Postanowienie KIO 1371/26 z 10 kwietnia 2026 r.

Uzasadnienie

Powiat Warszawski Zachodni z siedzibą w Ożarowie Mazowieckim zwany dalej „zamawiającym”, prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, na podstawie przepisów ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych ( t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm. ) zwanej dalej: „Pzp”, w trybie podstawowym, pn.: Kompleksowa obsługa druku i zadań pokrewnych wraz z dzierżawą urządzeń , o numerze referencyjnym: IZP.272.1.2.2026, zwane dalej „postępowaniem”.

Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych 13 lutego 2026 r., pod numerem: 2026/BZP 00110946.

Szacunkowa wartość zamówienia, którego przedmiotem są usługi jest niższa od kwot wskazanych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 3 ust. 3 Pzp.

24 marca 2026 r. wykonawca FAXPOL A.I. Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (zwany dalej: „odwołującym”) wniósł odwołanie wobec czynności zamawiającego dokonanych w postępowaniu z naruszeniem art. 16 pkt. 1 i 3 Pzp, art. 17 Pzp oraz 99 Pzp przez dokonanie opisu przedmiotu zamówienia w Opisie Przedmiotu Zamówienia (zwanym dalej jako: „OPZ”) w sposób uniemożliwiający zachowanie uczciwej konkurencji wykonawców oraz nieproporcjonalny względem potrzeb zamawiającego, w szczególności przez: a. postawienie wymogu w zakresie urządzenia wielofunkcyjnego A3 kolor wskazanego w pkt. 1 sekcji „Wykaz urządzeń wraz z minimalnymi wymaganiami” OPZ, (dalej: urządzeń typu 1) w zakresie maksymalnych wymiarów szerokości urządzenia w odniesieniu i powiązaniu do wymaganych odbiorników papieru, tj. określenia jej jako 65 cm (o tolerancji + /- 5% do każdego z wymiarów), podczas gdy wymóg ten jest nieproporcjonalny lub błędny lub/i w szczególności nieprecyzyjny z punktu widzenia potrzeb Zamawiającego, jednocześnie ograniczając dostęp do większości podmiotów biorących udział w Postępowaniu w charakterze wykonawcy; b. postawienie wymogu dostarczenia urządzenia wielofunkcyjnego A3 kolor wskazanego w pkt. 4 sekcji „Wykaz urządzeń wraz z minimalnymi wymaganiami” OPZ, dalej: urządzeń typu 4, o masie maksymalnej 145 kg, podczas gdy tak postawiony wymóg nie odpowiada konstrukcji urządzenia oraz rozwiązaniom rynkowym oferowanym w zakresie tego typu urządzeń; c. postawienie wymogów dostarczenia urządzeń z możliwością rozbudowy podajników papieru do całkowitej pojemności 4100 arkusz w przypadku urządzeń typu 1,: urządzeń wielofunkcyjnych A3 kolor wskazanych w pkt. 2 sekcji „Wykaz urządzeń wraz z minimalnymi wymaganiami” OPZ, dalej: urządzeń typu 2, urządzeń wielofunkcyjnych A3 mono wskazanych w pkt. 3 sekcji „Wykaz' urządzeń wraz z minimalnymi wymaganiami” OPZ, dalej: urządzeń typu 3, urządzeń typu 4, podczas gdy nie jest to podyktowane faktycznymi potrzebami zamawiającego, charakterem umowy zawieranej wskutek udzielenia zamówienia publicznego oraz w konsekwencji – ogranicza konkurencję między podmiotami występującymi w charakterze wykonawców; d. postawienie wymogu pojemności w zakresie urządzenia typu 1 jako pojemności podajników papieru w postaci 4 tac o pojemnościach: pierwsza 520 arkuszy uniwersalnych do A3, druga: po 520 arkuszy uniwersalna do SRA 3, trzecia oraz czwarta po 520 arkuszy, 5-ty podajnik boczny na 100 arkuszy - podczas gdy takie określenie przedmiotu zamówienia jest nieproporcjonalne do potrzeb zamawiającego oraz ogranicza dostęp większości podmiotów biorących udział w postępowaniu w charakterze wykonawcy.

Zarzuty i żądania odwołania

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie zamawiającemu zmianę postanowień SWZ (tj. jego załącznika – OPZ) przez: - zmianę w OPZ wymogów wskazanych w pkt I lit. a odwołania przez wykreślenie parametru odnoszącego się do szerokości urządzenia w odniesieniu do urządzenia wyposażonego w trzecią tacę odbiorczą; i. ewentualnie, w wypadku uznania wskazanej wyżej zmiany za nieprawidłową, odwołujący wniósł o zmianę w OPZ wymogów wskazanych w pkt I lit. a odwołania przez wskazanie maksymalnych wymiarów urządzenia jako: szerokość 65 cm / głębokość 75 cm / wysokość 115 cm (o tolerancji + /- 5% do każdego z wymiarów oraz przy uwzględnieniu, iż szerokość nie dotyczy tac odbiorczych w stanie operatywnym poza obrysem głównego urządzenia); - usunięcie z OPZ wymogu wskazanego w pkt. I lit. b odwołania, a w jego miejsce wpisanie „Masa urządzenia – max 195 kg”; - usunięcie z OPZ wymogu wskazanego w pkt. I lit. c odwołania, tj. „Możliwość rozbudowy podajników papieru do całkowitej pojemności 4100 arkuszy” – w przypadku każdego z urządzeń; - zmianę wymogu wskazanego w pkt. I lit d odwołania przez wykreślenie wymogu: „Pojemność podajników papieru: 4 tace, w tym: a) jedna po 520 arkuszy uniwersalna do A3 oraz b) druga po 520 arkuszy uniwersalna do SRA 3, c) trzecia oraz czwarta po 520 arkuszy, d) 5-ty podajnik boczny na 100 arkuszy”, a w jego miejsce wpisania: „Pojemność podajników papieru: 4 tace, w tym: a) jedna po 520 arkuszy o gramaturze 80 g/m 2 uniwersalna do A3 oraz b) druga po 520 arkuszy o gramaturze 80 g/m 2 uniwersalna do A3 oraz, c) trzecia oraz czwarta po 520 arkuszy o gramaturze 80 g/m 2 , d) 5-ty podajnik boczny na 100 arkuszy o gramaturze 80 g/m 2 i obsługujący co najmniej formaty A4 i A3 i SRA3 i drukowanie banerów”.

W ramach postępowania odwoławczego nie zostały zgłoszone przystąpienia.

8 kwietnia 2026 r. odwołujący złożył do akt sprawy pismo procesowe, w którym przedstawił wniosek o umorzenie postępowania w oparciu o art. 568 pkt 2 Pzp w obliczu faktu, że dalsze postępowanie stało się zbędne. W uzasadnieniu wniosku odwołujący wskazał, że zamawiający czynnościami z 27 marca 2026 r. oraz 1 kwietnia 2026 r. m. in: - zmienił wymogi w zakresie pojemności podajników papieru; - zmienił wymogi w zakresie masy urządzenia typu 4; - zmienił wymogi w zakresie maksymalnych wymiarów urządzenia typu 1.

Czynnością z 1 kwietnia 2026 r. zamawiający ponadto m. in. usunął z OPZ elementy odnoszące się do wymagania ewentualnej możliwości rozbudowy podajników papieru do całkowitej pojemności 4100 arkuszy oraz ponownie zmienił wymogi w zakresie pojemności podajników papieru. Tym samym wszystkie elementy dokumentacji postępowania, do których skierowane były zarzuty odwołania zostały zmienione. Odwołujący stwierdził, że w chwili obecnej nie istnieją one w kształcie, który został zaskarżony. Tym samym, wskutek modyfikacji dokumentacji dokonanej przez zmawiającego doszło do sytuacji, w której brak jest substratu zaskarżenia. Do ww. pisma odwołujący załączył dokumenty zmieniające ogłoszenie o zamówieniu i treść OPZ z 27 marca 2026 r. oraz 1 kwietnia 2026 r. W ocenie Izby w okolicznościach przedmiotowej sprawy nie budziło wątpliwości, że zastosowanie znalazł art. 568 pkt 2 Pzp, zgodnie z którym Izba umarza postępowanie odwoławcze w przypadku stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne.

Odwołujący w piśmie z 8 kwietnia 2026 r. wniósł o umorzenie postępowania odwoławczego na podstawie art. 568 pkt 2 Pzp. W zakresie tego wniosku skład orzekający stwierdził, że aby Izba mogła rozpoznać wniesione odwołanie – musi ono dotyczyć czynności zamawiającego (art. 513 pkt 1 Pzp). Tym samym na moment wniesienia odwołania musi istnieć substrat zaskarżenia, będący podstawą dla wykonawcy do wniesienia środka ochrony prawnej. Następnie dostrzeżenia wymagało, że zgodnie z treścią art. 552 ust. 1 Pzp Izba wydając orzeczenie bierze pod uwagę stan rzeczy ustalony na moment zamknięcia postępowania odwoławczego. Ustawodawca przewidział zatem sytuację, w której może dojść do zmian w toku postępowania o udzielenie zamówienia – co Izba zobowiązana jest uwzględnić wydając orzeczenie w sprawie w toku postępowania odwoławczego. Zauważenia również wymagało, że przepisy ustawy nie zobowiązują zamawiającego do zawieszenia postępowania o udzielenie zamówienia, wobec wniesionego odwołania.

Skład orzekający wskazał, że treść art. 552 ust. 1 Pzp – podobnie jak w przypadku art. 316 § 1 kpc, w myśl którego podstawą wydania przez sąd wyroku jest stan rzeczy istniejący w chwili zamknięcia rozprawy – nakazuje uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Ponadto stan rzeczy, o którym mowa w przepisie art. 552 ust. 1 Pzp należy analogicznie – jak w art. 316 § 1 kpc – interpretować jako okoliczności faktyczne ustalone przed zamknięciem rozprawy oraz stan prawny, tj. obowiązujące przepisy, które mogą stanowić podstawę rozstrzygnięcia (wyrok SN z 25 czerwca 2015 r., sygn. akt: V CSK 535/14, wyrok Sądu Apelacyjnego ze Szczecina z 13 września 2018 r., sygn. akt: I Aga 159/18). Rolą ustalenia stanu rzeczy na moment zamknięcia postępowania odwoławczego jest uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Izba jest więc w takim przypadku zobowiązania uwzględnić czynności zamawiającego, które miały miejsce po wniesieniu odwołania, do czasu wydania orzeczenia w sprawie. Skoro zamawiający dokonał zmian w dokumentacji przetargowej, a odwołujący jako podmiot składający środek ochrony prawnej uznał, że w związku z tymi zmianami substrat zaskarżenia przestał istnieć, Izba nie znalazła powodów do nieuwzględnienia wniosku odwołującego o umorzenie postępowania odwoławczego ze względu na jego zbędność. Uznać w takiej sytuacji należało, że prowadzenie dalszego postępowania odwoławczego było bezcelowe, czyli jak stanowi przepis Pzp – zbędne. Jest to przesłanka umożliwiająca umorzenie postępowania odwoławczego i zdaniem Izby może być ona wykorzystywana właśnie w podobnych sytuacjach. W innym wypadku bowiem odwołanie podtrzymywane przez odwołującego podlegałoby oddaleniu jako bezzasadne wobec nieistniejącej czynności zamawiającego. Orzekanie przez Izbę wobec nowych czynności zamawiającego nie może mieć miejsca, gdyż wykraczałoby poza ramy postępowania odwoławczego, które wyznacza treść wniesionego odwołania.

W konsekwencji, mając na względzie okoliczności przedmiotowej sprawy, orzeczono jak w sentencji, na podstawie przepisu art. 568 pkt 2 Pzp, umarzając postępowanie odwoławcze.

Koszty postępowania

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do jego wyniku na podstawie art. 557 Pzp w zw. z § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz.U. z 2020 r., poz. 2437), z którego wynika, że w przypadku umorzenia postępowania odwoławczego przez Izbę w całości na skutek stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne koszty, o których mowa w , znosi się wzajemnie.

Na podstawie art. 574 Pzp Izba orzekała o dokonaniu zwrotu odwołującemu uiszczonego wpisu, o czym orzeczono w pkt 2 sentencji postanowienia.