Dostawa żywności

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej poprzez Platformę e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/.

Adres strony internetowej do komunikacji to adres strony prowadzonego postępowania podany w pkt. 3.1 ogłoszenia.

Zamawiający nie dopuszcza innych środków komunikacji z Wykonawcami jak np. za pomocą poczty elektronicznej (e-mail) czy Elektronicznej Skrzynki Podawczej - e PUAP.

1. Wykonawca musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

2. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2452).

3. Składane w postępowaniu dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 773), z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. Zamawiający zaleca w szczególności następujący format przesyłanych plików: .doc, .docx, .pdf, .rtf, .odt.

4. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem Wykonawcy podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym.

5. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 25 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

6. Wykonawca przygotowuje ofertę przy pomocy interaktywnego „Formularza ofertowego” udostępnionego przez Zamawiającego na platformie e-Zamówienia i zamieszczonego w podglądzie postępowania w zakładce „Informacje podstawowe”. Instrukcja pod adresem: https://media.ezamowienia.gov.pl/pod/2021/10/Oferty-5.2.pdf

7. Formularz ofertowy podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Rekomendowanym wariantem podpisu jest typ wewnętrzny. Podpis formularza ofertowego wariantem podpisu w typie zewnętrznym również jest możliwy, tylko w tym przypadku, powstały oddzielny plik podpisu dla tego formularza należy załączyć w polu „Załączniki i inne dokumenty przedstawione w ofercie przez Wykonawcę”.

8. Wykonawca dodaje uprzednio podpisany „Formularz oferty” w pierwszym polu („Wypełniony formularz oferty”). W kolejnym polu („Załączniki i inne dokumenty przedstawione w ofercie przez Wykonawcę”) Wykonawca dodaje pozostałe pliki stanowiące ofertę lub składane wraz z ofertą.

9. Maksymalny łączny rozmiar plików stanowiących ofertę lub składanych wraz z ofertą to 250 MB.

10. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

Zamawiający, informuje, że:

1) Administratorem Danych Osobowych przez Państwa wskazanych (dalej „DO”) jest Instytutu Geofizyki PAN z siedzibą w Warszawie przy ul. Księcia Janusza 64, 01-452 Warszawa, (dalej „Administrator”).

2) Istnieje możliwość kontaktowania się w sprawach ochrony DO z wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych (dalej „IODO”), za pośrednictwem adresu e-mail: iod@igf.edu.pl.

3) Podstawą przetwarzania DO jest:

a) przetwarzanie w celu związanym z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego dotyczy niniejsze ogłoszenie, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

b) wykonanie umowy, której Pani/Pan jest stroną lub do podjęcia działań przed jej zawarciem na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

c) wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających z obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych oraz z zakresu rachunkowości, a także szczególnych unormowań prawnych dotyczących realizacji umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

d) realizacja umów, których Administrator jest stroną – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora, którym jest świadczenie wybranych usług na rzecz podmiotów lub przez podmioty będące stroną umowy na rzecz Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4) Dane osobowe otrzymaliśmy bezpośrednio od Państwa (w składanej ofercie, wniosku, zapytaniu, odwołaniu, czy przesłanej informacji). Podanie DO jest dobrowolne, przy czym brak ich podania skutkować może brakiem możliwości prowadzenia współpracy czy realizacji przyszłej umowy.

5) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.

6) Ponadto odbiorcami danych osobowych będą:

a) osoby lub podmioty zaangażowane są w proces udzielania zamówień publicznych;

b) przedsiębiorstwa zajmujące się windykacją roszczeń, operatorzy pocztowi, partnerzy świadczący usługi techniczne, podmioty świadczące usługi doradztwa podatkowego i prawnego, Instytucja Finansująca projekt;

c) osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o ustawę z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902 z późn. zm.) lub ustawy Prawo zamówień publicznych, uprawnione organy kontroli, uprawnione organy publiczne.

7) Osobom, których DO dotyczą przysługuje:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do DO;

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia DO;

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania DO z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie DO narusza przepisy RODO.

8) Cofnięcie zgody na przetwarzanie DO w trakcie trwania umowy może uniemożliwić Administratorowi realizację niektórych z uprawnień wynikających z treści zawartych umów.

9) Prawa wymienione w pkt. 7 powyżej można zrealizować poprzez kontakt z IODO Administratora na adres e-mail wskazany w pkt. 2 powyżej.

10) DO przetwarzane w celu realizacji współpracy w tym m.in. zawarcia lub wykonania umowy oraz wypełnienia obowiązku prawnego Administratora będą przechowywane przez okres trwania współpracy, a po jego upływie przez okres niezbędny do:

a) zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń względem drugiej Strony umowy;

b) wypełnienia obowiązku prawnego Administratora, zgodnie z art. 78 ust. 1 i 4 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych.

11) Po zakończeniu przetwarzania DO w celu wskazanym w niniejszej klauzuli Administrator niezwłocznie zaprzestanie ich jakiegokolwiek przetwarzania.

12) Administrator nie stosuje profilowania DO w rozumieniu właściwych przepisów RODO ani nie podejmuje względem DO zautomatyzowanych decyzji opartych na profilowaniu.

Przedmiotem zamówienia jest dostawa artykułów żywnościowych dla Polskiej Stacji Polarnej Hornsund na Spitsbergenie. Dostawa realizowana będzie w dwóch etapach:

1) Etap 1: Dostawa (załadunek na burtę statku) zostanie zrealizowana nie wcześniej niż w dniu 28 maja 2026 r. i nie później niż w dniu 31 maja 2026 r.;

2) Etap 2: Dostawa (załadunek na burtę statku) zostanie zrealizowana nie wcześniej niż w dniu 23 sierpnia 2026 r. i nie później niż w dniu 25 sierpnia 2026 r.

03200000-3 - Zboża, ziemniaki, warzywa, owoce i orzechy

03300000-2 - Produkty hodowli, łowiectwa i rybołówstwa

15100000-9 - Produkty zwierzęce, mięso i produkty mięsne

15200000-0 - Ryby przetworzone i konserwowane

15300000-1 - Owoce, warzywa i podobne produkty

15400000-2 - Oleje i tłuszcze zwierzęce lub roślinne

15500000-3 - Produkty mleczarskie

15600000-4 - Produkty przemiału ziarna, skrobi i produktów skrobiowych

15800000-6 - Różne produkty spożywcze

15980000-1 - Napoje bezalkoholowe

W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, Zamawiający, na podstawie § 13 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2415 z późn. zm.), żąda od Wykonawcy złożenia wraz z ofertą:

1) Odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w zdaniu poprzednim, jeżeli zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał w Formularzu oferty dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.

2) Pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, w przypadku gdy w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru.

3) Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy.

Zgodnie z zapisami § 14 Projektowanych postanowień umowy: "

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Działając na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmiany treści Umowy w stosunku do treści Oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w następujących przypadkach:

1) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, przy czym zmiany Umowy dokonane mogą być tylko w zakresie niezbędnym do dostosowania postanowień Umowy do wprowadzonych przepisów prawa;

2) jeżeli wynikną rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Strony;

3) konieczna okaże się zmiana terminu realizacji zamówienia w tym terminu wykonania Dostaw jednostkowych, poprzez jego późniejsze rozpoczęcie lub wydłużenie terminu realizacji Umowy, z przyczyn organizacyjnych leżących po stronie Zamawiającego lub w związku z niemożliwością realizacji przedmiotu zamówienia w zakładanym terminie, jednak nie dłużej niż o 30 dni;

4) gdy wystąpi siła wyższa, zakres możliwych w tym przypadku zmian określa § 15 Umowy „Siła wyższa”.

3. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w ust. 2, Strona Umowy zainteresowana wprowadzeniem zmiany przedkłada drugiej Stronie pisemny wniosek o dokonanie zmian wraz ze wskazaniem okoliczności uzasadniających ich wprowadzenie. Niezwłocznie po otrzymaniu wniosku Strony podejmą decyzję w przedmiocie wprowadzenia proponowanych zmian w trybie przewidzianym w ust. 1.

4. Warunkiem wprowadzenia zmian jest zaistnienie okoliczności opisanych w ust. 2 oraz wystąpienie strony powołującej się na warunek z wnioskiem, o którym mowa w ust. 3. "