Organizacja konferencji pn. „Kujawsko-Pomorskie Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026)

1. Przedmiotem niniejszego postępowania jest Organizacja konferencji pn. „Kujawsko-Pomorskie Forum In-nowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN Bi S’2026)”. Przedmiotowe zadanie będzie realizowane w dniach 3-7 listopada 2026 roku, przy czym Konferencja odbywać się będzie w dniach 4-6 listopada 2026 r.

2. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu pn.: „Proces Przedsiębiorczego Odkrywania na rzecz roz-woju Inteligentnych Specjalizacji regionu”, Program Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza na lata 2021-2027, współfinansowanego ze środków Programu Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza 2021-2027 w ramach Działania 1.7: Działania na rzecz rozwoju RIS, w tym profesjonalizacja IOB, priorytetu 1: Fundusze Eu-ropejskie na rzecz wzrostu innowacyjności i konkurencyjności regionu.

3. Ramowy harmonogram konferencji pn. „KUJAWSKO-POMORSKIE FORUM INNOWACJI, NAUKI, BIZNESU I SAMORZĄDU (FIN Bi S’2026)” jest zawarty w załączniku nr 8 do SWZ.

4. Niniejsze postępowanie dotyczy części większego Zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dal-szego podziału postepowania i składania ofert częściowych w niniejszym postępowaniu. Ze względu na grupę docelową, do której skierowane wydarzenie, tożsamość usługi będącej przedmiotem zamówienia, w tym pro-gram, zakwaterowanie, wyżywienie itp. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dokonania podziału postępo-wania na części i tym samym wykonywania poszczególnych elementów konferencji przez różnych wykonaw-ców. Dopuszczenie możliwości składania ofert częściowych nie znajduje uzasadnienia, gdyż w ocenie Zama-wiającego wiązałoby się to z nadmiernymi trudnościami technicznymi i organizacyjnych oraz byłoby nieeko-nomiczne. Zamówienia tego rodzaju, niezależnie od wartości, są z powodzeniem realizowane przez małe i średnie przedsiębiorstwa. Ponadto ze względu na konieczność realizacji zadań w ściśle określonych ramach czasowych, konieczność zapewnienia sprawnej i efektywnej komunikacji jak również ograniczone możliwości kadrowe Zamawiającego w zakresie koordynacji i nadzoru kilku potencjalnych wykonawców, niezbędna jest realizacja zamówienia przez jeden podmiot. Jednocześnie wskazać należy, iż przyjęcie rozwiązania komplek-sowego tj. zamówienia niepodzielonego na części, korzystnie wpływa na cenę zamówienia, a także jego czas realizacji. Jest to najbardziej korzystne rozwiązanie, odpowiadające potrzebom Zamawiającego i zasadzie wy-datkowania środków publicznych.

5. Opis skrócony zamówienia:

5.1. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 3/4. 11. 2026.

5.2. W dniu – 04. 11.2026r.: a) Zapewnienie dużej sali konferencyjnej na min. 100 osób na realizację wykładów oraz pane-li dyskusyjnych podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN Bi S’2026);b) Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej dla min. 80 osób podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN Bi S’2026);c) Zapewnienie sali oraz kateringu podczas uroczystej kolacji dla min. 70 osób podczas Fo-rum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN Bi S’2026); d) Zapewnienie moderatora w godz. 14:30-19:00;e) Zapewnienie sali oraz kateringu podczas uroczystej kolacji dla min. 70 osób podczas Fo-rum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN Bi S’2026); f) Zapewnienie szatni;

5.3. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 4/5. 11. 2026.

5.4. W dniu – 05. 11.2026r.: a) Zapewnienie dużej sali konferencyjnej nr 1 na min. 100 osób na realizację wykładów oraz paneli dyskusyjnych podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN-Bi S’2026);b) Zapewnienie dużej sali konferencyjnej nr 2 na min. 100 osób na realizację wykładów oraz paneli dyskusyjnych podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN Bi S’2026c) Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej dla min. 100 osób podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN Bi S’2026);d) Zapewnienie lunchu dla min. 100 osób podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samo-rządu (FIN Bi S’2026); e) Zapewnienie moderatora w godz. 09:00-17:00;f) Zapewnienie szatni;

5.5. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 5/6. 11. 2026.

5.6. W dniu – 06. 11.2026r.: a) Zapewnienie dużej sali konferencyjnej nr 1 na min. 100 osób na realizację wykładów oraz paneli dyskusyjnych podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN-Bi S’2026);b) Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej dla min. 80 osób podczas realizacji wykładów oraz panelu dyskusyjnych w ramach Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN-Bi S’2026);c) Zapewnienie lunchu dla min. 70 osób podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samo-rządu (FIN Bi S’2026);d) Zapewnienie szatni;

5.7. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 6/7. 11. 2026.

5.8. Zapewnienie obsługi multimedialnej wydarzenia pn. Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN-Bi S’2026): a) Zaprojektowanie, wykonanie, dostarczenie/zainstalowanie zestawu urządzeń multimedialnych oraz koordynowaniu ich działania podczas wydarzenia w dniu 4, 5 oraz 6 listopada 2026 r. w jednej Sali konferencyjnej (nr 1), w celu stworzenia oprawy audiowizualnej, zgodnie z programem ramowym kon-ferencji,b) Zaprojektowanie, wykonanie, dostarczenie/zainstalowanie zestawu urządzeń multimedialnych oraz koordynowaniu ich działania podczas wydarzenia w dniu 5 listopada 2026 r. w jednej Sali konferencyj-nej (nr 2), w celu stworzenia oprawy audiowizualnej, zgodnie z programem ramowym konferencji

5.9. Zapewnienie recepcji jako wydzielonej powierzchni w niewielkiej odległości od wejścia do budynku.

5.10. Zapewnienie przestrzeni w holu głównym celem przygotowania max 8 stanowisk wystawienniczych/ promocyjnych firm i partnerów Forum.

5.11. Zapewnienie - w godzinach trwania konferencji (podczas trwania paneli) tj. I, II i III dnia - tłumacza sy-multanicznego języka angielskiego.

5.12. Zapewnienie bezpłatnego parkingu dla Organizatorów oraz prelegentów i panelistów.

5.13. Zapewnienie zamykanego pomieszczenia organizacyjnego dla Organizatorów.

5.14. Rzeczywista liczba uczestników/gości wydarzenia w zakresie skorzystania z noclegów w poszczególnych dobach, zostanie potwierdzona przez Zamawiającego do dnia 28 października 2026 i na tej podstawie na-stąpi rzeczywiste rozliczenie usługi w zakresie kosztów noclegu/osobę. W celu kalkulacji oferty należy przy-jąć minimalną ilość planowanych osób nocujących w poszczególnych dniach. W formularzu oferty należy dodatkowo podać koszt noclegu za 1 dobę (brutto). W przypadku braku dysponowania odpowiednią ilością pokoi jednoosobowych Zmawiający dopuszcza zaoferowanie przez Wykonawcą pokoi dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania.

5.15. W przypadku kosztów lunchu, przerwy kawowej, kateringu podczas kolacji oraz kolacji Wykonawca sza-cuje na podstawie wyżej wskazanych minimalnych założeń w poszczególnych dniach. W formularzu oferty należy podać koszty jednostkowe poszczególnych usług za 1 osobę (brutto) dla:- lunchu w dniach 4-6.

11.2026 r.,- przerwy kawowej w dniach 4-6.

11.2026 r.,- kateringu podczas kolacji w dniu 04.

11.2026 r.

5.16. Rzeczywista liczba uczestników/gości wydarzenia w zakresie skorzystania lunchu, przerwy kawowej, ca-teringu podczas kolacji, zostanie potwierdzona przez Zamawiającego do dnia 28 października 2026 i na tej podstawie nastąpi rzeczywiste rozliczenie usługi w zakresie lunchu, przerwy kawowej, cateringu podczas kolacji.

5.17. Miejsce realizacji zamówienia: Toruń, w promieniu 5 km od Dworca Kolejowego Toruń Główny PKP. Wy-konawca w formularzu ofertowym wskazuje dokładny adres lokalizacji. Zamawiający wymaga aby wszyst-kie usługi wskazane w przedmiotowym opisie przedmiotu zamówienia realizowane były w jednej lokalizacji (jednym kompleksie budynków).

5.18. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w załączniku 1 do SWZ - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

6. Zgodnie z art. 95 Pzp Zamawiający określa następujące wymagania dotyczące zatrudniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynno-ści w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040, 1043 i 1495): Na podstawie stosunku pracy muszą być zatrudnione osoby wykonujące następujące czynności: recep-cja. Sposób dokumentowania zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95: Wykonawca przed podpisaniem umowy przedłoży Zamawiającemu oświadczenie, że osoby uczestniczące w realizacji przedmiotu zamówienia, poza wskazanymi powyżej będą zatrudnione na podstawie umowy o pracę, zarówno przez Wykonawcę jak i podwykonawcę. Uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 95 Pzp oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań: Uprawnienia i sankcje, o których mowa powyżej określone zostały we wzorze umowy stanowiącym Załącznik Nr 4 do SWZ.

7. Oferowane, a następnie wykonywane usługi muszą spełniać wszystkie wymagania Zamawiającego zawarte w dokumentach zamówienia.

8. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych zadań. Wyko-nawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. Wykonawca jest zobowiązany wskazać w oświadczeniu - załącznik nr 3 do SWZ Informacje dotyczące Wykonawcy, te części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom i podać firmy podwykonawców, o ile są już znane.

Termin realizacji: od 2026-11-03 do 2026-11-07