Świadczenie usług hotelarsko – gastronomicznych oraz organizacja ceremonii wręczenia nagród w konkursie „Nasz Projekt eTwinning 2026” w podziale na dwie części.

CZĘŚĆ I

PRZEDMIOT I ZAKRES ZAMÓWIENIA.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług konferencyjno-hotelowych w celu organizacji wydarzeń promocyjno-szkoleniowych realizowanych przez Krajowe Biuro e Twinning w Polsce od dnia jej zawarcia przez ostatnią ze Stron do dnia 31 grudnia 2027 r. lub do wcześniejszego wyczerpania kwoty wynagrodzenia, określonej w § 5 ust. 1 niniejszej umowy, w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi wcześniej.

Miejsce realizacji usługi – obiekty konferencyjno-hotelowe, zlokalizowane na terenie Rzeczpospolitej Polskiej.

WARIANTY REALIZACJI USŁUG

Rezerwacja „standard”

W rezerwacji typu „standard” Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia minimum 3 propozycji obiektów hotelowych, w których może zostać zrealizowane wydarzenie, a następnie dokonania rezerwacji i wynajmu wybranego przez Zamawiającego obiektu.

Szczegóły dotyczące rezerwacji ww. typu są opisane w rozdz. II OPZ.

Rezerwacja „ze wskazaniem”

Szczegóły dotyczące rezerwacji ww. typu są opisane w rozdz. III OPZ.

CZĘŚĆ II

1. Przedmiotem Umowy jest kompleksowa organizacja ceremonii wręczenia nagród w konkursie „Nasz Projekt e Twinning 2026” wraz z usługą hotelową, przygotowaniem scenografii, obsługą techniczną i audiowizualną wydarzenia oraz przygotowanie multimediów (zwanej dalej „ceremonią” lub „wydarzeniem”) na warunkach i w terminach określonych w opisie przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „OPZ”) stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy oraz niniejszej Umowie, w tym w szczególności:

1) zapewnienie zakwaterowania ze śniadaniem

2) posiłków

3) sal konferencyjnych,

4) przygotowanie i budowa scenografii,

5) obsługa multimedialna ceremonii,

6) obsługa wizualna ceremonii (przygotowanie wizytówek nagrodzonych projektów, spotu promocyjnego ceremonii i „key visual”),

7) bezpłatne miejsca parkingowe.

2. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć usługi będące przedmiotem niniejszej Umowy w obiektach:

a) W przypadku zakwaterowania uczestników w Hotelu minimum 3* w rozumieniu przepisów § 2 ust.2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. Nr 188 z 2004 r., poz. 1945), zlokalizowany na terenie Gdańska w odległości nie większej niż 500 m od przystanku autobusowego lub stacji kolejowej mierząc odległość pieszo przy pomocy narzędzia Mapy Google; nie większej niż 1 500 m od miejsca ceremonii mierząc odległość pieszo przy pomocy narzędzia Mapy Google. Standard obiektu zgodny z opisem zawartym w OPZ rozdz. III.

b) W przypadku miejsca organizacji ceremonii w obiekcie zlokalizowanym w Gdańsku, w odległości nie większej niż 500 m od przystanku autobusowego lub stacji kolejowej mierząc odległość pieszo przy pomocy narzędzia Mapy Google. Standard obiektu zgodny z opisem zawartym w OPZ rozdz. II.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania wartości Umowy w wysokości 20% kwoty, o której mowa w § 2 ust. 1 Umowy, a Wykonawca oświadcza, że nie będzie wnosił z tego tytułu żadnych roszczeń. Ilości zamówionych usług będą wynikać z zapotrzebowania Zamawiającego uzgodnionego z Wykonawcą zgodnie z § 3 ust 1 Umowy. Wykonawca oświadcza, że z tego tytułu nie będzie wnosił wobec Zamawiającego jakichkolwiek roszczeń, w szczególności o zapłatę wynagrodzenia, odszkodowania, utraconych korzyści lub zwrotu kosztów.

Umowa zostanie zawarta na okres 6 miesięcy, licząc od dnia jej podpisania przez ostatnią ze Stron.

Planowany termin wydarzenia: 22 maja 2026 r.