Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych wraz z systemem do zarządzania wydrukiem, obsługą serwisową i dostawą materiałów eksploatacyjnych dla Starostwa Powiatowego w Pleszewie w latach 2026–2030.

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.

2. Komunikacja z wyłączeniem składania ofert odbywa się za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce Formularze" (Formularze do komunikacji).

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: przetargi@powiatpleszewski.pl (nie dotyczy składania ofert).

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

2. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”).

3. Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi.

4. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).

5. Informacje, oświadczenia lub inne dokumenty przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej: 1). w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności i przekazuje się jako załącznik, lub 2). jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści „Formularza do komunikacji”).

6. Do korzystania z Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.

7. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 25 MB (wielkość plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza). 8.

Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e -Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia. Zaleca się stosowanie aktualnie wspieranych wersji oprogramowania.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informujemy, że administratorem Państwa danych osobowych jest Starosta Pleszewski z siedzibą przy ul. Poznańskiej 79, 63-300 Pleszew, tel. 62 742 96 52. Inspektorem ochrony danych osobowych w Starostwie

Powiatowym w Pleszewie jest Inspektor Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod numerem telefonu ogólnego: 62 7429 600 lub pod adresem e-mail: iod@powiatpleszewski.pl. Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych wraz z systemem do zarządzania wydrukiem, obsługą serwisową, i dostawą materiałów eksploatacyjnych dla Starostwa Powiatowego w Pleszewie w latach 2026 – 2030, prowadzonym w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy z dn. 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2024r. poz. 1320 ze zm.), numer sprawy: NR. 272.1.2026. Szczegółowe informacje zawarto w załączniku nr 6 do SWZ.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi dzierżawy urządzeń wielofunkcyjnych oraz systemu do zarządzania wydrukiem wraz z licencją na użytkowanie oraz obsługa serwisowa i dostawa artykułów eksploatacyjnych dla Starostwa Powiatowego w Pleszewie w latach 2026 – 2030.

2. Zadanie obejmuje dzierżawę następujących urządzeń: 1). urządzenia wielofunkcyjne A3 kolor - 4 sztuki, 2). urządzenia wielofunkcyjne A3 monochromatyczne - 2 sztuki, 3). urządzenia wielofunkcyjne A4 monochromatyczne - 3 sztuki, 4). urządzenie wielofunkcyjne kolor A4 (fax) - 1 sztuka.

3. Wykonawca zobowiązany będzie do: 1). zapewnienia ciągłości pracy urządzeń drukujących, w tym: ich serwis, naprawy, konserwacje, przeglądy wraz z częściami oraz stałe niezakłócone dostarczanie materiałów eksploatacyjnych do drukarek, z wyjątkiem papieru, 2). udostępnienia i prowadzenia w oparciu o serwer zamawiającego lub serwer wykonawcy (fizyczny lub rozwiązanie chmurowe): 1). systemu zarządzania:

-zdalne monitorowanie stanu zużycia materiałów eksploatacyjnych dla poszczególnych urządzeń drukujących (w zależności od technologii urządzenia) z wykorzystaniem oprogramowania zainstalowanego u Zamawiającego, na które Wykonawca udzieli Zamawiającemu prawa do jego użytkowania (licencja),

– podsystemu monitorowania,

- raportowania ilości wydruków i skanów dla poszczególnych urządzeń drukujących – podsystemu raportowego na wszystkich urządzeniach Zamawiającego,

- zgłaszania i zarządzania zdarzeniami dotyczącymi eksploatacji monitorowanych urządzeń drukujących i ich historią - podsystem serwisowy. b). systemu wydruku bezpiecznego i podążającego:

- umożliwienie wydruku bezpiecznego i podążającego realizowanego poprzez 1 drukarkę wirtualną dla wszystkich użytkowników Active Directory. Wydruk dostępny w dowolnym zgodnym urządzeniu sprzętowym. 3). sukcesywnej dostawy materiałów eksploatacyjnych do dzierżawionych urządzeń wielofunkcyjnych, w tym m.in. tonerów, bębnów, pojemników na zużyte tonery. 4). przeszkolenia 2 administratorów i 100 użytkowników w zakresie obsługi urządzeń.

4. Instalacja urządzeń oraz uruchomienie systemu obsługującego i monitorującego urządzenia, muszą być wykonane zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami wiedzy technicznej oraz spełniać wymogi techniczne i eksploatacyjne.

5. W ramach realizacji umowy Wykonawca zobowiązany będzie do usuwania awarii w terminie nie dłuższym niż 4 dni robocze od dnia zgłoszenia.

79810000-5 - Usługi drukowania

50313100-3 - Usługi w zakresie naprawy fotokopiarek

50313200-4 - Usługi w zakresie konserwacji fotokopiarek

50000000-5 - Usługi naprawcze i konserwacyjne

30125120-8 - Toner do fotokopiarek

30124000-4 - Części i akcesoria do maszyn biurowych

48773000-7 - Pakiety oprogramowania użytkowego do drukowania

1. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru - w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania.

2. Pełnomocnictwo do złożenia oferty – jeżeli dotyczy.

3. Pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - jeżeli dotyczy (nie dotyczy spółki cywilnej, o ile upoważnienie/pełnomocnictwo do występowania w imieniu tej spółki wynika z dołączonej do oferty umowy spółki).

4. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

1. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 3.500,00 zł (słownie: trzy tysiące pięćset złotych 00 / 100 ).

2. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert.

3. Wadium może być wniesione w następujących formach: 1). pieniądzu, 2). gwarancjach bankowych, 3). gwarancjach ubezpieczeniowych, 4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

4. Wadium w formie pieniężnej uważa się za wniesione, jeżeli kwota wadium znajdzie się na rachunku wskazanym przez zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.

5. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w ust. 3 pkt 2) – 4), wykonawca przekazuje zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej.

1. Uczestnicy postępowania ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (lider).

2. Dokument pełnomocnictwa musi być podpisany przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli wymienione we właściwym rejestrze lub ewidencji.

3. Oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania, składa każdy z wykonawców składa oddzielnie.

1. Rezygnacja z podwykonawstwa lub wprowadzenie podwykonawstwa w toku umowy.

2. Zmiany wynagrodzenia wykonawcy, o ile zmiany te, będą miały wpływ na koszty wykonania umowy przez wykonawcę spowodowane: 1). zmianą stawki podatku od towarów i usług, 2). zmianą wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonej na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, 3). zmianą zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, 4). zmianą zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U z 2020r., poz. 1342). Sposób dokonania waloryzacji wynagrodzenia wykonawcy, o której mowa w ust. 2 pkt 1) - 4) określono szczegółowo w Projekcie umowy - Załącznik nr 4 do SWZ.

3. Zmiana ceny umowy, w następstwie waloryzacji wynagrodzenia wykonawcy, z tytułu wzrostu kosztów realizacji umowy. Zakres zmian oraz sposób ich wprowadzania określono szczegółowo w Projekcie umowy - Załącznik nr 4 do SWZ.

4. Niezależne od stron umowy zmiana podmiotu serwisującego (choroba, wypadki losowe, nieprzewidziane zmiany organizacyjne). Nowy podmiot serwisujący musi spełniać warunki określone w SWZ.

5. Zmiany terminów wskazanych w § 3 ust. 1, ust. 3, ust. 5 ust. 8 i ust. 9 oraz w § 5 ust. 10, ust. 12 i 13 projektu umowy, wynikające z wystąpienia opóźnień spowodowanych przez działanie siły wyższej, rozumianej jako zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i niemożliwe do zapobieżenia (np. pożar, wojna, pandemia, akty terroryzmu), mające bezpośredni wpływ na terminowość wykonania usługi oraz dostawy. W przedstawionym wyżej przypadku wystąpienia opóźnień, fakt ten musi mieć odzwierciedlenie w protokole i musi być potwierdzony przez przedstawiciela zamawiającego. W takich przypadkach, strony ustalają nowe terminy realizacji, z tym, że minimalny okres przesunięcia terminu realizacji, równy będzie okresowi przerwy lub postoju.

6. Zmiana umowy nastąpić może z inicjatywy zamawiającego albo wykonawcy poprzez przedstawienie drugiej stronie propozycji zmian w formie pisemnej, która powinna zawierać: opis zmiany, uzasadnienie zmiany, czas wykonania zmiany oraz wpływ zmiany na termin zakończenia umowy.