Postanowienie KIO 1132/26

Treść orzeczenia

KIO 1132/26

POSTANOWIENIE

Warszawa, dnia 8 kwietnia 2026 roku

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca: M.K.

po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym bez udziału stron w dniu 8 kwietnia 2026 r. ‎ w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu ‎ 11 marca 2026 r. przez wykonawcę Gardenia Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Jankowie Dolnym ‎ w postępowaniu prowadzonym przez Gminę Miejską Koło przy udziale wykonawcy - Granit D.P. Sp. z o.o. z siedzibą we Strzegomiu zgłaszającego przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego

postanawia:

1. odrzucić odwołanie na podstawie art. 528 pkt 3 stawy Prawo zamówień publicznych, 2. kosztami postępowania obciąża wykonawcę Gardenia Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Jankowie Dolnym i zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 10 000 zł 00 gr (słownie: dziesięć tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez tytułem wpisu od odwołania.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca: ………………….………….

KIO 1132/26

UZASADNIENIE

Zamawiający – Gmina Miejska Koło prowadzi na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.; dalej: „Pzp”) postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym z negocjacjami pn. „Poprawa systemu przyrodniczego, w tym różnorodności biologicznej oraz utworzenie infrastruktury edukacji przyrodniczej w Parku Miejski im. J. Słowackiego.”. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 2026/BZP 00047210.

W dniu 11 marca 2026 r. (wpływ bezpośredni) wykonawca – Gardenia Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Jankowie Dolnym (dalej: „Odwołujący”) wniósł do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odwołanie, w którym zarzucił Zamawiającemu naruszenie art. 226 ust. 1 pkt 10 Pzp poprzez odrzucenie jego oferty jako zawierającej błąd w obliczeniu ceny. Izba ustaliła, że w piśmie procesowym z dnia 13 marca 2026 r. Odwołujący zwrócił się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej z wnioskiem o potwierdzenie skutecznego wniesienia odwołania. W treści ww. pisma Odwołujący wyjaśnił, że: „ odwołanie zostało sporządzone w formie elektronicznej i wniesione do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 27 lutego 2026 r. przy użyciu systemu e-Doręczeń. Z systemu teleinformatycznego wygenerowane zostało potwierdzenie przyjęcia przesyłki ze statusem: „W trakcie weryfikacji – 27.02.2026 r., godz. 12:03”. Wskazany status potwierdza, że system teleinformatyczny przyjął przesyłkę do przetwarzania. Dopiero po upływie kilku dni, w dniu 10 marca 2026 r., w systemie e-Doręczeń pojawiła się informacja o zmianie statusu przesyłki na: „Odrzucona”. Informacja ta nie była wcześniej dostępna dla nadawcy i została ujawniona dopiero po upływie czasu znacznie przekraczającego termin do wniesienia odwołania. Po otrzymaniu tej informacji Odwołujący niezwłocznie w dniu 11 marca 2026 r. stawił się w Krajowej Izbie Odwoławczej przy ul. Postępu 17A w Warszawie i ponownie złożył odwołanie wraz załącznikami oraz potwierdzeniem złożenia odwołania w systemie e-Doręczeń w dniu 27 lutego 2026 r. oraz zgłoszeniem przystąpienia do postępowania odwoławczego, wnosząc o jego przyjęcie do rozpoznania jako środka ochrony prawnej wniesionego w terminie. II. Dochowanie wszystkich wymogów ustawowych Odwołujący dochował wszystkich wymogów przewidzianych w ustawie Prawo zamówień publicznych dla skutecznego wniesienia odwołania. Z informacji dostępnych publicznie wynika, że w okresie wniesienia odwołania występowały problemy techniczne związane z funkcjonowaniem systemów teleinformatycznych wykorzystywanych do komunikacji elektronicznej w sprawach odwoławczych, w szczególności w zakresie przesyłania dokumentów i załączników pomiędzy systemami ePUAP oraz e-Doręczeń. Okoliczność ta znajduje potwierdzenie w oficjalnych komunikatach publikowanych przez Urząd Zamówień Publicznych na portalu gov.pl. W szczególności w komunikacie dotyczącym problemów z przesyłaniem załączników w sprawach odwoławczych wskazano, że zidentyfikowano problem techniczny dotyczący integracji pomiędzy platformą ePUAP a systemem e-Doręczeń, który powodował trudności w przekazywaniu dokumentów w postępowaniach prowadzonych przed Krajową Izbą Odwoławczą. Komunikat ten dotyczył w szczególności sytuacji, w których przesyłki zawierały załączniki stanowiące właściwą treść odwołania lub inne dokumenty procesowe. Równocześnie Urząd Zamówień Publicznych informował, że odwołania oraz zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego powinny być składane wyłącznie przy użyciu systemu e-Doręczeń, poprzez przesłanie podpisanego elektronicznie pisma wraz z załącznikami stanowiącymi właściwą treść środka ochrony prawnej. Należy również podkreślić, że od 1 stycznia 2026 r. system e-Doręczeń stał się podstawowym sposobem komunikacji elektronicznej pomiędzy podmiotami publicznymi a podmiotami niepublicznymi, w tym w postępowaniach prowadzonych przed Krajową Izbą Odwoławczą. W praktyce oznaczało to przejście całego systemu komunikacji w sprawach odwoławczych na nową infrastrukturę teleinformatyczną, wymagającą integracji z dotychczas funkcjonującymi rozwiązaniami technicznymi. Jednocześnie w analizowanym okresie prowadzone były działania organizacyjne i techniczne związane z dalszą cyfryzacją postępowań odwoławczych, w tym z rozszerzeniem możliwości prowadzenia rozpraw zdalnych oraz hybrydowych przed Krajową Izbą Odwoławczą, co wymagało dostosowania infrastruktury teleinformatycznej obsługującej postępowania odwoławcze. W takich okolicznościach nie można wykluczyć, że w początkowym okresie funkcjonowania nowego modelu komunikacji nowych rozwiązań organizacyjnych mogły występować przejściowe problemy techniczne związane z integracją systemów teleinformatycznych oraz obsługą załączników w sprawach odwoławczych. Odwołujący nie twierdzi, że komunikaty te odnoszą się bezpośrednio do jego sprawy, jednak wskazuje, że stanowią one publiczne potwierdzenie występowania problemów technicznych w systemach wykorzystywanych do wnoszenia odwołań. W niniejszej sprawie w momencie wysyłania odwołania system wyświetlił komunikat wskazujący na konieczność zmiany nazw załączników zgodnie z wymaganiami systemu. Po dokonaniu wymaganej zmiany system wyświetlił komunikat „Wysłano”, a następnie nadał przesyłce status „W trakcie weryfikacji”. Status ten potwierdza, że przesyłka została przyjęta przez system teleinformatyczny i była poddawana dalszemu przetwarzaniu. Dopiero po upływie kilkunastu dni status przesyłki został zmieniony na „Odrzucona”, przy czym informacja o tej zmianie pojawiła się w systemie dopiero w dniu 10 marca 2026 r., a więc po upływie czasu znacznie przekraczającego termin do wniesienia odwołania. W ocenie Odwołującego okoliczność ta wskazuje jednoznacznie, że ewentualny problem techniczny powstał już po przyjęciu przesyłki przez system teleinformatyczny, a nie na etapie podejmowania czynności procesowej przez Odwołującego. (…) Po powzięciu wątpliwości co do statusu odwołania Odwołujący podjął niezwłocznie działania mające na celu wyjaśnienie sytuacji oraz potwierdzenie skuteczności wniesienia środka ochrony prawnej. W pierwszej kolejności podjęto próby kontaktu telefonicznego z Urzędem Zamówień Publicznych oraz z sekretariatem Krajowej Izby Odwoławczej w celu ustalenia czy odwołanie zostało zarejestrowane w systemie obsługującym postępowania odwoławcze. Próby te nie doprowadziły jednak do uzyskania jednoznacznej informacji co do statusu odwołania. Równolegle skierowane zostało zapytanie drogą elektroniczną dotyczące potwierdzenia zarejestrowania odwołania. Również ta próba uzyskania informacji nie doprowadziła do uzyskania odpowiedzi pozwalającej na jednoznaczne ustalenie statusu sprawy. Po ujawnieniu w dniu 10 marca 2026 r. informacji o statusie „odrzucona” przedstawiciel Odwołującego podjął dodatkowe działania mające na celu wyjaśnienie sytuacji, w tym bezpośrednią wizytę w siedzibie Krajowej Izby Odwoławczej w Warszawie. Celem tej wizyty było uzyskanie informacji dotyczących przyczyn odrzucenia przesyłki w systemie e-Doręczeń oraz ustalenie możliwych działań, które pozwoliłyby na potwierdzenie skutecznego wniesienia odwołania. Podejmowane przez Odwołującego działania potwierdzają, że strona dochowała należytej staranności w monitorowaniu statusu wniesionego odwołania oraz podjęła niezwłocznie działania zmierzające do wyjaśnienia zaistniałej sytuacji. Okoliczności te wskazują jednoznacznie, że Odwołujący nie pozostawał bierny wobec problemu technicznego, lecz podejmował realne działania w celu jego wyjaśnienia .”. Izba ustaliła kolejno, że w piśmie Zamawiającego z dnia 25 marca 2026 r. wynika, że „ Informacja o czynności stanowiącej podstawę wniesienia odwołania została przesłana drogą elektroniczną na stronie prowadzonego postępowania odwołującemu dnia 24.02.2026 r. (w załączeniu dokument potwierdzający ten termin ).” (pkt 2 ww. pisma).

Mając powyższe na uwadze Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła: Odwołanie podlegało odrzuceniu na podstawie art. 528 ust. 1 pkt 3 Pzp w zw. z art. 515 ust. 1 pkt 2 lit. a) Pzp jako wniesione po upływie terminu określonego w ustawie. Jak wynika z ustalonego wyżej stanu faktycznego odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej wpłynęło w sposób bezpośredni w dniu 11 marca 2026 r. Zauważyć należy natomiast, że jak wynika z art. 515 ust. 1 pkt 2 lit. a) Pzp odwołanie wnosi się w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne, w terminie 5 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Jak wynika natomiast z pisma Zamawiającego z dnia 25 marca 2026 r. informacja o czynności stanowiącej podstawę wniesienia odwołania została przesłana drogą elektroniczną na stronie prowadzonego postępowania odwołującemu dnia 24 lutego 2026 r. Izba ustaliła więc, że termin na wniesienie odwołania upływał w dniu 2 marca 2026 r. Zgodnie z art. 528 ust. 1 pkt 3 Pzp „Izba odrzuca odwołanie, jeżeli stwierdzi, że: odwołanie zostało wniesione po upływie terminu określonego w ustawie.” Zgodnie z art. 514 ust. 1 Pzp: „Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby.” Wyjaśnić należy, że art. 528 Pzp zawiera enumeratywne wyliczenie przesłanek stanowiących podstawę odrzucenia odwołania, których zaistnienie w danej sprawie Izba zobowiązana jest wziąć pod uwagę z urzędu, zgodnie z przepisem art. 530 Pzp. Jedną z podstaw odrzucenia odwołania wynikającą z przepisu art. 528 pkt 3 Pzp jest okoliczność wniesienia odwołania po upływie terminu określonego w ustawie. Izba zważyła, że odwołanie zostało wniesione po upływie terminu wynikającego z art. 515 ust. 1 pkt 2 lit. a) Pzp. Zauważenia wymaga, że zgodnie z art. 514 Pzp odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Jak słusznie wskazała Krajowa Izba Odwoławcza w postanowieniu z dnia 27 lutego 2023 r., KIO 377/23 „dopiero doręczenie odwołania Prezesowi Krajowej Izby Odwoławczej oznacza jego wniesienie. (…) Zatem dla wykazania, że termin na wniesienie odwołania został zachowany istotna jest data wpływu odwołania do Prezesa Izby.". W rozpoznawanej sprawie nie budzi natomiast wątpliwości, że odwołanie wpłynęło do Izby w dniu 11 marca 2026 r. Sytuacji tej nie zmienia fakt, że Odwołujący podjął próbę wniesienia odwołania do Prezesa KIO w dniu 27 lutego 2026 r. za pośrednictwem platformy e-doręczenia. Jak bowiem wprost wynika z pisma Odwołującego z dnia 13 marca 2026 r. próba ta okazała się nieskuteczna, ponieważ Odwołujący w dniu 10 marca 2026 r. dostał komunikat z ww. platformy, że przesyłka została odrzucona. Wskazania wymaga w zakresie doręczeń na gruncie ustawy o doręczeniach elektronicznych, że zgodnie z art. 40 i 41: „Art. 40. Operator wyznaczony w ramach świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego wystawia dowody wysłania i dowody otrzymania zgodnie ze standardem, o którym mowa w art. 26a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. Art. 41. 1. Dowód otrzymania jest wystawiany po: 1) odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego; 2) wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego; 3) upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu. 2. Przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią, odebranego dokumentu. 3. Przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu.”. Ww. ustawa nie gwarantuje doręczenia korespondencji w określonym terminie, a jedynie wskazuje w jakich sytuacjach korespondencję uznaje się za doręczoną – wystawia się dowód otrzymania. Jak wynika z dowodu złożonego przez Odwołującego w dniu 27 lutego 2026 r. dysponował on jedynie dowodem wysłania odwołania, a więc miał świadomość, że korespondencja nie została jeszcze doręczona. W ocenie Izby profesjonalnie działający wykonawca winien upewnić się czy odwołanie zostało doręczone, tym bardziej że termin na jego wniesienie upływał w dniu 2 marca 2026 r. Mając powyższe na względzie wobec stwierdzenia ziszczenia się przesłanek odrzucenia odwołania, Izba nie mogła merytorycznie rozpoznać odwołania, które podlega obligatoryjnemu odrzuceniu na podstawie art. 528 pkt 3 Pzp. Dlatego też Izba działając na podstawie art. 553 zdanie 2 oraz art. 528 ust. 1 pkt 3 Pzp postanowiła odrzucić odwołanie. O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do jego wyniku na podstawie art. 557 Pzp w zw. z § 8 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz.U. z 2020 r. poz. 2437) - obciążając Odwołującego tymi kosztami w postaci uiszczonego przez niego wpisu od odwołania.

Przewodnicząca: ……………………………………………………………