Działania informacyjne i promujące Gminę Jarocin

Przedmiotem zamówienia są działania informacyjne i promujące Gminę Jarocin, mające na celu zwiększenie świadomości opinii publicznej o działaniach podejmowanych przez Gminę i kreowanie jej pozytywnego wizerunku.

Wszystkie materiały promocyjne oraz projekty graficzne i gadżety muszą zawierać logo lub herb Gminy Jarocin, które dostępne są dla Wykonawcy na portalu www.jarocin.pl w zakładce: Menu - O Jarocinie, chyba że Zamawiający wskaże inne wymagane oznakowanie.

Wykonawca jest zobowiązany każdorazowo przedstawić projekt materiałów promocyjnych oraz projektów graficznych i gadżetów do akceptacji. Wykonawca zobowiązany jest do znakowania gadżetów i materiałów promocyjnych z zachowaniem pełniej kolorystyki lub wersji jednokolorowej logo lub herbu Gminy Jarocin.

Treści komunikatów, oświadczeń, informacji przygotowywanych i publikowanych przez Wykonawcę musi być każdorazowo uzgadniania z Zamawiającym.

Wykonawca zobowiązany jest do otrzymania akceptacji zgody Zamawiającego na lokalizację poszczególnych billboardów.

Wykonawca zobowiązany jest do podania osoby do kontaktu wraz z jej numerem telefonu komórkowego, który będzie dostępny dla Zamawiającego w gotowości od godz.

6.00 do

22.00 od poniedziałku do niedzieli. Zamawiający zobowiązuje się do wskazania osoby do bezpośredniego kontaktu z Wykonawcą.

Wykonawca zobowiązany jest do reagowania w ciągu maksymalnie do 30 minut od czasu otrzymania od Zamawiającego informacji na zaistniałe zdarzenie. Reakcja może polegać na przybyciu do siedziby Zamawiającego lub zamieszczeniu informacji na profilu społecznościowym Gminy Jarocin, przygotowaniu i rozesłaniu komunikatu prasowego (do mediów uzgodnionych z Zamawiającym), przygotowaniu przemówienia lub pisma okolicznościowego oraz informacji lub zwołaniu konferencji prasowej (w miejscu wskazanym przez Zamawiającego). Ww. treści muszą być każdorazowo uzgadniane i zaakceptowane przez Zamawiającego.

Wszystkie materiały lub informacje przygotowywane w ramach zamówienia muszą być zaakceptowane przez Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do wskazania osób, które bezpośrednio w imieniu Zamawiającego będą dokonywały akceptacji projektów.

Zamawiający korzystając z prawa opcji określonego w art. 441 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych określił zamówienie podstawowe obejmujące wykonanie następujących usług:

Lp. Przedmiot zamówienia podstawowego Ilość (zamówienie podstawowe)

1. Komunikaty z działalności Gminy Jarocin, współpraca z mediami oraz obsługa social mediów Gminy Jarocin- ryczałt

1 pakiet na cały rok (opis w SWZ III – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia w punktach 1.1, 1.2, 1.3)

2. Reklama na nośnikach wielkoformatowych tzw. billboardach – 15 tablic

15 tablic (opis w SWZ III – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia pkt. 12)

3. PRASA

15 publikacji w tygodniku

24 publikacji w dwutygodniku

192 stron

Artykuły prasowe w wydawnictwie informacyjnym

do 176 stron na rok

4. Banery reklamowe w lokalnym serwisie internetowym o charakterze informacyjnym 12 sztuki

5. Publikacja postów sponsorowanych na portalu Facebook 20 szt.

6. Artykuły w lokalnym serwisie internetowym o charakterze informacyjnym 8 sztuki

7. Projektowanie i wykonanie plakatów 1 600 sztuk

8. Projektowanie i wykonanie zaproszeń 1 200 sztuk

9. Projektowanie i wykonanie dyplomów 500 sztuk

10. Spoty radiowe 1 200 sztuk

11. Audycje radiowe 52 sztuki

(1 audycja/ tydzień)

12. Przygotowywanie konferencji prasowych/briefingów wraz z ich zwołaniem 10 sztuk

13. Vouchery 20 szt.

14. Usługi doradczo-konsultacyjne 180 godzin

15. Gadżety promocyjne – kubki kolorowe 1000 szt.

16. Gadżety promocyjne – długopis w opakowaniu 1000 szt.

17. Gadżety promocyjne – torba papierowa 1500 szt.

18. Gadżety promocyjne – teczka papierowa 600 szt.

19. Gadżety promocyjne – notesik format A6 500 szt.

20. Gadżety promocyjne – parasol 200 szt.

21. Gadżety promocyjne – zawieszka odblaskowa 500 szt.

22. Gadżety promocyjne – brelok 500 szt.

23. Gadżety promocyjne – kolorowanka 1000 szt.

24. Gadżety promocyjne – kredki 500 szt.

25. Gadżety promocyjne – worek bawełniany 500 szt.

Jednocześnie Zamawiający wskazuje, korzystając z prawa opcji, że zamówienie objęte prawem opcji obejmuje wykonanie do 50 % zakresu usług objętych zamówieniem podstawowym, przy czym, ceny jednostkowe usług za wykonanie zamówienia objętego prawem opcji muszą być równe cenom jednostkowym usług objętych zamówieniem podstawowym.

Zamawiający będzie mógł skorzystać z prawa opcji w sytuacji, gdy wykorzystane zostaną ilości z zamówienia podstawowego w okresie nie przekraczającym terminu, na który została zawarta umowa.

W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji Wykonawca będzie zobowiązany do wykonania usług objętych prawem opcji, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego.

Usługi w ramach prawa opcji realizowane będą na takich samych warunkach jak w zamówieniu podstawowym.

Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego w przypadku, gdy Zamawiający z prawa opcji nie skorzysta. Realizacja zamówienia objętego opcją jest wyłącznie uprawnieniem Zamawiającego.

- SWZ III – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

- SWZ IV - Projektowane postanowienia umowne

4.

2. Wspólny Słownik Zamówień (CPV)

22 46 20 00-6 Materiały reklamowe

92 11 12 50-9 Produkcja filmów informacyjnych

22 30 00 00-3 Pocztówki, karty okolicznościowe i inne druki

79 34 00 00-9 Usługi reklamowe i marketingowe

22 20 00 00-2 Gazety, dzienniki, czasopisma i magazyny

22 10 00 00-1 Drukowane książki, broszury i ulotki

92 21 00 00-6 Usługi radiowe

79 34 11 00-7 Doradcze usługi reklamowe

Termin realizacji zamówienia od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2024 r.