Świadczenie usług wsparcia użytkowników sieci komputerowej Urzędu Miasta Otwocka oraz prowadzenia prac konserwacyjno - logistyczno - organizacyjnych związanych z utrzymaniem tej sieci - helpdesk IT.
Zamawiający
Lokalizacja zamawiającego
Przybliżona lokalizacja miejscowości zamawiającego (Otwock). Dane: GeoNames, OpenStreetMap.
Szczegóły zamówienia
Kody CPV
Przebieg postępowania
-
Ogłoszenie o zamówieniu (ta strona) 23.12.2025
-
Wynik postępowania 16.02.2026
Analiza rynkowa
Opis zamówienia
I. Podstawowe informacje dotyczące Urzędu Miasta Otwocka:
a) lokalizacja: Urząd Miasta Otwocka, ul. Armii Krajowej 5, 05-400 Otwock
b) ok. 200 użytkowników, ok. 200 stacji roboczych wyposażonych w systemy operacyjne: Windows 10, 11
c) ok. 25 drukarek, kopiarek i urządzeń wielofunkcyjnychII. Zadania Wykonawcy w trakcie realizacji zamówienia:1) W zakresie urządzeń i systemów komputerowych:
a) Obsługa użytkowników w godz. 8.00-16.00, w tym w każdy poniedziałek w godz. 08:00-18:00 (w siedzibie urzędu – obsługa na miejsc
u) przez 3 osoby oddelegowane do pracy w siedzibie Zamawiającego (w tym 1 koordynator).
b) Praca w systemie Microsoft Windows Server Standard 2016-2022 – infrastrukturę teleinformatyczną zapewnia Zamawiający.
c) Wsparcie wszystkich użytkowników przy pracy na komputerach i urządzeniach drukujących (drukarkach, kserokopiarkach, urządzeniach wielofunkcyjnych),identyfikacja i rozwiązywanie ich problemów związanych z obsługą i konfiguracją sprzętu komputerowego i oprogramowania, natychmiastowa realizacja wszystkich zgłoszeń, udzielanie instruktażu dotyczącego wykorzystywania sprzętu komputerowego oraz oprogramowania, konfiguracja kont pocztowych.
d) Konfiguracja i instalacja sterowników drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych i wymiana tonerów.
e) Identyfikacja i rozwiązywanie usterek dot. sprzętu komputerowego, oprogramowania i połączeń sieciowych oraz zapewnienie obsługi logistyczno– organizacyjnej przy przekazywaniu sprzętu komputerowego do naprawy.
f) Identyfikacja i rozwiązywanie usterek związanych ze złośliwym oprogramowaniem oraz bezpieczeństwem komputera od strony użytkownika.
g) Dokonywanie instalacji oprogramowania i sprzętu komputerowego, jego modyfikacji, aktualizacji i konfiguracji w zależności od bieżących potrzeb i dokonywanych zakupów.
h) Przemieszczanie, przyłączanie i odłączanie sprzętu komputerowego w ramach sieci komputerowej Zamawiającego zgodnie z jego potrzebami.
i) Prowadzenie dokumentacji związanej z naprawami sprzętu komputerowego.
j) Przemieszczanie instalowanych części z przyporządkowaniem do środka trwałego oraz dokonywanie odpowiednich zapisów.
k) Współpraca z Zamawiającym w zakresie ewidencji wyposażenia informatycznego znajdującego się na stanie osobowym pracowników.
l) Kontakt z firmami serwisującymi sprzęt komputerowy, drukarkowy w ramach napraw gwarancyjnych i serwisowych.
m) Wykonywanie innych czynności wskazanych przez Zamawiającego polegających na wspieraniu użytkowników lokalnej sieci komputerowej Zamawiającego w codziennej pracy oraz prowadzeniu prac konserwacyjno – logistyczno – organizacyjnych związanych z utrzymaniem systemu.
n) Wymiana zużytych tonerów, tuszy do urządzeń drukujących (drukarki, kserokopiarki, urządzenia wielofunkcyjne), identyfikacja zgłaszanych usterek urządzeń drukujących i usuwanie drobnych usterek (np. zacięcia papieru itp.).
o) Dbałość o przestrzeganie procedur w zakresie wsparcia IT.
p) Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji wszystkich przekazywanych zgłoszeń (również telefonicznych, e-mailowych i ustnych). Ewidencja musi być prowadzona na bieżąco i zawierać co najmniej: rejestrację zgłoszenia obejmującą, co najmniej: osobę zgłaszającą, osobę przyjmującą zgłoszenie, treść zgłoszenia oraz czas przyjęcia i zamknięcia zgłoszenia, osobę wyznaczoną przez koordynatora helpdesku do realizacji zgłoszenia oraz wszelkie zmiany osoby wyznaczonej do realizacji, czynności podjęte przez osobę wyznaczoną do realizacji ze szczególnym uwzględnieniem: informacji identyfikujących sprzęt, którego dotyczy zgłoszenie oraz opisu sposobu rozwiązania problemu, w przypadku, gdy nie udało się rozwiązać problemu, zgłoszenie uzupełnione o opis podjętych działań i zidentyfikowanych problemów ma być drogą elektroniczną przekazane do osoby nadzorującej pracę ze strony Zamawiającego.2) W zakresie urządzeń i systemów łączności przewodowej i bezprzewodowej:
a) Zabezpieczenie komunikacji z siecią Internet (współpraca z operatorami telekomunikacyjnym
i) oraz obsługa routerów i systemów klasy firewall.
b) Zapewnienie bezpiecznej wymiany danych w sieci wewnętrznej i bezpiecznej teletransmisji danych w sieci LAN / WAN.
c) Dbanie o poprawne funkcjonowanie systemów łączności przewodowej i bezprzewodowej, w tym sieci telefonicznej i światłowodowej.
d) Odpowiednie gospodarowanie sprzętem łączności Zamawiającego, w tym, przeprowadzanie konserwacji, montażu i napraw oraz prowadzenie odpowiedniej dokumentacji w tym zakresie.
e) Współpraca z firmami zewnętrznymi świadczącymi usługi serwisowe, gwarancyjne i pogwarancyjne związane z usuwaniem awarii sprzętu i oprogramowania.3) W zakresie branżowych systemów informatycznych:
a) Opieka nad systemem poczty e-mail (usługa dostarczana przez zewnętrzny podmiot).
b) Wsparcie techniczne dotyczące programów wykorzystywanych w Urzędzie Miasta Otwocka (m.in. Infosystem/eZD/Sage/).
c) Wsparcie techniczne dotyczące programu Microsoft Windows / Windows Server, Linux Ubuntu, Debian.
d) Wsparcie techniczne dotyczące wirtualizacji Microsoft Hyper-V / Nutanix / Proxmox.
e) Wsparcie techniczne dotyczące ePUAP.
f) Wsparcie techniczne w zakresie wykorzystywanych przez Zamawiającego systemów bankowości elektronicznej.
g) Współpraca z firmami zewnętrznymi świadczącymi usługi serwisowe, gwarancyjne i pogwarancyjne związane z usuwaniem awarii oprogramowania. 4) W zakresie realizacji obowiązków wynikających z pełnienia funkcji Administratora Systemu Informatycznego (ASI):
a) Sprawowanie nadzoru nad działaniem systemu informatycznego w instytucji Zamawiającego, w szczególności systemu służącego do przetwarzania danych osobowych.
b) Zarządzanie i bieżący nadzór nad systemem informatycznym i jego zabezpieczeniami.
c) Przydzielanie poszczególnym użytkownikom systemu informatycznego identyfikatora i hasła dostępu.
d) Modyfikacja i usuwanie dostępu użytkowników zgodnie z określonymi zasadami.
e) Nadzór nad działaniem mechanizmów uwierzytelniania użytkowników oraz kontrola dostępu do danych osobowych.
f) Działania w zakresie ustalania i kontroli identyfikatorów dostępu do systemu informatycznego oraz poszczególnych stacji roboczych.
g) Bieżące monitorowanie zabezpieczeń systemu oraz podejmowanie odpowiednich działań w przypadku stwierdzenia naruszenia tych zabezpieczeń oraz współpraca z Inspektorem Ochrony Danych (IOD) w usuwaniu skutków naruszenia zabezpieczeń.
h) Wykonywanie napraw, konserwacji oraz likwidacji urządzeń komputerowych zawierających dane osobow
e) wykonywanie, przechowywanie i sprawdzanie pod kątem przydatności kopii zapasowych zbiorów danych osobowych.5) W zakresie prowadzenia dokumentacji:
a) Weryfikacja merytorycznej poprawności wykonania usług podwykonawczych związanych tematycznie z zakresem współpracy Wykonawcy z Zamawiającym, np. opisywanie faktur zakupowych sprzętu, usług telekomunikacyjnych itp.6) Pozostałe zadania:
a) Konsultacje i doradztwo w zakresie modernizacji infrastruktury informatycznej i usprawnienia jej działania.
b) Wsparcie w ramach prowadzonych postepowań przetargowych dotyczących IT.III. Czasy reakcjiZamawiający wymaga następujących czasów reakcji Wykonawcy od chwili powiadomienia go o konieczności wykonania działań, w zależności od priorytetu zgłoszenia:• Standard przyjmowania zgłoszeń i podejmowania reakcji serwisowej - dni robocze (tj. od poniedziałku do piątk
u) w godz. 8.00-16.00, w tym w każdy poniedziałek w godz. 08:00-18:00 - czas reakcji: 2h robocze. • gwarantowany czas naprawy (czas realizacji zgłoszeń): priorytet opis gwarantowany czas naprawywysoki Usterka całkowicie uniemożliwia wykonywanie kluczowych obowiązków urzędu, np. brak dostępu do systemów zarządzania dokumentacją, niedziałający serwer, brak dostępu do Internetu w całej jednostce. Wymaga natychmiastowej reakcji i rozwiązania w najkrótszym możliwym czasie. do 2 h roboczychnormalny Usterka wpływa na komfort lub wydajność pracy, ale nie uniemożliwia realizacji obowiązków, np. problemy z drukarką w jednym biurze, wolno działający system, lokalne problemy z siecią lub aplikacjami. Wymaga rozwiązania w standardowym czasie reakcji. do 4 h roboczychniski Zgłoszenie ma charakter informacyjny lub dotyczy kwestii kosmetycznych, np. drobne błędy w interfejsie systemu, sugestie ulepszeń, pojedyncze przypadki sporadycznie występujących problemów, które nie mają wpływu na bieżącą działalność urzędu. do 8 h roboczychIV. ZasobyPoniższa tabela prezentuje proporcję potrzeb Zamawiającego na poszczególne kompetencje.Obszar zadań Szacowana liczba ekspertów Szacowany termin zlecenia oraz szacowane zapotrzebowanie administrowanie infrastrukturą IT utrzymanie systemów IT zapewnienie bezpieczeństwa systemów IT administrowanie siecią komputerową analiza procesów biznesowych na potrzeby budowy oprogramowania IT(...)
Termin realizacji: od 2026-02-01 do 2026-12-31
Treść ogłoszenia
1 Zamawiający
| 1.1.) Rola zamawiającego | Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego |
|---|---|
| 1.2.) Nazwa zamawiającego | Gmina Otwock |
| 1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny | REGON 013268770 |
| 1.5) Adres zamawiającego | — |
| 1.5.1.) Ulica | Armii Krajowej 5 |
| 1.5.2.) Miejscowość | Otwock |
| 1.5.3.) Kod pocztowy | 05-400 |
| 1.5.4.) Województwo | mazowieckie |
| 1.5.5.) Kraj | Polska |
| 1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3 | PL912 - Warszawski wschodni |
| 1.5.9.) Adres poczty elektronicznej | zamowienia@otwock.pl |
| 1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego | www.bip.otwock.pl |
| 1.6.) Rodzaj zamawiającego | Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego |
| 1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego | Ogólne usługi publiczne |
2 Informacje podstawowe
| 2.1.) Ogłoszenie dotyczy | Zamówienia publicznego |
|---|---|
| 2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług | Nie |
| 2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej | Świadczenie usług wsparcia użytkowników sieci komputerowej Urzędu Miasta Otwocka oraz prowadzenia prac konserwacyjno - logistyczno - organizacyjnych związanych z utrzymaniem tej sieci - helpdesk IT. |
| 2.4.) Identyfikator postępowania | ocds-148610-a7482b01-6c93-4618-a960-bb6043601b0c |
| 2.5.) Numer ogłoszenia | 2025/BZP 00621190 |
| 2.6.) Wersja ogłoszenia | 01 |
| 2.7.) Data ogłoszenia | 2025-12-23 |
| 2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań | Nie |
| 2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy | Nie |
| 2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej | Nie |
| 2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną | Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy |
3 Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja
| 3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania | https://otwock.ezamawiajacy.pl |
|---|---|
| 3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia | Nie |
| 3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej | Tak |
| 3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej | Komunikacja za pośrednictwem strony https://otwock.ezamawiajacy.pl |
| 3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej | 1. W przedmiotowym postępowaniuZamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień orazinformacji:1.1. Elektronicznie za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem: https://otwock.ezamawiajacy.pl wzakładce„Korespondencja”.2. Ogólne zasady korzystania z Platformy, ;2.1.zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowaniaWykonawcy do Systemu na subdomenie Miasto Otwock ; https://otwock.ezamawiajacy.pl, lub https://oneplace.marketplanet.pl.2.2.Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdziezostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując krokiprocesu rejestracyjnego; podaje adres e -mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptujeregulamin, klika polecenie „zarejestruj się”. 2.3. Rejestracja Wykonawcy trwa maksymalnie do 2 dni roboczych. W związku z tymZamawiający zaleca Wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestrację w procesie złożenia Oferty w postacielektronicznej. Wykonawca wraz z potwierdzeniem złożenia wniosku rejestracyjnego otrzyma informacje, o możliwościprzyspieszenia procedury założenia konta, wówczas należy skontaktować się pod numerem telefonu podanym w ww. potwierdzeniu.2.4.Po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia Oferty w postępowaniu. Komunikacja między Zamawiającym aWykonawcami, w szczególności zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwemPlatformy Zakupowej. Za datę przekazania zaświadczeń oraz informacji przyjmuje się datę ich wysłania za pośrednictwem zakładki„Korespondencja”.3.Zamawiający zgodnie określa dopuszczalny format podpisu elektronicznego, jako:3.1. dokumenty w formacie„pdf" zaleca się podpisywać formatem PAdES,3.2. dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf", wtedy będziewymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć prócz podpisanego dokumentuoddzielny plik z podpisem.4.Zamawiający określadopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 100 MB wtxt, rtf, pdf ,xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx,pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg,wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml,css, xml, xsd,gml, rng, xsl,xslt,TSL, XMLsig, XAdES, CAdES, ASIC, XMLenc.5. Zamawiający określa informacje na tematkodowania i czasu odbioru danych tj.:5.1. Plik załączony przez Wykonawcę na Platformie Zakupowej i zapisany, widoczny jest wSystemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8.Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przezZamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert.6. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładnyczas (hh:mm:ss). |
| 3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne | Nie |
| 3.12.) Oferta - katalog elektroniczny | Nie dotyczy |
| 3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu | polski |
4 Przedmiot zamówienia
| 4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. | — |
|---|---|
| 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe | Nie |
| 4.1.2.) Numer referencyjny | WZP.271.49.2025 |
| 4.1.3.) Rodzaj zamówienia | Usługi |
| 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania | Nie |
| 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych | Nie |
| 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia | Nie |
| 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia | — |
| 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia | I. Podstawowe informacje dotyczące Urzędu Miasta Otwocka:a) lokalizacja: Urząd Miasta Otwocka, ul. Armii Krajowej 5, 05-400 Otwockb) ok. 200 użytkowników, ok. 200 stacji roboczych wyposażonych w systemy operacyjne: Windows 10, 11c) ok. 25 drukarek, kopiarek i urządzeń wielofunkcyjnychII. Zadania Wykonawcy w trakcie realizacji zamówienia:1) W zakresie urządzeń i systemów komputerowych:a) Obsługa użytkowników w godz. 8.00-16.00, w tym w każdy poniedziałek w godz. 08:00-18:00 (w siedzibie urzędu – obsługa na miejscu) przez 3 osoby oddelegowane do pracy w siedzibie Zamawiającego (w tym 1 koordynator). b) Praca w systemie Microsoft Windows Server Standard 2016-2022 – infrastrukturę teleinformatyczną zapewnia Zamawiający.c) Wsparcie wszystkich użytkowników przy pracy na komputerach i urządzeniach drukujących (drukarkach, kserokopiarkach, urządzeniach wielofunkcyjnych),identyfikacja i rozwiązywanie ich problemów związanych z obsługą i konfiguracją sprzętu komputerowego i oprogramowania, natychmiastowa realizacja wszystkich zgłoszeń, udzielanie instruktażu dotyczącego wykorzystywania sprzętu komputerowego oraz oprogramowania, konfiguracja kont pocztowych.d) Konfiguracja i instalacja sterowników drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych i wymiana tonerów.e) Identyfikacja i rozwiązywanie usterek dot. sprzętu komputerowego, oprogramowania i połączeń sieciowych oraz zapewnienie obsługi logistyczno– organizacyjnej przy przekazywaniu sprzętu komputerowego do naprawy.f) Identyfikacja i rozwiązywanie usterek związanych ze złośliwym oprogramowaniem oraz bezpieczeństwem komputera od strony użytkownika.g) Dokonywanie instalacji oprogramowania i sprzętu komputerowego, jego modyfikacji, aktualizacji i konfiguracji w zależności od bieżących potrzeb i dokonywanych zakupów.h) Przemieszczanie, przyłączanie i odłączanie sprzętu komputerowego w ramach sieci komputerowej Zamawiającego zgodnie z jego potrzebami.i) Prowadzenie dokumentacji związanej z naprawami sprzętu komputerowego.j) Przemieszczanie instalowanych części z przyporządkowaniem do środka trwałego oraz dokonywanie odpowiednich zapisów.k) Współpraca z Zamawiającym w zakresie ewidencji wyposażenia informatycznego znajdującego się na stanie osobowym pracowników.l) Kontakt z firmami serwisującymi sprzęt komputerowy, drukarkowy w ramach napraw gwarancyjnych i serwisowych. m) Wykonywanie innych czynności wskazanych przez Zamawiającego polegających na wspieraniu użytkowników lokalnej sieci komputerowej Zamawiającego w codziennej pracy oraz prowadzeniu prac konserwacyjno – logistyczno – organizacyjnych związanych z utrzymaniem systemu.n) Wymiana zużytych tonerów, tuszy do urządzeń drukujących (drukarki, kserokopiarki, urządzenia wielofunkcyjne), identyfikacja zgłaszanych usterek urządzeń drukujących i usuwanie drobnych usterek (np. zacięcia papieru itp.).o) Dbałość o przestrzeganie procedur w zakresie wsparcia IT.p) Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji wszystkich przekazywanych zgłoszeń (również telefonicznych, e-mailowych i ustnych). Ewidencja musi być prowadzona na bieżąco i zawierać co najmniej: rejestrację zgłoszenia obejmującą, co najmniej: osobę zgłaszającą, osobę przyjmującą zgłoszenie, treść zgłoszenia oraz czas przyjęcia i zamknięcia zgłoszenia, osobę wyznaczoną przez koordynatora helpdesku do realizacji zgłoszenia oraz wszelkie zmiany osoby wyznaczonej do realizacji, czynności podjęte przez osobę wyznaczoną do realizacji ze szczególnym uwzględnieniem: informacji identyfikujących sprzęt, którego dotyczy zgłoszenie oraz opisu sposobu rozwiązania problemu, w przypadku, gdy nie udało się rozwiązać problemu, zgłoszenie uzupełnione o opis podjętych działań i zidentyfikowanych problemów ma być drogą elektroniczną przekazane do osoby nadzorującej pracę ze strony Zamawiającego.2) W zakresie urządzeń i systemów łączności przewodowej i bezprzewodowej:a) Zabezpieczenie komunikacji z siecią Internet (współpraca z operatorami telekomunikacyjnymi) oraz obsługa routerów i systemów klasy firewall.b) Zapewnienie bezpiecznej wymiany danych w sieci wewnętrznej i bezpiecznej teletransmisji danych w sieci LAN / WAN.c) Dbanie o poprawne funkcjonowanie systemów łączności przewodowej i bezprzewodowej, w tym sieci telefonicznej i światłowodowej.d) Odpowiednie gospodarowanie sprzętem łączności Zamawiającego, w tym, przeprowadzanie konserwacji, montażu i napraw oraz prowadzenie odpowiedniej dokumentacji w tym zakresie.e) Współpraca z firmami zewnętrznymi świadczącymi usługi serwisowe, gwarancyjne i pogwarancyjne związane z usuwaniem awarii sprzętu i oprogramowania.3) W zakresie branżowych systemów informatycznych:a) Opieka nad systemem poczty e-mail (usługa dostarczana przez zewnętrzny podmiot).b) Wsparcie techniczne dotyczące programów wykorzystywanych w Urzędzie Miasta Otwocka (m.in. Infosystem/eZD/Sage/).c) Wsparcie techniczne dotyczące programu Microsoft Windows / Windows Server, Linux Ubuntu, Debian.d) Wsparcie techniczne dotyczące wirtualizacji Microsoft Hyper-V / Nutanix / Proxmox.e) Wsparcie techniczne dotyczące ePUAP.f) Wsparcie techniczne w zakresie wykorzystywanych przez Zamawiającego systemów bankowości elektronicznej.g) Współpraca z firmami zewnętrznymi świadczącymi usługi serwisowe, gwarancyjne i pogwarancyjne związane z usuwaniem awarii oprogramowania. 4) W zakresie realizacji obowiązków wynikających z pełnienia funkcji Administratora Systemu Informatycznego (ASI):a) Sprawowanie nadzoru nad działaniem systemu informatycznego w instytucji Zamawiającego, w szczególności systemu służącego do przetwarzania danych osobowych.b) Zarządzanie i bieżący nadzór nad systemem informatycznym i jego zabezpieczeniami.c) Przydzielanie poszczególnym użytkownikom systemu informatycznego identyfikatora i hasła dostępu.d) Modyfikacja i usuwanie dostępu użytkowników zgodnie z określonymi zasadami.e) Nadzór nad działaniem mechanizmów uwierzytelniania użytkowników oraz kontrola dostępu do danych osobowych.f) Działania w zakresie ustalania i kontroli identyfikatorów dostępu do systemu informatycznego oraz poszczególnych stacji roboczych.g) Bieżące monitorowanie zabezpieczeń systemu oraz podejmowanie odpowiednich działań w przypadku stwierdzenia naruszenia tych zabezpieczeń oraz współpraca z Inspektorem Ochrony Danych (IOD) w usuwaniu skutków naruszenia zabezpieczeń.h) Wykonywanie napraw, konserwacji oraz likwidacji urządzeń komputerowych zawierających dane osobowe) wykonywanie, przechowywanie i sprawdzanie pod kątem przydatności kopii zapasowych zbiorów danych osobowych.5) W zakresie prowadzenia dokumentacji: a) Weryfikacja merytorycznej poprawności wykonania usług podwykonawczych związanych tematycznie z zakresem współpracy Wykonawcy z Zamawiającym, np. opisywanie faktur zakupowych sprzętu, usług telekomunikacyjnych itp.6) Pozostałe zadania:a) Konsultacje i doradztwo w zakresie modernizacji infrastruktury informatycznej i usprawnienia jej działania.b) Wsparcie w ramach prowadzonych postepowań przetargowych dotyczących IT.III. Czasy reakcjiZamawiający wymaga następujących czasów reakcji Wykonawcy od chwili powiadomienia go o konieczności wykonania działań, w zależności od priorytetu zgłoszenia:• Standard przyjmowania zgłoszeń i podejmowania reakcji serwisowej - dni robocze (tj. od poniedziałku do piątku) w godz. 8.00-16.00, w tym w każdy poniedziałek w godz. 08:00-18:00 - czas reakcji: 2h robocze. • gwarantowany czas naprawy (czas realizacji zgłoszeń): priorytet opis gwarantowany czas naprawywysoki Usterka całkowicie uniemożliwia wykonywanie kluczowych obowiązków urzędu, np. brak dostępu do systemów zarządzania dokumentacją, niedziałający serwer, brak dostępu do Internetu w całej jednostce. Wymaga natychmiastowej reakcji i rozwiązania w najkrótszym możliwym czasie. do 2 h roboczychnormalny Usterka wpływa na komfort lub wydajność pracy, ale nie uniemożliwia realizacji obowiązków, np. problemy z drukarką w jednym biurze, wolno działający system, lokalne problemy z siecią lub aplikacjami. Wymaga rozwiązania w standardowym czasie reakcji. do 4 h roboczychniski Zgłoszenie ma charakter informacyjny lub dotyczy kwestii kosmetycznych, np. drobne błędy w interfejsie systemu, sugestie ulepszeń, pojedyncze przypadki sporadycznie występujących problemów, które nie mają wpływu na bieżącą działalność urzędu. do 8 h roboczychIV. ZasobyPoniższa tabela prezentuje proporcję potrzeb Zamawiającego na poszczególne kompetencje.Obszar zadań Szacowana liczba ekspertów Szacowany termin zlecenia oraz szacowane zapotrzebowanie administrowanie infrastrukturą IT utrzymanie systemów IT zapewnienie bezpieczeństwa systemów IT administrowanie siecią komputerową analiza procesów biznesowych na potrzeby budowy oprogramowania IT(...) |
| 4.2.6.) Główny kod CPV | 72200000-7 - Usługi doradcze w zakresie programowania oprogramowania |
| 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV | 72250000-2 - Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów 72700000-7 - Usługi w zakresie sieci komputerowej 72800000-8 - Usługi audytu komputerowego i testowania komputerów 72100000-6 - Usługi doradcze w zakresie sprzętu komputerowego |
| 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje | Nie |
| 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej | od 2026-02-01 do 2026-12-31 |
| 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia | Nie |
| 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane | Tak |
| 4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane | Zamawiający przewiduje udzielanie zamówień, o których mowa w art. 305 pkt 1) w związku z art. 214 ust. 1 pkt. 7 o wartości netto: do kwoty 120 000,00 zł. w zakresie polegającym na powtórzeniu podobnych rodzajowo prac zgodnych z przedmiotem zamówienia podstawowego. |
| 4.3.) Kryteria oceny ofert | — |
| 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert | Procentowo |
| 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert | Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe |
| Kryterium 1 | — |
| 4.3.5.) Nazwa kryterium | Cena |
| 4.3.6.) Waga | 40,00 |
| Kryterium 2 | — |
| 4.3.4.) Rodzaj kryterium | inne. |
| 4.3.5.) Nazwa kryterium | Doświadczenie Kierownika |
| 4.3.6.) Waga | 20,00 |
| Kryterium 3 | — |
| 4.3.4.) Rodzaj kryterium | inne. |
| 4.3.5.) Nazwa kryterium | Doświadczenie i kwalifikacje zespołu |
| 4.3.6.) Waga | 40,00 |
| 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert | Nie |
5 Kwalifikacja wykonawców
| 5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia | Nie |
|---|---|
| 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu | Tak |
| 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. | Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, w stosunku do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych: 1) w art. 108 ust. 1 p.z.p. Wykluczenie Wykonawcy następuje zgodnie z art. 111 p.z.p. 2) 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Wykluczenie Wykonawcy następuje na okres trwania okoliczności określonych w/w art. 7 ust 1 oraz nie podlegam wykluczeniu z postępowania na art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: rozporządzenie 833/2014, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1), dalej: rozporządzenie 2022/576. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: zdolności technicznej lub zawodowej: Warunek zostanie uznany za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że: A. w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, świadczył lub świadczy należycie, przez okres co najmniej 11 miesięcy, minimum dwie usługi polegające na świadczeniu usługi wsparcia minimum 100 użytkowników sieci komputerowej (Help Desk IT), o wartości nie mniejszej niż 100 000,00 zł brutto każda. W przypadku usług nadal wykonywanych faktycznie zrealizowany zakres zamówienia na dzień składania ofert musi spełniać warunki określone powyżej. W przypadku, gdy wymagane usługi są częścią większych zamówień dotyczących szerszego zakresu prac, należy podać tylko wartość usług dotyczących wymaganego przez Zamawiającego zakresu i tylko takie usługi należy wymienić. Wyżej wymienione usługi mogą być wykonane w ramach jednego lub odrębnych zamówień. W przypadku wykazania wymienionych wyżej usług w jednym lub kilku zamówieniach wykonawca musi określić w wykazie wykonanych usług wartość brutto wymienionych wyżej usług (osobno wartość każdej usługi). W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, powyższy warunek musi spełniać w całości co najmniej jeden z Wykonawców Konsorcjantów B. dysponuje/będzie dysponować w celu realizacji zamówienia następującą liczbą osób o wskazach kompetencjach: Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował osobami skierowanymi do realizacji zamówienia w następującym minimalnym składzie: 1. Zespół administracyjno-utrzymaniowy (min. 3 osoby), w tym 1 Koordynator – dostępny niezwłocznie po podpisaniu umowy. Zespół ten realizuje łącznie zadania w obszarach: a) administrowanie infrastrukturą IT, b) utrzymanie systemów IT, c) zapewnienie bezpieczeństwa systemów IT, d) administrowanie siecią komputerową. Dopuszcza się łączenie kompetencji (jedna osoba może spełniać wymagania dla więcej niż jednego obszaru), przy czym łączny skład osobowy zespołu nie może być mniejszy niż 3 osoby. 2. Zespół wsparcia użytkowników (Helpdesk) (min. 2 osoby) – dostępny niezwłocznie po podpisaniu umowy. Minimalne wymagania dla ról/obszarów kompetencyjnych A. Administrator infrastruktury IT Minimalne wymagania: – znajomość scentralizowanych rozwiązań do zarządzania infrastrukturą i zdalnej obsługi użytkowników, – znajomość topologii sieci opartych o protokoły TCP/IP, – minimum 3 lata doświadczenia w projektach dotyczących administrowania infrastrukturą IT, – minimum roczne doświadczenie w zarządzaniu infrastrukturą IT dla co najmniej 50 użytkowników we wspólnym LAN/WAN, obejmujące praktyczne administrowanie serwerami Windows/Linux (Debian, Ubuntu) oraz serwerami aplikacyjnymi, pocztowymi i baz danych opartymi o Windows, – udokumentowane ukończenie szkoleń z administrowania serwerami, – umiejętność pracy w zespole, komunikatywność, samodzielność. B. Specjalista ds. utrzymania systemów IT Minimalne wymagania: – znajomość systemów GNU/Linux (w tym Debian i Ubuntu), – znajomość technologii wirtualizacji (w szczególności ProxMox i Hyper-V), – minimum 4 lata doświadczenia w projektach dotyczących utrzymania systemów IT, – umiejętność pracy z systemem kontroli wersji GIT, – umiejętność pracy w zespole, komunikatywność, samodzielność. C. Specjalista ds. bezpieczeństwa systemów IT Minimalne wymagania: – wiedza z zakresu bezpieczeństwa systemów i sieci teleinformatycznych, bezpieczeństwa informacji, naruszeń i nadużyć oraz informatyki śledczej, – umiejętność wdrażania i monitorowania systemów bezpieczeństwa, analizy zdarzeń naruszeniowych/powłamaniowych, raportowania, projektowania i implementacji rozwiązań, – umiejętność prowadzenia analizy ryzyka w cyberbezpieczeństwie, – znajomość technik zabezpieczeń aplikacji webowych, – umiejętność weryfikacji i oceny skuteczności mechanizmów IT (m.in. OS, bazy danych, IPS/IDS, WAF, SIEM, AntyMalware, DLP, URL Filtering, protokoły sieciowe, kryptografia), – umiejętność konfiguracji firewalli sieciowych, – minimum 3 lata doświadczenia w obszarze bezpieczeństwa informatycznego, – posiadanie certyfikatu bezpieczeństwa OPSWAT lub równoważnego (za równoważny uznaje się certyfikat wydany przez niezależną instytucję uprawnioną do potwierdzania kompetencji w obszarze bezpieczeństwa systemów informatycznych, dotyczący tego samego obszaru kwalifikacji, uzyskany w procedurze certyfikacyjnej porównywalnej do procedury właściwej dla certyfikatu porównywanego), – umiejętność pracy w zespole, komunikatywność, samodzielność, myślenie analityczne i krytyczne, kreatywność w doborze rozwiązań bezpieczeństwa z minimalizacją uciążliwości dla użytkowników. D. Administrator sieci komputerowej Minimalne wymagania: – min. 3 lata doświadczenia w administrowaniu sieciami komputerowymi, – znajomość protokołów TCP/IP, – umiejętność zarządzania urządzeniami sieciowymi LAN oraz SAN, – znajomość systemów kopii zapasowych i systemów składowania danych, – znajomość technologii wirtualizacji, – znajomość języka angielskiego umożliwiająca korzystanie z dokumentacji technicznej, – umiejętność pracy w zespole, komunikatywność, samodzielność. E. Specjalista Helpdesk (wsparcie infrastruktury/użytkowników) Minimalne wymagania: – wykształcenie co najmniej średnie techniczne, – znajomość Microsoft Windows 10 i Windows 11, – znajomość zagadnień budowy i funkcjonowania sprzętu komputerowego, – wiedza z zakresu sieci LAN oraz TCP/IP, – znajomość Active Directory w kontekście zarządzania uprawnieniami użytkowników domenowych, – co najmniej 2 lata doświadczenia na stanowisku helpdesk, obejmujące: a) zarządzanie Windows 10 i/lub Windows 11, b) rozwiązywanie problemów ze sprzętem i oprogramowaniem w środowisku co najmniej 20 hostów, – dodatkowo (wymagane jako kompetencje): a) doświadczenie w pracy z systemami do zarządzania zgłoszeniami i zasobami, b) umiejętność pracy w zespole i komunikatywność, c) samodzielność w realizacji zadań, d) umiejętność priorytetyzacji zgłoszeń i próśb użytkowników. |
| 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy | Tak |
| 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu | Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – wzór oświadczenia dla Wykonawcy przygotowano bezpośrednio na platformie – formularz własny. |
| 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu | 1) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów- oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;2) wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. |
| 5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych | Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty środki dowodowe w postaci certyfikatów osoby/osób skierowanych do realizacji zamówienia. – dotyczy osób o których mowa w pkt XX. |
| 5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych | Nie |
6 Warunki zamówienia
| 6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe | Nie |
|---|---|
| 6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną | Nie |
| 6.4.) Zamawiający wymaga wadium | Tak |
| 6.4.1) Informacje dotyczące wadium | 1. Wykonawca zobowiązany jest do zabezpieczenia swojej oferty wadium w wysokości: 5 000,00 zł. |
| 6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy | Nie |
| 6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane | Tak |
7 Projektowane postanowienia umowy
| 7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek | Nie |
|---|---|
| 7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy | Tak |
| 7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia | 1. W każdym czasie obowiązywania Umowy Strony są uprawnione do dokonania nieistotnych zmian Umowy. Za nieistotną zmianę Umowy Strony traktują zmianę inną niż zmiana istotna zdefiniowana w art. 454 ust. 2 ustawy Pzp. 2. Niezależnie od postanowienia ust. 1 powyżej, w przypadku wykrycia, po zawarciu Umowy, oczywistej omyłki pisarskiej lub rachunkowej w treści Umowy, w tym załącznikach do Umowy, dotyczącej w szczególności wynagrodzenia należnego Wykonawcy lub terminu wykonania poszczególnych czynności w ramach Umowy, Stronysą uprawnione do dokonania zmiany Umowy w zakresie poprawienia oczywistej omyłki pisarskiej lub rachunkowej. 3. Strony są uprawnione do dokonania zmiany Umowy w razie zaistnienia następujących okoliczności i w poniższym zakresie: 1) Zmiany zasad i trybu realizacji Przedmiotu Umowy–w przypadku zmian technicznych lub organizacyjnych po stronie Zamawiającego, 2) Siły Wyższej uniemożliwiającej wykonanie Przedmiotu Zamówienia w terminie– w zakresie zmiany terminu realizacji terminów Umowy, 3) w przypadku konieczności wprowadzenia zmian wynikających ze zmiany założeń strategicznych Zamawiającego odnośnie Przedmiotu Umowy, które w istotny sposób wpływają na sposób realizacji Umowy lub gdy w celu prawidłowego wykonania Przedmiotu Umowy niezbędna jest zmiana sposobu wykonania Przedmiotu Umowy, o której Strony nie mogły wiedzieć w chwili podpisania Umowy – dopuszcza się zmianę w sposobie realizacji Przedmiotu Umowy w zakresie niezbędnym do dostosowania go do nowych założeń Zamawiającego i umożliwiającym prawidłową realizację Przedmiotu Umowy oraz dopuszcza się wówczas możliwość zmiany terminów określonych w Umowie. 4) Poziom zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia uprawniający strony umowy do żądania zmiany wynagrodzenia ustala się na 5 % w stosunku do poziomu cen tych samych materiałów lub kosztów z dnia podpisania umowy. Wykonawca jest uprawniony złożyć Zamawiającemu pisemny wniosek o zmianę umowy w zakresie płatności wynikających z faktur wystawionych po zmianie ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia. Wniosek powinien zawierać wyczerpujące uzasadnienie faktyczne i wskazanie podstaw prawnych oraz dokładne wyliczenie kwoty wynagrodzenia Wykonawcy po zmianie umowy. Początkowy termin uprawniający do żądania ustalenia zmiany wynagrodzenia nastąpi po upływie 6 miesięcy od zawarcia umowy. Zmiana wysokości wynagrodzenia Wykonawcy następuje proporcjonalnie do wskaźnika zmiany ceny materiałów lub kosztów ogłaszanego w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia dokonana w efekcie zastosowania postanowień o zasadach wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia może wynosić nie więcej niż 5 %. 4. W przypadku zaistnienia okoliczności, które uzasadniają dokonanie zmian Umowy, o których mowa w ust. 3 ,każda ze Stron może zwrócić się do drugiej Strony w formie pisemnej z wnioskiem o zmianę Umowy. |
| 7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia | Tak |
| 7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia | w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy |
8 Procedura
| 8.1.) Termin składania ofert | 2025-12-31 08:00 |
|---|---|
| 8.2.) Miejsce składania ofert | https://otwock.ezamawiajacy.pl |
| 8.3.) Termin otwarcia ofert | 2025-12-31 08:30 |
| 8.4.) Termin związania ofertą | do 2026-01-29 |
| 8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji | Tak |
Wadium
Informacje dodatkowe
Najczęściej zadawane pytania
Jaki jest termin składania ofert?
Termin składania ofert upływa 31.12.2025 08:00. Termin już minął.
Kto jest zamawiającym?
Zamawiającym jest Gmina Otwock z siedzibą w Otwock.
Czy przetarg wymaga wadium?
Tak, zamawiający wymaga wniesienia wadium w kwocie 5 000,00 PLN.
Do jakiej branży należy to zamówienie?
Zamówienie należy do branży: Informatyka (CPV: 72200000-7).
Gdzie znaleźć pełną dokumentację?
Pełna dokumentacja jest dostępna na platformie BZP. Przejdź do ogłoszenia →