany umowy określającego przyczyny zmiany oraz potwierdzającego wystąpienie (odpowiednio) co najmniej jednej z okoliczności opisanych w projektowanych.