Postanowienie KIO 5527/25 z 21 stycznia 2026 r.

Uzasadnienie

Zakład Ubezpieczeń Społecznych z siedzibą w Warszawie (dalej: „Zamawiający”), prowadzi z zastosowaniem przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm. dalej: „ustawa Pzp”) postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego pn.: „„Zakup i wdrożenie oprogramowania służącego do ochrony danych przed wyciekiem oraz oprogramowania służącego do klasyfikacji dokumentów wraz ze wsparciem” (znak postępowania: 993200.271.176.2025 – DZP). Wartość szacunkowa zamówienia jest powyżej progów unijnych. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 26 listopada 2025 r. pod numerem 783415-2025 .

W dniu 8 grudnia 2025 r. odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, w przedmiotowym postępowaniu złożył wykonawca Integrated Solutions Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej: „Odwołujący”).

Odwołanie złożono na następujące czynności i zaniechania Zamawiającego:

1) Opisanie warunków udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej i zawodowej dotyczącego wymaganego doświadczenia w sposób nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia

2) Opisanie szczególnego sposobu spełniania warunku udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej i zawodowej dotyczącego wymaganego doświadczenia przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w sposób przez nieproporcjonalny i nieuzasadniony charakterem zamówienia

3) Opisanie przedmiotu zamówienia w sposób nieproporcjonalny do jego celów i mogący utrudniać uczciwą konkurencję.

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie

1) Opisanie warunków udziału w postępowaniu w sposób nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia z uwagi na wymaganie, aby wykonawca wykazał się wykonaniem co najmniej trzech zamówień, polegających na dostarczeniu i wdrożeniu Systemu zapewniającego ochronę danych przed wyciekiem (DLP) oraz Systemu klasyfikacji dokumentów, każdego dla minimum 10 000 użytkowników, co jest nadmiarowe z uwagi na ilość zamówień (3), jakie musi wykazać wykonawca i nie jest niezbędne do oceny zdolności wykonawcy do zrealizowania zamówienia, a z uwagi na unikatowy charakter zamówień o takich parametrach sprawia, że warunek służy nieuzasadnionemu ograniczeniu kręgu podmiotów, jakie mogą złożyć zamówienie i wyklucza wielu wykonawców, w tym Odwołującego, którzy mogliby zrealizować zamówienia, co stanowi naruszenie art. 112 ust. 1 ustawy Pzp (Roz. 4.1.1.4.1 SWZ)

2) Opisanie szczególnego sposobu spełniania warunku udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej i zawodowej dotyczącego wymaganego doświadczenia przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w sposób nieproporcjonalny i nieuzasadniony charakterem zamówienia ze względu na wymaganie, aby warunek wykazania się realizacją co najmniej 3 zamówień, polegających na dostarczeniu i wdrożeniu Systemu zapewniającego ochronę danych przed wyciekiem (DLP) oraz Systemu klasyfikacji dokumentów, każdego dla minimum 10.000 użytkowników było spełnione w całości przez jednego z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, pomimo, iż nie jest to proporcjonalne, ani uzasadnione charakterem zamówienia, a sprawia, że warunek udziału w postępowaniu odnoszący się do wiedzy i doświadczenia, który jest nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia nie może zostać wykazany nawet wspólnie przez wykonawców, z których każdy wykonał przynajmniej jedno wymagane przez Zamawiającego zamówienie, co skutkuje tym, że szczególny sposobu spełniania warunku udziału w postępowaniu służy nieuzasadnionemu ograniczeniu kręgu potencjalnych wykonawców, w tym uniemożliwia Odwołującemu nawet w modelu konsorcjalnym złożenie oferty w Postępowaniu, co stanowi naruszenie art. 117 ust. 1 ustawy Pzp (Roz. 4.1.1.4.1 SWZ, w tym Uwaga nr 1)

3) Opisanie warunków udziału w postępowaniu w sposób nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia z uwagi na wymaganie, aby wykonawca wykazał, że dysponuje co najmniej 5 osobami, które będą brały udział w bezpośredniej realizacji zamówienia w zakresie wdrożenia Systemu zapewniającego ochronę danych przed wyciekiem (DLP) oraz, że dysponuje co najmniej 5 osobami, które będą brały udział w bezpośredniej realizacji zamówienia w zakresie wdrożenia Systemu klasyfikacji dokumentów, ponieważ wymaganie to: - jest nieadekwatne i nadmiarowe do zakresu zamówienia, - jest nietypowe dla tego rodzaju SWZ na rynku publicznym, - stanowi barierę wejścia dla profesjonalnych wykonawców posiadających kompetencje, lecz nieposiadających tak dużych kadry i nie jest niezbędne do oceny zdolności wykonawcy do zrealizowania zamówienia i sprawia, że warunek służy nieuzasadnionemu ograniczeniu kręgu podmiotów, jakie mogą złożyć zamówienie i wyklucza wielu wykonawców, w tym Odwołującego, którzy mogliby zrealizować zamówienia, co stanowi naruszenie art. 112 ust. 1 ustawy Pzp (Roz. 4.1.1.4.2 oraz 4.1.1.4.3 SWZ)

4) Opisanie przedmiotu zamówienia w sposób nieproporcjonalny do celów postępowania i w sposób mogący utrudniać uczciwą konkurencję z uwagi na zastrzeżenie wymagań, które dopuszczają zaoferowanie rozwiązania jednego producenta - GREENmod, tj.: wymaganie opisane w SOPZ w punkcie 3.2.9.5., że System klasyfikacji musi umożliwiać klasyfikowanie dokumentu z poziomu aplikacji natywnych służących do edycji danego typu dokumentu, co najmniej Adobe Acrobat - które to wymaganie nie ma oparcia w obiektywnie uzasadnionych potrzebach Zamawiającego, a które w sposób nieuzasadniony ogranicza krąg potencjalnych wykonawców i uniemożliwiają odwołującemu złożenie oferty, co stanowi naruszenie art. 99 ust. 2 i 4 ustawy Pzp.

Odwołujący wniósł o nakazanie Zamawiającemu:

1) W warunku z Roz. 4.1.1.4.1 SWZ zmniejszenie ilości zamówień, którymi ma się wykazać Wykonawca do dwóch (2), ewentualnie

2) Umożliwienie wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w Roz. 4.1.1.4.1 SWZ wspólnie na podstawie doświadczenia uzyskanego przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

3) W warunkach z Roz. 4.1.1.4.2 oraz 4.1.1.4.3 SWZ zmniejszenie ilości osób, które będą brały udział w bezpośredniej realizacji zamówienia do trzech (3),

4) Zmianę opisu przedmiotu zamówienia poprzez:

a) usunięcie wymagania z SOPZ z pkt 3.2.9.5 w jego obecnym brzmieniu jako prowadzącego do nieuzasadnionego zawężenia konkurencji, ewentualnie b) jednoznaczne dopuszczenie realizacji klasyfikacji plików PDF poprzez prawoklik (menu kontekstowe systemu operacyjnego) jako równoważnego sposobu spełnienia tego wymagania.

Odwołanie zostało wniesione z zachowaniem ustawowego terminu określonego w art. 515 ust. 2 pkt 1) lit. a) ustawy Pzp. Informację stanowiącą podstawę dla wniesienia odwołania Odwołujący uzyskał w dniu 26 listopada 2025 r. (publikacja ogłoszenia o zamówieniu i dokumentacji postępowania). W związku z powyższym odwołanie wniesione w dniu 8 grudnia 2025 r. należy uznać za wniesione w wymaganym zgodnie z ustawą Pzp terminie.

Wpis od odwołania w kwocie 15 000,00 złotych został uiszczony przelewem na rachunek bankowy Urzędu Zamówień Publicznych. Odwołujący prawidłowo przekazał kopię odwołania Zamawiającemu oraz załączył potwierdzenie przekazania odwołania Zamawiającemu.

Ustalenia Izby

Izba ustaliła, że do postępowania odwoławczego w ustawowym terminie przystąpienia zgłosili: - wykonawca Trafford IT sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w Warszawie - po stronie Odwołującego, - wykonawca Nomios Poland sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie - po stronie Zamawiającego.

W odpowiedzi na odwołanie z dnia 19 stycznia 2026 r. Zamawiający wniósł o umorzenie postępowania odwoławczego na podstawie art. 568 pkt 2) ustawy Pzp ze względu na zbędność postępowania wobec modyfikacji treści ogłoszenia i SWZ, w zakresie objętym zarzutami odwołania. Do pisma załączył m. in. pismo nr 993200.271.IN-2.2026 z wyjaśnieniami i modyfikacjami SWZ z dnia 9 stycznia 2026 r. oraz ogłoszenie nr 13320-2026 o zmianie ogłoszenia o zamówieniu.

Pismem z dnia 20 stycznia 2026 r. Odwołujący wniósł o umorzenie postępowania odwoławczego i zwrot Odwołującemu całości wpisu od odwołania. Odwołujący wskazał, że zmiany SWZ z dnia 9 stycznia 2026 r. konsumują żądania Odwołującego zawarte w odwołaniu. W związku z powyższym stwierdził, że Zamawiający poprzez dokonane czynności uwzględnił odwołanie, co uzasadnia umorzenie postępowania odwoławczego na podstawie art. 568 w zw. z art. 522 ustawy Pzp. W przypadku nieuwzględnienia przez Izbę ww. wniosku, Odwołujący oświadczył, że cofa odwołanie i wnosi o zwrot 90% wpisu od odwołania.

Mając powyższe na uwadze Izba stwierdziła, że w przedmiotowym przypadku zachodzi podstawa do umorzenia postępowania odwoławczego w oparciu o art. 568 pkt 2) ustawy Pzp.

Izba ustaliła, że Zamawiający w piśmie z dnia 9 stycznia 2026 r. (znak: 993200.271.IN-2.2026 ) udzielił wyjaśnień dotyczących treści SWZ oraz zmodyfikował treść dokumentów zamówienia w zakresie postanowień objętych zarzutami odwołania. W szczególności Zamawiający dokonał Modyfikacji nr 1, w ramach której zmianie uległa treść pkt. 4.1.1.4.1., 4.1.1.4.2. i 4.1.1.4.3, w zakresie objętym zarzutami nr 1, 2 i 3 odwołania, a także Modyfikacji nr 6, w ramach której zmianie uległa treść pkt 3.2.9. Załącznika nr 7 – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia w zakresie objętym zarzutem nr 4. Przedmiotowe modyfikacje oraz wyjaśnienia treści SWZ zostały opublikowane na platformie zakupowej postępowania w dniu 9 stycznia 2026 r. i stały się w ten sposób dostępne dla wszystkich zainteresowanych.

W przekonaniu Izby, w okolicznościach przedmiotowej sprawy, nie budziło wątpliwości, że w związku z dokonanymi czynnościami Zamawiającego, zastosowanie znalazł art. 568 pkt 2) ustawy Pzp, zgodnie z którym Izba umarza postępowania odwoławcze, w formie postanowienia, w przypadku stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne.

Powyższa sytuacja zdaniem Izby zaistniała w ww. postępowaniu o udzielenie zamówienia w toku postępowania odwoławczego. Zamawiający, po wniesieniu odwołania, dokonał nowych czynności, zgodnych z tymi, do których odnosiły się zarzuty odwołania. Zamawiający w piśmie z dnia 9 stycznia 2026 r. zmodyfikował treść dokumentów zamówienia w zakresie postanowień objętych zarzutami odwołania , a Odwołujący w piśmie z dnia 20 stycznia 2026 r. wskazał, że dokonane zmiany treści SWZ konsumują żądania Odwołującego zawarte w odwołaniu. Ponadto na bezprzedmiotowość postępowania odwoławczego wskazywał także Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie z dnia 19 stycznia 2026 r.

Należy podkreślić, że przepis art. 552 ust. 1 ustawy Pzp obliguje Izbę do uwzględnienia za podstawę stanu rzeczy ustalonego w toku postępowania odwoławczego. Ustawodawca przewidział zatem sytuację, w której może dojść do zmian w toku postępowania o udzielenie zamówienia, co Izba zobowiązana jest uwzględnić wydając orzeczenie. Podstawą do umorzenia postępowania jest również stwierdzenie przez Izbę, że postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne. Ustawodawca nie doprecyzował, o jakie konkretnie sytuacje chodzi, wobec czego zawsze należy dokonać indywidualnej oceny stanu faktycznego.

Należy również wskazać, że przepisy ustawy Pzp nie zobowiązują zamawiającego do zawieszenia postępowania o udzielenie zamówienia w sytuacji, w której wykonawca wniesie odwołanie. Zgodnie z treścią przepisu art. 552 ust. 1 ustawy Pzp, podobnie jak w przypadku art. 316 § 1 kpc, w myśl którego podstawą wydania przez sąd wyroku jest stan rzeczy istniejący w chwili zamknięcia rozprawy - nakazuje uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Ponadto stan rzeczy, o którym mowa w przepisie art. 552 ust. 1 ustawy Pzp należy analogicznie, jak w art. 316 § 1 kpc, interpretować jako okoliczności faktyczne ustalone przed zamknięciem rozprawy oraz stan prawny tj. obowiązujące przepisy, które mogą stanowić podstawę rozstrzygnięcia (wyrok SN z 25 czerwca 2015 r., sygn. akt: V CSK 535/14, wyrok Sądu Apelacyjnego ze Szczecina z 13 września 2018 r., sygn. akt: I Aga 159/18). Rolą ustalenia stanu rzeczy na moment zamknięcia postępowania odwoławczego jest uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Izba jest więc w takim przypadku zobowiązania uwzględnić czynności zamawiającego, które miały miejsce po wniesieniu odwołania, do czasu wydania orzeczenia w sprawie. Skoro Zamawiający dokonał modyfikacji treści skarżonych postanowień SWZ, tym samym czynność stanowiąca podstawę wniesienia środka ochrony prawnej przestała istnieć. Zaskarżenie czynności, która w kształcie wskazanym w odwołaniu już nie istnieje, nie daje podstaw Izbie do stwierdzenia naruszenia przepisów przez Zamawiającego i nie może być podstawą do wydania orzeczenia merytorycznego. Uznać w takiej sytuacji w ocenie Izby należało, że prowadzenie dalszego postępowania odwoławczego było bezcelowe, czyli jak stanowi przepis Pzp – zbędne. Jest to przesłanka umożliwiająca umorzenie postępowania odwoławczego i zdaniem Izby może być ona wykorzystywana właśnie w podobnych sytuacjach.

Jednocześnie odnosząc się do wniosku zawartego w pkt 1 pisma Odwołującego z dnia 20 stycznia 2026 r. należy wyraźnie podkreślić, że dokonana przez Zamawiającego modyfikacja treści dokumentów zamówienia w zakresie postanowień objętych zarzutami odwołania, nawet jeżeli w przekonaniu Odwołującego w pełni odpowiadała żądaniom odwołania, nie może być zrównana z oświadczeniem Zamawiającego o uwzględnieniu zarzutów przedstawionych w odwołaniu. Zamawiający takiego oświadczenia w odpowiedzi na odwołanie nie zawarł, jednoznacznie wnosząc o umorzenie postępowania odwoławczego na podstawie art. 568 pkt 2) ustawy Pzp ze względu na zbędność postępowania wobec modyfikacji treści ogłoszenia i SWZ, w zakresie objętym zarzutami odwołania.

Z uwagi jednak, że w ocenie Izby podstawy faktyczne ku zastosowaniu art. 568 pkt 2) ustawy Pzp zaistniały już w dniu 9 stycznia 2026 r., tj. wcześniej niż złożone w pkt 2 pisma z dnia 20 stycznia 2026 r. oświadczenie Odwołującego o wycofaniu odwołania na wypadek nieuwzględnienia wniosku z pkt 1, i uwzględniając brzmienie art. 552 ust. 1 ustawy Pzp , a nadto, w związku ze zbiegiem dwóch podstaw do umorzenia postępowania odwoławczego, przyjmując rozwiązanie względniejsze dla Odwołującego co do rozstrzygnięcia o kosztach, orzeczono jak w sentencji, umarzając postępowanie odwoławcze na podstawie art. 568 pkt 2) ustawy Pzp.

Koszty postępowania

O kosztach postępowania odwoławczego Izba orzekła na podstawie art. 557 i 575 ustawy Pzp w zw. z § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z 30 grudnia 2020 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437), nakazując dokonanie na rzecz Odwołującego zwrotu z rachunku Urzędu Zamówień Publicznych kwoty uiszczonej tytułem wpisu.