Obsługa widza podczas wydarzeń artystycznych oraz imprez okolicznościowych i wynajmów w Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku.

Za SWZ, Rozdział 9, punkt I:

1. W niniejszym postępowaniu komunikacja zamawiającego z wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

2. Pytania do SWZ należy zadawać za pośrednictwem platformy zakupowej zamawiającego przez link: https://filharmonia-gda.ezamawiajacy.pl. Instrukcja korzystania z systemu jest dostępna pod wyżej wskazanym adresem.

3. Oferta wraz z załącznikami musi być złożona w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym lub dowodem osobistym (e-dowód) w systemie informatycznym dostępnym pod adresem https://filharmonia-gda.ezamawiajacy.pl.

4. Za datę złożenia oferty, przekazania wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na platformę zakupową zamawiającego, opisane zostały w Instrukcji, dla wykonawców która jest udostępniana na platformie zakupowej zamawiającego.

Zgodnie z Rozdziałem 9 SWZ.

I. Informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej:

1. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

1) Akceptuje warunki korzystania z

Platformy zakupowej określone w Regulaminie zamieszczonym pod adresem: https://oneplace.marketplanet.pl/regulamin

2) Zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert dostępnej pod adresem:

https://filharmoniagda.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet?

MP_action=public Files List&folder=000t&client Name=filharmoniagda&MP_module=main

2. Ogólne zasady korzystania z Platformy zakupowej opisane w SWZ, w Rozdziale 9, ustęp III, punkt 2 i dalsze.

II. Informacje dotyczące wymagań technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

2) komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje (aktualny system operacyjny wspierany przez producenta);

3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa wspierana przez producenta (MS Internet Explorer, Fire Fox, Google Chrome lub

MS Edge) obsługująca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0;

4) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie *.pdf.

III. Zamawiający podaje dane dotyczące specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz szyfrowania i oznaczania czasu przekazania i odbioru danych:

1) plik załączony przez Wykonawcę na Platformie zakupowej i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert

2) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu.

IV. Zalecenia zamawiającego:

1) Dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

a) dokumenty w formacie *.pdf zaleca się podpisywać formatem *. PAd ES

b) dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż *.pdf, wówczas będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć prócz podpisanego dokumentu oddzielny plik z podpisem.

2) Formatu przesyłanej korespondencji: dopuszczalne formaty przesyłanych danych, tj. plików o wielkości do 100 MB w *.txt, *.rtf, *.pdf, *.xps, *.odt, *.ods, *.odp, *.doc, *.xls, *.ppt, *.docx, *.xlsx, *.pptx, *.csv, *.jpg, *.jpeg, *.tif, *.tiff, *.geotiff, *.png, *.svg, *.wav, *.mp3, *.avi, *.mpg, *.mpeg, *.mp4, *.m4a, *.mpeg4, *.ogg, *.ogv, *.zip, *.rar, *.tar, *.gz, *.gzip, *.7z, *.html, *.xhtml, *.css, *.xml, *.xsd,*.gml, *.rng, *.xsl, *.xslt, *. TSL, *. XM Lsig, *. XAd ES, *. CAd ES, *. ASIC, *. XM Lenc.

V. Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy zakupowej,

Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego Platforma zakupowa Polskiej Filharmonii

Bałtyckiej, tel. +48 22 257-22-23 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 9.00-17.00), e-mail: oneplace@marketplanet.pl

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi obsługi widza w trakcie wydarzeń odbywających się w Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku (dalej: PFB), tj. wszystkich wydarzeń o charakterze artystycznym, w szczególności koncertów symfonicznych, kameralnych, wydarzeń impresaryjnych, spektakli baletowych, spektakli teatralnych oraz pozostałych wydarzeń mających charakter imprez okolicznościowych lub wynajmów przestrzeni PFB, czyli takich jak sympozja, konferencje, bankiety, itp.

2. Przedmiot zamówienia nie został podzielony na części ze względu na swój charakter i spójność wykonywanej usługi. Wykonanie przedmiotu zamówienia jest organizacyjnie i technicznie przez odrębnych Wykonawców niemożliwe, zatem brak podziału zamówienia na części nie przysporzy wykonawcom nadmiernych trudności technicznych, ani nie ograniczy konkurencji.

3. Obsługa widza prowadzona będzie głównie w budynkach Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina, a także w innych miejscach wskazanych przez PFB na terenie Trójmiasta.

4. Zamawiający określa szacunkową ilość roboczogodzin świadczenia obsługi widza w wysokości 11,5 tys. roboczogodzin w skali 12 miesięcy. Podana wartość jest jedynie orientacyjna i zależeć będzie od faktycznego zapotrzebowania Zamawiającego.

5. Zamawiający wymaga zatrudnienia osób pełniących funkcję bileterów, szatniarzy, obsługi Sali itp. oraz koordynatora osób pełniących te funkcje.

6. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w/we: 1) Załączniku nr 2 – Opisie przedmiotu zamówienia 2) Załączniku nr 3 – Wzorze umowy

7. Termin wykonania zamówienia: nie wcześniej niż od dnia 14.09.2026 r. do dnia 13.09.2027 r.

8. KOD CPV 79952100-3: Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych.

Za Rozdziałem 15 SWZ:

1. Sposób oceny ofert w kryterium 1:

Oceniana będzie cena brutto, zawierająca szacunkowy koszt oferty będący iloczynem stawki za roboczogodzinę oraz szacunkowej liczby 11,5 tys. roboczogodzin (dalej: rh) w ciągu 12 miesięcy obowiązywania umowy, według tabeli z ust. 1 pkt 1) formularza ofertowego, stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ. Ocena na podstawie ilości przyznanych punktów.

Maks. możliwa ilość – 60 pkt. Łączna punktacja dla oferty według wzoru:

KC = [(CN / CR) x 60%] x 100:

• KC – suma punktów w kryterium ceny;

• CN – najniższa ofer. cena brutto spośród badanych ofert (cena Wykonawcy za rh x szacunkowa ilość 11,5 rh z podziałem na godziny 7:00-22:30 oraz 22:30-07:00);

• CR – cena brutto oferty badanej.

Łączna punktacja będzie obliczana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

3. Sposób oceny ofert w kryterium 2

Badane będzie doświadczenie Wykonawcy w zakresie obsługi widza podczas wydarzeń art. lub imprez okoliczn., nieprzerwanie przez co najmniej 12 m-cy o wartości usługi co najmniej 400.000,00 zł brutto wraz z załączeniem dowodów, że została wykonana należycie.

Punkty będą przyznawane w następujący sposób:

a) za wskazanie 1 usł. obsługi widza świadczonej nieprzerwanie przez co najmniej 12 m-cy, o łącznej wartości usługi co najmniej 400.000,00 zł brutto, oferta otrzyma 0 punktów (warunek minimalny),

b) za każdą dodatkową usługę w zakresie obsługi widza ponad wymagane powyżej minimum (powyżej jednej usługi) o wartości co najmniej 150 tys. zł brutto oferta otrzyma dodatkowe 10 punktów:

• np. 1 usługa z wym. min. + 1 dodatkowa usługa w zakresie obsługi widza o wartości co najmniej 150 tys. zł brutto -> 10 pkt

• np. 1 usługa z wym. min. + 2 dodatkowe usługi w zakresie obsługi widza o wartości co najmniej 150 tys. zł brutto każda -> 20 pkt

• np. 1 usługa z wym. min. + 3 dodatkowe usługi w zakresie obsługi widza o wartości co najmniej 150 tys. zł brutto każda -> 30 pkt

• np. 1 usługa z wym. min. + 4 dodatkowe usługi w zakresie obsługi widza o wartości co najmniej 150 tys. zł brutto każda -> 40 pkt

Za wykaz usług ponad wskazane w powyższym akapicie Wykonawca nie otrzyma dodatkowych punktów, tj. za wykaz np. 6 usług spełniających żądane kryteria, Zamawiający przyzna Wykonawcy jedynie maks. liczbę pkt, czyli 40.

4. Ocena ofert odbędzie się na podstawie ilości przyznanych punktów. Za najkorzystniejszą uważa się ofertę z największą ilością punktów. Maksymalna możliwa ilość – 100 pkt. Łączna punktacja dla oferty będzie wyliczona według wzoru:

LP = [WK1+ WK2], przy czym:

• LP – liczba punktów, czyli łączna punktacja dla oferty;

• WK1 – suma punktów dla kryterium 1

• WK2 – suma punktów dla kryterium 2

Łączna punktacja będzie obliczana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

5. Zamawiający w toku dokonywania oceny złożonych ofert może żądać udzielenia przez Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.

6. Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

7. W przypadku, gdy zajdą okoliczności wskazane w art. 226 ustawy – Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy.

8. Zamawiający oceni i porówna jedynie oferty, które:

a) zostaną złożone w terminie

b) nie zostaną odrzucone

c) zostaną złożone przez Wykonawców niewykluczonych przez Zamawiającego z niniejszego postępowania.

9. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w Ustawie pzp oraz w dokumentach zamówienia i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru.

Zgodnie z Rozdziałem 6 SWZ: 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego dotyczące:

a) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

b) posiadania kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej: zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

c) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 600 000,00 PLN.

d) zdolności technicznej lub zawodowej: w celu potwierdzenia spełniania tego warunku, Wykonawca przedłoży: d.1) wykaz minimum 1 usługi wykonanej w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, obsługi widza podczas wydarzeń artystycznych lub imprez okolicznościowych, nieprzerwanie przez co najmniej 12 miesięcy, o wartości usługi co najmniej 400.000,00 zł brutto wraz z załączeniem dowodów, że została wykonana należycie, d.3) wykaz osób z następującym kwalifikacjami i doświadczeniem:

a) co najmniej 1 osoba, która będzie pełniła funkcję koordynatora osób zatrudnionych do obsługi widza na stanowiskach określonych w załączniku nr 3 do niniejszej SWZ, spełniająca wymagania:

• wykształcenie wyższe, co najmniej studia licencjackie bez ograniczeń w zakresie kierunku,

• posiadająca doświadczenie w obsłudze widza w wymiarze: łącznie minimum 12-miesięcy ORAZ przepracowane łącznie minimum 600 roboczogodzin; UWAGA! W doświadczeniu osoby koordynatora poprzez sformułowanie „łącznie” Zamawiający wskazuje, że 12 miesięczne doświadczenie i przepracowane 600 roboczogodzin nie muszą być uzyskane w sposób ciągły, tzn. Zamawiający dopuści w wykazie doświadczenia osoby pełniącej funkcję koordynatora wskazanie pracy w obsłudze widza w ostatnich trzech latach w odcinkach, które łącznie zsumują się w minimum 12 miesięcy ORAZ 600 roboczogodzin; Doświadczenie nie musi być nabyte podczas pracy u Wykonawcy składającego ofertę

1. Zgodnie z art. 125, ust. 1 Ustawy pzp wykonawca do oferty dołącza oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2025.514). Oświadczenie wykonawca składa z wykorzystaniem wzoru (załącznik nr 4 do SWZ).

2. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od wezwania, podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie braku wykluczenia, aktualnych na dzień składania w postaci oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania zgodnych z zakresem art. 108 ust. 1 Ustawy pzp oraz z zakresem art. 109, ust. 1, pkt 5, pkt 7, pkt 8, pkt 10 Ustawy Pzp (wzór własny Wykonawcy).

1. Zgodnie z art. 125, ust. 1 Ustawy pzp wykonawca do oferty dołącza oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.

2. Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od wezwania, podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnianie warunku udziału w postępowaniu aktualnych na dzień składania, które określa rozdział 6, ustęp 1, punkt c) i d):

1) dokumentów potwierdzających, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia – min. 600.000,00 zł brutto;

2) wykaz wskazanej w złożonym formularzu ofertowym ilości usług: dotyczących obsługi widza podczas wydarzeń artystycznych lub imprez okolicznościowych, nieprzerwanie przez co najmniej 12 miesięcy, o wartości usługi co najmniej 400.000,00 zł brutto ORAZ 150.000,00 zł brutto dla każdej z pozostałych wskazanych usług, przy czym wszystkie wskazane muszą być wykonane w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z załączeniem dowodów, że zostały wszystkie wykonane należycie (wskazanie podmiotu, na rzecz którego były wykonane, dat wykonania, zakresu i wartości) -> wg wzoru z załącznika nr 6 do SWZ

3) wykaz minimum 1 osoby, która będzie pełniła funkcję koordynatora osób zatrudnionych do obsługi widza na stanowiskach określonych w załączniku nr 3 do niniejszej SWZ, spełniającej wymagania:

a) wykształcenie wyższe, co najmniej studia licencjackie bez ograniczeń w zakresie kierunku,

b) posiadająca doświadczenie w obsłudze widza w wymiarze: łącznie minimum 12-miesięcy ORAZ przepracowane łącznie minimum 600 roboczogodzin;

wg wzoru z załącznika nr 6 do SWZ.

Za Rozdziałem 8, ustęp 22 SWZ: Wykonawcy występujący wspólnie:

a) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do Oferty.

b) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale 8 SWZ, składa przynajmniej jeden wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

c) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

d) Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie jeśli jest to wymagane przez ustawę art. 58 ust 1-5. ustawy Pzp.

Za Paragrafem 9 wzoru umowy - stanowiącym załącznik nr 3 do SWZ:

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej Umowy, w tym zmiany adresu siedzib będą wymagały pod rygorem nieważności formy pisemnej w postaci aneksu, z wyłączeniem zmiany, o której mowa w §6 ust. 3 oraz ust. 4 (dotyczy osób podanych do kontaktu w sprawie realizacji umowy).

2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania zmian postanowień zawartej umowy, m. in. w poniżej wskazanych okolicznościach:

a) zmiana obowiązującej stawki VAT,

b) zmiana przepisów podatkowych w zakresie wystawiania faktur, powstania obowiązku podatkowego itp.;

c) zmiana zasad odprowadzenia składek na PPK;

d) w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na wykonanie przedmiotu umowy,

e) zmiana jest korzystna dla Zamawiającego,

f) zaistnienia siły wyższej,

g) zmiany dotyczącej terminu realizacji umowy, jeżeli uzasadnione to będzie okolicznościami leżącymi po stronie Zamawiającego, w szczególności sytuacją finansową, zdolnościami płatniczymi lub warunkami organizacyjnymi;

h) zmiany dotyczącej w szczególności terminu realizacji zamówienia, jeżeli zaistniała inna, niemożliwa do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczność prawna, ekonomiczna lub techniczna, za którą żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania umowy zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia;

3. W przypadku wystąpienia sytuacji określonej w ust. 2lit.

a) zmiana stawki VAT dotyczyć będzie wynagrodzenia umownego za prace wykonane po dacie podpisania aneksu.

4. Zmiany do Umowy następują na pisemny wniosek jednej ze Stron wraz z uzasadnieniem konieczności wprowadzenia tych zmian, z zastrzeżeniem §8.

5. Zmiany, o których mowa w ust. 2, będą zgodne z reżimami zapisów art. 455 ustawy pzp.

6. Zamawiający nie dopuszcza dokonywania przez Wykonawcę cesji praw, w tym wierzytelności wynikających z niniejszej Umowy na osoby trzecie bez uprzedniej, wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności, zgody Zamawiającego.