Świadczenie usług pocztowych na rzecz Starostwa Powiatowego w Grajewie w 2026 roku

1. Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się elektronicznie za pośrednictwem formularza: https://pzp.starostwograjewo.pl/

2. We wszelkiej korespondencji związanej z postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub identyfikatorem postępowania.

3. Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem Formularza do komunikacji jako załączniki.

4. Sposób sporządzenia ww. musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452), zwanym "rozporządzeniem".

5. Wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują za pośrednictwem Platformy Zamówień Publicznych ZETOPZP: https://pzp.starostwograjewo.pl/., zwanej "PZP", Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu, musi założyć konto na PZP: https://pzp.starostwograjewo.pl/#/authentication/register.

6. Wykonawca przystępując do postępowania akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej oraz uznaje go za wiążący.

7. Zamawiający określa następujące wymagania techniczne i organizacyjne sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przy wykorzystaniu PZP, tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

2) komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 10, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;

3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa najlepiej najnowszej dostępnej wersji obsługująca TLS 1.2 z wyjątkiem Internet Explorer;

4) włączona obsługa Java Script;

5) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.;

6) podłączony lub wbudowany do komputera czytnik karty kryptograficznej wydanej przez uprawnionego wystawcę certyfikatu używanego przez Wykonawcę.

8. Zamawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 rozporządzenia podaje następujące informacje na temat specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz szyfrowania i oznaczania czasu przekazania i odbioru danych:

1) dopuszczalne formaty przesyłanych danych, tj. plików o wielkości do 100 MB w formatach: .doc, .pdf, .zip, .docx, .xls, .xlsx, .rar, .7zip, .jpg, .jpeg, .png, .txt, .tiff, .xades, .sig;

2) informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych: - plik załączony przez Wykonawcę na PZP zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany - format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert.

9. Zasady składania ofert oraz dokumentów składanych wraz z ofertą oraz wymagania techniczne i organizacyjne ich wysyłania opisane zostały w Instrukcji użytkownika. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się z ww. Instrukcją i postępować według zasad w niej wskazanych. Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia w szczególności składając ofertę akceptuje zasady korzystania z platformy wskazane w Instrukcji użytkownika i Specyfikacji Warunków Zamówienia, zwanej "SWZ".

10. Przekazywanie informacji, w tym dokumentów elektronicznych musi być zgodne z wymaganiami rozporządzenia.

11. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany według czasu platformy Microsoft Azure, który jest synchronizowany ze znacznikiem czasu UTC. Wykonawca powinien dokładnie zapoznać się z SWZ i złożyć ofertę zgodnie z jej wymaganiami.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 z późn. zm.), zwanego dalej „RODO”, informuje się, że:

1) administratorem danych osobowych pozyskanych od Wykonawcy, zwanych dalej „danymi osobowymi Wykonawcy” jest Starosta Grajewski z siedzibą w Grajewie przy ul. Strażackiej 6 B, 19-200 Grajewo, adres e-mail: powiat@starostwograjewo.pl, tel. 86 273 84 63, zwany dalej „Administratorem”;

2) kontakt z Inspektorem Ochrony Danych w Starostwie Powiatowym w Grajewie możliwy jest telefonicznie: 86 273 84 63, pod adresem e-mail: iod@starostwograjewo.pl lub osobiście w siedzibie Administratora;

3) dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem , prowadzonym zgodnie z przepisami ustawy;

4) odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy;

5) dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 i 4 ustawy , przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania , a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6) obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy , związanym z udziałem w postępowaniu ; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;

7) w odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

8) Wykonawca posiada:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Wykonawcy (Administrator może żądać, od osoby korzystającej z prawa dostępu do danych osobowych, wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania ),

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych Wykonawcy (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników),

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego); w postępowaniu zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych nie ogranicza przetwarzania tych danych do czasu zakończenia postępowania;

9) Wykonawca posiada prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych Wykonawcy narusza przepisy RODO;

10) Wykonawcy nie przysługuje:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie powszechnych usług pocztowych na rzecz Starostwa Powiatowego w Grajewie w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek i paczek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów do nadawcy przesyłek po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, w obrocie krajowym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i w obrocie zagranicznym. Kod CPV – 64110000-0 – Usługi pocztowe 64112000-4 – Usługi pocztowe dotyczące listów

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku Nr 6 do SWZ.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale 7 SWZ, oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym - Zamawiający nie określa szczegółowych warunków w tym zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Warunkiem udziału w postępowaniu jest posiadanie przez Wykonawcę uprawnień niezbędnych do prowadzenia działalności pocztowej zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r.- Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366 z późn. zm.), tj. wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej w zakresie obrotu krajowego i zagranicznego.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej - Zamawiający nie określa szczegółowych warunków w tym zakresie.

4) zdolności technicznej lub zawodowej - Zamawiający nie określa szczegółowych warunków w tym zakresie.

2. Zgodnie z treścią art. 117 ust. 2 ustawy warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 , jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i to on zrealizuje usługę pocztową. W takim przypadku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, który z Wykonawców realizować będzie przedmiot zamówienia według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 4 do SWZ.

3. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu w stosownych sytuacjach polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych.

4. Zgodnie z art. 118 ust. 3 ustawy Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.

5. Zamawiający oceni, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności techniczne lub zawodowe, lub ich sytuacja finansowa lub ekonomiczna pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz zbada, czy zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, o których mowa w Rozdziale 7 SWZ.

Podmiotowe środki dowodowe wymagane od Wykonawcy obejmują:

1) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem;

2) oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego w SWZ - sporządzone według wzoru stanowiącego Zał. Nr 7 do SWZ;

3) dokumenty i oświadczenie wymienione w pkt 1 i 2 dotyczące również podmiotów udostępniających zasoby, na których zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca.

Podmiotowe środki dowodowe wymagane od Wykonawcy obejmują:

- aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych, o którym mowa w art. 6 ustawy- Prawo pocztowe uprawniający do świadczenia usług pocztowych na całym obszarze Rzeczypospolitej Polskiej oraz zagranicą wydany przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej;

1. W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia publicznego reprezentowanych przez pełnomocnika, niezbędne jest przedstawienie pełnomocnictwa do podpisania umowy, o ile załączone do oferty pełnomocnictwo nie uwzględniało tej czynności prawnej.

2. W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, Wykonawcy zobowiązani są do przedłożenia Zamawiającemu umowy pomiędzy Wykonawcami regulującej warunki realizacji zamówienia publicznego.

3. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

4. Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

1. Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w treści umowy.

2. Dopuszczalna jest zmiana umowy, jeżeli zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 455 ustawy.

3. Strony przewidują możliwość dokonania zmiany zawartej umowy w przypadku, gdy konieczność wprowadzenia zmian wynika z okoliczności trudnych do przewidzenia, przy zachowaniu należytej staranności w dniu zawarcia umowy, na które to okoliczności Strony nie miały wpływu, w tym spowodowanych:

1) zmianą powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub wynikających z prawomocnych orzeczeń lub ostatecznych aktów administracyjnych właściwych organów - w takim zakresie, w jakim będzie to niezbędne w celu dostosowania postanowień umowy do zaistniałego stanu prawnego lub faktycznego;

2) siłą wyższą - rozumianą jako wystąpienie zdarzenia nadzwyczajnego, zewnętrznego, niemożliwego do przewidzenia i zapobieżenia, którego nie dało się uniknąć nawet przy zachowaniu najwyższej staranności, a które uniemożliwia Wykonawcy wykonanie jego zobowiązania w całości lub części - w takim zakresie, w jakim będzie to niezbędne w celu dostosowania postanowień umowy do zaistniałego stanu prawnego lub faktycznego. W razie wystąpienia siły wyższej Strony zobowiązane są dołożyć wszelkich starań w celu ograniczenia skutków oddziaływania siły wyższej na wykonanie zobowiązań umownych.

4. Warunkiem wprowadzenia zmian, o których mowa w ust. 3, jest wystąpienie przez wnioskującego o ich dokonanie w umowie do drugiej Strony z wnioskiem na piśmie, pod rygorem nieważności, zawierającym stosowne uzasadnienie dokonania zmian, niezwłocznie po powzięciu wiadomości o okolicznościach będących podstawą dokonania zmian.

5. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany wysokości cen jednostkowych formularza cenowego, będących podstawą wynagrodzenia Wykonawcy, w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia na zasadach określonych w §9 Załącznika Nr 5 do SWZ.

6. Ceny jednostkowe określone w formularzu cenowym będące podstawą wynagrodzenia Wykonawcy, mogą zostać zmienione w trakcie obowiązywania umowy, w przypadku zmiany Cennika usług powszechnych w obrocie krajowym i zagranicznym pod warunkiem, że cennik będzie zaakceptowany przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z powszechnie obowiązującym prawem. Zmiana, o której mowa w zdaniu poprzednim może nastąpić nie wcześniej, niż po upływie 6 miesięcy od pierwszego dnia obowiązywania umowy.