Świadczenie usługi hotelarskiej na potrzeby wizyty prorektorów z wybranych uczelni z Ukrainy i Polski, organizowanej w ramach projektu dot. polsko-ukraińskiej współpracy .

20. KLAUZULA INFORMACYJNA RODO DOTYCZĄCA POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, DO KTÓREGO MA ZASTOSOWANIE USTAWA PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZ-NYCH

Na podstawie art. 19 ust. 1 Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych („PZP”) oraz art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) Politechnika War-szawska realizuje obowiązek informacyjny wobec podmiotu danych.

20.1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych jest Politechnika Warszawska, uczelnia publiczna z siedzibą w Warszawie, Pl. Politechniki 1, 00-661 Warszawa, NIP: 525-000-58-34, REGON: 000001554, infolinia: (22) 234 72 11.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail: iod@pw.edu.pl

20. 2. PODSTAWA PRAWNA I CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH ORAZ KATEGORIE PRZETWA-RZANYCH DANYCH OSOBOWYCH I ŹRÓDŁO ICH POCHODZENIA

Dane osobowe uczestników postepowań o zamówienia publiczne przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięcia, jak także w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów.

20.3. INFORMACJE O ODBIORCACH DANYCH OSOBOWYCH LUB O KATEGORIACH ODBIORCÓW DANYCH

Odbiorcami danych osobowych mogą być:

• Prezes Urzędu Zamówień Publicznych;

• podmioty i organy uprawnione do otrzymania danych - tylko w uzasadnionych przypadkach i na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa;

• podmioty (tzw. podmioty przetwarzające), którym Administrator zleca wykonywanie czynności, z który-mi wiąże się konieczność przetwarzania danych osobowych, w szczególności w zakresie obsługi poczty elektronicznej (Microsoft), hostingu, usług teleinformatycznych, usług windykacyjnych, usług kurierskich i pocztowych;

• osoby lub podmioty, które wystąpią z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej na podstawie Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, w zakresie i na zasadach określonych w tych przepisach.

20.4. INFORMACJE O ZAMIARZE PRZEKAZANIA DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ ORAZ O STWIERDZENIU LUB BRAKU STWIERDZENIA PRZEZ KOMI-SJĘ ODPOWIEDNIEGO STOPNIA OCHRONY

Administrator, co do zasady nie przekazuje danych osobowych do państwa trzeciego, jednak Administrator korzysta z usług Microsoft 365, co może spowodować przekazanie przetwarzanych danych osobowych do państwa trzeciego.

Transfer danych odbywa się z poszanowaniem zasad określonych w porozumieniu pomiędzy USA i UE Da-ta Privacy Framework, na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. (https://www.dataprivacyframework.gov). W ramach usług Microsoft Office, dane wprowadzone do Microsoft 365 będą przetwarzane i przechowywane w określonej lokalizacji geograficznej. Zgodnie z funkcjonalnością usług Microsoft Office w dostępnym panelu administracyjnym w „Profilu Organizacji”, wskazano, iż dane przetwarzane są na terenie Unii Europejskiej.

20.5. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH LUB KRYTERIA USTALANIA TEGO OKRESU

Dane osobowe są przetwarzane przez okres:

• wskazany w przepisach PZP (art. 78), jak również

• pozostawania w mocy roszczeń wykonawców w związku z postępowaniem dotyczącym udzielenia za-mówienia publicznego.

Dokumenty archiwalne dotyczące postępowania o udzielenie zamówienia publicznego będę przechowywane przez Administratora przez okres wskazany w przepisach o archiwizacji, tj. Ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktach wewnętrznych obowiązujących w Politechnice Warszawskiej w zakresie przechowywania akt (Instrukcja Kancelaryjna i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt).

Dalej z SWZ

16.1. Cenę oferty należy obliczyć na Formularzu Cenowym (Załącznik nr 1 do Formularza oferty) i prze-nieść ją do treści oferty, sporządzonej zgodnie z Formularzem Ofertowym (Rozdział II.1 SWZ).

16.2. Cena oferty musi być podana w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z zasadą zaokrąglania od 5 w górę.

16.3. Cena oferty powinna uwzględniać wszelkie koszty związane z prawidłową realizacją zamówienia, w tym podatki, opłaty i inne ewentualne obciążenia.

16.4. Do porównania ofert będzie brana cena brutto (tj. z podatkiem VAT).

17. KRYTERIA WYBORU OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ.

17.1 Przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami oceny ofert:

Kryterium: Waga:

K1 Cena 100 %

Ocena ofert w ramach kryterium "cena" zostanie dokonana na podstawie wzoru:

PKTK1 = (Gmin/ Goferty) * 100 pkt gdzie:

Goferty – cena oferty ocenianej

Gmin – najniższa cena spośród ofert ocenianych

Maksymalna liczba punktów, jaką może otrzymać oferta w tym kryterium wynosi 100,00 pkt.

17.2. Ocena ofert zostanie przeprowadzona wyłącznie w oparciu o przedstawione powyżej kryteria. Oferta wypełniająca w najwyższym stopniu wymagania otrzyma maksymalną liczbę punktów. Pozostałym ważnym ofertom przypisana zostanie proporcjonalnie mniejsza liczba punktów. Wynik będzie traktowany jako wartość punktowa oferty. Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z regułą matematyczną.

17.3. Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia dogrywki w formie aukcji elektronicznej.

17.4. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który otrzyma najwyższą liczbę punktów.

17.5. Jeżeli została złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., z 2026 r. poz. 507, 846), dla celów zastosowania kryterium ceny zamawiający dolicza do przedstawionej w tej ofercie ceny kwotę podatku od towarów i usług, którą miałby obowiązek rozliczyć.

17.6. W ofercie Wykonawca ma obowiązek:

1) poinformowania Zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego;

2) wskazania nazwy (rodzaju) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będą prowadziły do powstania obowiązku podatkowego;

3) wskazania wartości towaru lub usługi objętego obowiązkiem podatkowym zamawiającego, bez kwoty podatku;

4) wskazania stawki podatku od towarów i usług, która zgodnie z wiedzą wykonawcy, będzie miała zastosowanie.

17.7. Z wybranym Wykonawcą podpisana zostanie umowa na warunkach określonych w rozdziale IV SWZ.

9.1. Do oferty każdy Wykonawca musi dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania oraz o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – zgodne z Załącznikiem 2 do Formularza Oferty.

9.2. Oświadczenie, o którym mowa w pkt. 9.1., stanowi dowód potwierdzający brak podstaw do wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert.

Dalej z SWZ

9.1. Do oferty każdy Wykonawca musi dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania oraz o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – zgodne z Załącznikiem 2 do Formularza Oferty.

9.2. Oświadczenie, o którym mowa w pkt. 9.1., stanowi dowód potwierdzający brak podstaw do wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert.

Dalej z SWZ

10.1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo re-prezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

10.2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu natomiast warunek udziału w postępowaniu ma być spełniony łącznie.

10.3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, do oferty należy dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust 4 ustawy Pzp, z którego wynika, które usługi wykonują poszczególni Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzie-lenie zamówienia, zgodne z treścią formularza zamieszczonego w Rozdziale II – Załącznik nr 3 SWZ.

10.4. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenia, o których mowa w punkcie 9.1., składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w oparciu o art. 455 ust.1 pkt 1 ustawy Pzp, w następujących przypadkach:

1) zmiany terminu realizacji umowy na skutek zaistnienia,” siły wyższej”, tj. zdarzenia o charakterze niezależnym od Stron, którego Strony nie mogły przewidzieć i któremu nie mogły zapobiec przy zachowaniu należytej staranności, a wystąpienie, którego skutkuje koniecznością zmiany terminu realizacji umowy. Za „siłę wyższą”, warunkującą zmianę umowy, uważać się będzie w szczególności: powódź, pożar i inne klęski żywiołowe, zamieszki, strajki, ataki terrorystyczne. Za siłę wyższą uważa się również niemożność wykonania umowy przez którąkolwiek ze Stron wynikającą lub związaną z wprowadzeniem na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub w miejscu realizacji wydarzenia stanu epidemii lub stanu nadzwyczajnego - termin ulegnie zmianie odpowiednio do czasu trwania siły wyższej;

2) zmiany menu, godzin wydawania posiłków lub przydziału pokoi, jeżeli wynika to z potrzeb uczestników i nie powoduje zwiększenia wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 1;

3) zmiany osób, o których mowa w § 5 ust. 1, na zasadach określonych w § 5 ust. 3;

4) zmiany obiektu, o którym mowa w § 1 ust. 3, wyłącznie w przypadku, gdy świadczenie usług w tym obiekcie stanie się niemożliwe z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, w szczególności wskutek pożaru, awarii lub decyzji właściwego organu, pod warunkiem, że nowy obiekt spełnia wszystkie wymagania opisu przedmiotu zamówienia, ma parametry nie gorsze niż obiekt wskazany w ofercie, a zmiana nie powoduje zwiększenia wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 1.

2. Zmiana umowy powinna nastąpić w formie aneksu sporządzonego przez Zamawiającego i podpisanego przez Strony w formie pisemnej lub elektronicznej, pod rygorem nieważności, oraz powinna zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne, chyba że niniejsza umowa nie przewiduje konieczności zawierania aneksu w przypadku zaistnienia określonej podstawy prawnej jej zmiany.