Zarządzanie Kwaterą w leśniczówce Czarne

Zakres podstawowych obowiązków Wykonawcy w ramach realizacji niniejszej umowy obejmuje w szczególności: 4. 2.

1. Opracowanie i realizacja strategii marketingowej uwzględniającej zastosowanie odpowiednich kampanii reklamowych, w tym kampanii w mediach społecznościowych, obejmujących co najmniej: a) prowadzenie profilu Facebook Obiektu poprzez publikację materiałów (wpisów, zdjęć, filmów), co najmniej 3 razy w tygodniu,b) prowadzenie profilu Obiektu na Instagramie, publikację materiałów (wpisów, zdjęć, filmów), co najmniej 3 razy w tygodniu,c) Zamawiający dopuszcza publikację tych samych materiałów na platformie Facebook i Instagram,d) aktualizacja informacji i materiałów zamieszczonych na stronie internetowej Obiektu,e) stworzenie wzoru oferty pobytu w Obiekcie i przedstawienie jej do akceptacji Zamawiającego oraz wykorzystywania wzoru oferty przy pozyskiwaniu nowych klientów,f) aktywne pozyskiwane nowych klientów w postaci wysyłania lub osobistego przekazywania odpowiednio spersonalizowanych ofert potencjalnym grupom docelowym – co najmniej 10 ofert w miesiącu – nie dotyczy przypadków, kiedy spodziewane obłożenie obiektu w trzech następnych miesiącach kalendarzowych określone na podstawie zadatkowanych rezerwacji, przekracza 60% miejsc noclegowych; Zamawiający zastrzega, że ponowne wysłanie oferty do tego samego podmiotu, do którego uprzednio skierowane ofertę, możliwe jest nie wcześniej niż po upływie 3 miesięcy, chyba że podmiot ten samodzielnie zwrócił się do Wykonawcy o ofertę przed upływem 3 miesięcy od wysłania oferty przez Wykonawcę,g) przygotowanie i realizację kampanii reklamowych z wykorzystaniem narzędzi Meta Ads –w terminach i ilościach uzgodnionych z Zamawiającym (koszty Meta Ads po stronie Zamawiającego),h) aktywne odpowiadanie na opinie zamieszczone w serwisach internetowych, nie później niż w terminie 2 dni od zamieszczenia opinii, poprzez wyrażenie podziękowania za opinie pozytywne i merytoryczne oraz kulturalne ustosunkowanie się do opinii neutralnych lub negatywnych. Działania wymienione w niniejszym ustępie Wykonawca jest zobowiązany realizować w sposób zgodny z jak najlepszym interesem Zamawiającego, z poszanowaniem i ochroną jego wizerunku oraz wizerunku Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe. 4. 2.

2. Wykonawca przedstawia Zamawiającemu w trybie miesięcznym raporty z działalności marketingowej oraz ofertowej z wyszczególnieniem rodzaju i ilości podjętych działań oraz statystyki aktywności w mediach społecznościowych na podstawie raportów generowanych przez portale społecznościowe i Meta Ads. Dodatkowo, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić wysłane przez siebie oferty wraz z dowodem ich nadania do adresatów oferty (np. potwierdzenie nadania za pośrednictwem poczty elektronicznej). 4. 2.

3. Kompleksowe zarządzanie w zakresie spraw związanych z funkcjonalnością Obiektu, doborem wyposażenia, doborem niezbędnych rozwiązań organizacyjnych oraz wszelkich innych spraw mających wpływ na atrakcyjność Obiektu oraz koszty jego prowadzenia, dotyczących w szczególności: a) przedkładania Zamawiającemu propozycji zmian w regulaminie funkcjonowania Obiektu, mających na celu optymalizację jego działania,b) zgłaszania propozycji oraz pośrednictwa w kontraktowaniu i odbiorze dodatkowych usług dostępnych dla klientów w ramach pobytu w Obiekcie (np. spływy kajakowe, kuligi, masaże itp.), c) obsługi systemu rezerwacji, pobytu gości, organizacji imprez okolicznościowych w systemie rezerwacji on-line Hotres,d) przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,4. 2.

4. Kompleksowa organizacja pobytu gości w Obiekcie, w szczególności: a) obsługa recepcji (rejestracja pobytu, pobranie płatności, wprowadzenie do pokoju, rozliczenie pobytu, bieżące monitorowanie oczekiwań, przyjmowanie skarg i reklamacji, uczestniczenie w wykwaterowaniu gości),b) lustracja wynajmowanych pomieszczeń po zakończonym pobycie gości,c) uczestnictwo w czynnościach przekazania i odbioru pomieszczenia kuchennego,4. 2.

5. Nadzór i koordynacja pracy wykonywanej przez pracowników Zamawiającego lub podmiotu wybranego przez Zamawiającego do utrzymania porządku i czystości pokoi, pomieszczeń i urządzeń służących do wspólnego użytku korzystających z Obiektu. 4. 2.

6. Całodobowe reagowanie na sygnały alarmowe generowane przez system powołany przez Zamawiającego do ochrony Obiektu, zgodnie z przekazaną przez Zamawiającego instrukcją dotyczącą sytuacji awaryjnych. 4. 2.

7. Sprawowanie funkcji reprezentacyjnych, pozyskiwanie partnerów biznesowych i klientów, promowanie dobrego wizerunku Obiektu,4. 2.

8. Ocena i doradztwo w zakresie funkcjonalnych, technicznych i organizacyjnych aspektów działania Obiektu, 4. 2.

9. Informowanie Zamawiającego, zgodnie z przekazaną przez Zamawiającego listą kontaktową, o pilnych oraz niezbędnych potrzebach remontowych, serwisowych lub awaryjnych wraz z określeniem szacowanego rozmiaru prac do wykonania, przy udziale pracownika Zamawiającego,4. 2.

10. Przekazywanie Zamawiającemu informacji dotyczących zużycia powierzonych materiałów, w tym: wody butelkowanej, herbaty, kawy, środków higienicznych, środków chemicznych oraz informacji dot. artykułów będących na wyposażeniu poszczególnych pokoi oraz pomieszczeń, w tym kuchni, które uległy uszkodzeniu bądź zaginięciu – w trybie miesięcznym w formie raportu w formacie Excel. 4. 2.

11. Zlecanie i odbiór w porozumieniu z Zamawiającym, na podstawie zawartych przez niego umów: a) usług: prania (pościeli i ręczników, firan, zasłon, pokrowców na materace, poduszek, kołder), sprzątania Obiektu,b) usług cateringowych, 4. 2.

12. Składanie zapotrzebowania na zakup artykułów szybko zużywających się (higienicznych, biurowych itp.) do pracowników Zamawiającego zgodnie z przekazaną listą kontaktową, w terminie umożliwiającym prawidłowe działanie Obiektu,4. 2.

13. Fiskalizacja przychodów w związku z funkcjonowaniem Obiektu, w szczególności przy użyciu kasy fiskalnej zarejestrowanej na Zlecającego, a także wystawiania faktur za pobyt w systemie informatycznym Lasów Państwowych (SILP),4. 2.

14. Dostarczenie Zamawiającemu wszelkich niezbędnych informacji i dokumentów do rozliczenia kosztów działalności Obiektu – w szczególności wygenerowanie i przekazanie wskazanych przez Zamawiającego raportów z działalności Obiektu na koniec każdego miesiąca z programu do zarządzania Obiektem oraz raportów określonych w § 3 ust. 2 Umowy. 4. 2.

15. Zapewnienie niezbędnej ilości osób do obsługi Obiektu, tj. w szczególności: a) obsługi recepcji na potrzeby zakwaterowania i wykwaterowania gości,b) przekazania i odbioru Obiektu lub jego części grupom zorganizowanym, c) obecności w Obiekcie Wykonawcy lub pracownika Wykonawcy podczas serwowania posiłków (w przypadku kolacji/uroczystych posiłków dla grup zorganizowanych, w tym grup pracowników Lasów Państwowych wymagana obecność do godziny 22),d) pełnej dostępności osoby do kontaktu w trakcie pobytu gości i organizowanych imprez, przez co rozumie się obecność Wykonawcy lub pracownika Wykonawcy w Obiekcie lub pozostawanie pod udostępnionym gościom numerem telefonu oraz niezwłoczne reagowanie na zgłaszane przez gości problemy, w tym w razie takiej konieczności – przyjazd do obiektu w ciągu godziny od zgłoszenia. Na potrzeby socjalne Wykonawcy związane z realizacją niniejszej umowy, Zamawiający udostępnia nieodpłatnie pokój nr 8 w Obiekcie. 4. 2.

16. Przejęcie odpowiedzialności za majątek ruchomy znajdujący się w Obiekcie na podstawie protokołu przekazania oraz ponoszenie odpowiedzialności finansowej za utratę lub uszkodzenie tego majątku w przypadku winy Wykonawcy w nienależytym nadzorze. 4. 2.

17. Nadzór nad wypożyczaniem przez gości obiektu rowerów, łódek, kajaków i SUP-ów zgodnie z zasadami obowiązującymi w Obiekcie oraz naliczanie opłat z tytułu wypożyczenia. 4. 2.

18. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać niniejszą Umowę z najwyższą, profesjonalną starannością wymaganą od osób zawodowo trudniących się czynnościami określonymi w ust. 1 – 17 powyżej, a w szczególności: a) będzie wykonywał niniejszą Umowę, kierując się szeroko pojętym interesem Zamawiającego, zachowując lojalność wobec Zamawiającego,b) będzie informował niezwłocznie Zamawiającego o wszelkich okolicznościach istotnych dla wykonania niniejszej Umowy,c) będzie informował niezwłocznie Zamawiającego o wszelkich przypadkach naruszenia jego interesu lub zagrożeniu powstania takiego naruszenia, d) nie będzie podejmował jakichkolwiek czynności, które mogłyby spowodować niewykonanie lub nienależyte wykonanie niniejszej Umowy,e) będzie wykonywał Umowę w sposób zgodny z regulacjami obowiązującymi u Zamawiającego, dotyczącymi funkcjonowania Obiektu i zasad pobytu w Obiekcie. 4. 2.

19. Postanowienia zawarte w pktt. 4.

2.18 powyżej mają również odpowiednie zastosowanie do wszelkich osób, które w imieniu Wykonawcy będą realizować niniejszą Umowę. 4. 2.

20. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działania osób, którym powierzy wykonanie w swoim imieniu realizacji obowiązków wynikających z Umowy. 4. 2.

21. W celu realizacji szczegółowego Przedmiotu umowy, Zamawiający zapewnia Wykonawcy sprzęt i oprogramowanie niezbędne do funkcjonowania Obiektu (m.in. komputer, telefon komórkowy, drukarka, skaner).

Termin realizacji: do 2027-12-31