Postanowienie KIO 3685/26 z 12 sierpnia 2026 r.

Uzasadnienie

Narodowe Archiwum Cyfrowe z siedzibą w Warszawie (dalej „zamawiający”) prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2026 r., poz. 793) - dalej: „ustawa Pzp” pn. „Rozbudowa infrastruktury dla zmodernizowanego systemu ZoSIA oraz portalu SwA, rozbudowa CRC i ZRC oraz budowa magazynu kopii głębokich”, znak sprawy: DAG.261.2.2026 (dalej „postępowanie” lub „zamówienie”). Zamówienie zostało podzielone na 3 części (część nr 1 - Rozbudowa infrastruktury serwerowej umożliwiającej uruchomienie zmodernizowanego SwA i ZoSIA oraz modernizacja CRC i ZRC; część nr 2 - Budowa magazynu kopii głębokich; część nr 3 - System bezpieczeństwa).

Wartość zamówienia przekracza kwoty progów unijnych, o których mowa w art. 3 ustawy Pzp.

Ogłoszenie o zamówieniu opublikowano w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej z dnia 15 lipca 2026 r., numer wydania Dz.U. S 134/2026, numer publikacji ogłoszenia: 490367-2026.

W dniu 27 lipca 2026 r. przez wykonawcę Indata.Systems Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej „odwołujący 1”) zostało wniesione, do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, odwołanie na czynności i zaniechania zamawiającego w części 1 i 2 postępowania polegające na ukształtowaniu i opublikowaniu treści SWZ, w tym OPZ, w sposób naruszający zasady uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, przejrzystości i proporcjonalności oraz obowiązek jednoznacznego i wyczerpującego opisania przedmiotu zamówienia (sprawa sygn. akt KIO 3685/26).

Swoje odwołanie w dniu 27 lipca 2026 r. wniósł do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej wykonawca Studiotech Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej „odwołujący 2”). Odwołanie zostało złożone wobec treści dokumentów zamówienia - Opisu przedmiotu zamówienia stanowiącego Załącznik nr 3 do Specyfikacji Warunków Zamówienia, a także projektowanych postanowień umowy zawartych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ (sprawa sygn. akt KIO 3697/26).

Odwołujący 1 i odwołujący 2 wnosili o uwzględnienie odwołań oraz nakazanie zamawiającemu dokonania zmiany postanowień dokumentacji zamówienia, zgodnie ze szczegółowymi wnioskami wyrażonymi w uzasadnieniu odwołań.

Ustalenia Izby

Izba ustaliła, że zamawiający wezwał wykonawców do zgłoszenia przystąpień do toczących się postępowań odwoławczych, w terminie 3 dni od dnia otrzymania kopii odwołań.

We wskazanym terminie swoje przystąpienia zgłosili: (1) wykonawca Indata.Systems Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, w sprawie sygn. akt KIO 3697/26 po stronie odwołującego; (2) wykonawca MAXTO ITS Sp. z o.o. z siedzibą w Modlniczce, w sprawie sygn. akt KIO 3685/26 oraz KIO 3697/26 po stronie zamawiającego.

Zamawiający w dniu 7 sierpnia 2026 r. poinformował Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, że pismem z 3 sierpnia 2026 r. zawiadomił wykonawców o unieważnieniu postępowania.

Przekazując zawiadomienie o unieważnieniu postępowania wskazał poniższe uzasadnienie faktyczne: “Narodowe Archiwum Cyfrowe jest beneficjentem projektu nr FERC.02.03-IP.01-0014/25 „Rozwój centrum kompetencji w zakresie cyfrowego udostępniania i zabezpieczania zbiorów Archiwów Państwowych w Narodowym Archiwum Cyfrowym - etap I: archiwa centralne i warszawskie”, Beneficjent Narodowe Archiwum Cyfrowe, realizowany w ramach działania FERC.02.03 Cyfrowa dostępność i ponowne wykorzystanie informacji, programu Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy 2021-2027.

W czasie trwania postępowania przetargowego Zamawiający otrzymał decyzję o istotnej zmianie wysokości dofinansowania projektu. W związku z tym zmieni się zakres zamówienia. Wobec powyższego przypadku ujawniły się okoliczności powodujące, że dalsze prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia jest bezcelowe.” Izba stwierdziła, że w sprawie zachodzi przesłanka opisana w art. 568 ust. 2 ustawy Pzp, skutkująca umorzeniem postępowań odwoławczych.

Izba wskazuje, że zgodnie z treścią art. 552 ust. 1 ustawy Pzp, wydając orzeczenie, bierze pod uwagę stan rzeczy ustalony na moment zamknięcia postępowania odwoławczego. Ustawodawca przewidział zatem sytuację, w której może dojść do zmian w toku postępowania o udzielenie zamówienia, co Izba zobowiązana jest uwzględnić wydając orzeczenie.

Należy również zauważyć, że przepisy ustawy Pzp nie zobowiązują zamawiającego do zawieszenia postępowania o udzielenie zamówienia w sytuacji, w której wykonawca wniesie odwołanie. Zgodnie z treścią przepisu art. 552 ust. 1 ustawy Pzp, podobnie jak w przypadku art. 316 § 1 kpc, w myśl którego podstawą wydania przez sąd wyroku jest stan rzeczy istniejący w chwili zamknięcia rozprawy - nakazuje uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Ponadto stan rzeczy, o którym mowa w przepisie art. 552 ust. 1 ustawy Pzp należy analogicznie, jak w art. 316 § 1 kpc, interpretować jako okoliczności faktyczne ustalone przed zamknięciem rozprawy oraz stan prawny tj. obowiązujące przepisy, które mogą stanowić podstawę rozstrzygnięcia (wyrok SN z 25 czerwca 2015 r., sygn. akt: V CSK 535/14, wyrok Sądu Apelacyjnego ze Szczecina z 13 września 2018 r., sygn. akt: I Aga 159/18).

Rolą ustalenia stanu rzeczy na moment zamknięcia postępowania odwoławczego jest uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Izba jest więc w takim przypadku zobowiązana uwzględnić czynności zamawiającego, które miały miejsce po wniesieniu odwołania, do czasu wydania orzeczenia w sprawie. Skoro zamawiający unieważnił postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, co ma bezpośredni związek z zarzutami sformułowanymi w odwołaniach, gdyż czynności i zaniechania, stanowiące podstawę wniesienia środków ochrony prawnej przestały istnieć - zaskarżenie czynności, która w kształcie wskazanym w odwołaniu już nie istnieje, nie daje podstaw Izbie do stwierdzenia naruszenia przepisów przez zamawiającego i nie może być podstawą do wydania orzeczenia merytorycznego. Uznać w takiej sytuacji w ocenie składu orzekającego Izby należało, że prowadzenie dalszego postępowania odwoławczego było bezcelowe, czyli jak stanowi przepis Pzp - zbędne. Jest to przesłanka umożliwiająca umorzenie postępowania odwoławczego i zdaniem Izby może być ona wykorzystywana właśnie w podobnych sytuacjach.

Tym samym, po unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, nie istnieje już czynność zamawiającego objęta odwołaniem, gdyż zarzuty odwołań dotyczyły treści dokumentów zamówienia, a zatem dalsze prowadzenie postępowania stało się, jak to stanowi przepis art. 568 pkt 2 ustawy Pzp - zbędne.

Koszty postępowania

O kosztach postępowania odwoławczego Izba orzekła na podstawie art. 557, art. 574 i art. 575 ustawy Pzp w zw. z § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437), nakazując dokonanie na rzecz odwołujących się wykonawców zwrotu z rachunku Urzędu Zamówień Publicznych kwot uiszczonych tytułem wpisu od odwołań.