Dostawa i wdrożenie inteligentnego asystenta głosowego (VoiceBot) zintegrowanego z systemem HIS CliniNET w celu automatyzacji procesów rejestracji i obsługi pacjentów

Zamawiający

Nazwa NARODOWY INSTYTUT KARDIOLOGII STEFANA KARDYNAŁA WYSZYŃSKIEGO - PAŃSTWOWY INSTYTUT BADAWCZY

Miasto Warszawa

Województwo Mazowieckie

NIP 5250008525

Adres ul. Alpejska 42, 04-628 Warszawa

Email zamowieniapubliczne@ikard.pl

Strona WWW www.ikard.pl

Szczegóły zamówienia

Rodzaj Dostawy

Branża (CPV) 48512000-0 — Pakiety oprogramowania do interaktywnych odpowiedzi głosowych

Numer ogłoszenia 2026/BZP 00130128

Data publikacji 26.02.2026 12:16

Kody CPV

48512000-0 Pakiety oprogramowania do interaktywnych odpowiedzi głosowych

72263000-6 Usługi wdrażania oprogramowania

72265000-0 Usługi konfiguracji oprogramowania

72261000-2 Usługi pomocnicze w zakresie oprogramowania

Analiza rynkowa

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie systemu VoiceBot (Wirtualnej Rejestratork

i) opartego na sztucznej inteligencji (LLM) do automatycznej obsługi połączeń telefonicznych pacjentów, zintegrowanego z systemem HIS CGM CliniNET oraz centralą telefoniczną Szpitala, obejmującego obsługę wizyt ambulatoryjnych i badań diagnostycznych, wraz z 36-miesięcznym utrzymaniem i rozbudowanym modułem statystyk oraz raportowania na potrzeby zarządcze.

Termin realizacji: 36 miesiące

Treść ogłoszenia

1 Zamawiający

1.1.) Rola zamawiającego	Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego	NARODOWY INSTYTUT KARDIOLOGII STEFANA KARDYNAŁA WYSZYŃSKIEGO - PAŃSTWOWY INSTYTUT BADAWCZY
1.3.) Oddział zamawiającego	Stefana kardynała Wyszyńskiego Państwowy Instytut Badawczy
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny	REGON 000837583
1.5) Adres zamawiającego	—
1.5.1.) Ulica	ul. Alpejska 42
1.5.2.) Miejscowość	Warszawa
1.5.3.) Kod pocztowy	04-628
1.5.4.) Województwo	mazowieckie
1.5.5.) Kraj	Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3	PL911 - Miasto Warszawa
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej	zamowieniapubliczne@ikard.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego	www.ikard.pl
1.6.) Rodzaj zamawiającego	Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego	Zdrowie

2 Informacje podstawowe

2.1.) Ogłoszenie dotyczy	Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług	Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej	Dostawa i wdrożenie inteligentnego asystenta głosowego (VoiceBot) zintegrowanego z systemem HIS CliniNET w celu automatyzacji procesów rejestracji i obsługi pacjentów
2.4.) Identyfikator postępowania	ocds-148610-2b1296c3-749d-421e-b2ec-f2a3914bd479
2.5.) Numer ogłoszenia	2026/BZP 00130128
2.6.) Wersja ogłoszenia	01
2.7.) Data ogłoszenia	2026-02-26
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań	Nie
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy	Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej	Tak
2.15.) Nazwa projektu lub programu	Krajowy Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności w ramach umowy NR KPOD.07.03-IP.10-0437/25/KPO/101/2025/535
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną	Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3 Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania	https://ikard.ezamawiajacy.pl/pn/ikard/demand/268867/notice/public/details
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia	Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej	Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej	https://ikard.ezamawiajacy.pl/pn/ikard/demand/268867/notice/public/details
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej	1. Środki komunikacji elektronicznej w postępowaniu służące do odbioru dokumentów elektronicznych zawierających wnioski (art. 371 ust. 3 Pzp), oferty, spełniają wymagania, o których mowa w art. 68 Pzp, oraz dodatkowo:1) spełniają wymagania przewidziane dla systemu teleinformatycznego w rozumieniu art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne odpowiadające minimalnym wymaganiom określonym w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ww. ustawy;2) zapewniają zachowanie poufności i integralności danych w ramach wymiany i przechowywania tych dokumentów;3) zapewniają autentyczność źródła danych i niezmienność danych po ich kompresji do pliku;4) zapewniają identyfikację podmiotów przekazujących te dokumenty oraz ustalenie dokładnego czasu i daty odbioru tych dokumentów;5) zapewniają ochronę przed nieautoryzowanym dostępem do treści tych dokumentów przed upływem wyznaczonych terminów ichotwarcia albo składania;6) umożliwiają ustalanie oraz zmiany ustalonych terminów pierwszego zapoznania się z treścią tych dokumentów wyłącznie przez osoby uprawnione przez zamawiającego;7) umożliwiają podczas poszczególnych etapów postępowania dostęp do całości lub części treści tych dokumentów wyłącznie osobom uprawnionym przez zamawiającego oraz zapewniają rozliczalność tych działań;8) umożliwiają, po określonej dacie, udostępnianie osobom trzecim całości lub części treści tych dokumentów wyłącznie przez osoby uprawnione przez zamawiającego oraz zapewniają rozliczalność tych działań;9) zapewniają ochronę informacji zawierających dane osobowe oraz innych informacji podlegających prawnej ochronie;10) umożliwiają usunięcie oferty w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie i zapoznanie się przez użytkowników z ich treścią;11) posiadają wbudowane funkcje umożliwiające okresowe automatyczne wykonywanie kopii bezpieczeństwa;12) zapewniają możliwość praktycznego zagwarantowania jednoznacznego wykrycia ewentualnego naruszenia lub próby naruszenia wymagań, o których mowa w pkt 4 i 5–10.2. Zamawiający określa dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jako:1) dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAdES;2) dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf", wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym wykonawca będzie zobowiązany załączyć prócz podpisanego dokumentu oddzielny plik z podpisem.Ze względu na ograniczenia w ilości znaków pozostała część zapisów w informacji dodatkowej.
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne	Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny	Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu	polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny)	1. Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.), dalej: RODO, tym samym dane osobowe podane przez Wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi.2. Zamawiający informuje, że:1) administratorem danych osobowych Wykonawcy jest NARODOWY INSTYTUT KARDIOLOGII STEFANA KARDYNAŁA WYSZYNSKIEGO – PAŃSTWOWY INSTYTUT BADAWCZY ul. Alpejska 42, 04-628 Warszawa;2) w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, za pośrednictwem adresu e-mail: iod@ikard.pl;3) dane osobowe Wykonawcy będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz w celu archiwizacji dokumentacji dotyczącej tego postępowania;4) odbiorcami przekazanych przez Wykonawcę danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 ustawy Pzp;5) dane osobowe pozyskane w związku z postepowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przetwarzane będą przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. Czas ten może ulec wydłużeniu, jeżeli z przepisów prawa wynikać będzie dłuższy okres przedawnienia roszczeń związanych z umową.3. Wykonawca jest zobowiązany, w związku z udziałem w przedmiotowym postępowaniu, do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych wymaganych przez RODO i związanych z udziałem w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia.Do obowiązków tych należą:1) obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał i przekazał Zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie Zamawiającego;2) obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane Wykonawca pozyskał w sposób pośredni, a które to dane Wykonawca przekazuje Zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie Zamawiającego.Ze względu na organicznie liczby znaków pozostałe zapisy znajdują się w SWZ.

4 Przedmiot zamówienia

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.	—
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe	Nie
4.1.2.) Numer referencyjny	ZP.015.2026
4.1.3.) Rodzaj zamówienia	Dostawy
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania	Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych	Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia	Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia	—
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia	Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie systemu VoiceBot (Wirtualnej Rejestratorki) opartego na sztucznej inteligencji (LLM) do automatycznej obsługi połączeń telefonicznych pacjentów, zintegrowanego z systemem HIS CGM CliniNET oraz centralą telefoniczną Szpitala, obejmującego obsługę wizyt ambulatoryjnych i badań diagnostycznych, wraz z 36-miesięcznym utrzymaniem i rozbudowanym modułem statystyk oraz raportowania na potrzeby zarządcze.
4.2.6.) Główny kod CPV	48512000-0 - Pakiety oprogramowania do interaktywnych odpowiedzi głosowych
4.2.7.) Dodatkowy kod CPV	72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania 72265000-0 - Usługi konfiguracji oprogramowania 72261000-2 - Usługi pomocnicze w zakresie oprogramowania
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje	Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej	36 miesiące
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia	Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane	Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert	—
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert	Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert	Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1	—
4.3.5.) Nazwa kryterium	Cena
4.3.6.) Waga	90
Kryterium 2	—
4.3.4.) Rodzaj kryterium	organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia
4.3.5.) Nazwa kryterium	Doświadczenie kierownika projektu
4.3.6.) Waga	10
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert	Nie

5 Kwalifikacja wykonawców

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia	Nie
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu	Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.	1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 112 ust. 2 ustawy Pzp, dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej. 2. Zamawiający, uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca: 1) wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał co najmniej 2 wdrożenia produkcyjne głosowych VoiceBotów (systemów automatycznej telefonicznej obsługi użytkownika/pacjenta), które łącznie spełniają następujące wymagania: a) każde z tych wdrożeń dotyczyło systemu konwersacyjnego wykorzystującego duże modele językowe (LLM) lub równoważną technologię NLP/NLU, umożliwiającą naturalną, kontekstową i adaptacyjną rozmowę; b) każde z tych wdrożeń obejmowało integrację z: • systemem rejestracji wizyt lub, • systemem klasy HIS wykorzystywanym do obsługi procesu rejestracji, przy czym za przykładowe systemy uznaje się m.in.: AMMS, ESKULAP, MEDICUS, Gabos MediQus, QBS Q-Klinika, CliniNET, Optimed NXT (lub równoważne); c) co najmniej jedno z tych wdrożeń obejmowało integrację z HIS wykorzystywanym w podmiocie wykonującym działalność leczniczą; d) wartość każdego wdrożenia była nie mniejsza niż 80 000,00 zł brutto. Doprecyzowanie: Za „wdrożenie” Zamawiający uzna wykonanie zamówienia obejmujące co najmniej: uruchomienie produkcyjne, konfigurację scenariuszy rozmów oraz działającą integrację umożliwiającą realizację operacji w systemie rejestracji wizyt/HIS. 2) wykaże, że dysponuje co najmniej 1 osobą, która będzie pełnić funkcję Kierownika Projektu i posiada doświadczenie w zarządzaniu co najmniej 1 projektem polegającym na wdrożeniu i integracji systemu automatycznej telefonicznej obsługi użytkownika/pacjenta (VoiceBot lub rozwiązania równoważnego) z: • systemem rejestracji wizyt lub • systemem klasy HIS wykorzystywanym do obsługi procesu rejestracji. Za projekt spełniający kryterium uznaje się wdrożenie obejmujące co najmniej: uruchomienie produkcyjne rozwiązania, konfigurację scenariuszy rozmów oraz integrację umożliwiającą realizację operacji w systemie rejestracyjnym/HIS.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy	Tak
5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu	1. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.2. Oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 3, 5, 6 ustawy Pzp.3. Oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 594, ze zm.), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albooświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej.
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu	1) wykaz dostaw wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy;2) wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych	1) ważny certyfikat ISO/IEC 27001 wydany przez jednostkę certyfikującą akredytowaną przez PCA lub inny podmiot będący sygnatariuszem IAF MLA, obejmujący zakresem procesy i infrastrukturę wykorzystywane do świadczenia przedmiotowej usługi VoiceBota (w szczególności: przetwarzanie danych, utrzymanie, rozwój i wsparcie usługi), lub 2) aktualny raport SOC 2 Type II (co najmniej kryterium Security), sporządzony przez niezależnego audytora, nie starszy niż 12 miesięcy na dzień składania ofert, obejmujący systemy/usługi wykorzystywane do realizacji zamówienia.
5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych	Nie

6 Warunki zamówienia

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe	Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną	Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium	Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy	Nie
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane	Tak

7 Projektowane postanowienia umowy

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek	Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy	Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia	Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunków ich wprowadzenia został opisany w Projektowanych postanowieniach umowy (załącznik nr 8 do SWZ).
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia	Tak
7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia	obejmujące, zgodnie z art. 96 ustawy: - aspekty srodowiskowe

8 Procedura

8.1.) Termin składania ofert	2026-03-10 10:00
8.2.) Miejsce składania ofert	Ofertę należy złożyć na Platformie pod adresem https://ikard.ezamawiajacy.pl/ w zakładce „OFERTY"
8.3.) Termin otwarcia ofert	2026-03-10 10:30
8.4.) Termin związania ofertą	do 2026-04-08

Informacje dodatkowe

Rodzaj zamówienia Zamówienie klasyczne

Próg unijny Poniżej progu

ID postępowania ocds-148610-2b1296c3-749d-421e-b2ec-f2a3914bd479