Kompleksowa usługa organizacji konferencji dot. wdrożenia i użytkowania systemu EZD-RP

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na kompleksowej organizacji, obsłudze technicznej, przygotowaniu i realizacji transmisji wizualnej, zapewnieniu: cateringu, obsługi recepcji podczas konferencji dot. wdrożenia i użytkowania systemu EZD RP, zwanego dalej „Wydarzeniem” lub „Konferencją”.

2. Konferencja jest organizowana w ramach Przedsięwzięcia pn. „Wsparcie dla powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez rozwój i udostępnienie nieodpłatnego systemu klasy EZD, udostępnienie chmury Saa S2 EZD RP oraz wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej RP”, realizowanego przez Ministerstwo Cyfryzacji w partnerstwie z NASK-PIB w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności, finansowanego ze środków Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększenia Odporności oraz Unii Europejskiej – Next Generation EU [akronim: EZD-KPO].

3. Konferencja odbędzie się w formule stacjonarnej w dniu 8 grudnia 2025 r. na terenie Teatru Polskiego im. Arnolda Szyfmana, ul. Kazimierza Karasia 2 w Warszawie. Najem powierzchni lokalizacji Wydarzenia zapewnia Zamawiający na mocy odrębnej umowy z obiektem.

4. Maksymalna liczba uczestników Wydarzenia to 600, a minimalna liczba to 400 osób, z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 10 dni roboczych przed organizacją Wydarzenia.

5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z załącznikami znajduje się w Załączniku nr 1 do SWZ-SOPZ, zwanym dalej „SOPZ”.

6. Przedmiotowa usługa obejmuje:

1) Przygotowanie koncepcji aranżacji przestrzeni sceny w Teatrze Polskim oraz aranżacji wejścia do Teatru, której szczegółowe wymogi znajdują się w Rozdziale 1 pt.: „Koncepcja kreatywna i realizacja”;

2) Zapewnienie wyposażenia sali, które szczegółowo będzie opisane w Rozdziale 2 pt.: „Wyposażenie”;

3) Zapewnienie usługi technicznej Wydarzenia wraz ze sprzętem, których szczegółowy opis znajduje się w Rozdziale 3 pt.: „Wymagania techniczne oraz sprzętowe”;

4) Zapewnienie dokumentacji filmowej i fotograficznej Wydarzenia oraz usługi notatek wizualnych. Informacje w tym zakresie znajdują się w Rozdziale 4 pt.: „Dokumentacja filmowa i fotograficzna oraz notatki wizualne”;

5) Produkcję i dostarczenie elementów scenografii, których szczegółowy zapis znajduje się w Rozdziale 5 pt.: „Oznakowanie przestrzeni konferencyjnej”;

6) Zapewnienie artykułów konferencyjnych wraz z transportem, które są szczegółowo opisane w Rozdziale 6 pt.: „Artykuły konferencyjne”;

7) Zapewnienie obsługi recepcji, która jest szczegółowo opisana w Rozdziale 7 pt.: „Personel obsługujący”;

8) Zapewnienie usługi transportowej, która jest szczegółowo opisana w Rozdziale 8 pt.: „Transport, montaż i demontaż”;

9) Zapewnienie usługi cateringowej, która jest szczegółowo opisana w Rozdziale 9 pt.: „Catering”.

7. Termin realizacji zamówienia:

8. Umowa zostaje zawarta na czas określony. Umowa wygasa z upływem 5 (pięciu) dni roboczych, liczonych od dnia 8 grudnia 2025r., przy czym organizacja Wydarzenia nastąpi w dniu 8 grudnia 2025 r. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji Wydarzenia w maksymalnym zakresie opisanym w SOPZ lub w pomniejszonym, zgodnie z zapotrzebowaniem NASK-PIB. Pomniejszeniu ulec może:

1) liczba uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba uczestników to 400 osób;

2) liczba artykułów konferencyjnych (identyfikatory, smycze) stosownie do liczby uczestników, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba artykułów konferencyjnych to 400.

3) liczba styropianowych liter, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba styropianowych liter to 6.

9. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji ze streamingu, o którym mowa w Rozdziale 3, pkt 3, o czym zawiadomi Wykonawcę na 5 dni przed Wydarzeniem.

10. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.

11. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zmienionego rozporządzeniem 2022/57, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, o których mowa w art. 5k tego rozporządzenia w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.

12. Zamówienie dofinansowane w ramach projektu EZD-KPO (Porozumienie nr KPOD. 05.06-IW.06-0003/25-00; Data podpisu: 22. 04.2025; Okres realizacji 01. 09.2024-30. 06.2026). Inwestycja C2. 1.1: „E-usługi publiczne, rozwiązania IT usprawniające funkcjonowanie administracji i sektorów gospodarki”.