Postanowienie KIO 2961/26

Treść orzeczenia

Sygn. akt: KIO 2961/26

POSTANOWIENIE

Warszawa, dnia 9 lipca 2026 r.

Krajowa Izba Odwoławcza – w składzie:

Przewodniczący: Robert Siwik

po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym z bez udziału stron i przystępującego w dniu 9 lipca 2026 r. w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 19 czerwca 2026 r. przez wykonawcę Copy.Net.pl P.S. Prosta Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie („Odwołujący”), w postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego: Komenda Główna Policji z siedzibą w Warszawie („Zamawiający”),

postanawia:

1. Umorzyć postępowanie odwoławcze.

2. Nakazać zwrot z rachunku bankowego Urzędu Zamówień Publicznych na rzecz Odwołującego – wykonawcy Copy.Net.pl P.S. Prosta Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie kwoty 15 000 zł (słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy), stanowiącą uiszczony wpis od odwołania.

Na orzeczenie – w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia – przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie – Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodniczący: ………………………………………

Sygn. akt: KIO 2961/26

Uzasadnienie

W dniu 19 czerwca 2026 r. wykonawca Copy.Net.pl P.S. Prosta Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie (dalej jako „ Odwołujący ”) wniósł odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. z siedzibą w Warszawie (dalej jako „ Zamawiający ”) na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm., „ Pzp ” ) w trybie przetargu nieograniczonego pn.: „ Zawarcie umowy ramowej na zakup sprzętu drukującego monochromatycznego na potrzeby funkcjonariuszy i pracowników Policji, w ramach 3 części” [znak sprawy: 35/BŁiI/26/KK], zwane dalej „ Postępowaniem ”.

Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczone w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej z dnia 09.06.2026 r. pod nr 393809-2026.

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie:

„ art. 16 pkt 1,3, art. 17 ust. 1 pkt 2 poprzez opisanie przedmiotu zamówienia w sposób nieproporcjonalny w zakresie kryteriów oceny ofert dla zadania 1, 2 i 3 w zakresie kryterium K4, naruszający zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, oraz w sposób, który nie wynika z uzasadnionych potrzebach Zamawiającego i narusza zasadę efektywności, polegające na: - nieuwzględnieniu w kryteriach oceny ofert urządzeń nieposiadających odrębnego/pojedynczego bębna a posiadających toner zintegrowany z bębnem – co uniemożliwia uzyskanie punktów w kryterium ekonomicznym wykonawcom oferującym urządzenia z tonerem zintegrowanym z bębnem a w konsekwencji pozbawia ich realnej możliwości uzyskania zamówienia, co czyni wymogi nadmiarowymi, nieproporcjonalnymi i sprawia, że Zamawiający w sposób niewynikający z uzasadnionych potrzeb wprowadza ograniczenia dla całego segmentu urządzeń, czym Zamawiający w sposób nieuzasadniony ogranicza konkurencję w Postępowaniu ”.

Odwołujący wnosił o uwzględnienie odwołania i nakazanie Zamawiającemu:

„Dokonania odpowiedniej modyfikacji spornych postanowień poprzez: - zmianę zaskarżonych kryteriów oceny ofert na:

a) KRYTERIA WYBORU DLA CZĘŚCI 1, - K4 – wydajność pojedynczego bębna czarnego do zaoferowanego urządzenia wg danych producenta – waga 10% (maksymalnie Wykonawca może otrzymać 10 punktów: -200.000 stron i więcej, lub w przypadku technologii urządzenia, w której nie zastosowano bębna lub zastosowano toner zintegrowany z bębnem – Wykonawca otrzymuje - 10 pkt. -110.000 stron – 199.999 stron – 6 pkt -20.001 stron -109.000 stron – 3 pkt -20.000 stron (wymaganie minimalne) – 0 pkt -poniżej 20.000 stron – oferta Wykonawcy, który zaoferuje taką wydajność zostanie odrzucona.

b) KRYTERIA WYBORU DLA CZĘŚCI 2, - K4 – wydajność pojedynczego bębna czarnego do zaoferowanego urządzenia wg danych producenta – waga 10% (maksymalnie Wykonawca może otrzymać 10 punktów: -75.000 stron i więcej, lub w przypadku technologii urządzenia, w której nie zastosowano bębna lub zastosowano toner zintegrowany z bębnem – Wykonawca otrzymuje - 10 pkt. -45.000 stron – 74.999 stron – 6 pkt -20.001 stron -44.999 stron – 3 pkt -20.000 stron (wymaganie minimalne) – 0 pkt -poniżej 20.000 stron – oferta Wykonawcy, który zaoferuje taką wydajność zostanie odrzucona.

c) KRYTERIA WYBORU DLA CZĘŚCI 3, - K4 – wydajność pojedynczego bębna czarnego do zaoferowanego urządzenia wg danych producenta – waga 10% (maksymalnie Wykonawca może otrzymać 10 punktów: -75.000 stron i więcej, lub w przypadku technologii urządzenia, w której nie zastosowano bębna lub zastosowano toner zintegrowany z bębnem – Wykonawca otrzymuje - 10 pkt. -45.000 stron – 74.999 stron – 6 pkt -25.001 stron -44.999 stron – 3 pkt -25.000 stron (wymaganie minimalne) – 0 pkt -poniżej 25.000 stron – oferta Wykonawcy, który zaoferuje taką wydajność zostanie odrzucona. ” Odwołujący wskazywał, że posiada interes we wniesieniu odwołania, ponieważ „ jest przedsiębiorcą, który zamierza złożyć ofertę w niniejszym postępowaniu, jednak z uwagi na opisanie kryteriów oceny ofert w sposób naruszający zasadę proporcjonalności, efektywności, konkurencyjności i równego traktowania wykonawców w sposób niewynikający z uzasadnionych potrzeb Zamawiającego - nie może uzyskać punktów w kryterium K4, co realnie uniemożliwia uzyskanie zamówienia. Kwestionowane w odwołaniu postanowienia SWZ pozbawiają Odwołującego możliwości uzyskania przedmiotowego zamówienia publicznego i jego realizacji. Powyższe dowodzi istnienia interesu Odwołującego w uzyskaniu przedmiotowego zamówienia. Ponadto Odwołujący wskazuje, że w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Odwołujący może ponieść szkodę, bowiem gdyby Zamawiający postąpił zgodnie z przepisami ustawy Pzp, tj. prawidłowo sformułował treść SWZ, w szczególności w zakresie kryteriów oceny ofert (kryterium K4) - możliwe byłoby złożenie przez Odwołującego oferty, która otrzymałaby punkty w zaskarżonym kryterium oraz możliwe byłoby realne i równe konkurowanie z innymi Wykonawcami. Odwołujący realizował wiele tego typu zamówień oraz posiada odpowiednie doświadczenie i kwalifikacje potrzebne do ubiegania się o zamówienie. Uwzględnienie odwołania umożliwi Odwołującemu złożenie oferty na warunkach zgodnych z zasadami uczciwej konkurencji i da szanse na uzyskanie zamówienia.

Zaniechanie wniesienia odwołania i utrzymanie w mocy zaskarżonych postanowień prowadziłoby do poniesienia przez Odwołującego szkody. Szkodę tę stanowiłaby utrata realnej możliwości uzyskania pozytywnego dla Odwołującego wyniku postępowania a w konsekwencji – utrata przychodu i zysku z realizacji zamówienia.

W świetle powyższego należy stwierdzić, że Odwołujący niewątpliwie posiada interes we wniesieniu niniejszego odwołania. ” Do postępowania odwoławczego nie przystąpił żaden z wykonawców. Zamawiający pismem z dnia 8 lipca 2026 r. wniósł odpowiedź na odwołanie, w której wnosił o:

„ 1) oddalenie odwołania w całości;

2) umorzenie postępowania odwoławczego w zakresie zarzutów wskutek dokonanej modyfikacji SWZ;

3) zasądzenie od Odwołującego na rzecz Zamawiającego kosztów postępowania odwoławczego według norm przepisanych ”.

Zamawiający przedstawił w odpowiedzi na obwołanie uzasadnienie faktyczne i prawne swojego stanowiska.

Pismem z dnia 9 lipca 2026 r. swoje stanowisko procesowe złożył Odwołujący, który wskazywał, że „ w związku z dokonaniem przez Zamawiającego zmiany treści zaskarżonych postanowień SWZ, wnoszę o:

1. umorzenie na podstawie art. 568 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej „Pzp”) postępowania odwoławczego wszczętego w dniu 7 kwietnia 2026 r.;

2. wydanie postanowienia w przedmiocie kosztów, nakazującego zwrot całości wpisu od odwołania.

Ewentualnie w przypadku nieuwzględnienia wniosków z pkt 1 i 2:

3. Odwołujący cofa odwołanie i wnosi o umorzenie postępowania odwoławczego na podstawie art. 568 pkt 1 Pzp;

4. wnosi o wydanie postanowienia w przedmiocie kosztów, nakazującego zwrot należnej części wpisu od odwołania ”.

Odwołujący podnosił ponadto jak niżej:

„ 1. Odwołujący złożył odwołanie w dniu 19.06.2026 r. żądając zmiany treści postanowień SWZ w zakresie wskazanym w odwołaniu.

2. W dniu 25.06.2026 r. Zamawiający opublikował Wyjaśnienia treści SWZ dokonując zmiany zaskarżonych w odwołaniu kryteriów oceny ofert w zakresie bębnów poprzez wprowadzenie nowych progów punktowych, co zwiększyło konkurencyjność postępowania.

3. W dniu 09.07.2026 r. Zamawiający przekazał odpowiedź na odwołanie w której wskazał, że dla urządzeń z tonerem zintegrowanym z bębnem - do oceny oferty zostanie przyjęta wydajność bębna równa wydajności tonera, co uprzednio nie wynikało jednoznacznie z dokumentacji postępowania ani odpowiedzi na pytania.

4. W konsekwencji, z uwagi na dokonanie przez Zamawiającego zmiany dokumentacji postępowania i zastosowania zgodnej z zasadą konkurencyjności interpretacji przyznawania punktów w kryterium K4 (dot. wyd. bębnów) także za urządzenia posiadające tonery zintegrowane z bębnami - w zakresie objętym zasadniczymi zarzutami odwołania, dalsze prowadzenie postępowania odwoławczego stało się zbędne. W niniejszej sprawie substrat odwołania utracił swój byt poprzez wykonanie przez Zamawiającego czynności, które wyeliminowały kwestionowane ograniczenia i dostosowały postanowienia dokumentacji do standardów proporcjonalności oraz zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców. Z tego względu zachodzi podstawa do umorzenia postępowania przewidziana w art. 568 pkt 2 Pzp.

5. Z uwagi na powyższe, Odwołującemu przysługuje zwrot pełnej wartości wpisu na podstawie art. 557 i 575 Pzp w zw. § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z 30 grudnia 2020 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437).

6. Ewentualnie w przypadku uznania przez Izbę, że brak jest podstaw do umorzenia postępowania w tym trybie, Odwołujący wnosi o potraktowanie niniejszego pisma jako cofnięcie odwołania ”.

Izba ustaliła i zważyła, co następuje:

Zgodnie z art. 568 pkt 2 ustawy Pzp Izba umarza postępowania odwoławcze, w formie postanowienia, w przypadku stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne. Zgodnie ze stanowiskiem doktryny: podstawą do umorzenia postępowania jest również stwierdzenie przez Izbę, że postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne. Ustawodawca nie doprecyzował, o jakie sytuacje chodzi. Z pewnością dyspozycją przepisu objęte będą sytuacje utraty bytu prawnego przez stronę odwołania, na skutek likwidacji lub śmierci odwołującego. Wydaje się również, że podstawa umorzenia zaistnieje, kiedy Zamawiający dokona zmiany treści postanowień SWZ w zakresie wskazanym w odwołaniu , co powoduje, że czynność, wobec której wniesiono odwołanie nie istnieje. Tym samym nie istnieje tzw. substrat zaskarżenia, będący podstawą dla wykonawcy do wniesienia środka ochrony prawnej oraz niezbędny do tego, aby Izba mogła merytorycznie rozpoznać odwołanie i stwierdzić, czy Zamawiający dopuścił się naruszenia przepisów Pzp.

Wyżej opisana sytuacja zaistniała w przedmiotowym postępowaniu odwoławczym. Zamawiający, po wniesieniu odwołania, dokonał zmiany treści postanowień SWZ w zakresie wskazanym w odwołaniu, co potwierdził w swoi wniosku o umorzenie postępowania odwoławczego Odwołujący. Tym samym Izba stwierdziła, że odwołanie wniesione w dniu 19 czerwca 2026 r. dotyczy czynności Zamawiającego, które na chwile obecną nie istnieją. Poprzez dokonane zmiany w dokumentacji Postępowania zaszła podstawa do umorzenia postępowania odwoławczego w oparciu o art. 568 pkt 2 ustawy Pzp. Zgodnie z tym przepisem Izba umarza postępowania odwoławcze, w formie postanowienia, w przypadku stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne.

Izba zwraca w tym miejscu uwagę, że zgodnie z treścią art. 552 ust. 1 ustawy Pzp, wydając orzeczenie, bierze pod uwagę stan rzeczy ustalony na moment zamknięcia postępowania odwoławczego. Ustawodawca przewidział zatem sytuację, w której może dojść do zmian w toku postępowania o udzielenie zamówienia, co Izba zobowiązana jest uwzględnić wydając orzeczenie.

Należy również wskazać, że przepisy ustawy Pzp nie zobowiązują zamawiającego do zawieszenia postępowania o udzielenie zamówienia w sytuacji, w której wykonawca wniesie odwołanie. Zgodnie z treścią przepisu art. 552 ust. 1 ustawy Pzp, podobnie jak przypadku art. 316 § 1 kpc, w myśl którego podstawą wydania przez sąd wyroku jest stan rzeczy istniejący w chwili w zamknięcia rozprawy - nakazuje uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Ponadto stan rzeczy, o którym mowa w przepisie art. 552 ust. 1 ustawy Pzp należy analogicznie, jak w art. 316 § 1 kpc, interpretować jako okoliczności faktyczne ustalone przed zamknięciem rozprawy oraz stan prawny t j. obowiązujące przepisy, które mogą stanowić podstawę rozstrzygnięcia (wyrok SN z 25 czerwca 2015 r., sygn. akt: V CSK 535/14, wyrok Sądu Apelacyjnego ze Szczecina z 13 września 2018 r., sygn. akt: I Aga 159/18).

Rolą ustalenia stanu rzeczy na moment zamknięcia postępowania odwoławczego jest uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Izba jest więc w takim przypadku zobowiązana uwzględnić czynności zamawiającego, które miały miejsce po wniesieniu odwołania, do czasu wydania orzeczenia w sprawie. Zaskarżenie czynności, która w kształcie wskazanym w odwołaniu już nie istnieje, nie daje podstaw Izbie do stwierdzenia naruszenia przepisów przez Zamawiającego i nie może być podstawą do wydania orzeczenia merytorycznego. Uznać w takiej sytuacji w ocenie składu orzekającego Izby należało, że prowadzenie dalszego postępowania odwoławczego było bezcelowe, czyli jak stanowi przepis Pzp - zbędne. Jest to przesłanka umożliwiająca umorzenie postępowania odwoławczego i zdaniem Izby może być ona wykorzystywana właśnie w podobnych sytuacjach.

O kosztach postępowania odwoławczego Izba orzekła na podstawie art. 557, art. 574 i art. 575 ustawy Pzp w zw. z § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437), nakazując dokonanie na rzecz odwołującego zwrotu z rachunku Urzędu Zamówień Publicznych kwoty uiszczonej tytułem wpisu.

Mając powyższe na uwadze orzeczono jak w sentencji.

Przewodniczący: .....................................................