Postanowienie KIO 186/26 z 24 lutego 2026 r.

Uzasadnienie

Zamawiający, Państwowe Gospodarstwo Wodne Wody Polskie – Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej w Poznaniu prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, pn. „Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych i przenośnych z funkcją drukowania, skanowania i kopiowania oraz oprogramowanie do zarządzania drukowaniem dla PGW WP – Wydział Obsługi Informatycznej Zachód”. Nr ref. P.ROZ.2710.70.2025. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w Suplemencie do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej w dniu 31 grudnia 2025 r., pod nr: 2025/S 252-869135. Wartość szacunkowa zamówienia przekracza progi unijne.

W dniu 12 stycznia 2026 r. do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej wpłynęło odwołanie wykonawcy GALAXY Systemy Informatyczne sp. z o.o. w Zielonej Górze wobec treści Specyfikacji Warunków Zamówienia (dalej: „SWZ”).

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie

1) art. 16 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm., dalej jako „PZP”) poprzez naruszenie obowiązku przygotowania postępowania w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców oraz proporcjonalny;

2) art. 99 ust. 4 PZP poprzez sporządzenie SWZ w zakresie opisu przedmiotu zamówienia w sposób utrudniający uczciwą konkurencję.

Mając powyższe na uwadze, Odwołujący wniósł o merytoryczne rozpatrzenie i uwzględnienie odwołania oraz nakazanie Zamawiającemu modyfikacji opisu przedmiotu zamówienia poprzez:

1. usunięcie wymogu: „Wbudowany OCR (bez stosowania dodatkowego oprogramowania wymagającego instalacji na stacjach PC lub serwerach)” i dopuszczenie realizacji funkcjonalności OCR przez oprogramowanie do zarządzania drukowaniem,

2. usunięcie wymogu dostarczenia urządzeń przenośnych z Grupy V,

3. zmianę parametru dla urządzeń z Grupy I i IV na: „Prędkość skanowania co najmniej 104 str./min – dwustronnie (jednoprzebiegowo).” W uzasadnieniu, Odwołujący podniósł, że opis przedmiotu zamówienia został sporządzony w sposób prowadzący do nieuzasadnionego zawężenia kręgu wykonawców zdolnych wziąć udział w postępowaniu, zaś żądania Odwołującego mają na celu uzyskanie możliwości złożenia ważnej oferty, przywrócenie zasady równego traktowania wykonawców, a Zamawiającemu – uzyskanie w pełni funkcjonalnych konkurencyjnych urządzeń oraz systemu wydruku za konkurencyjne ceny. Odwołujący zakwestionował po pierwsze, zawarty w Załączniku nr 1a do SWZ – Formularz techniczny oferowanych urządzeń dla Grup I-IV), wymóg „„Wbudowany OCR (bez stosowania dodatkowego oprogramowania wymagającego instalacji na stacjach PC lub serwerach)”. Wniósł o jego usunięcie i dopuszczenie realizacji funkcjonalności OCR przez oprogramowanie do zarządzania drukowaniem, które Zamawiający i tak wymaga dostarczyć w ramach zamówienia. Wskazał, że wymaganie, aby funkcja OCR była wyłącznie wbudowana w urządzenia, pomimo możliwości jej realizacji przez wymagany system, jest nieproporcjonalne, sprzeczne z zasadą efektywności i racjonalności wydatkowania środków publicznych, i ogranicza konkurencję, naruszając art. 99 ust. 4 PZP. Ponadto, odnosząc się do wymogu dostawy urządzeń przenośnych (Grupa V – 6 szt.), wniósł o jego usunięcie, bowiem jego zdaniem, włączenie urządzeń przenośnych do zamówienia, przy jednoczesnym wymogu, aby wszystkie urządzenia w Grupach I–V pochodziły od jednego producenta, ogranicza konkurencję i faworyzuje jednego dostawcę. Podniósł również, że urządzenia przenośne nie są związane z głównym celem zamówienia, co narusza zasadę proporcjonalności. Mając na uwadze wymagania wskazane w SWZ dla urządzeń z Grupy I i IV, Odwołujący zakwestionował zastrzeżenie „Prędkość skanowania co najmniej 130 str./min – dwustronnie (jednoprzebiegowo).” i wniósł o zmniejszenie prędkości do 104 str./min, wskazując, że różnica pomiędzy urządzeniem skanującym z prędkością 130 stron A4/min a urządzeniem o prędkości 104 stron A4/min ma charakter wyłącznie teoretyczny i katalogowy, nieprzekładający się na faktyczną wydajność pracy użytkownika końcowego. Podkreślił, że różnica obejmuje 12 sekund, co oznacza, że w skali jednorazowego zadania skanowania 130 stron nie wpływa na ciągłość pracy ani poziom obsługi interesantów. W ocenie Odwołującego, Zamawiający przypisał powyższemu parametrowi nadmierne znaczenie, co prowadzi do nieuzasadnionego uprzywilejowania określonych rozwiązań technicznych.

Pismem z dnia 13 lutego 2026 r. Zamawiający, w odpowiedzi na odwołanie, oświadczył, że uwzględnia w całości zarzuty przedstawione w odwołaniu, wobec czego wnosi o umorzenie postępowania odwoławczego na podstawie przepisu art. 522 ust. 2 PZP, w przypadku braku sprzeciwu Przystępującego, na posiedzeniu niejawnym bez obecności stron oraz uczestników postępowania odwoławczego. Wskazał, że dokona zmiany treści SWZ, zgodnie z żądaniami zawartymi w odwołaniu.

Do postępowania odwoławczego przystąpienie po stronie Zamawiającego, zgłosił wykonawca DKS sp. z o.o. w Kowalach. Pismem z dnia 16 lutego 2026 r. Prezes Krajowej Izby Odwoławczej wezwał Przystępującego do złożenia oświadczenia w przedmiocie wniesienia sprzeciwu co do uwzględnienia przez zamawiającego w całości zarzutów przedstawionych w odwołaniu, pod rygorem umorzenia postępowania odwoławczego. Przystępujący nie zgłosił sprzeciwu.

Krajowa Izba Odwoławcza zważyła, co następuje

Izba stwierdziła, że odwołanie nie zawiera braków formalnych oraz uiszczono wpis od odwołania, w wymaganej wysokości. Wobec powyższego, odwołanie podlega rozpoznaniu (art. 517 ust. 1 PZP).

W związku z informacją przekazaną przez Zamawiającego przed otwarciem rozprawy, dotyczącą uwzględnienia odwołania oraz brakiem sprzeciwu ze strony Przystępującego, postępowanie w niniejszej sprawie podlega umorzeniu na podstawie art. 568 pkt 3 w zw. z art. 522 ust. 2 PZP.

W takim przypadku bowiem, zgodnie z powyższą regulacją, Izba umarza postępowanie odwoławcze, jeżeli uczestnik postępowania odwoławczego, który przystąpił do postępowania po stronie zamawiającego, nie wniesie sprzeciwu co do uwzględnienia w całości zarzutów przedstawionych w odwołaniu przez zamawiającego. Wówczas, zamawiający wykonuje, powtarza lub unieważnia czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, zgodnie z żądaniem zawartym w odwołaniu.

W konsekwencji mając na względzie okoliczności niniejszej sprawy, orzeczono jak w sentencji.

Koszty postępowania

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do jego wyniku na podstawie art. 557 PZP w zw. z § 9 ust. 1 pkt 2 lit. a) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz.U. z 2020 r., poz. 2437), z którego wynika, że w przypadku umorzenia postępowania odwoławczego przez Izbę w całości, jeżeli przed otwarciem rozprawy zamawiający uwzględnił w całości zarzuty przedstawione w odwołaniu, a uczestnik postępowania odwoławczego, który przystąpił do postępowania po stronie zamawiającego, nie wniósł sprzeciwu wobec uwzględnienia przez zamawiającego w całości zarzutów przedstawionych w odwołaniu, wówczas Izba orzeka o zniesieniu wzajemnych kosztów oraz dokonaniu zwrotu odwołującemu z rachunku Urzędu kwoty uiszczonej tytułem wpisu.