Postanowienie KIO 3935/25 z 17 października 2025 r.

Uzasadnienie

Politechnika Krakowska im. T.K. z siedzibą w Krakowie (dalej „zamawiający”) prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r., poz. 1320) - dalej: „ustawa Pzp”, którego przedmiotem jest „Wdrożenie Uniwersyteckiego Systemu Obsługi Studiów (USOS) na Politechnice Krakowskiej im. T.K. w Krakowie”; znak sprawy:

KA- 2/034/2025 (dalej „postępowanie” lub „zamówienie”).

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 5 września 2025 r., numer publikacji ogłoszenia 581336-2025, numer wydania Dz.U. S 170/2025.

W dniu 15 września 2025 r. przez wykonawcę Innergo Systems Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej „odwołujący”) zostało wniesione, do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, odwołanie na czynności zamawiającego podjęte w postępowaniu, polegające na przygotowaniu Specyfikacji Warunków Zamówienia (dalej „SWZ") z naruszeniem niżej wymienionych przepisów ustawy Pzp:

1. art. 112 ust. 1 oraz ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp w zw. z art. 116 ust. 1 ustawy Pzp oraz art. 16 pkt 1, 2 i 3 ustawy Pzp przez sformułowanie warunków udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznych lub zawodowych w zakresie dot. doświadczenia wymaganego od wykonawcy w sposób nadmierny, nieproporcjonalny i naruszający uczciwą konkurencję z uwagi na wymóg wdrożenia co najmniej dwóch systemów USOS o określonych funkcjonalnościach i wartości (rozdział 7 ust. 7.2 pkt 4 ppkt 1 SWZ), co narusza uczciwą konkurencję poprzez uniemożliwienie dostępu do realizacji zamówienia wykonawcom legitymującym się doświadczeniem dającym rękojmie należytego wykonania zamówienia;

2. art. 239 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z art. 240 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z art. 241 ust. 1 i 3 ustawy Pzp w zw. z art. 242 ust. 2 ustawy Pzp w zw. z art. 16 pkt 1, 2 i 3 ustawy Pzp poprzez dokonanie opisu kryteriów oceny ofert w zakresie kryterium „Dodatkowe funkcjonalności rozszerzające możliwości Systemu (F)” przy jednoczesnej wadze tego kryterium aż 30% (Rozdział 22 pkt 22.2 SWZ), w sposób nie odnoszący się do jakości świadczenia usług objętych przedmiotem zamówienia oraz w sposób naruszający zasadę uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, jak również zasadę przejrzystości, co powoduje, że poprzez ww. kryterium faworyzowany jest jeden wykonawca Bonasoft Sp. z o.o.) oraz w konsekwencji prowadzi do ograniczenia lub wyeliminowania konkurencji w postępowaniu w sposób nieuprawniony i nieproporcjonalny do zamówienia;

3. art. 99 ust. 1 i 2 ustawy Pzp w zw. z art. 16 pkt 1 i 3 ustawy Pzp w zw. z art. 17 ust. 1 ustawy Pzp poprzez opisanie przedmiotu zamówienia w sposób nieuwzględniający wszystkich wymagań mających wpływ na przygotowanie oferty, nieadekwatny i nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia i nieuzasadniony obiektywnymi potrzebami zamawiającego, a zarazem ograniczający konkurencję i naruszający zasady proporcjonalności, przejrzystości, równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji, w zakresie w jakim zamawiający: a. w pkt 6.3.4. OPZ (Multiportal) wymaga „wykonania integracji wdrażanego systemu USOS z systemem multiportalowym”, b. w zakresie dot. pkt 6.3.5. OPZ (Szyna danych) nie udostępnia pełnej dokumentacji technicznej szyny danych, w tym:

• specyfikacji API (REST/SOAP), formatów wymiany danych (JSON, XML),

• opisów metod autoryzacji i mechanizmów bezpieczeństwa (np. certyfikaty, tokeny),

• wykazu istniejących usług i ich parametrów,

• wymagań wydajnościowych, ograniczeń technicznych i zasad publikacji usług, oraz wymaga bezpośredniej integracji i modyfikacji multiportalu (WordPress) oraz publikacji danych pracowników na stronach www, c. w pkt 6.3.1. OPZ (System biblioteczny) wymaga:

• podłączenia systemu bibliotecznego do wdrażanego systemu SSO – integracja istniejących kont w KOHA z kontami w SSO,

• dostarczenia modułu integracyjnego do systemu KOHA w postaci rozszerzenia systemu, wykonanego zgodnie z wytycznymi producenta systemu, d. w pkt 6.3.3. OPZ (System klasy ERP) wymaga konfiguracji integracji USOS sprowadzającej się do konieczności dostosowania oprogramowania ERP.

Zarzuty i żądania odwołania

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie zamawiającemu dokonania zmiany treści SWZ, zgodnie z żądaniami opisanymi w odwołaniu.

Ustalenia Izby

Izba ustaliła, że zamawiający wezwał wykonawców do zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego, w terminie 3 dni od dnia otrzymania kopii odwołania.

We wskazanym terminie do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego przystąpili wykonawcy: (A) Bonasoft Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu; (B) OPTeam S.A. z siedzibą w Jasionce.

Ponadto ustalono, że zamawiający w dniu 16 października 2025 r. złożył odpowiedź na odwołanie informując, że w tym samym dniu dokonał modyfikacji treści SWZ i zmianę w tym zakresie opublikował na stronie prowadzonego postępowania. Przedmiotowa modyfikację, jak i potwierdzenie zamieszczenia na stronie prowadzonego postępowania, zamawiający załączył do odpowiedzi na odwołanie.

Zamawiający podkreślił, że dokonując modyfikacji SWZ uwzględnił w całości żądania odwołującego, a zatem odpowiednio rozdział 7 ust. 7.2 pkt 4 ppkt 1 SWZ; Rozdział 22 pkt 22 pkt 6.3.1 OPZ.2 SWZ; pkt 6.3.1 OPZ; pkt 6.3.3 OPZ; pkt 6.3.5 OPZ otrzymały zmienione brzmienie, stosownie do żądań zawartych w treści odwołania.

Wobec powyższego zamawiający wnosił o umorzenie postępowania odwoławczego wskazując, że w okolicznościach niniejszej sprawy brak jest substratu zaskarżenia, tzn. postanowień SWZ, które stały u podstaw sformułowania postawionych zarzutów. Izba podzieliła stanowisko zamawiającego stwierdzając, że w przedmiotowym przypadku zachodzi podstawa do umorzenia postępowania odwoławczego w oparciu o art. 568 pkt 2 ustawy Pzp. Zgodnie z art. 568 pkt 2 ustawy Pzp Izba umarza postępowania odwoławcze, w formie postanowienia, w przypadku stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne.

Wyżej opisana sytuacja zaistniała w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz postępowaniu odwoławczym.

Zamawiający, po wniesieniu odwołania, dokonał nowych czynności zmieniając w dniu 16 października 2025 r. treść postanowień SWZ objętych odwołaniem, co w sposób istotny rzutuje na ocenę zarzutów odwołania. Zgodnie bowiem z treścią art. 552 ust. 1 ustawy Pzp, wydając orzeczenie, bierze pod uwagę stan rzeczy ustalony na moment zamknięcia postępowania odwoławczego. Ustawodawca przewidział zatem sytuację, w której może dojść do zmian w toku postępowania o udzielenie zamówienia, co Izba zobowiązana jest uwzględnić wydając orzeczenie.

Należy również wskazać, że przepisy ustawy Pzp nie zobowiązują zamawiającego do zawieszenia postępowania o udzielenie zamówienia w sytuacji, w której wykonawca wniesie odwołanie. Zgodnie z treścią przepisu art. 552 ust. 1 ustawy Pzp, podobnie jak w przypadku art. 316 § 1 kpc, w myśl którego podstawą wydania przez sąd wyroku jest stan rzeczy istniejący w chwili zamknięcia rozprawy - nakazuje uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Ponadto stan rzeczy, o którym mowa w przepisie art. 552 ust. 1 ustawy Pzp należy analogicznie, jak w art. 316 § 1 kpc, interpretować jako okoliczności faktyczne ustalone przed zamknięciem rozprawy oraz stan prawny tj. obowiązujące przepisy, które mogą stanowić podstawę rozstrzygnięcia (wyrok SN z 25 czerwca 2015 r., sygn. akt: V CSK 535/14, wyrok Sądu Apelacyjnego ze Szczecina z 13 września 2018 r., sygn. akt: I Aga 159/18).

Rolą ustalenia stanu rzeczy na moment zamknięcia postępowania odwoławczego jest uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Izba jest więc w takim przypadku zobowiązana uwzględnić czynności zamawiającego, które miały miejsce po wniesieniu odwołania, do czasu wydania orzeczenia w sprawie. Skoro zamawiający dokonał zmian w treści SWZ, mających bezpośredni związek z zarzutami sformułowanymi w odwołaniu, tym samym czynność stanowiąca podstawę wniesienia środka ochrony prawnej przestała istnieć. Zaskarżenie czynności, która w kształcie wskazanym w odwołaniu już nie istnieje, nie daje podstaw Izbie do stwierdzenia naruszenia przepisów przez zamawiającego i nie może być podstawą do wydania orzeczenia merytorycznego. Uznać w takiej sytuacji w ocenie składu orzekającego Izby należało, że prowadzenie dalszego postępowania odwoławczego było bezcelowe, czyli jak stanowi przepis Pzp - zbędne. Jest to przesłanka umożliwiająca umorzenie postępowania odwoławczego i zdaniem Izby może być ona wykorzystywana właśnie w podobnych sytuacjach.

Biorąc pod uwagę powyższe, Izba uznała, że zachodzą podstawy do umorzenia postępowania odwoławczego zgodnie z art. 568 pkt 2 ustawy Pzp.

Koszty postępowania

O kosztach postępowania odwoławczego Izba orzekła na podstawie art. 557, art. 574 i art. 575 ustawy Pzp w zw. z § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437), nakazując dokonanie na rzecz odwołującego zwrotu z rachunku Urzędu Zamówień Publicznych kwoty uiszczonej tytułem wpisu.