Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przesyłek pocztowych i paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów na rzecz Urzędu Gminy Inowrocław.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek i paczek pocztowych oraz zwrotu przesyłek rejestrowanych i nierejestrowanych do nadawcy po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy.2. Usługa będzie realizowana codziennie w dni robocze. Wykonawca zobowiązuje się doręczać Zamawiającemu adresowane do niego przesyłki pocztowe 5 dni w tygodniu, od poniedziałku do piątku (oprócz dni ustawowo wolnych od pracy) oraz zobowiązuje się do odbioru jeden raz dziennie uporządkowanych przesyłek przygotowanych do wyekspediowania z siedziby Zamawiającego w godzinach od 13:30 do 14:00. Przewidywany zakres oraz ilość określonego rodzaju usług pocztowych został określony w formularzu cenowym, stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ. Podane przez Zamawiającego rodzaje i ilości poszczególnych pozycji przesyłek wyszczególnionych w formularzu cenowym mają charakter szacunkowy i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie:1) prawo do zmniejszenia lub zwiększenia ilości określonego rodzaju usług pocztowych;2) możliwość zlecania innych przesyłek nieobjętych przedmiotem zamówienia, tj. niewyszczególnionych w formularzu cenowym, stanowiącym załącznik nr 2 do umowy. Skorzystanie z tego uprawnienia przez Zamawiającego nie oznacza zmiany przedmiotu zamówienia i nie będzie rodzić żadnych roszczeń dla Wykonawcy względem Zamawiającego. 3. Wykonawca będzie zobowiązany do: 1) odbioru przesyłek pocztowych/kurierskich od Zamawiającego, tj. z ul. Królowej Jadwigi 43, 88-100 Inowrocław (pok. nr 1 parter); 2) przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek we własnym zakresie, a w razie niemożliwości doręczenia ich zwrot;3) odbioru przesyłek przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy i okazania Zamawiającemu stosownego upoważnienia. Przesyłki pocztowe odbierane przez Wykonawcę (upoważnionego przedstawiciela) od Zamawiającego będą w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej, a przesyłki rejestrowane według wykazu listów poleconych. Odbierane przez Wykonawcę przesyłki, będą każdorazowo dokumentowane w książce nadawczej pieczęcią, podpisem i datą (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym według kategorii rodzajowych (dla przesyłek zwykłych); 4) odbioru paczek kurierskich o wadze do 30 kg;5) przekazania Zamawiającemu (po dokonaniu doręczenia) formularza zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki z wpisaną datą jej otrzymania przez adresata oraz czytelnym podpisem zawierającym jego imię i nazwisko oraz stemplem pocztowym. Jeżeli do doręczenia przesyłki nie doszło pomimo dwukrotnego awizowania Wykonawca zwraca przesyłkę do Zamawiającego podając przyczynę niedoręczenia;6) honorowania i obsługiwania zwrotnego potwierdzenia odbioru stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1691); 7) zapewnienia odpowiedniej liczby pracowników celem należytego i terminowego świadczenia usług pocztowych.4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości, w której przesyłki zostaną nadane przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający.5. Zarówno na kopertach jak i na dokumentach oraz drukach potwierdzenia nadania, doręczenia i odbioru wypełnionych przez Zamawiającego muszą znajdować się dane adresowe Zamawiającego (musi figurować na nich jako nadawca).6. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek pocztowych, ale dopuszcza się stosowanie opakowań Wykonawcy.7. Znaczek opłaty pocztowej zastąpi pieczęć wykonaną według wzoru określonego przez Wykonawcę lub inne uzgodnione z Zamawiającym oznaczenie. Umieszczenie na opakowaniu przesyłki pocztowej oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci.8. Wykonawca musi dysponować w każdej gminie lub gminie sąsiedniej na terenie Rzeczypospolitej Polskiej co najmniej jedną stałą placówką pocztową nadawczo-odbiorczą, czynną w dni robocze, co najmniej 5 dni w tygodniu, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.9. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dodatkowego nadania przesyłek pocztowych bezpośrednio w innej placówce pocztowej. W tym celu Wykonawca w ofercie wykaże placówki nadawcze na terenie miasta Inowrocławia.10. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił możliwość nadawania i odbierania przesyłek pocztowych we właściwie oznaczonych stałych placówkach pocztowych.11. Każda placówka Wykonawcy, o której mowa w pkt 9 i 10, musi spełniać niżej wymienione warunki:1) czynna co najmniej we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy;2) oznakowana w sposób widoczny „szyldem” z nazwą bądź logo Wykonawcy, umieszczonym w obrębie witryny jednoznacznie wskazującym na jednostkę Wykonawcy;3) gdy znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy. 12. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek pocztowych (m.in. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów do dokumentów nadawczych, brak znaków opłaty, nieprawidłowy druk zwrotnego potwierdzenia odbioru), Wykonawca wyjaśnia je z wyznaczonym pracownikiem Zamawiającego. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia z wyznaczonym pracownikiem Zamawiającego lub ich nieusunięcia w dniu odbioru przesyłek przez Wykonawcę, nadanie odebranych przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym po usunięciu przedmiotowych nieprawidłowości.13. Usługi świadczone przez Wykonawcę z chwilą ich nadania powinny spełniać wymóg zachowania prawidłowego terminu dla pisma urzędowego. Świadczenie przez Wykonawcę usług, dla których przepisy prawa uznają, że złożenie pisma w placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu lub termin wniesienia pisma uważa się za zachowany, jeśli przed jego upływem pismo zostało nadane w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w tym warunków wynikających z:– art. 165 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (k.p.c.),– art. 580 ust. 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (p.z.p.),– art. 83 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (p.p.s.a.),– art. 57 § 5 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (k.p.a.),– art. 12 § 6 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (o.p.),– art. 17 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (p.p.).14. Usługi pocztowe muszą być realizowane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w szczególności z:1) Ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 366, z późn. zm.);2) Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 474);3) Międzynarodowymi przepisami pocztowymi - wiążące Rzeczpospolitą Polską umowy międzynarodowe dotyczące świadczenia usług pocztowych oraz wiążące regulaminy Światowego Związku Pocztowego;4) Ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1691);5) Ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1071, z późn. zm.).

Termin realizacji: 24 miesiące