Dostawa materiałów biurowych oraz materiałów do archiwizacji

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w języku polskim, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy e Zamawiający, która jest dostępna pod adresem, o którym mowa w Rozdziale 1 pkt 5 SWZ.

2. Korzystanie z Platformy e Zamawiający jest bezpłatne.

3. W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający wymaga przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji za pośrednictwem Platformy, poprzez kafelek „Wiadomości” kierujący do modułu korespondencji.

4. W przypadkach uniemożliwiających komunikację Zamawiającego i Wykonawcy za pośrednictwem Platformy (np. na skutek awarii), Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: natalia.kajfasz@gdansk.gda.pl (nie dotyczy składania ofert!), tel. 58 323 61 58.

5. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wpływu na Platformę.

6. Ogólne zasady korzystania z Platformy, z zastrzeżeniem pkt 10 niniejszego Rozdziału;

6.1. zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Gmina Miasta Gdańska- Urząd Miejski w Gdańsku; https://umg-ezamawiajacy.gdansk.gda.pl lub https://oneplace.marketplanet.pl.

6.2. Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”. Zamawiający informuje, że adres e-mail wskazany przez Wykonawcę podczas rejestracji konta na Platformie będzie adresem na który przesyłana będzie wszelka korespondencja kierowana do Wykonawcy w trakcie postępowania.

6.3. Rejestracja konta następuje poprzez:

6.3.1. kontakt z numerem telefonu podanym w potwierdzeniu lub

6.3.2. jeżeli użytkownik nie skontaktuje się telefonicznie konto zostanie aktywowane w ciągu maksymalnie 6 godzin roboczych.

6.4. Po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia Oferty w postępowaniu. Komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami, w szczególności zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy. Za datę przekazania zaświadczeń oraz informacji przyjmuje się datę ich wysłania poprzez kafelek „Wiadomości” kierujący do modułu korespondencji.

7. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ. Wniosek należy przesłać za pośrednictwem Platformy przez:

7.1. Akcję „Zadaj pytanie” (przed przystąpieniem do postępowania). W celu zadania pytania Zamawiającemu, Wykonawca klika lewym przyciskiem myszy klawisz ZADAJ PYTANIE. Powoduje to otwarcie okna, w którym należy uzupełnić dane Wykonawcy tj. Nazwę i adres e-mail, temat oraz treść/przedmiot pytania, po wypełnieniu wskazanych pól wraz z wymaganym kodem weryfikującym z obrazka Wykonawca klika akcję POTWIERDŹ, wykonawca uzyskuje potwierdzenie wysłania pytania poprzez komunikat systemowy "Pytanie wysłane".

7.2. Kafel „Wiadomości” (po przystąpieniu do postępowania) dostępny w postępowaniu. W celu wysłania wiadomości do Zamawiającego klika na akcję „Utwórz nową wiadomość” wypełnia temat oraz treść/przedmiot pytania, a następnie klika akcję „Wyślij”.

Uwaga! Ze względu na ograniczoną ilość znaków pozostałe wymagania znajdują sie w Rozdziale nr 8 SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zm.), dalej „RODO”, informuję jak niżej:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Miasta Gdańska – Prezydent Miasta, ul. Nowe Ogrody 8/12, 80-803 Gdańsk, z którym można kontaktować się także poprzez adres e-mail: umg@gdansk.gda.pl ; telefonicznie pod nr 48 58 52 44 500; e PUAP /UMGDA/Skrytka ESP;

2. Kontakt z inspektorem ochrony danych jest możliwy przy użyciu kanałów komunikacji podanych wyżej w punkcie 1 oraz dodatkowo na adres e-mail: iod@gdansk.gda.pl.

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięcia, jak również zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego i jej realizacji, a także udokumentowania postępowania;

4. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest:

4.1. ustawa z dnia 11 września 2019 roku- Prawo zamówień publicznych,

4.2. ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych,

4.3. ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,

4.4. art. 6 pkt 1 lit. c RODO.

Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, tj. do wykonania zadania w interesie publicznym albo w ramach sprawowania władzy publicznej.

Pozostałe zapisy dotyczące klauzuli informacyjnych znajdują się w SWZ Rozdział nr 20.

Część 1 – Dostawa materiałów biurowych. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa materiałów biurowych dla Urzędu Miejskiego w Gdańsku. 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określający parametry oraz szacunkowe ilości materiałów biurowych, będących przedmiotem niniejszego zamówienia, przedstawiony został we wzorze „Formularza cenowego dla części 1” stanowiącego załącznik do SWZ ( osobny plik). Zamawiający gwarantuje zakup materiałów biurowych o wartości stanowiącej co najmniej 70% ceny brutto oferty Wykonawcy.

1.3. Zamawiający rozliczy ilość dostarczonych materiałów biurowych z faktycznie wykonanych dostaw, z zastrzeżeniem, że wartość tych dostaw nie może przekroczyć wartości brutto zawartej umowy.

1.4. Zamawiający wymaga, aby przedmiot każdej dostawy był fabrycznie nowy (nieużywany) oraz spełniał parametry podane w kolumnie nr 2 wzoru „Formularza cenowego”.

1.5. Dostawy materiałów biurowych odbywać się będą na warunkach określonych we wzorze Umowy.

Część 2 – Dostawa materiałów do archiwizacji. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa materiałów do archiwizacji dla Urzędu Miejskiego w Gdańsku.

1) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określający parametry oraz szacunkowe ilości materiałów do archiwizacji, będących przedmiotem niniejszego zamówienia, przedstawiony został we wzorze „Formularza cenowego dla części 2” stanowiącego załącznik do SWZ ( osobny plik).

2) Wykonawca w kolumnie nr 3 „Formularza cenowego” winien podać, producenta lub markę oferowanego produktu. Zamawiający gwarantuje zakup materiałów biurowych o wartości stanowiącej co najmniej 70% ceny brutto oferty Wykonawcy.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu, dotyczące: 1.1. zdolności technicznej lub zawodowej - odpowiednio dla danej części zamówienia:

1) dla części 1 – Dostawa materiałów biurowych. Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał (a w przypadku dostaw ciągłych również wykonuje) w sposób należyty przynajmniej jedno zamówienie dla jednego podmiotu, dotyczące sukcesywnej dostawy materiałów biurowych, o łącznej wartości brutto nie mniejszej niż 150.000 zł.

2) dla części 2 – Dostawa materiałów do archiwizacji. Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał (a w przypadku dostaw ciągłych również wykonuje) w sposób należyty przynajmniej jedno zamówienie dla jednego podmiotu, dotyczące sukcesywnej dostawy materiałów do archiwizacji, o łącznej wartości brutto nie mniejszej niż 35.000 zł. Sposób spełnienia warunku przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia określono w Rozdziale nr 5 SWZ.

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:

1. w celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu:

- dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej:

a) wykazu dostaw (wzór stanowi załącznik nr 6 i/lub 6a do SWZ) wykonanych (a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych) w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji dostaw wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, powyższy wykaz, o którym mowa powyżej, dotyczy dostaw, w których wykonaniu Wykonawca bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.