ZP 10/26 Usługa archiwizowania i przechowywania dokumentacji medycznej i aktowej szpitala

Zamawiający

Nazwa Wojewódzki Specjalistyczny Szpital im. Dr Wł. Biegańskiego w Łodzi

Miasto Łódź

Województwo Łódzkie

NIP 7262234808

Adres ul. Kniaziewicza 1/5, 91-347 Łódź

Email zampubliczne@bieganski.com.pl

Strona WWW bieganski.com.pl/

Szczegóły zamówienia

Rodzaj Usługi

Branża (CPV) 79995100-6 — Usługi archiwizacyjne

Numer ogłoszenia 2026/BZP 00129152

Data publikacji 26.02.2026 08:15

Kody CPV

79995100-6 Usługi archiwizacyjne

Przebieg postępowania

1. Ogłoszenie o zamówieniu (ta strona) 26.02.2026

   Termin ofert: 24.03.2026 09:00

2. Wynik postępowania 25.05.2026

   Liczba ofert: 5 · Zwycięzca: Iron Mountain Polska Sp. z o.o. — 382 505,99 PLN

Analiza rynkowa

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie Usługi archiwizowania i przechowywania dokumentacji medycznej i aktowej dla potrzeb Wojewódzkiego Specjalistycznego Szpitala im. dr. Wł. Biegańskiego w Łodzi

1. Przechowywanie dokumentacji medycznej i aktowej (w kartonac

h) -

8

7

0

0

2. Wyszukanie dokumentacji (teczka/karto

n) -

8

0

3. Przekazanie dokumentacji z zeskanowaniem - średnio 40 stron -

1

5

4. Dostarczanie dokumentacji papierowej do 30 kg planowe -

5

5. Dostarczenie dokumentacji papierowej do 30 kg na zgłoszenie nieplanowane cito -

1

6. Brakowanie (karton

y) -

3

0

0

7. Niszczenie (karton

y) - 300

Termin realizacji: 48 miesiące

Treść ogłoszenia

1 Zamawiający

1.1.) Rola zamawiającego	Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego	Wojewódzki Specjalistyczny Szpital im. Dr Wł. Biegańskiego w Łodzi
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny	REGON 471219736
1.5) Adres zamawiającego	—
1.5.1.) Ulica	ul. Kniaziewicza 1/5
1.5.2.) Miejscowość	Łódź
1.5.3.) Kod pocztowy	91-347
1.5.4.) Województwo	łódzkie
1.5.5.) Kraj	Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3	PL711 - Miasto Łódź
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej	zampubliczne@bieganski.com.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego	https://bieganski.com.pl/
1.6.) Rodzaj zamawiającego	Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego	Zdrowie

2 Informacje podstawowe

2.1.) Ogłoszenie dotyczy	Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług	Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej	ZP 10/26 Usługa archiwizowania i przechowywania dokumentacji medycznej i aktowej szpitala
2.4.) Identyfikator postępowania	ocds-148610-cc868d86-7ddb-4cca-92cd-501958e79142
2.5.) Numer ogłoszenia	2026/BZP 00129152
2.6.) Wersja ogłoszenia	01
2.7.) Data ogłoszenia	2026-02-26
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań	Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP	2026/BZP 00100439/01/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań	1.3.5 archiwizacja dokumentacji i przechowywania dokumentacji medycznej i aktowej Szpitala
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy	Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej	Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną	Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3 Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania	https://platformazakupowa.pl/transakcja/1261901
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia	Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej	Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej	https://platformazakupowa.pl/pn/szpital_bieganskiego/proceedings
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej	Zgodnie z art. 61. ust. 1. oraz art. 63ust. 2 ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 11 września 2019 r. komunikacja w niniejszym postępowaniu odbywa sięwyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, pliki należy opatrzyć:- kwalifikowanym podpisem elektronicznym,- podpisem zaufanym,- lub podpisem osobistym.
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne	Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny	Zamawiający dopuszcza złożenie oferty w postaci katalogu
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu	polski

4 Przedmiot zamówienia

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.	—
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe	Nie
4.1.2.) Numer referencyjny	ZP 10/26
4.1.3.) Rodzaj zamówienia	Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania	Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych	Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia	Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia	—
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia	Przedmiotem zamówienia jest świadczenie Usługi archiwizowania i przechowywania dokumentacji medycznej i aktowej dla potrzeb Wojewódzkiego Specjalistycznego Szpitala im. dr. Wł. Biegańskiego w Łodzi1. Przechowywanie dokumentacji medycznej i aktowej (w kartonach) - 87002. Wyszukanie dokumentacji (teczka/karton) - 803. Przekazanie dokumentacji z zeskanowaniem - średnio 40 stron - 154. Dostarczanie dokumentacji papierowej do 30 kg planowe - 55. Dostarczenie dokumentacji papierowej do 30 kg na zgłoszenie nieplanowane cito - 16. Brakowanie (kartony) - 3007. Niszczenie (kartony) - 300
4.2.6.) Główny kod CPV	79995100-6 - Usługi archiwizacyjne
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje	Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej	48 miesiące
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia	Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane	Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert	—
4.3.1.) Sposób oceny ofert	Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i odpowiadającymi im znaczeniami:1. Cena (koszt) 60%2. Ocena zaproponowanych rozwiązań technicznych i organizacyjnych 20%3. Termin pilnego, fizycznego udostępnienia dokumentacji do siedziby Zamawiającego (zgłoszenie nieplanowane cito) 20%
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert	Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert	Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1	—
4.3.5.) Nazwa kryterium	Cena
4.3.6.) Waga	60,00
Kryterium 2	—
4.3.4.) Rodzaj kryterium	jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników
4.3.5.) Nazwa kryterium	Ocena zaproponowanych rozwiązań technicznych i organizacyjnych
4.3.6.) Waga	20
Kryterium 3	—
4.3.4.) Rodzaj kryterium	serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.
4.3.5.) Nazwa kryterium	Termin pilnego, fizycznego udostępnienia dokumentacji do siedziby Zamawiającego (zgłoszenie nieplanowane cito)
4.3.6.) Waga	20
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert	Nie

5 Kwalifikacja wykonawców

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia	Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia	Art. 109 ust. 1 pkt 4
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu	Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.	Zamawiający uzna, że Wykonawca posiada kompetencje pozwalające na udział w postępowaniu, jeżeli wykaże, że: a) posiada zaświadczenie o wpisie do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, zgodnie z art. 51a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U.2020.164), b) posiada aktualny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż 1 mln zł.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy	Tak
5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu	1. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzony/-a nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji,2. Oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę w postępowaniu albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej.3. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu ze względu na okoliczności wskazane w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r.o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwanarodowego (Dz.U z 2025 r. poz. 514) - wg wzoru zał. nr 5 do SWZ.
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu	1. Zaświadczenie o wpisie do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, zgodnie z art. 51a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U.2020.164).2. Aktualny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż 1 mln zł.
5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych	Nie
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów	Inne wymagania Zamawiającego związane z realizacją przedmiotu zamówienia określa: a) Formularz ofertowy - załącznik nr 1 do SWZ b) Formularz cenowy – załącznik nr 2 do SWZ

6 Warunki zamówienia

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe	Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną	Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium	Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy	Tak
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia	1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takiej sytuacji zgodnie z art. 445 ustawy PZP Wykonawcy ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy. 2. Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy PZP. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty. 3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. 4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane	Nie

7 Projektowane postanowienia umowy

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek	Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy	Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia	Strony przewidują następujące możliwości zmian zawartej umowy: 1. Strony przewidują możliwość odpowiedniej zmiany wysokości wynagrodzenia określonego w umowie, w przypadku zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, oraz zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne lub zmiany wynagrodzenia w sytuacji zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, utworzonych u Wykonawcy stosownie do obowiązujących przepisów prawa, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę. 2. Wprowadzenie do umowy zmian, o których mowa w ustępie poprzednim, poprzedzone zostanie przedstawieniem przez stronę żądającą zmiany jej projektu, zawierającego: a) proponowane nowe wynagrodzenie, b) procentowy wskaźnik zmiany, c) oświadczeniem Wykonawcy o zatrudnieniu osób wykonujących czynności przy realizacji niniejszej umowy. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy, d) wykaz osób po stronie Wykonawcy, wykonujących czynności z tytułu niniejszej umowy, na dzień zawarcia umowy oraz na dzień wystąpienia z wnioskiem o zmianę, e) zanonimizowane dokumenty potwierdzające wysokość wynagrodzenia lub zasady podlegania ubezpieczeniom lub wysokość składek uiszczanych w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych, dotyczące osób wykonujących czynności w ramach niniejszej umowy, jednoznacznie potwierdzające wynagrodzenie pracownika oraz podstawę zatrudnienia na dzień rozpoczęcia wykonywania umowy oraz na dzień wystąpienia z wnioskiem o zmianę, f) wykaz kontrahentów Wykonawcy na dzień rozpoczęcia wykonywania umowy oraz na dzień wystąpienia z wnioskiem o zmianę. Podstawą wprowadzenia zmian, o których mowa w powyżej będzie porozumienie stron i stosowny pisemny aneks do umowy. 3. W przypadku istotnej zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia, stronom umowy przysługuje prawo żądania zmiany wysokości wynagrodzenia za usługi, na zasadach wskazanych w treści ust. 9 poniżej. 4. Strony mogą dokonać zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia, o wartość wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych, publikowanego w Komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, pod warunkiem, że wskaźnik ten zwiększył się lub zmniejszył o co najmniej 6 % za okres ostatnich 12 miesięcy (metodą miesiąc do miesiąca). Zmiana wynagrodzenia może nastąpić tylko raz na 12 miesięcy, w formie aneksu do umowy, z zastrzeżeniem, iż pierwsza zmiana wynagrodzenia Wykonawcy z tego tytułu nie może nastąpić wcześniej niż po upływie 12 m-cy licząc od dnia zawarcia umowy. Wartość wskaźnika zmiany cen nie sumuje się w kolejnych latach trwania umowy. Zmiana wysokości wynagrodzenia Zleceniobiorcy może nastąpić wyłącznie w zakresie kwoty płatności wynagrodzenia Zleceniobiorcy jeszcze niewymagalnego. Maksymalna łączna wartość zmian wynagrodzenia w trakcie trwania umowy nie może przekroczyć 10 % wartości netto umowy, o której mowa w § 7 ust. 12 umowy. 5. Strony dopuszczają zmiany umowy w zakresie zmian sposobu świadczenia usługi, której konieczność zaistniała wskutek wejścia w życie przepisów prawa dotyczących przedmiotu umowy, z jednoczesną odpowiednią zmianą wynagrodzenia (o ile jest uzasadniona zmianą sposobu świadczenia usługi). 6. Wszelkie inne zmiany umowy są dopuszczalne jedynie w granicach określonych w art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych. Szczegółowe warunki w SWZ.
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia	Nie

8 Procedura

8.1.) Termin składania ofert	2026-03-20 09:00
8.2.) Miejsce składania ofert	https://platformazakupowa.pl/transakcja/1261901
8.3.) Termin otwarcia ofert	2026-03-20 10:00
8.4.) Termin związania ofertą	do 2026-04-17

Informacje dodatkowe

Rodzaj zamówienia Zamówienie klasyczne

Próg unijny Poniżej progu

ID postępowania ocds-148610-cc868d86-7ddb-4cca-92cd-501958e79142