Dostawa środków czystości dla Domu Pomocy Społecznej „Niezapominajka” w Elblągu na okres od 15 listopada 2026 roku do 31 grudnia 2027 roku

Komunikacja w postępowaniu, w tym składanie ofert, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia dostępnej pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.

Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się za pośrednictwem formularzy do komunikacji udostępnionych na Platformie e-Zamówienia.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia Zamawiający dopuszcza komunikację przy użyciu poczty elektronicznej na adres: sekretariat@dpsniezapominajka.elblag.pl. Nie dotyczy to składania ofert.

Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu powinien posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje dotyczące zakładania kont, wymagań technicznych i zasad korzystania z Platformy zawarte są w Regulaminie Platformy e-Zamówienia oraz w zakładce „Centrum Pomocy”.

Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami składa się wyłącznie za pośrednictwem funkcji przeznaczonej do składania ofert w ramach konkretnego postępowania na Platformie e-Zamówienia. Dokumenty elektroniczne sporządza się w formatach danych zgodnych z przepisami dotyczącymi Krajowych Ram Interoperacyjności. Zamawiający rekomenduje w szczególności formaty PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, ODS lub ZIP.

Oferta oraz dokumenty wymagające podpisu muszą zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym przez osobę uprawnioną do reprezentacji. Maksymalny rozmiar przesyłanych plików określa regulamin Platformy e-Zamówienia. Szczegółowe zasady korespondencji określa rozdział VII SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) Zamawiający informuje, że:

1. Administratorem danych osobowych jest Dom Pomocy Społecznej „Niezapominajka” w Elblągu, ul. Toruńska 17, 82-300 Elbląg, tel. 55 625 62 71, e-mail: sekretariat@dpsniezapominajka.elblag.pl.

2. Inspektorem Ochrony Danych jest Mateusz Szlachtowicz, e-mail: iod@dpsniezapominajka.elblag.pl.

3. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Dostawa środków czystości dla Domu Pomocy Społecznej „Niezapominajka” w Elblągu na okres od 15 listopada 2026 roku do 31 grudnia 2027 roku”, znak DPS. N. DF. 261.9.2026. KS.

4. Odbiorcami danych będą osoby lub podmioty, którym dokumentacja postępowania zostanie udostępniona na podstawie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

5. Dane będą przechowywane zgodnie z art. 78 Pzp, co do zasady przez 4 lata od dnia zakończenia postępowania, a jeżeli okres obowiązywania umowy przekracza 4 lata – przez cały okres obowiązywania umowy.

6. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym związanym z udziałem w postępowaniu, a konsekwencje ich niepodania wynikają z przepisów Pzp.

7. Decyzje dotyczące danych osobowych nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie.

8. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, żądania ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z RODO i Pzp.

Szczegółowe informacje dotyczące ochrony danych osobowych zawiera rozdział XXI SWZ.

W związku z przetwarzaniem danych osobowych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zastosowanie mają następujące ograniczenia:

1. Prawo do sprostowania danych osobowych, o którym mowa w art. 16 RODO, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania i jego załączników.

2. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w art. 18 RODO, podlega ograniczeniom wynikającym z przepisów RODO oraz Pzp.

3. Prawo do usunięcia danych osobowych nie przysługuje w przypadkach określonych w art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO.

4. Prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO, nie przysługuje.

5. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w art. 21 RODO, nie przysługuje, ponieważ podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Szczegółowe informacje dotyczące ograniczeń stosowania RODO określa rozdział XXI SWZ.

Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie następujących kryteriów:

1. Cena brutto oferty — 60 pkt. Liczba punktów w kryterium „Cena” zostanie obliczona według wzoru: C = (najniższa cena brutto spośród ofert nieodrzuconych / cena brutto badanej oferty) × 60.

2. Termin realizacji zamówienia cząstkowego — 40 pkt. Punkty zostaną przyznane następująco: 1 dzień roboczy — 40 pkt, 2 dni robocze — 20 pkt, 3 dni robocze — 0 pkt. Jeżeli Wykonawca nie wskaże terminu, Zamawiający przyjmie termin 3 dni roboczych. Jeżeli Wykonawca wskaże więcej niż jeden termin, do oceny zostanie przyjęty najdłuższy z nich. Zaoferowanie terminu dłuższego niż 3 dni robocze stanowi niezgodność treści oferty z warunkami zamówienia.

Łączna liczba punktów stanowi sumę punktów uzyskanych w obu kryteriach. Ocenie podlega cena brutto zamówienia podstawowego; wartość prawa opcji nie podlega odrębnej ocenie.

Na wezwanie Zamawiającego Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona, składa, z uwzględnieniem zasad i wyjątków określonych w rozdziale XI SWZ:

1. Odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 Pzp, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

2. Oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu z art. 125 ust. 1 Pzp, w zakresie określonym w załączniku nr 9 do SWZ.

3. Oświadczenie w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp dotyczące przynależności albo braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej — według załącznika nr 10 do SWZ.

W odniesieniu do podmiotów udostępniających zasoby oraz Wykonawców zagranicznych stosuje się odpowiednie postanowienia rozdziału XI SWZ. Zamawiający uwzględnia możliwość posługiwania się ważnym certyfikatem wykonawców zamówień publicznych w zakresie objętym tym certyfikatem.

Na wezwanie Zamawiającego Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona, składa:

1. Wykaz dostaw wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy — w tym okresie, zawierający informacje niezbędne do oceny spełniania warunku doświadczenia określonego w pkt 9.3 SWZ, według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do SWZ.

2. Dowody określające, czy dostawy wskazane w wykazie zostały wykonane lub są wykonywane należycie, w szczególności referencje albo inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy były wykonywane. Jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów — oświadczenie Wykonawcy. W przypadku dostaw nadal wykonywanych referencje lub inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

Dokumenty składa się w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, z uwzględnieniem postanowień rozdziału XI SWZ dotyczących certyfikacji wykonawców oraz dokumentów dostępnych w bezpłatnych i ogólnodostępnych bazach danych.

Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych wyłącznie dla pozycji 17, 21 i 23 formularza asortymentowo-cenowego, stanowiącego załącznik nr 3 do SWZ, niezależnie od tego, czy Wykonawca oferuje produkt referencyjny czy równoważny:

1. Pozycja 17 — dokument potwierdzający dopuszczenie oferowanego produktu biobójczego do obrotu i stosowania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie PT4 wraz z etykietą lub dokumentacją producenta potwierdzającą jednoczesne mycie i dezynfekcję powierzchni i wyposażenia w strefie żywnościowej, zgodnie z przewidzianym sposobem użycia.

2. Pozycja 21 — etykieta, karta produktu lub dokument producenta potwierdzający hipoalergiczność albo przeznaczenie oferowanego produktu dla skóry wrażliwej lub skłonnej do alergii.

3. Pozycja 23 — karta techniczna, opis lub dokument producenta potwierdzający wymagane wymiary i długość rolki oraz zgodność z systemem dozowania H1 używanym przez Zamawiającego. Dla pozostałych pozycji formularza asortymentowo-cenowego Zamawiający nie wymaga złożenia przedmiotowych środków dowodowych wraz z ofertą.

Wraz z ofertą Wykonawca składa:

1. Formularz oferty — załącznik nr 2 do SWZ.

2. Formularz asortymentowo-cenowy — załącznik nr 3 do SWZ, zawierający jednoznaczną identyfikację oferowanych produktów.

3. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunku udziału w postępowaniu, składane na podstawie art. 125 ust. 1 Pzp — załącznik nr 5 do SWZ.

4. Przedmiotowe środki dowodowe dotyczące pozycji 17, 21 i 23 — zgodnie z rozdziałem XII SWZ.

5. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby albo inny dokument potwierdzający udostępnienie zasobów — załącznik nr 7 do SWZ, jeżeli dotyczy.

6. Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 125 ust. 5 Pzp — załącznik nr 8 do SWZ, jeżeli dotyczy.

7. Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy lub Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, jeżeli dotyczy.

8. Dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, jeżeli umocowanie nie wynika z dokumentów dostępnych w bezpłatnych i ogólnodostępnych rejestrach.

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy zgodnie z art. 455 Pzp, na zasadach określonych w załączniku nr 4 do SWZ, w szczególności:

1. Waloryzacja wynagrodzenia na podstawie art. 439 Pzp (§ 8 umowy) – w przypadku zmiany cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia. Pierwsza waloryzacja może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od rozpoczęcia realizacji umowy, przy skumulowanej zmianie wskaźnika GUS o co najmniej 3%. Kolejna waloryzacja może nastąpić nie wcześniej niż po 3 miesiącach od poprzedniej, przy zmianie wskaźnika o co najmniej 3%. Zmiana wymaga wykazania wpływu na koszty niezrealizowanych dostaw oraz zawarcia aneksu. Łączny maksymalny zakres zmian wynagrodzenia z tego tytułu wynosi 10% pierwotnej wartości brutto zamówienia podstawowego, z zachowaniem zasad i limitów określonych w § 8 umowy.

2. Zmiana wynagrodzenia w przypadkach określonych w art. 436 pkt 4 lit. b Pzp (§ 9 umowy) – w razie zmiany stawki VAT lub podatku akcyzowego, minimalnego wynagrodzenia albo minimalnej stawki godzinowej, zasad podlegania ubezpieczeniom lub wysokości składek oraz zasad i wysokości wpłat do PPK, jeżeli zmiany te wpływają na koszty wykonania niezrealizowanej części zamówienia. Wpływ zmian wymaga wykazania zgodnie z umową.

3. Zmiana produktu (§ 10 umowy) – wyłącznie w razie zakończenia produkcji, trwałego wycofania z rynku, trwałej niedostępności z przyczyn niezależnych od Wykonawcy albo zmiany nazwy handlowej lub wielkości opakowania przy zachowaniu wymaganych właściwości. Produkt zastępczy musi spełniać wymagania OPZ, mieć nie gorsze parametry i wymagane dopuszczenia. Zmiana wymaga udokumentowania przyczyny i uprzedniej zgody Zamawiającego, a gdy jest to wymagane – aneksu. Cena jednostkowa produktu zastępczego nie może być wyższa od ceny produktu pierwotnego, z uwzględnieniem dopuszczonej waloryzacji. Pozostałe warunki i ograniczenia zmian określają § 8–10 i § 14 projektowanych postanowień umowy.