Kompleksowa organizacja minimum 1, a maksymalnie 3 dwudniowych posiedzeń gremiów związanych m.in. z realizacją programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027 lub Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020 (RPO WM), na terenie miasta Krakowa lub województwa małopolskiego.

1. Przedmiotem zamówienia podstawowego jest kompleksowa organizacja minimum 1, a maksymalnie 3 dwudniowych posiedzeń gremiów związanych m.in. z realizacją programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027 lub Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020 (RPO WM), na terenie miasta Krakowa lub województwa małopolskiego w ciągu 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy wraz z możliwością skorzystania z prawa opcji do 12 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia o skorzystaniu z prawa opcji. Każde posiedzenie będzie zorganizowane dla maksymalnie 90 osób, z zastrzeżeniem zapisów w SOPZ.

2. Przez organizację każde posiedzenia należy rozumieć zapewnienie przez Wykonawcę:

a) Sali konferencyjnej z wyposażeniem

b) Wyżywienie (w tym 2 obiady, kolacja, zimna płyta i przerwa kawowa ciągła)

c) Noclegów (1 dla każdego z uczestników posiedzenia)

d) Miejsc postojowych

e) Przestrzeni biurowej dla Zamawiającego

f) Przygotowania recepcji obsługi posiedzenia

g) Oznaczenia miejsca posiedzenia

h) Wyznaczenia koordynatora ds. kontaktów z Zamawiającym

i) Transport uczestników na/z posiedzenia, rejestrację audio posiedzenia i nocleg w przeddzień posiedzenia – Zamawiający może skorzystać z tego elementu albo go ograniczyć.

3. Przedmiot umowy w ramach prawa opcji będzie realizowany w takim samym zakresie jak zamówienie podstawowe (tj. organizacja minimum 1 a maximum 3 posiedzeń dwudniowych) i na warunkach takich samych jak dla zamówienia podstawowego, w okresie kolejnych 12 miesięcy po zakończeniu zamówienia podstawowego, przy czym oświadczenie o skorzystaniu z prawa opcji Zamawiający może złożyć w trakcie trwania zamówienia podstawowego lub do 3 miesięcy od jego zakończenia. W takim przypadku 12 miesięcy zamówienia opcjonalnego będzie liczone od dnia złożenia oświadczenia o skorzystaniu z prawa opcji przez Zamawiającego.

4. Zamówienie w ramach prawa opcji będzie polegało na powtórzeniu zamówienia podstawowego, w okresie kolejnych 12 miesięcy po zakończeniu zamówienia podstawowego, przy czym oświadczenie o skorzystaniu z prawa opcji Zamawiający może złożyć w trakcie trwania zamówienia podstawowego lub do 3 miesięcy od jego zakończenia (wówczas 12 miesięcy będzie liczone od dnia złożenia oświadczenia o skorzystaniu z prawa opcji przez Zamawiającego).

5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) stanowi załącznik nr 1 D do swz i będzie on wprowadzony, jako załącznik nr 1 do umowy w sprawie zamówienia publicznego.

6. Warunki realizacji zamówienia zawarte są w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego - wzorze umowy i stanowią załącznik nr 1 C do swz (zwane są dalej wzorem umowy).

7. Zamawiający stosownie do dyspozycji wynikającej z art. 95 ustawy określa, że nie wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia.