,,Zakup licencji AMMS wraz z nadzorem i wdrożeniem, integracją systemów informatycznych Szpitala Powiatowego im. Tadeusza Malińskiego w Śremie sp. z o. o. - II cz.

Przepis art. 138 ust. 1 PZP określa minimalny termin składania ofert w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego. Termin ten nie może być krótszy niż 35 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu do Urzędu Publikacji UE. Termin 35 dni został zastosowany w uprzednio przeprowadzonym przetargu nieograniczonym ogłoszonym dnia 5 lutego 2026 roku pod numerem S/2026 25 -83149 – znak sprawy ZP/5/PN/26 na ten sam przedmiot zamówienia w którym dnia 16 marca 2026 roku do godziny 9:00 nie złożono żadnej oferty. Dnia 19.03.2026 Zamawiający unieważnił postępowania w zakresie pakietu nr 1 oraz 2 stanowiącym przedmiot niniejszego zamówienia. Unieważnienie postępowania z powodu braku ofert powoduje, że termin wykonania zamówienia jest zagrożony i zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert. Zgodnie z art. 138 ust. 2 PZP, Zamawiający może skrócić termin składania ofert w stosunku do terminu ustalonego zgodnie z art. 138 ust. 1 PZP. Termin ten nie może być jednak krótszy niż 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji UE. Możliwość taka występuje w następujących przypadkach:

1) opublikowania wstępnego ogłoszenia informacyjnego, o ile zawierało ono wszystkie informacje wymagane dla ogłoszenia o zamówieniu, w zakresie, w jakim były one dostępne w chwili publikacji wstępnego ogłoszenia informacyjnego, które zostało przekazane do publikacji Urzędowi Publikacji UE lub zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego na co najmniej 35 dni i nie więcej niż 12 miesięcy przed dniem przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji UE;

2) jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione. Zważywszy na fakt, że nie są spełnione warunku skrócenia, o których mowa w art. 138 ust. 2 pkt 1) PZP, jedyną możliwością skrócenia jest wykazanie pilnej potrzeby udzielania zamówienia. Możliwość skrócenia terminu z uwagi na pilną potrzebę udzielenia zamówienia dotyczy – jak wskazano w uzasadnieniu do nowelizacji z 2016 r. do poprzednio obowiązującej PZP2004 (ustawa z 22.6.2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw, Dz. U. z 2016 r. poz. 1020 ze zm.) – tzw. stanu pilnej konieczności, tj. sytuacji, w której konieczne jest przyspieszenie procedury z uzasadnionych przyczyn, w tym m.in. wynikających ze zwykłych błędów ludzkich – zob. Uzasadnienie do rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw, Druk sejmowy Nr 366, Sejm VIII kadencji, s. 30. Dostrzeżenia wymaga, że według uzasadnienia do ww. nowelizacji z 2016 r. zastosowanie tego przepisu nie jest uzależnione od tego, czy pilna potrzeba wynika z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, a także od tego, czy jej zaistnienia nie można było wcześniej przewidzieć. Wprowadzając w aktualnym stanie prawnym przesłankę zawartą w art. 138 ust. 2 pkt 2) PZP, ustawodawca implementował regulacje z art. 27 ust. 3 dyrektywy 2014/24/UE, który stanowi, że: "jeżeli ze względu na stan pilnej konieczności należycie uzasadniony przez instytucję zamawiającą, termin określony w ust. 1 akapit drugi [35-dniowy] nie może być dotrzymany, instytucja zamawiająca może wyznaczyć termin, który nie może być krótszy niż 15 dni od daty wysłania ogłoszenia o zamówieniu". Tym samym, spełnienie tej przesłanki uzależnione jest od wykazania przez zamawiającego uzasadnionej pilnej potrzeby. Uzasadniając pilną potrzebę zamawiający zobowiązany jest do wskazania obiektywnych przesłanek skrócenia terminu składania ofert. Mając na uwadze regulacje zawarte w motywie 46 preambuły, który stanowi, że: "instytucje zamawiające powinny mieć możliwość skrócenia niektórych terminów mających zastosowanie w procedurze otwartej i ograniczonej oraz w procedurach konkurencyjnych z negocjacjami, w przypadkach gdy dane terminy byłyby niewykonalne ze względu na pilną konieczność ...cd w informacjach ogólnych 2.1.4

Mając na uwadze regulacje zawarte w motywie 46 preambuły, który stanowi, że: "instytucje zamawiające powinny mieć możliwość skrócenia niektórych terminów mających zastosowanie w procedurze otwartej i ograniczonej oraz w procedurach konkurencyjnych z negocjacjami, w przypadkach gdy dane terminy byłyby niewykonalne ze względu na pilną konieczność, która powinna zostać należycie uzasadniona przez instytucję zamawiającą”. Zatem pilność zamówienia nie ma charakteru zależności bądź niezależności od samego zamawiającego, może być zatem ta pilność wynikać z przyczyn zależnych od zamawiającego. Przedmiot zamówienia jest realizowany w ramach Wniosku o dofinansowanie projektu w ramach: Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności, Inwestycja D1.1.2 „Przyspieszenie procesów transformacji cyfrowej ochrony zdrowia poprzez dalszy rozwój usług cyfrowych w ochronie zdrowia” będąca elementem komponentu D „Efektywność, dostępność i jakość systemu ochrony zdrowia”. Nabór nr KPOD. 07.03-IP.10-001/25. Tak szerokie ujęcie pojęcia „pilności” nakazuje poszukiwać takiej możliwości, w obiektywnych przesłankach a także ograniczyć się do wyjątkowych przypadków tak aby ta instytucja nie była nadużywana. (vide: . KIO z 9.8.2019 r., KIO 1437/19, Legalis). W przedmiotowym przypadku Zamawiający uzasadnia zastosowanie przyspieszonego trybu postępowania w przetargu nieograniczonym koniecznością zapewnienia terminowej realizacji zamówienia pn.,,Zakup licencji AMMS wraz z nadzorem i wdrożeniem, integracją systemów informatycznych Szpitala Powiatowego im. Tadeusza Malińskiego w Śremie sp. z o. o. – II cz.” przedsięwzięcia pn.: Transformacja cyfrowa Szpitala Powiatowego im. Tadeusza Malińskiego w Śremie sp. z o. o., . Przedmiotowe zamówienie realizowane jest w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO) – komponent dotyczący cyberbezpieczeństwa, dla którego określono nieprzekraczalny termin zakończenia realizacji projektu do dnia 31.05.2026 r. Niedotrzymanie powyższego terminu skutkowałoby ryzykiem utraty dofinansowania lub koniecznością zwrotu środków, co narażałoby Zamawiającego na poważne konsekwencje finansowe. Zakres zamówienia obejmuje nie tylko dostawę licencji, lecz również wdrożenie, konfigurację, integrację z funkcjonującym systemem HIS AMMS, testy, szkolenia użytkowników oraz uruchomienie produkcyjne nowych modułów i funkcjonalności. Są to czynności czasochłonne, wymagające odpowiedniego zaplanowania oraz realizacji w ściśle określonych oknach czasowych, z uwzględnieniem ciągłości pracy jednostki ochrony zdrowia oraz bezpieczeństwa danych medycznych. Dodatkowo, zamówienie dotyczy obszaru cyberbezpieczeństwa systemów teleinformatycznych szpitala, co ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych i danych szczególnej kategorii, a także na ciągłość udzielania świadczeń zdrowotnych. Opóźnienie realizacji zamówienia zwiększałoby ryzyko wystąpienia incydentów bezpieczeństwa oraz ograniczałoby możliwość spełnienia aktualnych i projektowanych wymogów prawnych w zakresie ochrony systemów informatycznych podmiotów leczniczych. Mając na uwadze powyższe okoliczności, w szczególności:

a) określony termin realizacji projektu wynikający z zasad finansowania KPO,

b) złożony charakter przedmiotu zamówienia obejmujący wdrożenie i integrację systemów,

c) konieczność zapewnienia bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz ciągłości działania szpitala, Zamawiający uznaje, że zachowanie standardowych terminów przewidzianych dla przetargu nieograniczonego mogłoby uniemożliwić terminową realizację zamówienia. W związku z tym zastosowanie skróconych terminów składania ofert jest uzasadnione i proporcjonalne, a jednocześnie nie narusza zasad uczciwej konkurencji ani równego traktowania wykonawców W przedmiotowym postępowaniu zachodzi stan pilnej konieczności, o którym mowa w art. 138 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp, uzasadniający skrócenie terminu składania ofert w trybie przetargu nieograniczonego. Pilność ta ma charakter obiektywny, realny i aktualny, a jej źródłem są zarówno uwarunkowania czasowe realizacji zamówienia, jak i szczególne uwarunkowania techniczne oraz prawnoautorskie przedmiotu zamówienia. Zamówienie dotyczy bowiem rozszerzenia, modyfikacji oraz integracji z funkcjonującym oprogramowanie, jego strukturę, architekturę oraz mechanizmy integracyjne, co powoduje, że realizacja zamówienia jest możliwa wyłącznie przy zapewnieniu zgodności z reżimem ochrony praw autorskich. W tym kontekście Zamawiający wskazuje, że spełnione są przesłanki, które potencjalnie uzasadniałyby zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b) Pzp (ochrona praw wyłącznych, w tym praw autorskich). Zamawiający jednak świadomie odstępuje od zastosowania tego trybu, uznając, że możliwe jest przeprowadzenie postępowania konkurencyjnego, pod warunkiem skrócenia terminów składania ofert. Wybór przetargu nieograniczonego ze skróconym terminem składania ofert stanowi zatem rozwiązanie bardziej proporcjonalne, godzące:

• potrzebę zapewnienia zgodności z przepisami o ochronie praw autorskich,

• konieczność pilnego udzielenia zamówienia,

• oraz fundamentalne zasady systemu zamówień publicznych, w tym zasadę uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Zamawiający podkreśla, że zachowanie standardowego 35-dniowego terminu składania ofert mogłoby w praktyce uniemożliwić terminową realizację zamówienia, co – wobec nieprzekraczalnych terminów realizacji projektu (w tym wynikających z finansowania ze środków KPO) oraz czasochłonnego charakteru wdrożenia i integracji systemu – skutkowałoby ryzykiem:

• utraty lub zwrotu dofinansowania,

• naruszenia ciągłości funkcjonowania szpitala,

• zwiększenia zagrożeń w obszarze cyberbezpieczeństwa i ochrony danych medycznych. W tym stanie faktycznym i prawnym skrócenie terminu składania ofert do minimum dopuszczalnego przez art. 138 ust. 2 pkt 2 Pzp należy uznać za działanie uzasadnione, proporcjonalne i zgodne z celem ustawy Skrócenie terminu składania ofert nie pozbawia Wykonawców możliwości udziału w tym postępowaniu. Każdy z Wykonawców jako profesjonalny podmiot w obrocie prawno-gospodarczym, jest w stanie przygotować i złożyć ofertę na realizację przedmiotowego zadania w sytuacji, gdy termin składania ofert będzie nie krótszy niż 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Mając na uwadze pilną potrzebę udzielenia zamówienia, w celu rozliczenia dotacji w wyznaczonym terminie, skrócenie terminu składania ofert jest w pełni uzasadnione. Zakaz udziału w postępowaniu. Na mocy przepisu art. 1 pkt 23 rozporządzenia Rady (UE) 2025/2033 z 23 października 2025 r. w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, dalej: rozporządzenie 2025/2033, do rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: rozporządzenie 833/2014 – zgodnie z art. 5k, które ustanawia się zakaz udziału rosyjskich wykonawców w zamówieniach publicznych i koncesjach udzielanych we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej, przy czym przez „rosyjskich wykonawców” należy rozumieć:

1) obywateli rosyjskich, osoby fizyczne lub prawne, podmioty lub organy z siedzibą w Rosji;

2) osoby prawne, podmioty lub organy, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do obywateli rosyjskich lub osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji;

3) osoby fizyczne lub prawne, podmioty lub organy działające w imieniu lub pod kierunkiem:

a) obywateli rosyjskich lub osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji lub b) osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do obywateli rosyjskich lub osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji, a także podwykonawców, dostawców i podmioty, na których zdolności wykonawca lub koncesjonariusz polega, w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia lub koncesji, jeżeli taki podwykonawca, dostawca, podmiot, na którego zdolności wykonawca polega, należy do którejkolwiek z kategorii podmiotów wymienionych w punktach 1-3.

Odwołanie wnosi się w terminie:

1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

2) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1) Pozostałe informacje dotyczące środków ochrony prawnej zawarte są w art. 505 – 590 Ustawy.

Odwołanie wnosi się w terminie:

1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

2) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1) Pozostałe informacje dotyczące środków ochrony prawnej zawarte są w art. 505 – 590 Ustawy.