Utrzymanie i rozwój systemu informatycznego kadrowo-płacowego KIP (Quatra Max i Portal Pracownika)

1. Opis przedmiotu zamówienia.

2. Przedmiotem zamówienia jest zakup przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa z siedzibą w Warszawie (zwaną dalej „Zamawiającym” lub „ARiMR") utrzymania i rozwoju systemu informatycznego kadrowo płacowego KIP (Quatra Max i Portal Pracownika). 2.1. Usługi świadczone będą w podziale na następujące grupy Usług: 2.1.1. Grupa Usług Utrzymania Środowisk (G1), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1 do projektowanych postanowień umowy (dalej: „p.p.u.”), w tym: 2.1.1.1. Usługa Administracji Środowiskami (G1 U1), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1 A do p.p.u., 2.1.1.2. Usługa Monitorowania Dostępności i Wydajności (G1 U2), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1 B do p.p.u., 2.1.1.3. Usługa Instalacji (G1 U3), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1 C do p.p.u., 2.1.2. Grupa Usług Zapewnienia Jakości (G2), szczegółowo opisana w Załączniku nr 2 do p.p.u., w tym: 2.1.2.1. Usługa Usuwania Wad (G2 U1), szczegółowo opisana w Załączniku nr 2 A do p.p.u., 2.1.2.2. Usługa Zarządzania Wersjami i Dokumentacją (G2 U2), szczegółowo opisana w Załączniku nr 2 B do p.p.u., 2.1.3. Usługa Modyfikacji, szczegółowo opisana w Załączniku nr 3 i 3 A do p.p.u., 2.1.4. Usługi Zleceń Operacyjnych, szczegółowo opisana w Załączniku nr 12 do p.p.u., 2.1.5. Usługi związane z Przekazaniem Usług, szczegółowo opisane w punkcie 15 p.p.u., 2.1.6. Usługa ATiK, szczegółowo opisana w Załączniku nr 13 do p.p.u., w tym: 2.1.6.1. Usługa Asysty i Konserwacji (ATiK), 2.1.6.2. Konsultacje w ramach Usługi ATiK (Usługi doradcze), 2.1.7. Usługi Okresu Przejściowego, szczegółowo opisane w punkcie 6 p.p.u. oraz Załączniku nr 27 do p.p.u., 3. Wykonawca będzie przyjmował Zgłoszenia w Czasach Reakcji (zgodnie z zakresem opisanym w pkt 2 Załącznika nr 16 do p.p.u. – Procedura obsługi Zgłoszeń) oraz zapewni prowadzenie Biura Projektu Wykonawcy zgodnie z zakresem opisanym w pkt 3.39 Załącznika nr 15 do p.p.u. - Zakres współdziałania Zamawiającego i zasady współpracy.

4. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub przez podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności, o których mowa w pkt 3, w związku z tym, że wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465). Wszystkie osoby wykonujące czynności wskazane w pkt 3 powinny być zatrudnione w całym okresie realizacji zamówienia.

5. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w terminie 15 Dni Roboczych od dnia podpisania Umowy oraz w terminie 10 Dni Roboczych pierwszego miesiąca danego kwartału kalendarzowego przez cały okres realizacji Umowy, składał Zamawiającemu oświadczenie o sposobie zatrudnienia osób oraz podania wykonywanych przez nie czynności, o których mowa w pkt 3. W celu weryfikacji zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności, o których mowa w pkt 3 Zamawiający przewiduje możliwość żądania w szczególności: 5.1. oświadczenia zatrudnionego pracownika, 5.2. oświadczenia Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę, 5.3. poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę zatrudnionego pracownika, 5.4. innych dokumentów, zawierających informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w szczególności imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę oraz zakres obowiązków pracownika.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji spełnienia wymagania, o którym mowa w pkt 4, korzystając z uprawnień wynikających z Umowy. Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do właściwego organu nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem prawa pracy w celu weryfikacji spełnienia przez Wykonawcę wymagania, o którym mowa w pkt 4. W przypadku ujawnienia przypadku naruszającego wymaganie, o którym mowa w pkt 4, Zamawiający wyznaczy Wykonawcy termin na usunięcie stwierdzonego naruszenia nie dłuższy niż 5 Dni Roboczych oraz na przedstawienie dowodów usunięcia takiego naruszenia w terminie 14 dni. W przypadku, gdy Wykonawca nie usunie stwierdzonego naruszenia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 2 000,00 zł za każdy stwierdzony przypadek naruszenia któregokolwiek z wymagań, o których mowa w pkt 4 i pkt 5.

7. Usługa Utrzymania i Usługa Modyfikacji finansowane będą przez Zamawiającego w ramach odrębnych dotacji pochodzących z budżetu państwa podlegających odrębnym zasadom rozliczania. Każda z usług jest usługą odrębną o określonym zakresie i realnej wartości, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w ofercie zgodnie z Formularzem Ofertowym. W związku z powyższym wartość Usługi Modyfikacji dla zamówienia podstawowego musi stanowić minimum 30% ceny oferty dla zamówienia podstawowego. Realizacja Usługi Modyfikacji będzie wynikała z bieżących potrzeb Zamawiającego.

8. Zamówienie będzie realizowane w języku polskim. Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić przy realizacji zamówienia komunikowanie się osób występujących po stronie Wykonawcy z Zamawiającym i sporządzanie dokumentów w języku polskim.

9. Zamawiający wymaga, aby wykonanie przedmiotu zamówienia nastąpiło na warunkach i zasadach określonych w p.p.u. wraz z załącznikami, stanowiącymi Załącznik nr 9 do SWZ.

Przedmiotem zamówienia świadczonego przez Wykonawcę na rzecz Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w Warszawie (zwanej dalej „Zamawiającym”) jest:

1.1. Zapewnienie prawa do korzystania przez Zamawiającego z Oprogramowania, o którym mowa w Załączniku nr 1 do projektowanych postanowieniach umowy (dalej: „ppu”) stanowiących Załącznik nr 8 do specyfikacji warunków zamówienia (dalej: „SWZ”), wraz z Dokumentacją na zasadzie subskrypcji, przez okres 36 miesięcy od dnia wskazanego w Protokole odbioru, o którym mowa w § 3 ust. 1 ppu, zgodnie z zapisami ppu i ogólnymi warunkami producenta Oprogramowania.

1.2. Zapewnienie Zamawiającemu Usługi Wsparcia Oprogramowania poprzez wydanie odpowiedniego dokumentu na rzecz Zamawiającego, potwierdzającego prawo dostępu do wsparcia producenta w okresie, o którym mowa w pkt 1.1, zgodnie z zapisami ppu i ogólnymi warunkami producenta Oprogramowania.

1.3. Zapewnienie Zamawiającemu do 200 godzin konsultacji technicznych w okresie 36 miesięcy od dnia wskazanego w Protokole odbioru, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do ppu, w zakresie problemów dotyczących Oprogramowania. Konsultacje będą obejmowały bieżące prace administracyjne, konfiguracyjne, analityczne związane z Oprogramowaniem oraz rekomendację dot. Oprogramowania, jak również wszelkiego rodzaju prace rekonfiguracyjne i optymalizujące działanie Oprogramowania. Konsultacje będą świadczone w języku polskim, drogą elektroniczną lub telefoniczną lub w siedzibie Zamawiającego. Czas dojazdu Wykonawcy nie będzie wliczony jako wykorzystanie dostępnej puli godzin konsultacji. Zamawiający gwarantuje wykorzystanie w okresie obowiązywania Umowy minimum 20 godzin konsultacji technicznych. 2. Zamawiający wymaga, aby wykonanie przedmiotu zamówienia nastąpiło na warunkach i zasadach określonych w ppu wraz z załącznikami stanowiących Załącznik nr 8 do SWZ oraz ogólnych warunkach licencyjnych producenta Oprogramowania.

1. Zamawiający przewiduje zastosowanie prawa opcji zgodnie z art. 441 ustawy. Prawo opcji może polegać na:

1.1. wydłużeniu okresu świadczenia poszczególnych usług z grup G1 – G2 lub Usługi ATiK o kolejny okres nie dłuższy niż 20 miesięcy;

1.2. zwiększeniu łącznego wynagrodzenia z tytułu Usługi Modyfikacji (do 80% wynagrodzenia brutto określonego w Załączniku nr 14 do p.p.u. jako łączny budżet dla Usługi Modyfikacji);

1.3. zwiększeniu łącznego wynagrodzenia z tytułu Usługi Zleceń Operacyjnych (do 80% wynagrodzenia brutto określonego w Załączniku nr 14 do p.p.u. jako łączny budżet dla Zleceń Operacyjnych);

1.4. zwiększeniu łącznego wynagrodzenia z tytułu konsultacji w ramach Usługi ATiK (do 80% wynagrodzenia brutto określonego w Załączniku nr 14 do p.p.u. jako łączny budżet dla konsultacji w ramach ATiK).

2. Możliwość skorzystania z prawa opcji została szczegółowo opisana w pkt 20 p.p.u. stanowiących Załącznik nr 9 do SWZ. Realizacja prawa opcji nastąpi po uprzednim zawiadomieniu Wykonawcy o skorzystaniu z prawa opcji w przypadku, gdy po stronie Zamawiającego zaistnieją potrzeby w tym zakresie a Zamawiający będzie dysponował środkami finansowymi na sfinansowanie zamówienia w ramach prawa opcji. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji Wykonawca jest zobowiązany do jego realizacji, na warunkach określonych w Umowie dla zamówienia podstawowego.

1. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7) ustawy:

1.1. Zamówienia mogą zostać udzielone w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu (wybranemu w ramach niniejszego postępowania) Wykonawcy usług, które będą polegały na powtórzeniu podobnych usług i będą zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego do wartości netto: 7 100 000,00 zł.

1.2. Zakres usługi objętej zamówieniem o którym mowa w pkt 1.1 będzie polegał na powtórzeniu wykonania przez Wykonawcę usług wskazanych w Rozdziale I pkt 2.1.3., pkt 2.1.4., oraz pkt 2.1.6.2. SWZ, w zależności od rzeczywistego zapotrzebowania Zamawiającego.

1.3. Zamówienia, o których mowa w pkt 1.1 zostaną udzielone po przeprowadzeniu negocjacji z dotychczasowym (wybranym w ramach niniejszego postępowania) Wykonawcą, na podstawie odrębnej umowy w sprawie zamówienia publicznego.

1.4. Wykonawca, w odniesieniu do zamówień o których mowa w pkt 1.1, zobowiązany będzie zastosować ceny jednostkowe za wykonanie poszczególnych usług nie wyższe niż wynikające z oferty Wykonawcy złożonej w niniejszym postępowaniu. Zamawiający dopuszcza możliwość przedstawienia wyższych cen jednostkowych, jeżeli będzie to obiektywnie uzasadnione, w szczególności z uwagi na zmianę warunków rynkowych.

1.5. Termin wykonania zamówień o którym mowa w pkt 1.1 zostanie ustalony z Wykonawcą przed podpisaniem umowy, o której mowa w pkt 1.2, w drodze negocjacji.

1.6. Odpowiednie zastosowanie znajdą także postanowienia p.p.u. w sprawie niniejszego zamówienia, której wzór stanowi Załącznik nr 9 do SWZ.

1. Kryterium „doświadczenie osób skierowanych do realizacji zamówienia” (PD) – waga 40%.2. Zamawiający będzie punktować doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia.

3. Łącznie oferta może uzyskać w tym kryterium maksymalnie 40 pkt, zgodnie z zasadami przyznawania punktów przedstawionymi w rozdziale XI. SWZ.

4. Zamawiający dopuszcza wykazanie przez Wykonawcę tej samej osoby zarówno w wykazie osób na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu (wg wzoru Załącznika nr 6 A do SWZ) jak i w wykazie osób skierowanych do realizacji zamówienia (wg wzoru Załącznika nr 6 B do SWZ), których doświadczenie jest punktowane w kryteriach oceny ofert.