Postanowienie KIO 4122/26 z 16 września 2026 r.

Uzasadnienie

Polregio S.A. (dalej: „Zamawiający”), prowadzi z zastosowaniem przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm. dalej: „ustawa Pzp”) postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego pn.: „Świadczenie usługi druku podążającego wraz z najmem i kompleksową obsługą serwisową urządzeń i oprogramowania.”, nr referencyjny: PBI.240.2289.2026.

Szacunkowa wartość zamówienia przekracza kwoty wskazane w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 3 ust. 3 ustawy Pzp. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 13 lipca 2026 r. pod numerem: 483217-2026.

W dniu 20 sierpnia 2026 r. odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, w przedmiotowym postępowaniu złożył wykonawca Galaxy Systemy Informatyczne Sp. z o.o. (dalej: „Odwołujący”).

Odwołanie złożono wobec czynności polegających na sporządzeniu Specyfikacji Warunków Zamówienia (dalej „SWZ”) z naruszeniem przepisów ustawy Pzp

Odwołujący wskazał na naruszenie art. 112 ust. 1 i ust. 2 pkt 4 Pzp w zw. z art. 116 ust. 1 Pzp oraz w zw. z art. 16 pkt 1 i 3 Pzp poprzez określenie warunku udziału w Postępowaniu dotyczącego doświadczenia wykonawcy w sposób nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia, wykraczający poza minimalny poziom zdolności konieczny dla zapewnienia należytego wykonania Zamówienia oraz prowadzący do nieuzasadnionego ograniczenia konkurencji, tj. poprzez ustanowienie – w przypadku wykazywania doświadczenia za pomocą jednej usługi – wymagania, aby usługa ta miała wartość nie mniejszą niż 4.000.000,00 zł netto, mimo że:

1. Zamawiający wymaga jednocześnie, aby usługa była realizowana w co najmniej 20 lokalizacjach oraz obejmowała co najmniej 100 urządzeń drukujących lub wielofunkcyjnych, a zatem odrębnie określił parametry bezpośrednio odnoszące się do organizacyjnej i technicznej skali doświadczenia wykonawcy;

2. Zamawiający nie wykazał, jakie dodatkowe kompetencje niezbędne do realizacji Zamówienia posiada wykonawca legitymujący się usługą o wartości 4.000.000,00 zł netto w porównaniu z wykonawcą, który należycie wykonał usługę o takim samym zakresie technicznym i organizacyjnym, tj. obejmującą minimum 20 lokalizacji oraz minimum 100 urządzeń, lecz o wartości co najmniej 3.500.000,00 zł brutto;

3. Wartość wynagrodzenia za usługę zarządzania wydrukiem jest pochodną szeregu czynników niezwiązanych bezpośrednio z techniczną lub organizacyjną zdolnością wykonawcy, takich jak okres trwania umowy, rzeczywisty wolumen wydruków, udział wydruków kolorowych, sposób finansowania urządzeń, model rozliczeń, ceny materiałów eksploatacyjnych, wiek i rodzaj urządzeń oraz poziom cen obowiązujący w chwili zawierania umowy;

4. Próg 4.000.000,00 zł netto nie został ustalony w następstwie wykazania, że jest to minimalny poziom wartości doświadczenia konieczny do należytego wykonania Zamówienia, lecz stanowi w istocie mechaniczne zsumowanie wartości dwóch usług po 2.000.000,00 zł netto, które Zamawiający alternatywnie dopuścił w tym samym warunku;

5. Zamawiający, dopuszczając możliwość wykazania się jedną usługą, sam potwierdził, że dla wykazania zdolności do realizacji Zamówienia nie jest konieczna powtarzalność doświadczenia w postaci dwóch odrębnych realizacji.

Mając powyższe na względzie wniósł o:

• uwzględnienie odwołania;

• nakazanie Zamawiającemu zmiany treści Rozdziału VI ust. 3 pkt 4 lit. a SWZ poprzez nadanie warunkowi następującego brzmienia: „W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy wykażą, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali lub wykonują należycie co najmniej:

A. dwie usługi, z których każda była realizowana w co najmniej 20 lokalizacjach, obejmowała co najmniej 100 urządzeń drukujących lub wielofunkcyjnych oraz miała wartość nie mniejszą niż 2.000.000,00 zł netto, 2 lub B. jedną usługę, która była realizowana w co najmniej 20 lokalizacjach, obejmowała co najmniej 100 urządzeń drukujących lub wielofunkcyjnych oraz miała wartość nie mniejszą niż 3.500.000,00 zł brutto. W przypadku usług nadal realizowanych wartość oraz zakres usługi wykonanej do dnia składania ofert musi spełniać wskazane powyżej wymagania.”

• nakazanie Zamawiającemu dokonania odpowiednich zmian w pozostałych dokumentach Zamówienia oraz – jeżeli będzie to konieczne – odpowiedniego przedłużenia terminu składania ofert;

• dopuszczenie i przeprowadzenie dowodu z dokumentacji Postępowania, w szczególności: o SWZ, o pierwotnej oraz zmienionej treści warunku udziału w Postępowaniu, o dokumentu „Wyjaśnienia i zmiany treści SWZ nr 2”, o odpowiedzi Zamawiającego na wcześniejsze odwołanie Odwołującego dotyczące tego samego Postępowania, o dokumentacji dotyczącej ustalenia wartości szacunkowej Zamówienia, na okoliczność wykazania nieproporcjonalnego i arbitralnego charakteru obecnego warunku;

• zasądzenie od Zamawiającego na rzecz Odwołującego kosztów postępowania odwoławczego według norm przepisanych, w tym kosztów wpisu oraz kosztów wynagrodzenia pełnomocnika – jeżeli zostaną poniesione i wykazane.

Odwołanie zostało wniesione z zachowaniem ustawowego terminu określonego w art. 515 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp. Informację stanowiącą podstawę dla wniesienia odwołania odwołujący uzyskał w dniu 10 sierpnia 2026 r. (opublikowanie zmiany treści nr 2 Specyfikacji Warunków Zamówienia). W związku z powyższym odwołanie wniesione w dniu 20 sierpnia 2026 r. należy uznać za wniesione w wymaganym zgodnie z ustawą Pzp terminie.

Wpis od odwołania w kwocie 15 000,00 złotych został uiszczony przelewem na rachunek bankowy Urzędu Zamówień Publicznych. Odwołujący prawidłowo przekazał kopię odwołania Zamawiającemu oraz załączył potwierdzenie przekazania odwołania Zamawiającemu.

Do postępowania odwoławczego w ustawowym terminie żaden wykonawca nie zgłosił przystąpienia.

Zamawiający pismem z dnia 4 września 2026 r. złożył odpowiedź na odwołanie, oświadczając, że „ Zamawiający informuje, iż w dniu 4 września 2026 r. dokonał modyfikacji treści SWZ poprzez zmianę treści Rozdz. VI ust. 3 pkt. 4) lit. a) SWZ poprzez nadanie brzmienia: 4) Zdolności technicznej lub zawodowej; W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy wykażą, że: a) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał lub wykonuje należycie co najmniej: A. wykonał lub wykonuje należycie co najmniej dwie usługi, z których każda była realizowana w co najmniej 20 lokalizacjach, obejmowała co najmniej 100 urządzeń drukujących lub wielofunkcyjnych oraz miała wartość nie mniejszą niż 2 000 000,00 zł netto, lub B. wykonał lub wykonuje należycie co najmniej jedną usługę, która była realizowana w co najmniej 20 lokalizacjach, obejmowała co najmniej 100 urządzeń drukujących lub wielofunkcyjnych oraz miała wartość nie mniejszą niż 3 500 000,00 zł netto. W przypadku usług nadal realizowanych wartość oraz zakres usługi wykonanej do dnia składania ofert musi spełniać wskazane powyżej wymagania.” Modyfikacja w powyższym zakresie oraz SWZ z zaznaczeniem dokonanej zmiany stanowi załącznik nr 1 do niniejszego pisma. Wobec powyższego wnoszę o umorzenie postępowania odwoławczego ewentualnie oddalenie odwołania. Zgodnie z art. 568 pkt 2 ustawy Pzp Izba umarza postępowania odwoławcze, w formie postanowienia, w przypadku stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne. W ocenie Zamawiającego niniejszy stan faktyczny wyczerpuje ww. przesłankę umorzenia postępowania. Na dzień rozstrzygania, postanowienia SWZ, które legły u podstaw wniesienia odwołania nie obowiązują. Zamawiający bowiem zmodyfikował SWZ i poinformował Wykonawców zainteresowanych udziałem w postępowaniu o dokonanych zmianach. (…) Mając zatem na uwadze zaistniała sytuację faktyczną, wskazać należy, iż przesłanki uzasadniające umorzenie postępowania zostały spełnione.” Ponadto, Zamawiający załączył do pisma wyjaśnienia SWZ oraz zmianę SWZ.

Pismem z dnia 10 września 2026 r. Odwołujący wskazał, że: „Działając w imieniu i na rzecz Odwołującego, związku z treścią odpowiedzi Zamawiającego na odwołanie oraz prezentowanym przez Zamawiającego stanowiskiem, zgodnie z którym dokonana po wniesieniu odwołania modyfikacja Specyfikacji Warunków Zamówienia doprowadziła do zmiany, a według Zamawiającego wręcz do zaniku substratu zaskarżenia, Odwołujący niniejszym wnosi o umorzenie postępowania na podstawie art.568 pkt.2 pzp.”

W tych okolicznościach Izba zważyła, co następuje:

Wobec dokonanej przez Zamawiającego zmiany zakwestionowanego postanowienia Specyfikacji Warunków Zamówienia postępowanie odwoławcze podlegało umorzeniu na podstawie art. 568 pkt 2 ustawy Pzp.

Zgodnie z art. 568 pkt 2 ustawy Pzp, Izba umarza postępowanie odwoławcze w przypadku stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne. Zbędność postępowania w niniejszej sprawie wyraża się w dokonanej zmianie spornego postanowienia, co unicestwia substrat zaskarżenia, czyniąc bezprzedmiotowym dalsze postępowanie odwoławcze. Izba wydając orzeczenie - zgodnie z art. 552 ust. 1 ustawy Pzp - bierze pod uwagę stan rzeczy ustalony na moment zamknięcia postępowania odwoławczego. Ustawodawca przewidział zatem sytuację, w której może dojść do zmian w toku postępowania o udzielenie zamówienia - co Izba zobowiązana jest uwzględnić wydając orzeczenie.

W tym stanie rzeczy niniejsze postanowienie jest uzasadnione.

Reasumując, mając na względzie okoliczności przedmiotowej sprawy oraz brzmienie art. 568 pkt 2) ustawy Pzp, orzeczono jak w sentencji umarzając postępowanie odwoławcze.

Koszty postępowania

O kosztach postępowania odwoławczego Izba orzekła na podstawie art. 557 i 575 ustawy Pzp w zw. z § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z 30 grudnia 2020 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437), nakazując dokonanie na rzecz Odwołującego zwrotu z rachunku Urzędu Zamówień Publicznych kwoty uiszczonej tytułem wpisu.