Zakup sprzętu na potrzeby Oddział Kardiologii Inwazyjnej i Chorób Wewnętrznych z Pododdziałem Intensywnej Opieki Kardiologicznej w ramach realizacji zadania "Poprawa opieki nad pacjentem kardiologicznym w Szpitalu Wojewódzkim w Poznaniu

STAN FAKTYCZNY I ZAGADNIENIE PRAWNE Szpital Wojewódzki zmaga się z nagłą awarią systemu monitorowania pacjentów na Oddziale Kardiologii Inwazyjnej, która nastąpiła 23.04.2025 r. Wskutek awarii personel nie jest w stanie zapewnić właściwego monitorowania parametrów życiowych pacjentów, co stwarza bezpośrednie zagrożenie dla ich zdrowia i życia. W związku z koniecznością pilnego zakupu nowego systemu monitorującego, Szpital planuje ogłoszenie nowego przetargu w trybie podstawowym z ogłoszeniem (procedura unijna). Zasadniczym problemem prawnym jest możliwość skrócenia ustawowego minimalnego terminu składania ofert w tym postępowaniu ze względu na zaistniałą pilną potrzebę udzielenia zamówienia. Poniżej przedstawiono analizę odpowiednich przepisów Prawa zamówień publicznych (PZP) oraz unijnych regulacji i praktyki, celem ustalenia, czy w opisanej sytuacji dopuszczalne jest zastosowanie procedury przyspieszonej ze skróconym terminem ofert. WNIOSKI OPINII:

1) W związku z awarią systemu monitorowania pacjentów na Oddziale Kardiologii Inwazyjnej Szpitala Wojewódzkiego w Poznaniu, zaistniała obiektywna i nagła pilna potrzeba udzielenia zamówienia na dostawę nowego sprzętu, w rozumieniu art. 138 ust. 2 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.

2) Opisana sytuacja uzasadnia zastosowanie skróconego terminu składania ofert w postępowaniu o wartości unijnej – minimalnie do 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

3) Skrócenie terminu jest zgodne z ustawą PZP, dyrektywą 2014/24/UE oraz orzecznictwem i praktyką Krajowej Izby Odwoławczej.

4) Działanie to jest konieczne i prawnie dopuszczalne w celu ochrony życia i zdrowia pacjentów, a zastosowanie procedury przyspieszonej jest w pełni zasadne. WYWÓD OPINII W postępowaniach o wartości równiej lub przekraczającej progi unijne (tzw. procedura unijna) obowiązują minimalne terminy składania ofert określone w ustawie PZP. Zgodnie z art. 138 ust. 1 PZP, standardowy minimalny termin składania ofert w przetargu nieograniczonym wynosi 35 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu do publikacji w Dzienniku Urzędowym UE. Przepisy dopuszczają jednak pewne odstępstwa od tej reguły. W szczególności art. 138 ust. 2 PZP przewiduje sytuacje, w których zamawiający może wyznaczyć krótszy termin. Najistotniejszą z nich – z punktu widzenia opisanego stanu faktycznego – jest przesłanka pilnej potrzeby udzielenia zamówienia (art. 138 ust. 2 pkt 2). W takiej sytuacji termin na złożenie ofert może zostać skrócony nawet do 15 dni (liczonych od wysłania ogłoszenia o zamówieniu), pod warunkiem że skrócenie terminu jest obiektywnie uzasadnione daną pilną potrzebą. Należy zaznaczyć, że Szpital planuje zastosować tryb podstawowy z ogłoszeniem, co – zgodnie z art. 275 pkt 1 PZP – oznacza postępowanie, w którym każdy zainteresowany wykonawca może złożyć ofertę w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie. W wariancie bez negocjacji tryb podstawowy odpowiada klasycznemu przetargowi nieograniczonemu. Tym samym, w postępowaniu Szpitala jako zamawiającego klasycznego, znajdą zastosowanie powyższe wymogi dotyczące minimalnych terminów z art. 138 PZP. Dla lepszej orientacji poniżej zestawiono kluczowe minimalne terminy składania ofert w procedurze unijnej (przetarg nieograniczony) wynikające z art. 138 PZP: 35 dni – podstawowy minimalny termin składania ofert w przetargu unijnym (tryb zwykły). 15 dni – termin minimalny w procedurze przyspieszonej, jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu jest uzasadnione (art. 138 ust. 2 pkt 2) (Inne przewidziane w ustawie przypadki skrócenia terminu – np. gdy opublikowano wcześniejsze ogłoszenie wstępne (tzw. PIN) – nie mają zastosowania w analizowanym stanie faktycznym.) Jak wynika z powyższego, procedura przyspieszona pozwala znacząco skrócić czas trwania etapu składania ofert – nawet do 15 dni – co może mieć kluczowe znaczenie w sytuacjach nagłych.

(cdn: Uzasadnienie procedury przyspieszonej) Należy jednak spełnić określone warunki materialne (przesłanka pilnej potrzeby) oraz proceduralne (np. udostępnienie dokumentacji przetargowej niezwłocznie, zapewnienie wykonawcom możliwości zadawania pytań w krótszym trybie itp.). Warto dodać, że jeżeli zamawiający skraca termin do ustawowego minimum, wówczas terminy na ewentualne wyjaśnienia treści SWZ również ulegają skróceniu – wykonawcy muszą zadawać pytania odpowiednio wcześniej (np. najpóźniej 7 dni przed upływem terminu w procedurze przyspieszonej zamiast 14 dni, co wynika z art. 138 ust. 4 PZP). Przesłanka „pilnej potrzeby udzielenia zamówienia” – kiedy możliwe jest skrócenie terminów? Kluczowym warunkiem zastosowania skróconego terminu jest istnienie pilnej potrzeby udzielenia zamówienia, o której mowa w art. 138 ust. 2 pkt 2 PZP. Ustawodawca wskazuje, że musi zachodzić sytuacja wymagająca niezwłocznego działania, a skrócenie terminu składania ofert musi być uzasadnione okolicznościami tej sytuacji. Innymi słowy, normalny (dłuższy) termin ustawowy nie pozwoliłby na zaspokojenie pilnej potrzeby w odpowiednim czasie, stąd konieczne jest przyspieszenie postępowania. Obiektywny charakter pilnej potrzeby W orzecznictwie i literaturze podkreśla się, że pilna potrzeba powinna wynikać z obiektywnych okoliczności, a nie jedynie z subiektywnego odczucia zamawiającego co do ważności sprawy. Innymi słowy, musi istnieć realne zagrożenie lub szkoda w razie braku szybkiego udzielenia zamówienia, potwierdzone stanem faktycznym, a nie tylko wewnętrzną decyzją czy opóźnieniem zamawiającego. Przykładowo, awaria krytycznego sprzętu medycznego zagrażająca życiu lub zdrowiu pacjentów stanowi typową sytuację, która spełnia kryterium obiektywnej pilnej potrzeby – wynika z nagłego zdarzenia i niesie poważne ryzyko w razie zwłoki. Właśnie z taką sytuacją mamy do czynienia w Szpitalu: nagła awaria systemu monitorowania pacjentów bezpośrednio wpływa na bezpieczeństwo chorych, co wymusza natychmiastowe działania. Brak zawinienia zamawiającego (aspekt przewidywalności) Tradycyjnie przyjmowano, że pilna potrzeba nie może wynikać z zaniedbań lub winy zamawiającego – np. z jego opóźnienia w podjęciu decyzji czy braku planowania, gdyż wówczas skracanie terminów byłoby nagrodą za niegospodarność. W analizowanym przypadku nic nie wskazuje, aby Szpital przyczynił się do awarii – jest to zdarzenie losowe. Nawet gdyby jednak rozważać, czy awaria sprzętu była do pewnego stopnia przewidywalna (np. z uwagi na wiek urządzeń), obecne prawo unijne i polska praktyka dopuszczają przyspieszenie postępowania także w okolicznościach częściowo przewidywalnych. Zgodnie z wytycznymi unijnymi, skrócenie terminów nie wymaga wykazania „siły wyższej” – pilna potrzeba nie musi wynikać wyłącznie z okoliczności niemożliwych do przewidzenia i całkowicie niezależnych od zamawiającego Takie stanowisko zostało potwierdzone w motywie 46 Dyrektywy 2014/24/UE oraz we współczesnym orzecznictwie. Podkreśla się jednak, że w każdym wypadku ciężar wykazania istnienia pilnej potrzeby spoczywa na zamawiającym, który powinien móc uzasadnić, że bez skrócenia terminu nie da się terminowo zaspokoić danej potrzeby. W praktyce oznacza to konieczność sporządzenia przez zamawiającego stosownego uzasadnienia faktycznego dla zastosowania krótszego terminu (np. notatki lub właśnie opinii prawnej do akt postępowania). Unijne wytyczne i polska praktyka w zakresie skracania terminów Prawo unijne wyraźnie przewiduje możliwość skracania terminów w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w razie pilnej konieczności. Zarówno w procedurze otwartej (przetarg nieograniczony), jak i ograniczonej czy konkurencyjnej z negocjacjami, instytucje zamawiające mogą skrócić niektóre ustawowe terminy, jeżeli ich zachowanie byłoby nie do pogodzenia z pilną potrzebą wymagającą szybkiego działania. Regulacje dyrektyw UE zostały implementowane do polskiego PZP m.in. właśnie poprzez art. 138 ust. 2 pkt 2. Co istotne, unijne wytyczne doprecyzowują, że pilna konieczność uzasadniająca szybszą procedurę nie musi być „absolutnie nadzwyczajna” ani całkowicie nieprzewidywalna. Ważne jest natomiast, by należycie uzasadnić taką konieczność po stronie zamawiającego. Polska praktyka orzecznicza (np. Krajowej Izby Odwoławczej – KIO) potwierdza powyższe podejście. W jednym z nowszych orzeczeń KIO (wyrok z 14 lipca 2023 r., sygn. KIO 1844/23) zwrócono uwagę, że przepisy ani dyrektywy, ani ustawy PZP nie wymagają zamieszczenia uzasadnienia skrócenia terminu w treści ogłoszenia o zamówieniu czy SWZ. Zamawiający musi jednak działać transparentnie i odnotować w dokumentacji powody skorzystania z trybu przyspieszonego. Innymi słowy, nie ma obowiązku publikowania oficjalnego komunikatu o powodach skrócenia terminu (jest to wewnętrzne uzasadnienie zamawiającego), ale w razie ewentualnej kontroli lub odwołania zamawiający powinien móc wykazać, że decyzja o skróceniu czasu na składanie ofert była umotywowana rzeczywiście pilną potrzebą, a nie np. arbitralna. W praktyce jako typowe przykłady uzasadniające skrócenie terminów wskazuje się m.in.: nagłe awarie istotnej infrastruktury lub sprzętu, które uniemożliwiają prowadzenie podstawowej działalności (np. awaria sprzętu medycznego ratującego życie), klęski żywiołowe lub zdarzenia losowe powodujące konieczność szybkich zakupów interwencyjnych, zagrożenia epidemiologiczne, itp. W każdym z tych przypadków zamawiający powinien opisać, na czym polega pilność (np. ryzyko dla życia pacjentów) oraz dlaczego standardowy termin 35-dniowy uniemożliwiłby rozwiązanie problemu w porę. KONKLUZJA Podsumowując, w świetle obowiązujących przepisów PZP oraz standardów unijnych Szpital ma prawną możliwość skrócenia minimalnego terminu składania ofert w planowanym przetargu, ze względu na zaistniałą sytuację nagłego zagrożenia na Oddziale Kardiologii Inwazyjnej. Opisana awaria systemu monitorowania pacjentów z dnia 23.04.2025 r. stanowi obiektywną przesłankę pilnej potrzeby udzielenia zamówienia – jest to sytuacja nadzwyczajna, nie wynikająca z celowego działania czy zwłoki zamawiającego, która wymaga natychmiastowego podjęcia działań dla ochrony życia i zdrowia pacjentów. Spełnione zostają zatem warunki z art. 138 ust. 2 pkt 2 PZP, uprawniające do zastosowania trybu przyspieszonego. W konsekwencji Szpital może ustalić termin składania ofert krótszy niż standardowe 35 dni, przy czym nie krótszy niż 15 dni od przekazania ogłoszenia do publikacji. Zaleca się wyznaczenie właśnie 15-dniowego terminu (maksymalnie dopuszczalne skrócenie), z uwagi na wagę i pilność zamówienia. Jednocześnie należy zadbać o dochowanie pozostałych wymogów procedury unijnej – przede wszystkim niezwłoczne udostępnienie pełnej dokumentacji (SWZ) na platformie zamówień publicznych oraz umożliwienie wykonawcom zadawania pytań i uzyskania wyjaśnień w krótszym trybie (zgodnie z przepisami o komunikacji w postępowaniu przyspieszonym). Reasumując, w opisanym stanie faktycznym skrócenie minimalnego terminu składania ofert jest dopuszczalne i prawnie uzasadnione. Rozwiązanie to znajduje oparcie w obowiązujących przepisach PZP (art. 138 ust. 2 pkt 2, w związku z art. 275) oraz jest zgodne z dyrektywami unijnymi i ich wykładnią. Przyjęcie trybu przyspieszonego umożliwi Szpitalowi niezwłoczne przeprowadzenie procedury przetargowej i wybór dostawcy nowego systemu monitorowania, co jest konieczne dla zapewnienia ciągłości opieki nad pacjentami. Potwierdzam zatem możliwość prawnego skrócenia terminu składania ofert w przedmiotowym postępowaniu – okoliczności sprawy w pełni wypełniają przesłanki „pilnej potrzeby” wymagane przepisami, co uprawnia zamawiającego do skorzystania z przyspieszonej procedury przetargowej. Wszelkie działania Szpitala w tym zakresie powinny zostać odnotowane w dokumentacji (np. niniejsza opinia jako załącznik), aby wykazać należyte uzasadnienie skrócenia terminu w razie potrzeby. Dzięki temu zastosowanie krótszego terminu odbędzie się zgodnie z prawem, zapewniając jednocześnie osiągnięcie celu publicznego w postaci ochrony zdrowia pacjentów w sytuacji nadzwyczajnej. Informacje dodatkowe:

1. Zamawiający przewiduje unieważnienie postepowania w przypadku nie otrzymania środków na realizację art. 257 ust. 1 Pzp.

2. Zamawiający przewidział dodatkowe podstawy wykluczenia na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego oraz na podstawie art. 5k rozporządzenia833/2014 Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie